PGN - Resolución 350 de 2006

RESOLUCION NÚMERO 350 (27 de Noviembre de 2006) Por medio de la cual se adoptan los protocolos de seguridad y confidencialidad en la construcción y manejo de las pruebas o instrumentos de selección para los concursos de méritos. EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACION En uso de sus facultades legalmente conferidas en el artículo 7º. Numeral 45 literales a y b del Decreto 262 de 2000 en concordancia con los artículos 203 y siguientes, y

CONSIDERANDO

Que la Oficina de Selección y Carrera de la Procuraduría General de la Nación dentro del marco de sus funciones consignadas en el artículo 12 y en atención al articulo 208 del Decreto Ley 262 de 2000 presenta ante este despacho, los protocolos de seguridad para la construcción, digitación y manejo de las pruebas clasificatorias del concurso de meritos, para el ingreso de personal idóneo a la entidad. Que la Oficina de Selección y Carrera de la Procuraduría General de la Nación inició el proceso de convocatorias a concurso de meritos 2006 – 2007, el cual se denominó “Fortalecimiento del Talento Humano”. Que las pruebas que se van a aplicar son prueba de conocimientos y psicotécnica, para llevar a cabo las mismas se hace necesario garantizar la seguridad y confidencialidad de estas. Que para garantizar la seguridad y confiabilidad se hace indispensable realizar el diseño de los protocolos consiste en la creación de un conjunto sistemático de procedimientos que buscan garantizar la absoluta reserva de las pruebas, con los siguientes criterios:

Selección y Carrera Ext : 12308-12315-12317 seleccionycarrera@procuraduria.gov.co

Carrera 5 No. 15 – 80 piso 8 Pbx: 3520066-3360011 www.procuraduria.gov.co

• Capacitación de las personas que tendrán contacto con las pruebas, en alguna de las etapas del proceso, implementación y firma de actas de compromiso ético y seguridad de las pruebas diseñado por la Oficina de

Selección y Carrera, estudio de seguridad y análisis de riesgos de las áreas y procedimientos en la construcción de preguntas y establecimiento de funciones seguras. Las pruebas que se van a aplicar son de conocimiento y psicotécnicas. Que la prueba de conocimientos se realiza con el fin de medir idoneidad, habilidades y destrezas relacionadas con el perfil a convocar. Que la prueba psicotécnica busca examinar la conducta humana en una circunstancia determinada. Esta prueba permite discriminar y medir variables psicológicas, permitiendo constatar las aptitudes de un aspirante para un determinado perfil. Que los profesionales que se elijan para construir preguntas deben reunir los requisitos que se describen a continuación. - Profesional idóneo en el área. - Conocimiento y experiencia en la materia. - Reconocida trayectoria académica y profesional. - Recibir la capacitación en la metodología escogida. - Adoptar el protocolo de seguridad expuesto a continuación. - Adoptar protocolo de confidencialidad. Que una vez seleccionados los constructores éstos deberán cumplir con el PROTOCOLO DE SEGURIDAD 001 que se describe a continuación. Protocolo de Seguridad 001 1) En cada una de las sesiones de construcción que se programen, se tendrá el acompañamiento de un funcionario de la Oficina de Selección y Carrera quien actuará como encargado de la sesión. La Oficina de Selección y Carrera informará oportunamente al ICFES el nombre de

las personas que tendrán esa función. 2) En el evento que se requiera, se tendrá la participación de los funcionarios del ICFES asignados a este proceso para aclarar

Selección y Carrera Ext : 12308-12315-12317 seleccionycarrera@procuraduria.gov.co

Carrera 5 No. 15 – 80 piso 8 Pbx: 3520066-3360011 www.procuraduria.gov.co inquietudes relacionadas con la metodología y construcción de preguntas de opción múltiple con única respuesta. 3) Cada constructor tendrá una carpeta en la cual consignará toda su producción, de acuerdo con la asignación, en los formatos suministrados por la Oficina de Selección y Carrera y el ICFES. Cada carpeta contendrá: Formatos para la construcción de preguntas, información sobre la asignación de preguntas para construir (conteniendo metodología, nivel y número de preguntas por tema) y hojas en blanco para los borradores. 4) Cada vez que se inicie una sesión de trabajo, una persona del ICFES entregará el material (carpetas) al funcionario de la Oficina de Selección y Carrera responsable de la sesión, quien a su vez entregará a los constructores. 5) Cuando termine cada sesión de trabajo, el funcionario de la Oficina de Selección y Carrera recogerá el material y lo entregará a la persona del ICFES, quien procederá a guardarlo en el sitio asignado hasta la siguiente sesión de trabajo. 6) El material (carpetas con borradores de las preguntas construidas) que se produzca en las sesiones de construcción de preguntas debe permanecer todo el tiempo en el sitio asignado en el ICFES. 7) Todas las acciones que tengan que ver con construcción, validación,

análisis, interpretación, digitación, manipulación y custodia de pruebas deben desarrollarse en su totalidad en el lugar asignado para tal fin, por lo tanto sólo se aceptarán aquellos ítems que san construidos durante las sesiones presénciales en el sitio indicado y que sean consignados manualmente en los respectivos formatos. 8) Todos los borradores o avances parciales de los ítems deberán quedar en la carpeta de cada uno de los constructores hasta que no se haya surtido la discusión de validación (primera etapa). 9) El constructor deberá abstenerse de ingresar a las salas de diseño hojas en blanco o escritas, libros, agendas de todo tipo, PCs portátiles

