PGN - Resolución 359 de 2002

Ésta MODIFICÓ las Resoluciones 183, Ésta fue MODIFICADA por 207 y 222 de 2000 y los artículos 16 la Resolución 201 de 2004; de la Resolución 17 de 2000 y 6 de la 106 de 2011 Resolución 204 de 2001 RESOLUCION NÚMERO 359 10 OCT. 2002 "Por la cual se conforma la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada ante el Consejo de Estado y se adopta su manual de Procedimientos." EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACION En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 6, 7, 34, 38 y 39 del artículo 7 del Decreto 262 de 2000, y CONSIDERANDO Que el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación esta dirigido a fortalecer las áreas misionales de la Entidad con el fin de lograr resultados efectivos en la defensa del orden jurídico y en la preservación de los intereses del Estado y de la Sociedad, como prioridad del Ministerio Público. Que en ejercicio del Ministerio Público, las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado son dependencias esenciales para defender los intereses del Estado y la Sociedad, evitar el detrimento del erario y fortalecer la credibilidad y legitimidad institucional. Que dado que las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado constituyen un proyecto piloto en la modernización de procesos de la Entidad, es necesario aplicar en ellas un modelo de gestión cuyo objetivo sea incrementar la

efectividad, productividad, agilidad y calidad de los resultados de dichos despachos. Que características fundamentales del modelo de gestión mencionado es la complementación de los puestos de trabajo: en el área jurídica y técnica, de una parte, y en el área secretarial y administrativa de otra; la incorporación eficiente de sistemas de información y tecnología que faciliten el trámite de las actuaciones imprimiéndoles celeridad, seguridad y precisión, permitiendo un adecuado control de la gestión; y la adecuación de la estructura física y técnica. Que es necesario crear una dependencia responsable de la gestión secretarial y administrativa de las Procuradurías Delegadas, definir los procedimientos y resultados a su cargo, y su ubicación dentro de la estructura de la Procuraduría General de la Nación. Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

I. OBJETO Y ESTRUCTURA ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Crear la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada ante el Consejo de Estado. La Unidad Coordinadora se encargará de la gestión secretarial y administrativa necesaria para el cumplimiento de las funciones de las Procuradurías Delegadas y se regirá por lo dispuesto en la presente Resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Dirección de la Unidad Coordinadora. La dirección de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado estará a cargo de uno de los Procuradores Delegados ante el Consejo de Estado, en orden ascendente de denominación, por el término de un (1) año

contado a partir del día 14 de mayo. El Procurador delegado a quien corresponde iniciar la dirección de la Unidad asumirá también el período comprendido entre la entrada en vigencia de la presente Resolución y la fecha señalada en este artículo. ARTÍCULO TERCERO.- Funciones del Procurador Delegado Director de la Unidad Coordinadora. El Procurador Delegado que ejerza la Dirección del grupo de trabajo cumplirá, en dicha calidad, las siguientes funciones:

1. Solicitar y revisar los informes de gestión de las procuradurías delegadas, consolidado por la Unidad Coordinadora y verificar su contenido con los demás delegados, en caso de ser necesario.

2. Evaluar cada tres (3) meses la gestión integral de la respectiva Unidad

Coordinadora

3. Efectuar los requerimientos y sugerencias de los Procuradores Delegados, tanto al Coordinador como a los funcionarios de la Unidad Coordinadora.

4. Velar porque la interrelación de los funcionarios adscritos a las Procuradurías Delegadas y a la Unidad Coordinadora sea la adecuada para la consecución de los objetivos comunes.

5. Calificar al Coordinador de la Unidad Coordinadora.

6. Dirigir el servicio de la relatoría de acuerdo con las directrices y reglamentos que expida el Procurador General para el funcionamiento de dicho sistema.

7. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

Parágrafo. El control de gestión de las Procuradurías Delegadas y de la Unidad Coordinadora se efectuará atendiendo las pautas de las Oficinas de Planeación y Control Interno. ARTÍCULO QUARTO.- Funciones de la Unidad Coordinadora. La Unidad

Coordinadora desarrollará las siguientes funciones:

1. Consolidar el informe de gestión mensual de los Procuradores Delegados y de la Unidad Coordinadora.

2. Brindar información, en forma oportuna, sobre el trámite adelantado por los Procuradores Delegados relacionado con los conceptos, acciones, derechos de petición, consultas, y demás asuntos que se tramiten ante los despachos de los Procuradores Delegados.

3. Efectuar el reparto de los asuntos sujetos al mismo, registrarlos, imprimir el acta de reparto y hacer entrega de los mismos a los despachos.

4. Mantener actualizado el registro de las actuaciones ante las autoridades judiciales y demás asuntos de competencia de los Procuradores

Delegados

5. Fotocopiar documentos.

6. Aplicar los procedimientos de gestión documental definidos por el Procurador General de la Nación, en la Unidad Coordinadora.

7. Organizar, recoger, repartir, embalar y enviar la correspondencia, transportar expedientes, oficios. Alegatos de conclusión y conceptos, y hacer su entrega a las entidades correspondientes.

8. Llevar a cabo la depuración y traslado documental cuando corresponda, según la Tabla de Retención Documental de la Unidad Coordinadora

9. Recibir requerimientos de elementos de consumo, solicitarlos a la División Administrativa y distribuirlos, haciendo el correspondiente registro. lO. Elaborar todos los oficios relacionados con las necesidades propias del despacho.

11. Las demás que le asigne el Procurador Delegado Director de la Unidad.

Parágrafo Primero.- El registro y control de correspondencia se efectuará en la

base de datos que se diseñe para el efecto, sin perjuicio de la implementación del Sistema SIAF. Parágrafo Segundo.- Los procedimientos de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado serán reglamentados internamente por el Procurador Director de turno de la Unidad Coordinadora respetando el Manual de Procedimientos adoptado en la presente Resolución. ARTÍCULO QUINTO.- Funciones del Coordinador de la Unidad. El asesor asignado a la Unidad, coordinará su funcionamiento, para lo cual cumplirá las siguientes funciones:

1. Hacer la calificación de servicios de los funcionarios adscritos a la

Unidad.

2. Decidir lo relativo a situaciones administrativas que le correspondan en su calidad de superior inmediato de los funcionarios de la Unidad Coordinadora, de conformidad con la competencia otorgada por el Decreto 262 de 2000.

3. Hacer el control de gestión de los funcionarios de la Unidad Coordinadora.

4. Velar por el cabal cumplimiento de las tareas asignadas a los funcionarios de la Unidad Coordinadora

5. Realizar el reparto de los recursos extraordinarios, las acciones de pérdida de investidura, conceptos especiales solicitados por el Procurador General y demás asuntos que requieran ese trámite.

6. Gestionar las solicitudes de elementos de consumo y presentar el programa de requerimientos a la División Administrativa.

7. Coordinar los horarios de utilización del vehículo que se asigne para el transporte de expedientes y garantizar su entrega.

8. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación y el

Procurador Delegado Director de la Unidad. ARTÍCULO SEXTO.- Conformación de la Unidad Coordinadora. La Unidad

Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado estará conformada por los siguientes cargos: Un (1) Asesor 1AS grado 19 Un (1) Oficinista 5OF grado 06 Un (1) Secretario 5SE grado 11 Un (1) Técnico Criminalístico 4TC grado 11 Un (1) Citador 6 CI grado 04 Un (1) Conductor 6 CH grado 06 ARTÍCULO SÉPTIMO.- El cargo de Secretario 5SE grado 11 adscrito a la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, cumplirá las siguientes funciones:

1. Atender al público y dar asesoría precisa sobre la gestión de la Unidad

Coordinadora

2. Apoyar todos los procesos de gestión documental de conformidad con los requerimientos del Coordinador de la Unidad

3. Apoyar la elaboración de informes estadísticos.

4. Apoyar la realización del reparto

5. Tramitar el envío y recibo de correspondencia según los procedimientos que se establezcan para el efecto.

6. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad

Coordinadora. ARTÍCULO OCTAVO.- El oficinista 5OF grado 06 de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, cumplirá las siguientes funciones:

