PGN - Resolución 384 de 2020

RESOLUCIÓN No. 0384 ( 1 4 S E P 2020 ) “Por la cual se adopta el Manual de Contratación de la Procuraduría General de la Nación y se deroga parcialmente la Resolución No. 370 de 2015” EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN, En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas en el artículo 277 de la Constitución Política de Colombia y el artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, y CONSIDERANDO Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función administrativa “(…) está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Que el artículo 277 de la Constitución Política señala las funciones a cargo del Procurador General de la Nación, incluyendo las que determine la Ley. Que de acuerdo con lo previsto en el numeral 7 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, le corresponde al Procurador General de la Nación: “Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley”. Que en el artículo 4 de la Ley 87 de 1993, se establece que “Toda la entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno (…) b) Definición de políticas de acción como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos”

Que el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 dispone que “Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente”. Que atendiendo al Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad y al Modelo Estándar de Control Interno, mediante la Resolución No. 370 del 03 de septiembre de 2015, la Procuraduría General de la Nación adoptó el Manual de Contratación en el proceso de gestión de la contratación, atendiendo los parámetros, principios y reglas establecidas por la Constitución Política, y las demás normas que regulan y reglamentan el ejercicio de la actividad contractual. 1

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RESOLUCIÓN No. 0384 ( 1 4 S E P 2020 ) “Por la cual se adopta el Manual de Contratación de la Procuraduría General de la Nación y se deroga parcialmente la Resolución No. 370 de 2015” Que Colombia Compra Eficiente, publicó el documento que contiene los “Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación”, el cual fue actualizado mediante la versión LGEMC-01 el 09 de mayo de 2017. Que mediante Resolución 0059 del 03 de febrero de 2020, se creó el Grupo de Contratación en la Procuraduría General de la Nación, adscrito a la Secretaria General. Que mediante Resolución 555 del 10 de junio de 2019, se actualizó el Sistema de

Gestión de Calidad de la Procuraduría General de la Nación, bajo la Norma ISO 9001 de 2015, el cual se define como una herramienta gerencial que tiene como propósito promover y facilitar la mejora continua en la gestión, orientada a lograr el cumplimiento de los requisitos normativos y los determinados en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG1. Que la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG, se concentra en las prácticas y procesos que adelantan las entidades públicas para transformar insumos en resultados que produzcan los impactos deseados, es decir, una gestión y un desempeño institucional que generen valor público. Que en este sentido, en consideración a la actualización de los lineamientos generales para la expedición de manuales de contratación expedido por Colombia Compra Eficiente, los cambios normativos en materia de compras públicas, la creación del Grupo de Contratación y la implementación del SECOP II en la Procuraduría General de la Nación, se hace necesario la adopción de un nuevo Manual de Contratación de la Procuraduría General de la Nación, en el marco del Sistema de Control Interno articulado con el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo de Integrado de Planeación y Gestión MIPG, como un mecanismo de control y verificación que permita el cumplimiento y el logro de resultados de la Gestión Contractual de la Entidad. Que el mencionado Manual de Contratación hace parte del proceso de gestión de contratación a cargo de la Secretaria General – Grupo de Contratación, el cual avaló su contenido y contó con el acompañamiento de la Oficina de Planeación y de la Oficina Jurídica. En mérito de lo expuesto,

1 Resolución 555 del 10 de junio de 2019 “Por la cual se actualiza el Sistema de Gestión de Calidad de la Procuraduría General de la Nación, bajo la Norma ISO 9001 de 2015” 2

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RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Manual de Contratación de la Procuraduría General de la Nación, cuyo contenido y texto, anexo a la presente Resolución, se entenderá como parte integral de este acto administrativo.

