PGN - Resolución 447 de 2020

0447 RESOLUCIÓN No. ( 0 6 / 1 1/2 020 ) “Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos” EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las consagradas en los artículos 275 y 277 de la Constitución Política y los numerales 6, 7, 8 y 34 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, y CONSIDERANDO Que el artículo 15 de la Constitución Política señala que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. Que el artículo 20 de la Carta Política consagra el derecho de toda persona a recibir información veraz e imparcial, y en el artículo 74 ibídem se establece el derecho de toda persona a acceder a los documentos públicos. Que el artículo 275 de la Constitución Política establece que el Procurador General de la Nación es el supremo director del Ministerio Público. Que el literal f) del artículo 4 y los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012, establecen que los datos personales no podrán ser publicados en internet u otros medios de comunicación masiva, por tratarse de datos sensibles que afectan la intimidad del titular de la información cuyo uso indebido puede generar discriminación. Al igual que se proscribe el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes. Que la Ley 1712 de 2014 regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y la garantía del derecho, así como las excepciones

a la publicidad de información. El literal b) del artículo 5 de esta norma establece, entre otros, que los órganos de control son sujetos obligados para efectos del cumplimiento de dicha ley, razón que exige a la Procuraduría General de la Nación mantener actualizada su normativa interna sobre el Sistema de Relatoría. Que, para efectos de interpretación y aplicación de los principios y normas que regulan el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación, serán aplicables las definiciones establecidas en el artículo 6 de la Ley 1712 de 2014 y las del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012. Que mediante Resolución No. 380 del 27 de octubre de 2000, el Procurador General de la Nación, organizó la División de Documentación de la Procuraduría General de la Nación, luego a través de la Resolución No. 213 de 2002 creó la Relatoría como Grupo de Trabajo de esa División, y posteriormente, mediante la Resolución 239 de 2009 adoptó e implementó el Sistema de Relatoría de la entidad y determinó que el 1

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0447 RESOLUCIÓN No. ( 0 6 / 1 1/2 020 ) “Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos” Grupo Coordinador del Sistema de Relatoría, en adelante Grupo de Relatoría, depende administrativa y funcionalmente de la Viceprocuraduría.

Que a través de la Resolución 266 de 2015, se adicionó la Resolución No. 239 de 2009 a fin de proteger y garantizar los derechos a la intimidad personal y familiar, el buen nombre, los derechos de los niños, niñas y adolescentes, datos sensibles y la información exceptuada por daño a personas naturales, jurídicas o al interés público. Que la Resolución 648 de 2017, expedida por el señor Procurador General de la Nación, modificó la Resolución 239 de 2009 en lo que respecta a la integración del Comité Asesor del Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación, sus reuniones y quorum decisorio. Que la racionalización y simplificación de las disposiciones internas es una de las principales herramientas para asegurar la eficacia frente al cumplimiento de las obligaciones por parte de la Entidad. Que desde el año 2009 se han expedido, en relación con el Sistema de Relatoría además de los actos administrativos citados, los siguientes: Circulares 2 de 2011 y 1 de 2012, Oficios de noviembre 22 de 2010; 98 de 10 de mayo de 2013 y 127 de 24 de junio de 2013 expedidos por la Viceprocuraduría General de la Nación. Que, ante la existencia de varios actos administrativos y las normas precitadas, se hace necesario y oportuno organizar el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación para actualizar la normativa a las regulaciones vigentes. En mérito de lo expuesto;

RESUELVE

Capítulo I OBJETO ARTICULO 1. Unificar las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de

la Procuraduría General de la Nación adoptado e implementado mediante la Resolución 239 de 2009. Capítulo II PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE RELATORÍA ARTÍCULO 2. El sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación se desarrolla a través de los siguientes procedimientos: 2

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0447 RESOLUCIÓN No. ( 0 6 / 1 1/2 020 ) “Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos”

1. Recopilación y Remisión de Información. Consistente en el deber que tienen las dependencias de la Procuraduría General de la Nación, que ejercen las funciones misionales disciplinarias, preventivas y de intervención, de suministrar la información al Grupo de Relatoría.

La remisión de los documentos se hará a través del Sistema de Información Misional - SIM por el módulo del Sistema de Información de Relatoría - SIREL,,-(Subsistema de Información Legal y de Relatoría), siendo una labor que debe realizarse de manera periódica dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, teniendo en cuenta que estos constituyen las fuentes doctrinales de la Entidad. Las dependencias donde se origina la información, son las encargadas de indicar al Grupo de Relatoría cuáles documentos ameritan ser publicados; para lo cual utilizarán, entre otros, criterios de selección documental tales como la importancia

jurídica, económica, política, social del pronunciamiento institucional o la calificación de este como “paradigmático”. Posteriormente, el Grupo Coordinador del Sistema de Relatoría analizará y decidirá cuáles documentos deberán ser Relatados y Publicados. En todo caso, los documentos que deben remitirse son: a) En la función disciplinaria: deberán remitirse las decisiones de segunda o única instancia que pongan fin a la actuación disciplinaria, producidas a nivel central o territorial inmediatamente queden en firme, y será la dependencia que remite, la responsable de garantizar que se surtió el respectivo trámite de notificación y ejecutoria. b) En la función de intervención: los conceptos o alegatos de intervención proferidos por los Agentes del Ministerio Público ante los despachos judiciales o tribunales de arbitramento. c) En la función preventiva: los informes finales e instructivos con los que culmina una determinada acción preventiva, producidas tanto en el nivel central como en el territorial. d) Los documentos resultantes de las consultas realizadas a la Entidad. e) Los actos administrativos de carácter general, tales como resoluciones, directivas, circulares, entre otros. 1.1 Requisitos de envío de la información: Las dependencias deberán verificar que los documentos sean definitivos, y contengan los requisitos de forma, tales como: la fecha completa, número de radicación o número de concepto y la fuente establecida 3

