PGN - Resolución 358 de 2002

RESOLUCION NÚMERO 3 5 8 (10 OCT. 2002) MODIFICA LAS Resoluciones 190, 206, 219, 222 y 223 de 2000 "Por la cual se conforma la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Judiciales ante lo Contencioso Administrativo, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada ante el Consejo de Estado, y se adopta su manual de procedimientos" EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 6, 7, 34, 38 y 39 del artículo 7 del Decreto 262 de 2000, y CONSIDERANDO Que el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación está dirigido a fortalecer las áreas misionales de la Entidad con el fin de lograr resultados efectivos en la defensa del orden jurídico y en la preservación de los intereses del Estado y de la Sociedad, como prioridad del Ministerio Público. Que en ejercicio del Ministerio Público, las Procuradurías Judiciales ante lo Contencioso Administrativo son dependencias esenciales para defender los intereses públicos, evitar el detrimento del erario público y fortalecer la credibilidad y legitimidad institucional. Que dado que las Procuradurías Judiciales ante lo contencioso administrativo constituyen un proyecto piloto en la modernización de procesos de la Entidad, es necesario aplicar en ellas un modelo de gestión cuyo objetivo es incrementar la efectividad, productividad, agilidad y calidad de los resultados de dichos despachos. Que algunas características fundamentales del modelo de gestión mencionado es la

complementación de los puestos de trabajo: en el área jurídica y técnica, de una parte, y en el área secretarial y administrativa de otra; en la incorporación eficiente de sistemas de información y tecnología que faciliten el trámite de las actuaciones imprimiéndoles celeridad, seguridad y precisión, permitiendo un adecuado control de la gestión; y la adecuación de la estructura física y técnica. Que es necesario organizar una dependencia responsable de la gestión secretarial y administrativa de las Procuradurías Judiciales mencionadas, definir los procedimientos y resultados a su cargo, y su ubicación dentro de la estructura de la Procuraduría General de la Nación. Que en mérito de lo expuesto

RESUELVE

I. OBJETO Y ESTRUCTURA ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Crear la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Judiciales ante lo Contencioso Administrativo que funcionan en Bogotá D,C, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada ante el Consejo de Estado, Unidad que apoyará la gestión secretarial y administrativa necesaria para el cumplimiento de las funciones de las Procuradurías Judiciales señaladas, ARTÍCULO SEGUNDO.- Dirección de la Unidad Coordinadora. La dirección de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Judiciales ante lo Contencioso Administrativo estará a cargo de la Procuraduría Primera Delegada ante el: Consejo de

Estado, ARTÍCULO TERCERO.- Funciones del Procurador Delegado Director de la Unidad. El Procurador Primero Delegado ante el Consejo de Estado en ejercicio de su calidad de director del grupo de trabajo cumplirá las siguientes funciones:

1. Solicitar y revisar los informes de gestión de las procuradurías judiciales, consolidado por la Unidad Coordinadora y verificar su contenido con los procuradores judiciales, en caso de ser necesario.

2. Evaluar cada tres (3) meses la gestión integral de la respectiva Unidad

Coordinadora

3. Efectuar los requerimientos y sugerencias de los procuradores judiciales tanto al Coordinador como a los funcionarios de la Unidad Coordinadora, para optimizar el apoyo a la gestión de las judiciales.

4. Velar porque la interrelación de los funcionarios adscritos a las Procuradurías Judiciales y a la Unidad Coordinadora respectiva sea la r adecuada para la consecución de los objetivos comunes.

5. Calificar al Coordinador de la Unidad Coordinadora.

6. Dirigir el servicio de la relatoría de acuerdo con las directrices y reglamentos que expida el Procurador General para el funcionamiento de dicho sistema.

7. Las demás que le asigne el Procurado! General de la Nación.

Parágrafo. El control de gestión de las procuradurías judiciales y de la Unidad Coordinadora se efectuará de conformidad con las indicaciones que efectúen las Oficinas de Planeación y Control Interno. ARTÍCULO CUARTO.- Funciones de la Unidad Coordinadora. La Unidad Coordinadora desarrollará las siguientes funciones:

1. Brindar información, en forma oportuna, sobre el trámite adelantado por los procuradores judiciales relacionado con las conciliaciones, derechos de petición y demás asuntos que tramiten los procuradores judiciales

2. Consolidar el informe de gestión mensual de los procuradores judiciales administrativos de todo el país y de la Unidad Coordinadora.