ARTÍCULO SEGUNDO. Incorporar en el Sistema de Gestión de Calidad y publicar en la página web de la Entidad el Manual de Contratación de la Procuraduría General de la Nación. ARTÍCULO TERCERO. Régimen de transición: Los procesos de selección que se encuentren en curso a la fecha de expedición de la presente resolución continuarán rigiéndose con el manual de contratación que se encontraba vigente al momento de la respectiva convocatoria pública hasta el cumplimiento de los requisitos de ejecución, de acuerdo con la naturaleza de cada contrato. La ejecución contractual y postcontractual de todos los contratos se regirán por el manual de contratación que se adopta con la presente resolución. ARTÍCULO CUARTO. Implementar y ajustar los procedimientos que se requieran

para que la gestión de los contratos en curso se ajuste al contenido del manual de contratación que se adopta con la presente resolución. ARTÍCULO QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga el artículo primero y segundo de la Resolución No. 370 del 03 de septiembre de 2015, así como las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

FERNANDO CARRILLO FLÓREZ Procurador General de la Nación Proyectó: Carlos Mustafá Durán - Asesor Oficina Jurídica; Paola García - Asesora Grupo de Contratación Revisó: Liliana Paola Pineda Carvajal – Coordinadora Grupo de Contratación – Secretaria General

Aprobó: Julieta Riveros - Jefe Oficina Jurídica

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN. ......................................................................................................................................4 1.1 Objeto. ....................................................................................................................................................4 1.2 Referencias normativas. ....................................................................................................................4

2. NATURALEZA JURÍDICA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO. ..................................................................................5

3. DELEGACIÓN Y DESCONCENTRACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. ......................5

4. PROCEDIMIENTOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN PARA DESARROLLAR SU GESTIÓN CONTRACTUAL Y SEÑALAMIENTO DEL ÁREA ENCARGADA Y EL CARGO RESPONSABLE DE LAS ACTIVIDADES DE CADA ETAPA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. ............................................................................................................................................6 4.1 Elaborar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones. ..............................................................6 4.2 Planear la actividad contractual. .....................................................................................................7 4.3 Seleccionar a los contratistas ..........................................................................................................9 4.4 Administrar los documentos del proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo y demás actividades de gestión documental. ............................................... 10

4.5 Supervisar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos. ...................................... 11 4.6 Desarrollar comunicación con los oferentes y contratistas. ................................................ 13 4.7 Hacer seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos. ..... 14 4.8 Administrar las controversias y la solución de conflictos derivados de los Procesos de Contratación. ................................................................................................................................................. 14

5. LA INFORMACIÓN Y LAS BUENAS PRÁCTICAS DE SU GESTIÓN CONTRACTUAL. ........ 15 5.1 Normas sobre desempeño transparente de la Gestión Contractual. ................................. 15 5.2 Normas sobre adecuada planeación. .......................................................................................... 16 5.3 Normas sobre las prácticas anticorrupción. ............................................................................. 16 5.4 Normas sobre Cumplimiento de las reglas del modelo estándar de control interno. ... 17 5.5 Utilización de herramientas electrónicas para la Gestión Contractual. ............................ 17 5.6 Los mecanismos de participación de la ciudadanía a través de veedurías organizadas e interesados en los Procesos de Contratación. ................................................................................. 17

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CÓDIGO: MAN-CN-00-001 Página 18 5.7 Las condiciones particulares de la Entidad Estatal para el cumplimiento de los principios de libre concurrencia y promoción de la competencia. ................................................. 18

6. BANCA MULTILATERAL ..................................................................................................................... 18

7. VIGENCIA, PROCESO DE EDICIÓN, PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN, MECANISMOS DE REFORMA, DEROGACIÓN, RENOVACIÓN Y AJUSTES. ............................................................. 18

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1. INTRODUCCIÓN.

1.1 Objeto. De conformidad con lo reglado en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, las entidades estatales cuya contratación se rija por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (EGCAP), deben contar con un manual de contratación elaborado de conformidad con los lineamientos señalados por Colombia Compra Eficiente (en adelante CCE) para la elaboración de tal tipo de instrumentos.