1. Distribuir entre las procuradurías delegadas la correspondencia recibida en la Unidad Coordinadora

2. Verificar el envío de los reportes estadísticos por parte de los

Procuradores Delegados

3. Cargar datos de generación de reportes estadísticos en el programa que se destine para el efecto.

4. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad

Coordinadora. ARTÍCULO NOVENO.- El Técnico Criminalístico 4 TC grado 11 de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, cumplirá las siguientes funciones:

1. Fotocopiar los documentos.

2. Ingresar los datos de los informes de gestión al respectivo sistema

3. Apoyar, cuando sea necesario, el trámite de notificaciones y traslados de las Procuradurías Delegadas

4. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad Coordinadora ARTÍCULO DÉCIMO.- El Citador grado 04 de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, cumplirá las siguientes

funciones:

1. Atender la recepción de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado.

2. Asesorar al público acerca de los servicios de las Procuradurías

Delegadas y la Unidad Coordinadora

3. Controlar el ingreso de los ciudadanos a las Oficinas de las Procuradurías Delegadas y de la Unidad Coordinadora.

4. Brindar atención telefónica y direccionar las respectivas llamadas

5. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad

Coordinadora.

II. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES ARTÍCULO UNDÉCIMO.- Reparto.- El reparto de los asuntos a que haya lugar se efectuará en la Unidad Coordinadora, haciendo uso del software de reparto.

El reparto que se hace en el Consejo de Estado será registrado por la Unidad Coordinadora con base en el software que se diseñe para el efecto.

Del reparto de levantará un acta que contendrá los datos básicos para la identificación del asunto. ARTÍCULO DUODÉCIMO.- Utilización de formatos para proyección de conceptos y alegatos u oficios, comunicaciones y conceptos. Con el propósito de caracterizar las providencias, oficios y comunicaciones para hacer más fácil su consulta y diseñar los parámetros a considerarse en el sistema de relatoría, se adoptarán formatos que serán diseñados por los Procuradores Delegados, quienes recibirán acompañamiento técnico por parte del sistema de relatoría. Parágrafo.- El relator asignado para las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, prestará el apoyo necesario en la consecución de la normatividad, conceptos y demás documentos jurídicos requeridos para la función de los Procuradores Delegados. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO.- Transición. La aplicación de los procesos a cargo de las Unidades Coordinadoras se efectuará de manera gradual de acuerdo con la disposición de los recursos técnicos necesarios, el diseño del software de control de gestión y de registro de asuntos. ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO.- Vigencia. La presente Resolución surte efectos a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. Modifica, en lo pertinente, las Resoluciones 183, 207, y 222 del 13 de junio de 2000, y los artículos 16 de la Resolución 17 de 2000 y 6 de la Resolución 204 de 2001, en lo referente a la coordinación de los Procuradores Delegados ante el Consejo de Estado. Dado en Bogotá, D.C., a los 10 OCT. 2002

EDGARDO MAYA VILLAZÓN

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado

PROCESO: Gestión Documental PROCEDIMIENTO: Envío de correspondencia REVISO: | APROBO: FECHA: Septiembre de 2.002

1. OBJETIVOS => Llevar control permanente y oportuno de la correspondencia que envían tanto las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado como la Unidad Coordinadora => Mantener actualizado el registro de correspondencia enviada en la base de datos en Excel diseñada para este fin, sin perjuicio de su registro en el sistema SIAF cuando este sea implementado para la Unidad

2. ALCANCE El procedimiento aplica a los oficios y comunicaciones elaborados en las Procuradurías Delegadas y en la Unidad Coordinadora

3. CLIENTES Las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado y la Unidad

Coordinadora

4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra los siguientes funcionarios: Secretaria SE grado 10 y un oficinista 50F grado 6 de la Unidad Coordinadora