3. Efectuar reparto automatizado de solicitudes de conciliación y demás asuntos sujetos a reparto, registrarlas, imprimir el acta de reparto y hacer entrega de los mismos a los despachos el mismo día del reparto.

4. Suministrar información al público sobre el trámite de los asuntos a cargo de las procuradurías judiciales

5. Mantener actualizado el registro de las actuaciones ante las autoridades judiciales, conciliaciones, demandas presentadas por los judiciales y demás asuntos de su competencia.

6. Organizar, recoger, repartir, embalar y enviar la correspondencia, transportar expedientes y oficios y hacer su entrega a las entidades correspondientes.

7. Recibir de los despachos de los procuradores judiciales los alegatos de conclusión y los conceptos y Ilevarlos a las respectivas secciones del Tribunal Administrativo.

8. Recibir requerimientos de elementos de consumo, solicitarlos a la División Administrativa y distribuirlos, haciendo el correspondiente registro.

9. Coordinar la utilización de las salas de audiencia.

10. Llevar a cabo la depuración y traslado documental cuando corresponda, según la

Tabla de Retención Documental de la Unidad Coordinadora

11. Manejar y controlar el servicio de fotocopiado

12. Recibir requerimientos de elementos de consumo, solicitarlos a la División Administrativa y distribuirlos, haciendo el correspondiente registro.

13. Las demás que le asigne el Procurador Director de la Unidad.

Parágrafo Primero.- El registro y control de correspondencia se efectuará en la C) base de datos que se diseñe para el efecto, sin perjuicio de la implementación del Sistema SIAF. Parágrafo Segundo.- Los procedimientos de la Unidad Coordinadora de las

Procuradurías Judiciales ante lo Contencioso Administrativo serán reglamentados internamente por el Procurador Director de turno de la Unidad Coordinadora respetando el Manual de Procedimientos adoptado en la presente Resolución. ARTÍCULO QUINTO.- Funciones del Coordinador de la Unidad. El asesor asignado a la Unidad, coordinará su funcionamiento, para lo cual cumplirá las siguientes funciones:

1. Hacer la calificación de servicios de los funcionarios adscritos a la Unidad.

2. Decidir lo relativo a situaciones administrativas que le correspondan en su calidad de superior inmediato de los funcionarios de la Unidad Coordinadora de conformidad con la competencia otorgada por el decreto 262 de 2002.

3. Velar por el cabal cumplimiento de las tareas asignadas a los funcionarios de la

Unidad Coordinadora

4. Hacer el control de gestión de los funcionarios de la Unidad Coordinadora.

5. Efectuar los procedimientos de gestión documental definidos por el Procurador General de la Nación, en la Unidad Coordinadora.

6. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

ARTÍCULO SEXTO.- Conformación de la Unidad Coordinadora. La Unidad Coordinadora estará conformada por los siguientes cargos: Un (1) Asesor 1 AS grado 22 Un (1) sustanciador 4SU grado 09 Dos (2) Oficinistas 50F grado 06 Un (1) citador 6CI grado 04 Un (1) Conductor 6CH grado 06 ARTÍCULO SÉPTIMO.- El cargo de Sustanciador 4 SU grado 09 de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Judiciales ante lo contencioso administrativo

cumplirá las siguientes funciones:

1. Verificar la recepción mensual de los reportes estadísticos por parte de los procuradores judiciales

2. Cargar los datos de los reportes estadísticos al programa respectivo.

3. Apoyar en la elaboración de informes de la Unidad Coordinadora

4. Tramitar el envío y recepción de correspondencia 5. las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad U

Coordinadora. ARTÍCULO OCTAVO.- Un cargo de oficinista 50F grado 06 de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Judiciales ante lo contencioso administrativo cumplirá las siguientes funciones:

1. Atender al público

2. Prestar el servicio de fotocopiado

3. Recibir y verificar que las solicitudes de conciliación extrajudicial presentadas ante la Unidad cumplan con los requisitos legales, y hacer los requerimientos sean necesarios para cumplir con los requisitos. De insistirse en la radicación de la petición se dejará constancia del hecho.