Para lo anterior, Colombia Compra Eficiente profirió los “Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación”, documento que recoge las prácticas que, por expreso mandato reglamentario, deben ser tenidas en cuenta por las entidades estatales para la elaboración y adopción de sus respectivos manuales de contratación. En el citado escrito se encuentran recogidos los elementos a partir de los cuales deben estructurarse los manuales de contratación, entendidos como aquellos documentos que “(…) da(n) a conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública los flujos de proceso y organigrama que cada Entidad Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual”. En ese contexto, a través del presente documento, la Procuraduría General de la Nación, en obedecimiento a la citada norma reglamentaria y siguiendo los lineamientos proferidos por el ente rector, adopta su Manual de Contratación mediante el que da a conocer a todos los partícipes del Sistema de Compra Pública, el flujo de procesos y el organigrama en el que desarrolla sus procesos de contratación. A través de tal flujo, de acuerdo a lo señalado en la normatividad pertinente, la PGN determina la forma y los sujetos encargados de ejecutar las distintas actividades que forman parte de la actividad contractual adelantada por esta entidad estatal. 1.2 Referencias normativas. Para todos los efectos a que haya lugar se entenderá que las fuentes de referencia deben ser: (i) Leyes (ii) Decretos reglamentarios

(iii) Resoluciones Así como (iv) Circulares Lugar de Archivo: Tiempo de Retención: Disposición Final: Verifique que ésta es la versión correcta antes de utilizar el documento Proceso: Mejoramiento Continuo; Subproceso: Gestión Calidad; Código: REG – MC– GC – 018; Versión: 1; Vigencia: 11/06/2019 Fecha de

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18 (v) Guías (vi) Manuales No solo las referenciadas en el presente documento, sino que comprenden la totalidad de las normas o documentos expedidos por el legislador teniendo en cuenta sus modificaciones, aclaraciones, adiciones o sustituciones.

2. NATURALEZA JURÍDICA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y SU

UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO.

La Procuraduría General de la Nación es una entidad de control del orden nacional, sin personería jurídica, que pertenece a la estructura del Estado como máximo organismo del Ministerio Público, dotada de autonomía administrativa, financiera y presupuestal para el cumplimiento de las funciones para ella previstas por la Constitución Política y la Ley, bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación.

3. DELEGACIÓN Y DESCONCENTRACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL.

Con base en lo dispuesto en el artículo 110 del Decreto 111 de 1996 (Estatuto Orgánico del

Presupuesto –EOP); teniendo en cuenta que, conforme a lo señalado en el artículo 36 de dicha obra, la Procuraduría General de la Nación es un órgano que conforma una sección del Presupuesto General de la Nación; lo señalado en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993 y los numerales 30, 47, 49, 50 y 52 del artículo 7 del Decreto Ley No. 262 de 2000; la competencia para ordenar los gastos, expedir los actos administrativos, realizar las operaciones necesarias y celebrar los contratos, acuerdos y convenios que se requieran para asegurar el cumplimiento de las funciones y objetivos de la entidad, se encuentra radicado en el Procurador General de la Nación como cabeza de este órgano y supremo director del mismo, quien, como se precisa a continuación, delegó el ejercicio de las mencionadas competencias. En efecto, el Procurador General de la Nación, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 209 y 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto, los artículos 9, 10 y 12 de la Ley 489 de 1998, y el artículo 7° del Decreto Ley No. 262 de 2000, mediante la Resolución N° 200 de 2017, delegó en el Secretario General de la Procuraduría General de la Nación la ordenación del gasto en general y sin límite de cuantía, lo que incluye, “(…) la realización de los procesos de contratación en cualquiera de sus modalidades de selección, sin límite de cuantía

independientemente de su objeto, y todos los trámites y actos inherentes a los mismos y a los contratos que de ellos se deriven (…)”, en los términos establecidos en dicha Resolución.

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4. PROCEDIMIENTOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN PARA DESARROLLAR SU GESTIÓN CONTRACTUAL Y SEÑALAMIENTO DEL ÁREA ENCARGADA Y EL CARGO RESPONSABLE DE LAS ACTIVIDADES DE CADA ETAPA

DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

El literal C de “los lineamientos generales para la expedición de Manuales de Contratación proferidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente (CCE),” estableció el contenido temático que debe desarrollarse en los Manuales de las entidades estatales regidas por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Respetando tales lineamientos, el presente Manual desarrolla la totalidad de los tópicos establecidos por el ente rector, en consideración a lo cual, entre otros aspectos, fija los roles y las

responsabilidades de los sujetos y áreas que han de llevar a cabo las siguientes actividades relacionadas con la gestión contractual de la Procuraduría General de la Nación así: 4.1 Elaborar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones. Según lo señalado por Colombia Compra Eficiente, el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) “…es el instrumento de planeación de la actividad de compras para (I) facilitar a las Entidades Estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios, y (ii) para diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del Proceso de Contratación. Este instrumento es el mismo plan general de compras, plan de adquisición de bienes y servicios (PABS) o cualquier otra denominación que tenga.”. Conforme a lo reglado en el artículo 2.2.1.2.5.1 del Decreto 1082 de 2015, la Procuraduría General de la Nación, al momento de expedir su PAA utilizará el formato diseñado por Colombia Compra Eficiente que se encuentra en la “Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones” adoptada a través del numeral 4.2 de la Circular externa única adoptada por CCE. En la Procuraduría General de la Nación, el procedimiento para la elaboración del PAA es: elaboración, aprobación y seguimiento del plan anual de adquisiciones, Código PRO-CN-PL-001, así como las siguientes actividades: ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Elaborar el PAA. Dependencias y áreas de la PGN. Identificar correctamente los bienes,

(funcionarios o contratistas de las obras y servicios requeridos para el dependencias o de la PGN). funcionamiento de la PGN. Oficina de Planeación Elaborar el PAA siguiendo las (funcionarios o contratistas de la Oficina de directrices señaladas por CCE. Planeación). Adoptar el PAA y publicarlo en el Lugar de Archivo: Tiempo de Retención: Disposición Final: Verifique que ésta es la versión correcta antes de utilizar el documento Proceso: Mejoramiento Continuo; Subproceso: Gestión Calidad; Código: REG – MC– GC – 018; Versión: 1; Vigencia: 11/06/2019 Fecha de

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ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES

División Administrativa SECOP II. (funcionarios o contratistas de la División Administrativa). División Financiera (funcionarios o contratistas de la División Financiera). Secretaría General (Coordinador del Grupo de Contratación. Administrador del PAA de la PGN, Secretario General). 4.2 Planear la actividad contractual. La Procuraduría General de la Nación, por mandato legal, debe planear en debida forma los contratos que ella pretenda celebrar, de manera que ellos sean “debidamente diseñado(s) y pensado(s), conforme a las necesidades y prioridades que demanda el interés público”1, para que,

de esa manera, “la decisión de contratar responda a necesidades identificadas, estudiadas, evaluadas, planeadas y presupuestadas previamente por parte de la administración”2 , con el objetivo de que su ejecución sea de utilidad para cumplir los cometidos institucionales perseguidos por esta entidad, así como para la prestación de los servicios públicos que se encuentran a su cargo. El Decreto 1082 de 2015, en aras de materializar el principio de planeación contractual, concordante con el de economía, regula en su artículo 2.2.1.1.2.1.1. lo atinente a los documentos que sirvan de soporte para el proyecto de pliego, los pliegos definitivos, así como el contrato estatal. En ese contexto, en la tabla que sigue, se señalan los procedimientos, así como el área encargada y el cargo responsable de las actividades de la etapa de planeación del proceso de contratación de la PGN, definiéndose las funciones y responsabilidades de quien las realiza: ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Realizar el estudio Área solicitante y o área técnica Observar el PAA. de las necesidades (funcionarios o contratistas del área de la Entidad solicitante y o área técnica). Identificar las funciones y servicios a 1 J. O. SANTOFIMIO GAMBOA. Aspectos relevantes de la reciente reforma a la Ley 80 de 1993 y su impacto en los principios rectores de la contratación pública. En Contratación estatal. Estudios sobre la reforma contractual. Universidad Externado de Colombia, Bogotá 2009, p. 42. 2 Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Subsección C. Sentencia del treinta y uno (31) de enero de dos mil once (2011). Consejera Ponente: Dra. Olga Mélida Valle de la Hoz.

