PGN - Resolución 277 de 2023

PROCURADURIA GINERAL DE LA NACION 2 7 7

RESOLUCIÓN No. ( 1 1(cid:9) 1123 ) "Por medio de la cual se modifican las Resoluciones Nos. 229 de 2015 y 040 de 2017, en lo relativo al Grupo de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación y la administración técnica del SIGDEA, se reasignan funciones y se dictan otras disposiciones" LA PROCURADORA GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los numerales 6, 7, 8 y 33 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, modificado por el artículo 2 del Decreto Ley 1851 de 2021, y CONSIDERANDO: Que, de acuerdo con el artículo 275 de la Constitución Política, la Procuradora General de la Nación es la suprema directora del Ministerio Público. Que el artículo 209 de la Constitución precisa que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que, mediante la Resolución No. 111 de 2006 se crearon unos grupos de trabajo al interior de la estructura orgánica de la Oficina de Sistemas de la Procuraduría General de la Nación y se asignaron funciones, entre los cuales se encuentra el Grupo de Apoyo a Sistemas de Información. Que en las Resoluciones No. 380 de 2000, 361 de 2006 y 229 de 2015, se organizó la División de Documentación, se crearon grupos internos de trabajo, se estableció un

Sistema de Gestión de Control y Calidad Documental y se asignaron unas funciones. Además, se implementó el Proyecto de Gestión Documental Electrónico y de Archivo y se creó el Grupo de Gestión Documental Electrónico. Que la Resolución No. 230 de 2015 integró los Grupos de Trabajo para la implementación del Proyecto de Gestión Documental Electrónico y de Archivo y creó el Comité de Apoyo y Seguimiento del Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo (CASIGDEA), del cual hacen parte la División de Documentación, la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital, la División de Relacionamiento con el Ciudadanol y el Grupo de Gestión Documental Electrónico. 1 Mediante el Decreto Ley 1851 de 2021, se suprimió la Oficina de Sistemas y la División de Registro, Control y Correspondencia, sin embargo, dichas funciones fueron asumidas la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital y la División de Relacionamiento con el Ciudadano, respectivamente, razón por la cual, en este acto administrativo únicamente se hace referencia a estas últimas. 1

PROCURADURIA

GENERAL DE LA NACION

RESOLUCIÓN No. 2 77

(i 7 JUL 2023(cid:9) ) "Por medio de la cual se modifican las Resoluciones Nos. 229 de 2015 y 040 de 2017, en lo relativo al Grupo de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación y la administración técnica del SIGDEA, se reasignan funciones y se dictan otras disposiciones" Que, por medio de la Resolución No. 040 de 2017, se adoptó el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo (SIGDEA) en la entidad.

Que la Resolución No. 452 de 2017 modificó la Resolución No. 229 de 2015 y designó al Grupo de Gestión Documental Electrónico como administrador funcional del SIGDEA y a la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital como Administrador Técnico de este sistema. Que, con el fin de implementar el procedimiento de organización documental, basado en la aplicación de la Tabla de Retención Documental, el cuadro de clasificación documental y los demás instrumentos archivísticos, así como mantener la integridad y disponibilidad de la documentación, el Programa de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación, a través de la División de Documentación, puso a disposición de la entidad y los diferentes procesos los lineamientos, políticas y normatividad vigente. Estos instrumentos se encuentran actualizados y asociados al software SIGDEA, a fin de que reflejen las actuaciones administrativas de la manera adecuada, tanto para la documentación física como digital. Que, en virtud de la Resolución No. 040 de 2017, son funciones del Grupo de Gestión Documental Electrónico desarrollar los lineamientos e instructivos de organización documental en el uso de la herramienta SIGDEA; elaborar y/o actualizar, publicar, difundir y realizar el seguimiento de los instrumentos archivísticos (Programa de Gestión Documental, Plan Institucional de Archivo, banco terminológico, tablas de control de acceso y modelo de requisitos); promover, por medio de las dependencias competentes, la preparación de lineamientos que definan la conformación de expedientes híbridos cuando se requieran, independientemente de los expedientes físicos y electrónicos, y la implementación de los subprogramas asociados al procedimiento (documentos vitales o

