PGN - Resolución 328 de 2024

PROCURADURIA

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DE 1A NACION

2 J 8 RESOLUNCoI.Ó N < O O4C2 T02 4 ) "Plocaru saela dopltaTasan b dleaR se tenDcoicóunm ednelt Paar lo curGaednuerdríelaa al Naciaócnt,u alyia zparodbaapsdo aersCl o midteAé r chyic voon valipdoaerdAl ar sc hivo Genedrela Nala ción" LAP ROCURADGOERNAE RDAELL A N ACIÓN Ene jerdceis cuaisto r ibuccoinosnteist uylc eigoanelaneel ssep,se cliapasrl e,v iesnt as enlu me5rd aelal rt íc2u7ld7oe l Ca onstiPtoulcíyitl óionncs ua m er6a lyde sea7 lrt ículo 7d eDle crLeet2yo6 d2e 2 00m0o,d ifipcoearlad rot í2cd uelDloe crLeet1yo8 5d1e 2021,y CONSIDERANDO Quee la rtí2c4du ell oaL e5y9 d4e 2 001 d0eterqmui"en[ as ]oebrlái gpaatrolara iso entiddaeEdlse tsa do yea ldaobpoltraraaserr s pectidvear sen tcteiadóbonlc ausm ental". Quee lD ecr1e0t8od0 e 2l0 12 ,5 ene la rtí2c.u8l.o2 .5.l8o.is,n setnrturmee ntos archivpíasrltagai e csotsdi oócnu meensttaalbl,lTa ea cbedl eaR etenDcoicóunm e-ntal

TRDe ne ll itbe.r al Quee lD ecrLeet1yo8 5d1e 2 02m1o diflioDcseó c reLteo2ys6 2y 265d e2 000, reconfliapg luardnóetp ae rsodnela aPl r ocurGaednuerdríeaal l aN acimóond,i efli có régidmeec no mpeteinnctiearlsnae a sst,r uycf tuunrcai ondaeml iaee nnttiyodd aidc tó otrdaiss posiciones. Quee la rtíc2u7dl eoDl e crLeet1yo8 5d1e2 02e1s,t absluee ncter eanvd iag eenl2c 9i a dem ardzeo 2022. Quee alrt íc5u.l1o.d 4el. aS1 e.c c4id óeAnlc ue0r0dd1oe 2 02e4x pedpioedrAlo r chivo Genedrela aNl a c3ie ósntabllaaec cteu aldiezl aaTcsai bóldnae Rs e tenDcoicóunm ental enl ossi guientes casos: 1.Cuanedxoi sctaamnb einol sae struocrtguárdnaeil caea n tidad. 2.Cuansdeco r eoes nu prigmraunpi onst edrent orsa bajo. 3.Cuansdeao s igons eunp rifmuannc iaol naeen st idad. 4.Cuansdero e distribuyeanntl rafuesun nicdiaaoddnemesis n isdterl aaet nitviadsa d. 5.Cuanldeaon tisdeasado metapi rdoac edsefo uss oie ósnc isión.

6. Cuasneed xop indoarnm qausie m pacltape rno dudcocciuómne dnelt eaan lt idad. 7.Cuansdeto r ansformdeonc utmiepnfotísas leiences ol se ctrónicos. 8.Cuansdego e nenrueenv saesr yis eusb sedroiceusm entales. 9.Cuansdego e nenrueenv toispd oosc umentales.

1O C.u ansdeog enecraemnb ieonls o csr itdeerv iaolso rya,cp iolórno t ansteo, modifilqotusie enm dpeor se tendcoicóunm eynd tiaslp osfiicndiaelól an ss e ryi es subsedroiceusm enotp aollreai s d;e ntidfeis cearcyii eóssnu bseries documentales 1 Pomre dideol ac uasled icltaLa e Gye nedreaA lr chiysv eod si cottarnda iss posiciones 2P omre dideocl u aslee xpiedlDe e crÜentioRc eog lamednetSlae rcitCoou rl tura 3 AcuerNdo0o 0 d1e 2l9 d ef ebrdeer o2 "0p2oe4rlc uaslee stabellAe ccuee rÜdnoid ceol aF uncAirócnh ivsíestica, defilnoecsnr itteércinoyisj c uorsí dpiacrsaoui s m plemenetnea lEc sitóaCndo ol ombyis aefn iojo atnr as disposiciones" PROGURADURIA GENEDERLA ANLAC O RESOLUCIÓN No. 92 e ( 04 0CT 2004 ) "Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental de la Procuraduría General de la