5. REFERENCIAS No aplica

6. DEFINICIONES

SIAF - Sistema de Información Administrativa y Financiera

7. FORMATOS A UTILIZAR Planilla de relación de correspondencia enviada

8. CONDICIONES GENERALES => La correspondencia enviada por la Unidad Coordinadora debe tener número único de radicación => Aunque el decreto 2150 de 1995, ordena que la correspondencia debe llevar original y dos copias, en el caso de la correspondencia que sale del Consejo de Estado, y que es entregada personalmente por un funcionario de la

Unidad Coordinadora, solo se generara: el original que va para el destinatario y una copia para el expediente o carpeta a la que pertenezca el asunto. => Cuando la correspondencia se envíe por el grupo de correspondencia de la entidad, se debe generar un original y dos copias: Original para el destinatario, una copia para el expediente o carpeta y una copia para el consecutivo del grupo de de correspondencia de la entidad. = La copia que reposa en el archivo propio de la Delegada, no debe llevarse a correspondencia, pues es responsabilidad de la Unidad sellarla y devolverla de inmediato al despacho. => El oficio original debe enviarse por tardar al día siguiente de la fecha de entrega a la Unidad Coordinadora = La constancia de envío reposará en la planilla de relación de correspondencia enviada => La correspondencia dirigida tanto a las dependencias de la Procuraduría en Bogotá como al Consejo de Estado, será entregada por un funcionario de la Unidad Coordinadora, la remitida a otra entidad, se enviará a través de correspondencia de la Procuraduría General de la Nación => No se llevarán controles adicionales de correspondencia; esto es, no se llevarán libros radicadores ni consecutivos de oficios /comunicaciones

9. SALIDAS Planilla de relación de correspondencia enviada

10. REGISTROS En la base de datos diseñada para correspondencia enviada, soportada en una hoja de cálculo de Excel, se registrarán los datos básicos de los oficios/ comunicaciones

11. BASES DE AUTOCONTROL => Verificar que original y copia de los oficios/comunicaciones, tengan número único de radicación y estén registrados

12. ANEXOS No aplica

13. ACTIVIDADES Funcionario: Sustanciador de la Procuraduría Delegada 13.1 Lleva los documentos en original y copia (s), con sobre debidamente marcado y sin cerrar a la Unidad Coordinadora para que tramite su envío Funcionario; Secretaria SE grado 10 13.2 Recibe original y copia (2 cuando sean necesarias) de la correspondencia a enviar por los Procuradores Delegados. 13.1 Asigna número de radiación 13.2 Devuelve inmediatamente copia con número de radicación y sello de recibido de la Unidad Coordinadora al funcionario del respectivo despacho para archivo 13.3 Registra los datos básicos de los oficios/comunicaciones en la base de datos para correspondencia enviada, soportada en una hoja de cálculo en Excel 13.4 Guarda documento original en sobre y lo cierra 13.5 Imprime planilla de relación de correspondencia enviada que arroja el sistema 13.6 Entrega oficios/ comunicaciones y planilla de correspondencia enviada al funcionario encargado de Llevar la correspondencia Funcionario: Oficinista 50F grado 6 13.7 Verifica que los oficios/ comunicaciones que recibe correspondan a los relacionados en la planilla de correspondencia 13.8 Entrega los documentos personalmente, cuando el destinatario sea funcionario de la Procuraduría o del de Consejo de Estado, lleva a correspondencia de la Procuraduría los otros documentos. En todos los casos hace registrar el recibido en la planilla de relación de correspondencia enviada 13.9 Archiva planilla de correspondencia enviada con sellos de recibido en la serie documental correspondiente

14. INDICADORES

Indicador Descripción del Indicador

Correspondencia enviada por cada Mide el grado de participación que tiene cada Procuraduría Delegada/ Total correspondencia Procuraduría Delegada en el volumen de enviada correspondencia enviada Correspondencia devuelta/ Total Porcentaje de desgaste que tiene la Correspondencia enviada Unidad Coordinadora en la administración de correspondencia enviada PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado.