esenciales y gestión de documentos electrónicos). Que el artículo 3 de la Resolución No. 387 de 2020 ordena a la División de Documentación liderar la implementación y divulgación del Programa de Gestión Documental (PGD) y el Plan Institucional de Archivo (PINAR). Que las funciones hasta ahora desarrolladas por el Grupo de Gestión Documental Electrónica competen a la División de Documentación, toda vez que se circunscriben al ámbito de la gestión documental electrónica. Asimismo, el Programa de Gestión Documental, el Decreto Ley 262 de 2000, modificado por el Decreto Ley 1851 de 2021, y la Resolución No. 387 de 2020 previamente citados, disponen que la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital únicamente está obligada a prestar un 2

PROCURADURIA GBIERAL DE LA NACION 2 7 7

RESOLUCIÓN No.

(cid:9) ( 1 1 9 rir "Por medio de la cual se modifican las Resoluciones Nos. 229 de 2015 y 040 de 2017, en lo relativo al Grupo de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación y la administración técnica del SIGDEA, se reasignan funciones y se dictan otras disposiciones" apoyo técnico a las herramientas tecnológicas que se implementen para la gestión documental electrónica. Que la administración técnica del Sistema de Información de Gestión Documental de la entidad, labor que compete a la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital, puede llevarse a cabo a través del Grupo de Apoyo a Sistemas de Información,

sin que ello afecte los principios que regulan la organización de las TIC, a saber, el uso eficiente de infraestructura y de recursos escasos y la masificación del Gobierno en Línea, definidos por la Ley 1341 de 2009, así como la funcionalidad del sistema de información de gestión documental de la entidad. Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. MODIFICAR el parágrafo 1 del artículo cuarto de la Resolución No. 229 de 2015, modificado por la Resolución No. 452 de 2017, el cual quedará así: PARÁGRAFO 1. El Grupo GED, como administrador funcional del Sistema de Información de Gestión Documental, estará a cargo de la División de Documentación, liderado por el jefe de esa dependencia y conformado por funcionarios con conocimientos jurídicos, manejo de archivo y gestión de documentos electrónicos y personal técnico de apoyo, administrativo y operativo, quienes serán designados por el Procurador General de la Nación, según la disponibilidad y necesidades del servicio. ARTÍCULO SEGUNDO. MODIFICAR los artículos cuarto y quinto de la Resolución No. 040 de 2017 los cuales quedarán así: ARTÍCULO CUARTO. La administración funcional del Sistema de Información de Gestión Documental de la entidad corresponderá a la División de Documentación. La administración técnica del sistema estará a cargo del Grupo de Apoyo a Sistemas de Información de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital. ARTÍCULO QUINTO. La División de Documentación, como administradora funcional, deberá brindar a los servidores de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de

Estudios del Ministerio Público las capacitaciones sobre las funcionalidades del Sistema de Información de Gestión Documental Electrónica y de Archivo, así como publicar e informar sobre las actualizaciones de la documentación funcional que soporta el funcionamiento de dicho sistema. ARTÍCULO TERCERO. ASIGNAR al Grupo de Apoyo a Sistemas de Información de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital las siguientes funciones, 3

PROCURADURIA

GENERAL DE LA NACION

11 RESOLUCIÓN No.2 ( 11(cid:9) 2923 ) "Por medio de la cual se modifican las Resoluciones Nos. 229 de 2015 y 040 de 2017, en lo relativo al Grupo de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación y la administración técnica del SIGDEA, se reasignan funciones y se dictan otras disposiciones" adicionales a las contenidas en el artículo decimoprimero de la Resolución No. 111 de 2006, a saber: Administración técnica del Sistema de Información de Gestión Documental Electrónica y de Archivo de la entidad, de conformidad con los artículos cuarto y quinto de la Resolución No. 040 de 2017, modificados por el presente acto administrativo. Prestar apoyo al Grupo de Gestión Documental Electrónico (GED) en asuntos relacionados con el funcionamiento y la operación técnica del Sistema de Información de Gestión Documental. ARTÍCULO CUARTO. MODIFICAR el parágrafo 2 del artículo cuarto de la Resolución No. 229 de 2015, el cual quedará así: PARÁGRAFO 2. El Grupo de Gestión Documental Electrónico (GED), tendrá las siguientes funciones, correspondientes a la administración funcional:

Con el apoyo de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital, deberá velar por el cabal funcionamiento y operación del Sistema de Información de Gestión Documental de la entidad. Elaborar y proponer las políticas que soporten la planeación documental electrónica y gestionar su promulgación, comunicación e implementación en todos los niveles de la entidad, y también los proyectos mediante los cuales se mantenga el adecuado funcionamiento del Sistema de Información de Gestión Documental en la entidad. Coordinar en la entidad, junto con el Grupo de Apoyo a Sistemas de Información de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital; la Oficina de Planeación; la Oficina de Prensa y la División de Relacionamiento con el Ciudadano, la implementación de la Política de Gobierno Digital en lo relacionado con trámites y servicios. Para ello, deberá elaborar, para aprobación del Comité Directivo del Proyecto, el Manual de Políticas y Estándares para la Gestión de información, Trámites y Servicios a través de Medios Electrónicos en la PGN. Presentar informes relacionados con el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónica y de Archivo de la entidad al Procurador General de la Nación, a la Oficina de Planeación, al Comité Directivo del Proyecto y/o a aquellas dependencias que lo requieran. Implementar en el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónica y de Archivo las políticas establecidas que apliquen al Sistema de Gestión de Archivo. Probar y avalar los requerimientos funcionales del Sistema de Información de Gestión Documental de la entidad. Asistir a los comités de la entidad en los que sea requerido. Las demás funciones que asignadas por el Procurador General de la Nación.

4

PROCURADURIA GENBIALDELANACION 2 7 7

RESOLUCIÓN No. ( 1 1 111.. 2023(cid:9) ) "Por medio de la cual se modifican las Resoluciones Nos. 229 de 2015 y 040 de 2017, en lo relativo al Grupo de Gestión Documental de la Procuraduría General de la Nación y la administración técnica del SIGDEA, se reasignan funciones y se dictan otras disposiciones" ARTÍCULO QUINTO. Los servidores que a la fecha de expedición del presente acto administrativo se encuentren adscritos al Grupo de Gestión Electrónica Documental se reubicarán, de acuerdo con las necesidades del servicio. En los casos en que sea necesario, se realizará la respectiva calificación parcial de servicios o evaluación parcial de competencias laborales, según su vinculación en carrera administrativa o provisionalidad. ARTÍCULO SEXTO. COMUNICAR, por la Secretaría General de la Procuraduría General de la Nación, el contenido de este acto administrativo a las dependencias interesadas. ARTÍCULO SÉPTIMO. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

MARGA TA CABELLO Procuradora General de Proyectó Saúl Beleño Rada - Oficina de Tecnologia, Innovación y Transformación Digital

Revisó: (cid:9) Robert Castillo López - Asesor Despacho Procuradora General

Andrés Higuera Africano - Asesor Despacho Procuradora Gener Marialicia López Iglesias - Asesora Despacho Procuradora General

— Silvio Rivadeneira Stand - PJ II Despacho Procuradora GeneraldwMadia Ortega Otero — PJ II Viceprocuraduria General Aprobó:(cid:9) Jorge Humberto Serna Botero - Jefe Oficina Jurídica..)N,14\Y Reymundo Sojo Ortiz - Jefe Oficina de Tecno,ilc545novación y Transformación Digital Vanessa Varón Garrido - Secretaria privada(cid:9) • Silvano Gómez Strauch — Viceprocurador General de la Naciónmp 5