Selección y Carrera Ext : 12308-12315-12317 seleccionycarrera@procuraduria.gov.co

Carrera 5 No. 15 – 80 piso 8 Pbx: 3520066-3360011 www.procuraduria.gov.co y/o herramientas de grabación audio ó video, cualquier tipo de material requerido puede ser solicitado con anticipación a los coordinadores de la sala. 10) No se deben hacer borradores sobre posibles preguntas fuera de estas salas. 11) Por ningún motivo el contenido de una pregunta debe manejarse en algún computador ó equipo de comunicaciones con conexión a Internet. 12) Los ajustes o correcciones a las preguntas deben hacerse dentro de las instalaciones del ICFES en los salones dispuestos para tal fin. 13) No se deben revisar ni discutir las preguntas que se construyeron con ninguna persona diferente a los integrantes de los equipos por disciplinas. 14) Los avances de las preguntas se recogerán semanalmente, de acuerdo con lo establecido al inicio de las actividades.

1. Evitar al máximo el uso del celular durante la estadía en estas salas.
2. Acogerse al horario establecido por la Oficina de Selección y Carrera para el diseño de preguntas. 17) Los formatos y/o hojas de trabajo que no sirvan deben ser entregados al coordinador de sala quien destruirá el material 18) No delegar a nadie la elaboración del número de preguntas asignado. 19) Las sesiones de construcción de preguntas se realizarán en las instalaciones del ICFES, de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 m y de 1:00pm a 5:00 pm.

Protocolo de Seguridad 002 1) Las preguntas deben construirse en los formatos asignados para tal fin.

Selección y Carrera Ext : 12308-12315-12317 seleccionycarrera@procuraduria.gov.co

Carrera 5 No. 15 – 80 piso 8 Pbx: 3520066-3360011 www.procuraduria.gov.co 2) El constructor debe conocer y aceptar las condiciones impuestas en este protocolo de seguridad así como en el convenio. 3) Las preguntas después de construidas y validadas pasan a ser propiedad de la Procuraduría General de la Nación, conllevando eso todas las obligaciones de Ley existentes. 4) El constructor no debe discutir fuera de los espacios asignados los contenidos temáticos de las pruebas. 5) Las pruebas tienen reserva absoluta por lo que cualquier intento de divulgación será debidamente investigado. Que en las pruebas donde hay preguntas que deben diseñar personas ajenas a la Procuraduría General de la Nación, deberán seguir el PROTOCOLO DE SEGURIDAD 001 y el PROTOCOLO DE SEGURIDAD 002 Que el personal asignado a la digitación de la prueba deberá seguir el

PROTOCOLO DE SEGURIDAD 003: Protocolo de seguridad 003 1). Será una sola la persona encargada de la digitación, la cual será seleccionada por la Oficina de Selección y carrera de la Procuraduría General de la Nación. 2). Esta persona deberá contar con experiencia en el área de sistemas. 3). La entrega a la persona entrenada para la digitación será semanal. Y únicamente digitará la persona contratada. 4). La digitación se realizará en un salón restringido, al que solo tendrán acceso las personas autorizadas por la Oficina de Selección y Carrera de la Procuraduría General de la Nación. 5). La digitación se realizará en el computador que la Procuraduría General de la Nación designe para tal fin, en el cual no contará con conexión a Internet, ni unidad de disco 31/2 y la unidad de Compact Disc sellada, todo esto mediante acta firmada por la persona asignada para la digitación y un representante de las siguientes dependencias: Control Interno y Selección y Carrera, de la

Selección y Carrera Ext : 12308-12315-12317 seleccionycarrera@procuraduria.gov.co

Carrera 5 No. 15 – 80 piso 8 Pbx: 3520066-3360011 www.procuraduria.gov.co Procuraduría General de la Nación, Sistemas de la Procuraduría General de la Nación y del ICFES y Seguridad del ICFES. 6). Los sellos de seguridad únicamente se destruirán en el momento de entregar las preguntas de la prueba a la empresa contratada para su diagramación, en presencia de las mismas personas asignadas para colocarlas y también se deberá levantar un acta.