PROCESO: Gestión Documental PROCEDIMIENTO: Recibo de correspondencia

REVISO: APROBO: FECHA: Septiembre de

2002

1. OBJETIVO Hacer entrega oportuna al respectivo destinatario de los documentos que llegan a la Unidad Coordinadora para las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, previa radicación y registro de los mismos en la base de datos para correspondencia recibidas o soportada en una hoja de cálculo de Excel, sin perjuicio de su registro en el Sistema de Información Administrativo y Financiero - SIAF

2. ALCANCE El procedimiento aplica a todos los documentos que lleguen a la Unidad Coordinadora con destino a los Procuradores Delegados ante el Consejo de Estado y a la misma Unidad Coordinadora

3. CLIENTES

Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado y Unidad Coordinadora

4. RESPONSABILJDADES El procedimiento involucra a los siguientes funcionarios: 5EGrado 10

5. REFERENCIAS No aplica

6. DEFINICIONES

SIAF - Sistema de Información Administrativa y Financiera

7. FORMATOS A UTILIZAR Planilla de relación de correspondencia recibida

8. CONDICIONES GENERALES

=> La Unidad Coordinadora, recibe la correspondencia dirigida tanto la propia como a las Procuradurías Delegadas => Radica y registra los documentos recibidos => Entrega la correspondencia a la Procuraduría Delegada destinataria, previa firma en la planilla de relación de correspondencia recibida

9. SALIDAS Correspondencia y planilla de relación de correspondencia recibida

10. REGISTROS En la base de datos diseñada para correspondencia recibida, soportada en una hoja de cálculo de Excel, se registran los datos básicos de la correspondencia

11. BASES DE AUTOCONTROL => Verificar que los destinatarios de los documentos recibidos sean los funcionarios de la Procuradurías Delegadas o funcionarios de la Unidad Coordinadora = Identificar aquellos documentos que están dando respuesta a algún oficio generado en la Unidad para realizar el debido registro y poder hacerle el respectivo seguimiento

12. ANEXOS No aplica

13. ACTIVIDADES Funcionario SEGrado 10 13.1 Recibir la correspondencia dirigida tanto a la Unidad Coordinadora como a las Procuradurías Delegadas, y verificar si contiene anexos 13.2 Asignar número de Radicación 13.3 Registrar los datos básicos de los oficios/comunicaciones en el formato de Excel diseñado para correspondencia recibida 13.4 Imprimir la planilla que arroja el registro en Excel 13.5 Clasificar correspondencia según destino y entrega al funcionario encargado de distribuirla 13.6 Verificar que la correspondencia recibida concuerde con la relacionada la planilla 13.7 Entregar la correspondencia previa firma de recibido en la planilla de correspondencia enviada 13.8 Archivar planilla en la serie documental correspondiente

14. INDICADORES

Indicador Descripción del Indicador Correspondencia recibida para cada Mide el grado de participación Procuraduría Delegada/ Total correspondencia que tiene cada Procuraduría Delegada en el recibo recibida en la Unidad Coordinadora de correspondencia Correspondencia recibida que no es competencia Porcentaje de desgaste que tiene la Unidad De ninguna de las Procuradurías Delegadas/ Coordinadora en la administración de Total correspondencia recibida correspondencia recibida___________________ PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENGA: Unidad Coordinadora Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado.

PROCESO: Control de Gestión PROCEDIMIENTO: Generación de reportes estadísticos REVISO: l APROBO: FECHA Septiembre de 2.002

1. OBJETIVO Implementar un sistema que permita monitorear, evaluar y controlar la gestión realizada por las Procuradurías Delegadas, y así determinar el grado de efectividad de la función del Ministerio Público en defensa de los intereses de la sociedad

2. ALCANCE El procedimiento aplica a las actuaciones de los Procuradores Delegados ante el

Consejo de Estado

3. CLIENTES

Procuradurías Delegadas y Unidad Coordinadora

4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados y a los siguientes funcionarios de la Unidad Coordinadora: Asesor 1AS grado 19, secretaria SE grado 10, oficinista grado 50F grado 06 técnico criminalístico 4TC grado 11