4. Ingresar datos de solicitudes de conciliación al módulo de reparto

5. Organizar un expediente por cada solicitud de conciliación

6. Entregar los expedientes de solicitudes de conciliación a cada procurador judicial según el reparto

7. Fijar en cartelera el resultado del reparto de conciliaciones extrajudiciales

8. Mantener actualizado el archivo de la Unidad Coordinadora

9. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad

Coordinadora. ARTÍCULO NOVENO.- El cargo de citador 6CI grado 04 de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Judiciales ante lo contencioso administrativo tendrá las siguientes funciones:

1. Distribuir entre las procuradurías judiciales la correspondencia interna y externa y documentos internos.

2. Recibir, registrar, y entregar los alegatos y conceptos.

3. Llevar y traer la correspondencia a su lugar de destino o al correo

4. Efectuar el traslado de expedientes

5. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad

Coordinadora. ARTÍCULO DÉCIMO.- Un cargo de Auxiliar Administrativo 6AN grado 06 de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Judiciales ante lo contencioso administrativo tendrá las siguientes funciones:

1. Atender la recepción de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías judiciales ante lo contencioso administrativo.

2. Asesorar ,al público acerca de los servicios y trámites de las Procuradurías judiciales y la Unidad Coordinadora

3. Controlar el ingreso de los ciudadanos a las Oficinas de las Procuradurías judiciales y de la Unidad Coordinadora.

4. Brindar atención telefónica y direccionar las respectivas llamadas

5. Las demás que le asigne el Coordinador de la Unidad.

II . PROCEDIMIENTOS ESPECIALES ARTÍCULO UNDÉCIMO.- Reparto.- El reparto de las solicitudes de conciliación extrajudicial y demás asuntos que por ley les corresponda conocer a las Procuradurías Judiciales Administrativas se efectuará en la Unidad Coordinadora, haciendo uso del software de reparto. El reparto se efectuará de forma equitativa y aleatoria y de él se levantará un acta que contendrá los siguientes datos:

1. Trámite a seguir

2. Judicial a la que correspondió su conocimiento

3. Nombre de las personas que solicitan la conciliación.

4. Entidad llamada.

5. Número de radicación y año

6. Número de folios

7. Firma de quien recibe el reparto

8. Observaciones

8. Firma del coordinador de la Unidad y del Procurador Judicial que asista a la diligencia.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO.- Utilización de formatos para proyección de providencias u oficios, comunicaciones y conceptos. Con el propósito de caracterizar los conceptos, alegatos, actas de conciliación, oficios y comunicaciones, para hacer más fácil su consulta y diseñar los parámetros a considerarse en el sistema de relatoría, se adoptarán formatos que serán diseñados por los Procuradores Judiciales, quienes recibirán acompañamiento -técnico por parte del sistema de relatoría. Parágrafo.- El relator asignado para las Procuradurías Judiciales ante lo Contencioso Administrativo, prestará el apoyo necesario en la consecución de la normatividad, conceptos y demás documentos jurídicos requeridos para la función de los Procuradores Judiciales. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO.- Programación de diligencias. Para efectos de la óptima utilización de los lugares comunes destinados a la realización de audiencias y para optimizar la gestión procesal a partir de la planeación de los trámites, cada Procuraduría Judicial presentará el primer día de cada semana, a la Unidad Coordinadora correspondiente, un cronograma de diligencias, quien adoptará las medidas pertinentes, según el reglamento que se expida. ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO.- Transición. La aplicación de los procesos a cargo de la Unidad Coordinadora se efectuará de manera gradual de acuerdo a la disposición

de los recursos técnicos necesarios, el diseño del software de control de gestión y de registro de asuntos. La consolidación de los informes de gestión de los Procuradores Judiciales Administrativos se iniciará con los Procuradores que funcionan en Bogotá, D.C, y gradualmente para todo el país. ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO.- Vigencia. La presente Resolución surte efectos a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. Modifica, en lo pertinente, las resoluciones 190, 206, 219, 222 Y 223 del 13 de junio de 2000.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los 1 0 OCT. 2002

EDGARDO MAYA VILLAZÓN

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Procuradurías Judiciales con funciones de intervención en los procesos contencioso administrativos.