Que el grupo consultor de la Prueba Psicotécnica y los asignados a trabajar con estas pruebas deberán cumplir con el PROTOCOLO DE SEGURIDAD 004 Protocolo de seguridad 004 1). Las baterías o test que se emplearán en las pruebas del concurso serán información confidencial y nadie podrá conocerla, con excepción de quien el señor Procurador General de la Nación y el Jefe de la Oficina de Selección y Carrera autoricen para este fin. 2). La transcripción de la prueba psicotécnica deberá ser textual al cuadernillo y tener dos revisiones en la digitación y dos en la plancha de impresión. 3). Las pruebas psicotécnicas originales deberán reposar en la caja fuerte de la Oficina de selección y carrera. 4). Los plegables donde se transcriba la prueba para la aplicación deberán ser destruidos tres meses después de la misma, en presencia de un representante de la empresa de seguridad, un representante del grupo consultor y un representante de la Oficina de Selección y Carrera de la Procuraduría General de la Nación. 5). El equipo consultor garantizará la confidencialidad de la prueba ante su aplicación y se acogerá a las condiciones del contrato. 6). El equipo consultor suministrará la sustentación técnica y metodología de la (s) prueba (s) designada (s) para la aplicación al concurso, para contestar cualquier recurso o derecho de petición que se presente en ese sentido. 7). La prueba deberá comprarla la Procuraduría General de la Nación y garantizar que al aplicación e interpretación de la misma la harán solo psicólogos.

Selección y Carrera Ext : 12308-12315-12317 seleccionycarrera@procuraduria.gov.co

Carrera 5 No. 15 – 80 piso 8 Pbx: 3520066-3360011 www.procuraduria.gov.co Que la empresa contratada para la diagramación, impresión, distribución, aplicación, recolección y destrucción de las pruebas, deberá demostrar los diferentes protocolos de seguridad con que se realizan estas etapas de procesos mediante constancias firmadas por las partes involucradas en el proceso. Que las personas elegidas para realizar cada una de las labores descritas anteriormente, funcionarios de la Procuraduría General de la Nación u otra entidad e incluso particulares se les debe advertir, que quedan impedidos para participar como concursantes en el proceso de selección de personal de la Procuraduría General de la Nación denominado “fortalecimiento del talento humano” de acuerdo con el Decreto Ley 262 de 2000, Ley 734 de 2002, Art. 150 del Código de procedimiento Civil y el Código Contencioso administrativo. Cabe advertir que la violación de la reserva de la prueba en cualquier etapa constituye sanciones legales de tipo penal, disciplinario y fiscal. En mérito de lo expuesto el PROCUARDOR GENERAL DE LA NACION RESUELVE PRIMERO: Designar y comisionar a la doctora ROCIO BERNAL GARAY en su calidad de Jefe de al Oficina de Selección y carrera con el objeto de que verifique y realice seguimiento a cada uno de los protocolos mencionados en la parte motiva del presente proveído y quien a su vez podrá: - Seleccionar los profesionales que realizarán y construirán las preguntas de acuerdo a lo expuesto en al parte motiva del presente proveído. - Verificar que se cumpla con el protocolo de seguridad 001 de acuerdo a los

parámetros establecidos en al parte motiva. - Verificar que los servidores de otras entidades o particulares si fuere el caso cumplan con los protocolos de seguridad 001 y 002. - Verificar que la persona encargada de la digitación cumpla a cabalidad con el protocolo de seguridad 003.

Selección y Carrera Ext : 12308-12315-12317 seleccionycarrera@procuraduria.gov.co

Carrera 5 No. 15 – 80 piso 8 Pbx: 3520066-3360011 www.procuraduria.gov.co Verificar que el grupo consultor de al prueba psicotécnica y los asignados cumplan con el protocolo de seguridad 004.

SEGUNDO: La Jefe de la Oficina de Selección y Carrera deberá realizar acta individual donde se le advierta a funcionarios de la PGN, servidores públicos y particulares la importancia legal de las reservas e impedimentos para participar como concursantes en el proceso denominado “talento del Fortalecimiento

Humano”.

TERCERO: La Jefe de la Oficina de Selección y Carrera es la encargada de conformar un cuaderno donde conste cada una de las actas levantadas en cada protocolo de seguridad y demás actas.

CUARTO: A la Doctora ROCIO BERNAL GARAY se le da amplias facultades para subcomisionar a otros funcionarios de su oficina u otra dependencia si es del caso con el fin de dar cumplimiento a los artículos primero, segundo y tercero del presente proveído.

QUINTO: Una vez finalizada la subcomisión, los responsables realizarán el respectivo informe a la comisionada Dra. ROCIO BERNAL GARAY.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN

Procurador General

Selección y Carrera Ext : 12308-12315-12317 seleccionycarrera@procuraduria.gov.co

Carrera 5 No. 15 – 80 piso 8 Pbx: 3520066-3360011 www.procuraduria.gov.co