5. REFERENCIAS No aplica

6. DEFINICIONES GESIN: Sistema de información de Gestión de Intervención

7. FORMATOS A UTILIZAR

Matriz de doble entrada: Actuaciones y tipo de proceso

8. CONDICIONES GENERALES , => Las Procuradurías Delegadas deben reportar mensualmente en el formatomatriz diseñado para este fin, todas las intervenciones realizadas durante el mes =» La Unidad Coordinadora debe solicitar los documentos que soportan la información suministrada en la matriz. Esta verificación se hará en forma aleatoria y de ella deberá quedar constancia escrita = Todos los reportes deben ingresarse mensualmente al programa GESIN => La Unidad Coordinadora debe presentar cada mes a la Procuraduría Delegada en turno la guía del informe de gestión completamente diligenciada

9. SALIDAS Guía del informe de gestión

10. REGISTROS Se deben registrar todas las intervenciones de los Procuradores Delegados en el programa GESIN.

11. BASES DE AUTOCONTROL => Verificar que mensualmente todos los Procuradores Delegados envíen el reporte de intervenciones.

12. ANEXOS No aplica

13. ACTIVIDADES Funcionario: Procuradores Delegados 13.1 Diligenciar el formato-matriz, enviarlo por el medio más idóneo (Correo electrónico, disquete) y atender los requerimientos que sobre la información suministrada haga la Unidad Coordinadora Funcionarios: Asesor 1AS grado 19, secretaria SE grado 10 y oficinista 50F grado 6 13.2 Recibir diligenciado cada uno de los formatosmatriz de intervenciones. 13.3 Verificar que cada Procuraduría envíe durante los primeros cinco días de cada mes, la matriz diligenciada Funcionario: Oficinista 50F grado 06 13.4 Cargar los datos recibidos en el Programa GESIN

13.5 Generar mensualmente los informes requeridos por el Coordinador de la Unidad Funcionario Asesor 1AS grado 19 13.6 Es el responsable de realizar el muestreo que permite verificar la información mediante el siguiente procedimiento: Selecciona aleatoriamente entre los días 10 y 15 de cada mes a 2 de las Procuradurías Delegadas, las visita, constata los datos consignados en la matriz y elabora acta de visita. 13.7 Elabora y presenta mensualmente guía del informe de gestión a la Procuraduría Delegada en turno, y copia de mismo a cada uno de los Procuradores Delegados ante el Consejo de Estado 13.8 Elabora y presenta guía del informe de gestión consolidado cada tres meses a las oficinas de control interno y planeación

14. INDICADORES No aplica

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado.

PROCESO: Control de Gestión PROCEDIMIENTO: Seguimiento y control de gestión

REVISO: APROBO: I FECHA: Septiembre de 2002

1. OBJETIVO Posibilitar la permanente retroalimentación, enriquecimiento y fortalecimiento de la labor que desempeñan las Procuradurías Delegadas a través del análisis de los reportes estadísticos que muestran la gestión de cada Procuraduría

2. ALCANCE El procedimiento aplica a todas las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de

Estado

3. CLIENTES Procuradurías Delegados y demás dependencias de la Procuraduría General de la Nación

4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los 7 Procuradores Delegados ante el Consejo de

Estado

5. REFERENCIAS Resolución No. 0080 de abril de 2002 por medio de la cual se adopta el plan de desarrollo estratégico de la Procuraduría General de la Nación

6. DEFINICIONES No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR No aplica

8. CONDICIONES GENERALES => La Procuraduría Delegada en turno realizará reuniones mensuales con todos los Procuradores Delegados para exponer los resultados presentados por la Unidad Coordinadora en el informe de gestión. Con ellos, los Procuradores emprenderán planes de acción acordes a los resultados y fijarán metas, cuando sea posible, para los meses posteriores

9. SALIDAS Planes de acción

10. REGISTROS No aplica

11. BASES DE AUTOCONTROL => Verificar y evaluar el grado de cumplimiento del plan de acción acordado mensualmente.

12. ANEXOS No aplica

13. ACTIVIDADES Procurador Delegado en turno 13.1 Realizar reuniones mensuales con todos los delegados ante el Consejo de Estado para exponer los resultados del informe de gestión 13.2 Hacer el proceso de Retroalimentación y evaluación de los resultados del informe de gestión con el apoyo de todos los Procuradores Delegados ante el Consejo de Estado 13.3 Formular planes de acción para mejorar la productividad cuando sea necesario 13.4 Hacer seguimiento del plan acordado

14. INDICADORES No aplica

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENCIA: Unidad para las Procuradurías Coordinadora Delegadas ante el Consejo de Estado.