PROCESO: PROCEDIMIENTO: Recepción y reparto de conciliaciones extrajudiciales

REVISÓ: APROBÓ: FECHA: Septiembre de 2002

1. OBJETIVO Repartir y distribuir a los Procuradores Judiciales, las solicitudes de conciliación extrajudicial, con el propósito de agilizar el proceso de recepción, registro y trámite de las mismas

2. ALCANCE El procedimiento aplica a las solicitudes de conciliación extrajudiciales presentadas en las Procuradurías

Judiciales ante el Tribunal Contencioso Administrativo

3. CLIENTES

Procuradurías Judiciales, Ciudadanía en general

4. RESPONSABILIDADES

El procedimiento involucra al coordinador de la Unidad Coordinadora, a un oficinista de la misma, y a los Procuradores Judiciales

5. REFERENCIAS Constitución Política artículo 277 Numerales 1, 3 y 7. Ley 446 de 1998 y decreto 262 de 2000 artículo 44

6. DEFINICIONES No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR Acta de reparto

8. CONDICIONES GENERALES  El reparto de las solicitudes de conciliación se hará en forma automática, al azar, con equidad y manejando el concepto de puertas (Empieza el reparto a partir de la procuraduría que no le correspondió en el anterior)  Dos veces a la semana, a una misma hora, se debe realizar el reparto de las conciliaciones solicitadas con la asistencia del Procurador Judicial de turno (Martes y jueves)  Con cada solicitud de conciliación prejudicial, la unidad coordinadora debe conformar un expediente

(carátula marcada y documentos debidamente foliados y legajados)

9. SALIDAS Acta de reparto

10. REGISTROS Registro de las solicitudes de conciliación extrajudicial en el módulo diseñado para el reparto automático de las mismas

11. BASES DE AUTOCONTROL Verificar que los datos generales de la solicitud de conciliación extrajudicial correspondan a los registrados en el acta de reparto 12.ANEXOS No aplica

13. ACTIVIDADES Funcionario: Oficinista 50F grado 06 13.1 Recibir las solicitudes de conciliación extrajudicial y verificar que los anexos correspondan a los enunciados

13.2 Radicar y registrar las solicitudes en el modulo que se habilite por sistemas para el reparto 13.3 Conformar un expediente por cada solicitud de conciliación extrajudicial recibida. 13.4 Imprimir el acta de reparto de conciliaciones extrajudiciales Funcionarios: Procurador Judicial de turno y Asesor AS grado 22 -Coordinador de la Unidad 13.5 Asisten obligatoriamente al reparto de las conciliaciones y firman el acta de reparto Funcionario: Oficinista 50F grado 06 13.6 Fijar en cartelera el reparto de las conciliaciones 13.7 Hacer entrega de las solicitudes de conciliación a cada Procuraduría conforme al reparto.

14. INDICADORES Indicador Descripción del Indicador Total conciliaciones prejudiciales Porcentaje de conciliaciones prejudiciales que realizadas en el mes por las se realizan durante un mes en las procuradurías judiciales ante el Tribunal Procuradurías Judiciales ante el Tribunal

Contencioso Administrativo de Contencioso Administrativo de Cundinamarca Cundinamarca / Total conciliaciones Prejudiciales solicitadas en el mes ante las Procuradurías Judiciales PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Procuradurías Judiciales con funciones de intervención en los procesos contencioso administrativos.

PROCESO: Gestión Documental PROCEDIMIENTO: Envío de correspondencia

REVISÓ: APROBÓ: FECHA: Septiembre de 2002

1. OBJETIVOS  Llevar control permanente y oportuno de la correspondencia que envían tanto las Procuradurías

Judiciales con funciones de intervención en los procesos contencioso administrativos como la Unidad Coordinadora  Mantener actualizado el registro de correspondencia enviada en la base de datos en Excel, diseñada para este fin, sin perjuicio del registro de su registro en el sistema SIAF cuando este sea implementado para la Unidad Coordinadora