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ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES Estatal. satisfacer. Equipo de Estructuración3. (funcionarios o contratistas pertenecientes al Equipo de Identificar con claridad los bienes, obras estructuración). o servicios requeridos. Grupo de Contratación. El Grupo de Contratación recibe insumo (Grupo contratación). para ulterior incorporación en estudios previos. Efectuar los estudios de sector Área solicitante y o área técnica. Efectuar el “análisis del sector”4, en y estudios de (Funcionarios o contratistas del área donde la entidad estudia desde el punto mercado solicitante y o área técnica). de vista legal, comercial, financiero y relacionados con el técnico, el entorno en el que se Proceso de Equipo de Estructuración. (funcionarios o desenvuelve el objeto que desea Contratación. contratistas pertenecientes al Equipo de contratar. estructuración). Grupo de Contratación. (Grupo de contratación).

Estimación y Área solicitante y o área técnica Efectuar el análisis del riesgo de cobertura de los (funcionarios o contratistas del Área conformidad con lo señalado por CCE Riesgos solicitante y o área técnica). en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos Grupo de Contratación (funcionarios o de Contratación. contratistas del Grupo de Contratación). Prever el margen de cobertura de las garantías que van a solicitarse en el Secretaría General (Secretario General). proceso de contratación. Definición de los Área solicitante y o área técnica. Establecer los requisitos habilitantes requisitos (funcionarios o contratistas del área teniendo en cuenta las normas legales y habilitantes solicitante y área técnica). reglamentarias aplicables y según el Manual expedido por CCE. Grupo de Contratación. (funcionarios o Asegurarse que tales requisitos sean contratistas del Grupo de Contratación). “adecuados” y “proporcionales” al proceso de contratación para garantizar Secretaría General (Secretario General). la mayor concurrencia posible de oferentes. 3 El Equipo de Estructuración es un grupo de trabajo técnico, jurídico y financiero que se conformará para todos los procesos que requieran de invitación o de convocatoria pública y sean adelantados por la Procuraduría General de la Nación, con el fin de aportar al proceso de contratación los elementos técnicos, jurídicos y financieros necesarios para la construcción y justificación de la necesidad a contratar y que deberán plasmarse en los documentos previos a la publicación del proceso o contrato a llevar acabo. 4 Se puede ver lo que al respecto aparece indicado en la “Guía para la Elaboración de Estudios de

Sector” elaborada por Colombia Compra Eficiente.

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18 ACTIVIDAD ÁREA ENCARGADA Y RESPONSABLES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Definición de los Equipo de Estructuración (funcionarios o Fijar criterios de selección que permitan criterios de contratistas pertenecientes al Equipo de garantizar el principio de selección evaluación de estructuración). objetiva. propuestas Grupo de Contratación. (funcionarios o contratistas del Grupo de Contratación). Secretaría General. (Secretario General). Consolidación de Grupo de Contratación. Consolidar el estudio previo de estudios previos (funcionarios o contratistas del Grupo de conformidad con el estudio técnico, Contratación). financiero y jurídico realizado.

Nota: TIEMPOS DE RADICACION Las Áreas y dependencias de la Procuraduría General de la Nación interesadas en adelantar cualquier tipo de proceso contractual en sus diferentes modalidades (Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa, Mínima Cuantía, Cooperación Internacional,

los financiados por la Banca Multilateral y demás procesos contractuales), deben radicar la solicitud de inicio de gestión contractual en el Grupo de Contratación de la Procuraduría General de la Nación, con un plazo de mínimo un (1) mes de antelación a la publicación del aviso de convocatoria del Proceso Contractual por el Grupo de Contratación. En lo relativo a las modificaciones contractuales, adiciones, prórrogas, terminaciones anticipadas y de mutuo acuerdo, cesiones, suspensiones, otrosí y en general todas las modificaciones contractuales a que haya lugar, la radicación por parte de las áreas técnicas de la Procuraduría General de la Nación al Grupo de Contratación será de mínimo quince (15) días anteriores al vencimiento de las modificaciones contractuales. 4.3 Seleccionar a los contratistas El presente numeral ilustra las actividades generales propias de esta etapa de la gestión contractual de la PGN. De manera particular, el Documento INS-CN-PL-001” Inicio De La Gestión Contractual Por Modalidad De Contratación” que contiene cada una de las actividades para cada modalidad de selección de contratistas, especificando sus etapas y plazos legales, e identificando las áreas responsables de sustanciarlas al interior de la PGN.

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RESPONS