Nación, actualizadas y aprobadas por el Comité de Archivo y convalidadas por el Archivo General de la Nación” relativas a los Derechos Humanos — DDHH y al Derecho Internacional Humanitario — DIH que no habían sido identificadas anteriormente como tales. Que la División de Documentación, como líder del Proceso Documental, adelantó las acciones para la actualización de las Tablas de Retención Documental de las dependencias de la entidad, atendiendo a las modificaciones establecidas en el Decreto Ley 1851 de 2021 y con base en el procedimiento dispuesto en el artículo 5.1.1.2. del Acuerdo No. 001 de 2024 del Archivo General de la Nación. Que la Procuraduría General de la Nación creó el Comité de Archivo de la entidad en la Resolución No. 633 de 2017 y le asignó, entre otras funciones, la de aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de la entidad y realizar seguimiento a su implementación. Que el Comité de Archivo aprobó las Tablas de Retención Documental de la Entidad (actualizadas) en las Actas Nos. 003 del 11 de agosto de 2023 y 004 del 5 y 23 de octubre de 2023. Que la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Procuraduría General de la Nación fue convalidada mediante Certificado del 2 de septiembre de 2024, emitido por el presidente del Comité Evaluador de Documentos, delegado por la Dirección General del Archivo General de la Nación. Que la Subdirección de Política y Normativa Archivística del Archivo General de la Nación inscribió la cuarta versión de las Tablas de Retención Documental de la Procuraduría

General de la Nación en el Registro Único de Series Documentales bajo el TRD-804. Que, convalidadas las TRD por el Archivo General de la Nación, debe adelantarse la adopción e implementación de estas en todas las dependencias de la entidad con el liderazgo de la División de Documentación. Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la actualización de las Tablas de Retención Documental versión No. 4 de la Procuraduría General de la Nación, convalidadas por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, mediante Certificado de Convalidación del 2 de septiembre de 2024 e inscritas en el Registro Único de Series Documentales del Archivo General de la Nación con el número TRD-804. 4 Numeral 7 del artículo 4 de la Resolución No. 833 de 2017. PROGURADURIA GENERA DELA MAIN RESOLUCIÓN No.Y 2 8 (04 0CT 2004 ) "Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental de la Procuraduría General de la Nación, actualizadas y aprobadas por el Comité de Archivo y convalidadas por el Archivo General de la Nación” PARÁGRAFO: Las Actas del Comité de Archivo Nos. 003 del 11 de agosto de 2023 y 004 del 5 y 23 de octubre de 2023, el certificado de convalidación del 2 de septiembre de 2024 emitido por el Comité Evaluador del Archivo General de la Nación y la certificación de inscripción en el Registro Único de Series Documentales forman parte integral de la presente resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: Todos los servidores deben aplicar las Tablas de Retención

Documental a todos los documentos en soporte físico y electrónico que produzcan o reciban en desarrollo de sus funciones, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Proceso Documental para tal fin.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los jefes de dependencia deben coordinar y realizar seguimiento permanente a la oportuna aplicación de la Tabla de Retención Documental y los procedimientos archivísticos establecidos para la organización de los archivos físicos y electrónicos a cargo del área que lideran.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La documentación que sea producida o recibida en el marco de la ejecución de los contratos o convenios suscritos por terceros con la Procuraduría General de la Nación, deberán aplicar las Tablas de Retención Documental y los procedimientos archivísticos establecidos en el Proceso Documental de la entidad.

ARTÍCULO TERCERO: La División de Documentación liderará la implementación y divulgación de las Tablas de Retención Documental adoptadas.

ARTÍCULO CUARTO: La implementación de las Tablas de Retención Documental adoptadas se realizará a todos los documentos en soporte físico y electrónico producidos y/o recibidos por la entidad a partir del 29 de marzo de 2022.

PARÁGRAPO 4. El proceso de implementación de las Tablas de Retención Documental será adelantado por cada una de las dependencias de la entidad con el liderazgo de la División de Documentación; como parte del proceso de implementación se deberán aplicar oportunamente los procedimientos establecidos en el Proceso Documental para la organización de los archivos. PROGURADURIA GENERA DELAACIN RESOLUCIÓN No, 3 2 8 ( 04 0CT 2004 ) "Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental de la Procuraduría General de la

Nación, actualizadas y aprobadas por el Comité de Archivo y convalidadas por el Archivo General de la Nación” ARTÍCULO QUINTO: La Oficina de Prensa, en coordinación con la División de Documentación, publicará en la página web de la entidad las Tablas de Retención Documental de que trata la presente resolución.

ARTÍCULO SEXTO: El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

MARGARITA CAB

Procúradora General de la Nación Elaboró Revisó Aprobó . Rocio Avila Sanchez / Angela Viviana Ruiz/Profesional Universitario — División de María José Campo CaparrosorfiCL Técnico Criminalística Pa Documentación z Jefe División de Documentación División Documentación Elkin Giovanny Delgado ContrerasContratistaDivisión de (e) Luis Alfredo Morales Documentación Jorge Humberto Serna BoteroNiampira — Sustanciador = Sandra Patricia Castaño Giraldo — Asesor Oficing Jurídica A Jefe Oficina Jurídica y la A División Documentación Andrés Higuera Africano / Asesor Despacho P Leider Gómez Caballero / PJIl Despacho UN Marialicia López Iglesias / Asesora Despacho P Ab AO Silvio Luis Rivadeneira / PJIl Despacho PGN 42 y María Victoria Fernán/ dAseeszor a Despacho PGN AN A Y