2. ALCANCE El procedimiento aplica a los oficios y comunicaciones elaborados en las procuradurías Judiciales, y por

la Unidad Coordinadora

3. CLIENTES Procuradurías Judiciales ante el Tribunal Contencioso Administrativo de Cundinamarca y Unidad

Coordinadora

4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los siguientes funcionarios: Procuradores Judiciales, Sustanciadores de la Procuraduría Judicial, Sustanciador y citador de la Unidad Coordinadora

5. REFERENCIAS No aplica

6. DEFINICIONES SIAF -Sistema de Información Administrativa y Financiera

7. FORMATOS A UTILIZAR Planilla de relación de correspondencia enviada

8. CONDICIONES GENERALES  La correspondencia enviada por la Unidad Coordinadora debe tener número único de radicación  De los documentos que envían las Procuradurías Judiciales y la Unidad Coordinadora, se generará un original y dos copias: Original para el destinatario, una copia para el expediente al que pertenezca el asunto y una copia para el consecutivo de correspondencia, cuando esta se envíe a través del grupo de correspondencia de la entidad.  Cuando se requieran copias adicionales se sacaran las específica mente necesarias  Las copias no deben llevarse a correspondencia o Adpostal, pues es responsabilidad de la

Unidad sellarlas y devolverlas de inmediato al despacho.  El oficio original debe enviarse por tardar al día siguiente de la fecha de entrega a la Unidad Coordinadora.  La constancia de envío reposará en la planilla de relación de correspondencia enviada que sella correspondencia o Adpostal al recibir los documentos  No se llevarán controles adicionales de correspondencia; esto es, no se llevarán libros radicadores ni consecutivos de copias de oficios/comunicaciones

9. SALIDAS  Correspondencia y Planilla de relación de correspondencia enviada

10. REGISTROS En la base de datos diseñada para correspondencia enviada, soportada en una hoja de cálculo en Excel, se deben registrar los datos básicos de los oficios comunicaciones

11. BASES DE AUTOCONTROL Verificar que tanto original y copia de los oficios/comunicaciones, tengan número único de radicación y estén registrados en la hoja de calculo en Excel, o en SIAF, cuando este sea implementado en la Unidad

Coordinadora

12. ANEXOS No aplica

13. ACTIVIDADES Funcionario: Sustanciador de la Procuraduría judicial 13.1 Llevar los documentos en original y dos copias, con sobre debidamente marcado y sin cerrar a la Unidad Coordinadora para que trámite su envío.

Funcionario: Sustanciador 4SU grado 09 13.2 Recibir original y copias de la correspondencia a enviar por los Procuradores Judiciales 13.3 Asignar número de radiación 13.4 Devolver copia o copias, cuando sea el caso, con número de radicación y sello de recibido de la Unidad Coordinadora al funcionario del respectivo despacho para archivo 13.5 Registrar los datos básicos de los oficios/comunicaciones en la base de datos para correspondencia

enviada, soportada en una hoja de cálculo en Excel 13.6 Guardar documento original en sobre y cerrar 13.7 Imprimir planilla de correspondencia enviada que arroja el sistema 13.8 Entregar oficios / comunicaciones y planilla de correspondencia enviada al citador Funcionario: Citador 6CI grado 04 13.8 Verificar que los oficios / comunicaciones que recibe, corresponden a los relacionados en la Planilla 13.9 Llevar Oficios / comunicaciones y planilla a adpostal y o correspondencia de la Procuraduría y hace registrar el recibido 13.10 Entregar planilla de correspondencia debidamente sellada por correspondencia o adpostaI al oficinista SOF grado 06 de la Unidad Coordinadora Funcionario: Oficinista SOF grado 6 13.11 Archivar hoja de ruta en la serie documental correspondiente

14. INDICADORES Indicador Descripción del Indicador Correspondencia enviada por cada procuraduría/ Mide el grado de participación que tiene la Total correspondencia enviada Procuraduría Judicial en el volumen de correspondencia enviada Correspondencia devuelta / Total Porcentaje de desgaste que tiene la Unidad correspondencia enviada Coordinadora en la administración de correspondencia enviada.

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Procuradurías Judiciales con funciones de intervención en los procesos contencioso administrativos.