PROCESO: Gestión documental

PROCEDIMIENTO: Traslado de Expedientes

REVISO: APROBO: FECHA. Septiembre de

2002

1. OB3ETIVO Prestar apoyo a las Procuradurías Delegadas en su función de intervención ante el Consejo de Estado, trasladando en forma oportuna, rápida y segura, los expedientes solicitados por los Procuradores Delegados, desde y hacia el

Consejo de Estado

2. ALCANCE El procedimiento aplica a los expedientes que según solicitud de los Procuradores Delegados deban ser trasladados a sus respectivos despachos

3. CLIENTES Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado

4. RESPONSABILIDADES El procedimiento involucra a los Procuradores Delegados y a los siguientes funcionarios de la Unidad Coordinadora: Asesor 1AS grado 19 y al oficinista 50F grado 6

5. REFERENCIAS No aplica

6. DEFINICIONES No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR Hoja de ruta para traslado de expedientes

8. CONDICIONES GENERALES => La División Administrativa, grupo de muebles y servicios generales debe disponer de un vehículo que permita realizar diariamente y en los horarios establecidos, el traslado de expedientes entre el Consejo de Estado y las Oficinas de los Procuradores Delegados => Solo se trasladaran los expedientes que hayan sido solicitados a través de la hoja de ruta de requerimientos diarios

9. SALIDAS Hoja de ruta para traslado de expedientes

10. REGISTROS La Unidad Coordinadora debe mantener un registro del número de expedientes que traslada diariamente

11. BASES DE AUTOCONTROL => Verificar los datos del expediente

12. ANEXOS No aplica

13. ACTIVIDADES

Procurador Delegado o Sustanciador de la Delegada PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION DEPENDENCIA: Unidad Coordinadora Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado.

PROCESO: Control de Gestión PROCEDIMIENTO: Seguimiento y control de gestión al funcionamiento de la Unidad Coordinadora

REVISO: (APROBO: FECHA: Septiembre de

2002

1. OBJETIVO Posibilitar la permanente retroalimentación, enriquecimiento y fortalecimiento de la labor que desempeña la Unidad Coordinadora a través del análisis de los indicadores de gestión propuestos para cada uno de los procesos desarrollados por la misma.

2. ALCANCE El procedimiento aplica a todo el proceso operativo desarrollado en la Unidad

Coordinadora

3. CLIENTES

Unidad Coordinadora, Procuradores Delegados y Procuraduría General de la Nación

4. RESPONSABILIDADES El coordinador de la Unidad Coordinadora, que debe llevar a cabo el proceso

5. REFERENCIAS No aplica

6. DEFINICIONES No aplica

7. FORMATOS A UTILIZAR Cuadro de indicadores de gestión

8. CONDICIONES GENERALES => El informe se debe presentar cada mes al Procurador Delegado de turno, quien cuando lo considere necesario, propondrá planes de acción que permitan mejorar el funcionamiento de la Unidad Coordinadora

9. SALIDAS Informe de gestión

10. REGISTROS No aplica

11. BASES DE AUTOCONTROL => Verificar y evaluar el grado de cumplimiento del plan de acción acordado para el mes evaluado.

12. ANEXOS No aplica 13 ACTIVIDADES Funcionario: Asesor 1AS grado 19 Coordinador de la Unidad Coordinadora

13.1 Elaborar el cuadro de indicadores de gestión 13.2 Realizar reuniones mensuales, hacer el proceso de retroalimentación y evaluar los resultados de gestión con los funcionarios de la Unidad Coordinadora 13.3 Formular planes de acción para mejorar la productividad cuando sea necesario 13.4 Hacer seguimiento del plan acordado 13.5 Presentar cada mes informe de gestión al Procurador Delegado de turno Funcionario: Procurador delegado de turno 13.6 Evaluar mensualmente el resultado del informe de g