PROCESO: PROCEDIMIENTO: Recepción y reparto de conciliaciones extrajudiciales

REVISÓ: APROBÓ: FECHA: Septiembre de 2002

1. OBJETIVO Hacer entrega oportuna al respectivo destinatario de los documentos que llegan a la Unidad

Coordinadora para las Procuradurías Judiciales, previa radicación y registro de los mismos en la base de datos para correspondencia recibida soportada en una hoja de cálculo de Excel, sin perjuicio de su registro en el Sistema de Información Administrativo y Financiero -SIAF

2. ALCANCE El procedimiento aplica a todos los documentos que lleguen a la Unidad Coordinadora con destino a los procuradores judiciales y a la misma Unidad

3. CLIENTES Procuradurías Judiciales ante el Tribunal Contencioso Administrativo de Cundinamarca y Unidad

Coordinadora

4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los siguientes funcionarios: Sustanciador y Citador de la Unidad

Coordinadora

5. REFERENCIAS No aplica

6. DEFINICIONES SIAF -Sistema de Información Administrativa y Financiera

7. FORMATOS A UTILIZAR Planilla de relación de correspondencia recibida

8. CONDICIONES GENERALES => La Unidad Coordinadora, recibe la correspondencia dirigida tanto a propia como a las Procuradurías Judiciales => Entrega la correspondencia al funcionario destinatario, quién firmará la planilla de correspondencia recibida y le dará el trámite pertinente

9. SALIDAS Correspondencia y planilla de relación de correspondencia recibida

10. REGISTROS En la base de datos para correspondencia recibida, soportada en una hoja de cálculo de Excel, se registraran los datos básicos de la correspondencia

11. BASES DE AUTOCONTROL => Verificar que los destinatarios de los documentos recibidos sean los Procuradurías Judiciales o funcionarios de la Unidad Coordinadora => Identificar aquellos documentos que están dando respuesta a algún oficio generado en la Unidad para

realizar el debido registro y poder hacerle seguimiento al documento

12. ANEXOS No aplica

13. ACTIVIDADES Funcionario: Oficinista 50F grado 06 13.1 Recibir la correspondencia dirigida tanto a la Unidad Coordinadora como a las Procuradurías Judiciales, verificar su contenido y anexos, y entregar a sustanciador 4SU grado 09

Funcionario: Sustanciador 4SU grado 09 13.2 Asignar número de radicación 13.3 Registrar los datos básicos de los oficios/comunicaciones en la base de datos para correspondencia recibida, soportada en una hoja de calculo de Excel 13.4 Imprimir la planilla que arroja el registro en Excel 13.5 Clasificar correspondencia según destino, y entrega a citador Funcionario: Citador 60 grado 04 : 13.6 Verificar que la correspondencia recibida concuerde con la relacionada en la planilla de correspondencia recibida 13.7 Entregar la correspondencia y hacer firmar el recibido en la planilla 13.8 Entregar planilla de correspondencia con constancia de recibido al oficinista 50F grado 06

Funcionario: oficinista 50F grado 13.9 Archivar planilla de correspondencia recibida en la serie documental correspondiente

14. INDICADORES Indicador Descripción del Indicador Mide el grado de participación de cada Correspondencia recibida para cada Procuraduría Judicial en el recibo de Procuraduría Judicial / Total correspondencia correspondencia recibida en la Unidad Coordinadora Correspondencia recibida que no es competencia Porcentaje de desgaste que tiene la Unidad de ninguna de las Procuradurías Judiciales / Coordinadora en la administración de

Total correspondencia recibida correspondencia recibida. PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Procuradurías Judiciales con funciones de intervención en los procesos contencioso administrativos.

PROCESO: Gestión documental PROCEDIMIENTO: Traslado de Expedientes y otros documentos

REVISÓ: APROBÓ: FECHA: Septiembre de 2002

1. OBJETIVO Prestar apoyo a los Procuradores Judiciales en su función de intervención en los procesos adelantados ante el Tribunal Contencioso Administrativo de Cundinamarca, trasladando en forma oportuna, rápida y segura, los expedientes solicitados por los Procuradores Judiciales desde y hacia el mencionado

Tribunal

2. ALCANCE El procedimiento aplica a los expedientes que según solicitud de los Procuradores Judiciales deban ser trasladados a sus respectivos despachos, además de los otros documentos solicitados en la hoja de ruta tales como: Fallos, acciones de grupo, acciones populares y otros documentos que se encuentren en el

Tribunal

3. CLIENTES

Procuradurías Judiciales

4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los Procuradores Judiciales, al Coordinador de la Unidad y al atador de la misma

5. REFERENCIAS No aplica

6. DEFINICIONES No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR Hoja de ruta

8. CONDICIONES GENERALES => La División administrativa, grupo de muebles y servicios, debe disponer de un vehículo que permita realizar diariamente y en los horarios establecidos por el Coordinador de la Unidad, el traslado de expedientes entre el Tribunal y las Oficinas de los Procuradores Judiciales

=> Solo se trasladarán los expedientes que hayan sido solicitados a través de la hoja de ruta de requerimientos diarios

9. SALIDAS Hoja de ruta

10. REGISTROS La Unidad Coordinadora debe mantener un registro del número de expedientes que traslada diariamente

11. BASES DE AUTOCONTROL Verificar datos del expediente 12 ANEXOS No aplica

13. ACTIVIDADES Procurador Judicial o Sustanciador 13.1 Diligenciar diariamente las hojas de ruta con los requerimientos para el siguiente día 13.2 Entregar hojas de ruta diligenciadas y expedientes al sustanciador de la Unidad Coordinadora Funcionario: Sustanciador 4SU grado 09 13.3 Recibir hojas de ruta diligenciadas y expedientes, en el horario que establezca el Coordinador de la Unidad 13.4 Completar las hojas de ruta para el traslado de los expedientes 13.5 Presentar informe mensual del total de expedientes y demás documentos trasladados.

Funcionario: Citador 60 grado 04 13.6 Recibir las hojas de ruta y retirar los expedientes 13.7 Entregar expedientes y demás documentos al respectivo Procurador o sección del tribunal

Funcionario: Asesor AS grado 22

Coordinar todo lo relacionado con la preparación y el cumplimiento de la ruta establecida para el traslado de expedientes y demás documentos

14. INDICADORES Indicador Descripción del Indicador Total expedientes trasladados por Procuraduría Proporción de expedientes trasladados a la Judicial / Total de expedientes trasladados Procuraduría durante el mes por la Unidad Coordinadora

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Procuradurías Judiciales con funciones de

intervención en los procesos contencioso administrativos.

PROCESO: Control de Gestión PROCEDIMIENTO: Generación de reportes estadísticos

REVISÓ: APROBÓ: FECHA: Septiembre de 2002

1. OBJETIVO Implementar un sistema que permita monitorear, evaluar y controlar la gestión realizada por las Procuradurías Judiciales y, determinar el grado de efectividad de la función del Ministerio Público en defensa de los intereses de la sociedad

2. ALCANCE El procedimiento aplica a las actuaciones de los Procuradores Judiciales ante el Tribunal 8 Contencioso

Administrativo de Cundinamarca

3. CLIENTES

Procuraduría Primera Delegada y Procuradurías judiciales

4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los funcionarios de las Procuradurías Judiciales y a los funcionarios de la

Unidad Coordinadora

5. REFERENCIAS No aplica

6. DEFINICIONES GESIN: Sistema de información de gestión de intervención

7. FORMATOS A UTILIZAR Matriz de doble entrada: Actuaciones y tipo de proceso

8. CONDICIONES GENERALES => Los Procuradores Judiciales deben reportar mensualmente a la Unidad Coordinadora en el formatomatriz diseñado para este fin, las intervenciones realizadas durante el mes. => La Unidad Coordinadora debe solicitar los documentos que soportan la información suministrada en la matriz. Esta verificación se hará en forma aleatoria y de ella deberá quedar constancia escrita => Los reportes, deben ingresarse mensualmente al programa GESIN => La Unidad Coordinadora debe presentar cada mes a la Procuraduría Primera la guía del informe de gestión completamente diligenciada

9. SALIDAS Guía del informe de gestión

10. REGISTROS Se deben registrar las intervenciones de los procuradores judiciales en el programa GESIN

11. BASES DE AUTOCONTROL => Verificar que los Procuradores Judiciales envíen el reporte de intervenciones c