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( ) “Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos” en el manual de identidad visual (Resolución 323 de 2001, modificada por la Resolución 254 de 2003). Igualmente, las dependencias a fin de dar cumplimiento a las leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, y garantizar los derechos de la ciudadanía en general, en la versión que remiten al Grupo de Relatoría para ser publicada; deberán omitir el registro del domicilio personal o profesional, teléfonos, celulares o correos electrónicos, así como los datos sensibles que afecten el buen nombre o la intimidad de las partes; los datos personales o de testimonios que se refieran a niños, niñas, adolescentes, menores o incapaces; así como, otros datos sensibles que afecten la intimidad personal o familiar, o que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos y los relativos a sexualidad, salud o víctimas de violencia sexual o doméstica. En tal situación, previo al envío del documento, los datos sensibles los deben reemplazar con letras que permitan anonimizar el contenido, tales como “xxx” o “yy”, o sucesivas; y de ninguna manera las iniciales de los nombres y apellidos. El Grupo de Relatoría revisará y decidirá si los documentos remitidos cumplen con los parámetros y requisitos exigidos para su publicación, en caso contrario, procederá a devolverlos a la dependencia de origen para su corrección y posterior reenvío. Cada dependencia deberá designar un funcionario, quien será el encargado de remitir

la información, previa aprobación del jefe inmediato, y ser el enlace con el Grupo de Relatoría. El Grupo de Relatoría incorporará la información a la base de datos en el aplicativo SIREL, o en el que se establezca por parte de la Entidad. En el ejercicio de incorporación se estudiará y analizará cuáles documentos deberán ser publicados definitivamente en la página web bajo los criterios ya mencionados. La publicación y divulgación de la información de las decisiones de la PGN se hará a través de los diferentes canales (personal, telefónica, virtual, electrónica, etc). En todo caso, los documentos originales de los fallos disciplinarios, los conceptos y los informes, deberán reposar en su integridad conforme fueron proferidos, en el archivo de las dependencias de origen y según los lineamientos de manejo documental de la Entidad.

2. Desarrollo y operación del Mecanismo de Administración de Documentos

(MAD). El Sistema de Relatoría de la PGN incluye, como uno de sus procedimientos, desarrollar el mecanismo de administración de los documentos que se producen en la Entidad, el cual contará con dos componentes estrechamente relacionados. El primero, un método para analizar, clasificar, titular y sistematizar dichos documentos. En esta actividad se harán las validaciones a las condiciones 4

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06/11/2020 ( ) “Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros

lineamientos” establecidas para el envío en el punto 1 Recopilación y Remisión de Información. A cada documento se le realizará una titulación en la que se incluyen descriptor, restrictor y tesis, elementos estos debidamente desarrollados a través del instructivo correspondiente. La sistematización se realizará a través de la incorporación de la información bajo los parámetros del SIREL. El segundo, una forma de búsqueda y ubicación automática de los documentos a través de diferentes motores de búsqueda de la información tales como: tema, partes, tipo de documento, entre otros.

3. Administración de la Información Jurídica. Se entiende por esta función las actividades que realiza el Grupo de Relatoría, para determinar el tipo de información que se presenta y las condiciones en que se realiza. Para garantizar el cumplimiento de esta función se deben realizar las siguientes actividades: a) Verificar que la información recibida cumpla con los criterios de selección documental antes referidos. b) Revisar todas las fuentes de información, tanto internas como externas, en temas disciplinarios, con el fin de socializarlas y concordarlas (legislación, jurisprudencia y doctrina). c) Especificar los mecanismos o canales de comunicación que permitan establecer contacto con los administradores de la información, para determinar los documentos requeridos, la forma y periodicidad de obtenerlos, la manera de incorporarlos al Sistema de Relatoría y de suministrarlos a los usuarios del mismo. d) Especificar la interfaz de cada una de estas fuentes de información con el Sistema de Información de Relatoría –SIREL-, para establecer la forma de acceso a la información. e) Divulgar y proveer esta información a quien la requiera mediante consulta a través de los diferentes canales de información institucionales.

4. Construcción de Líneas Doctrinales. Para efectos de establecer un criterio uniforme acerca de los pronunciamientos que constituyan el precedente institucional, la Procuraduría General de la Nación podrá, con apoyo del Grupo de Relatoría, hacer explícitas sus líneas doctrinales en los temas que considere relevantes. Las mencionadas líneas se construirán a solicitud del Procurador General de la Nación, del Viceprocurador o del Comité Coordinador del Sistema de Relatoría, a partir de la identificación y análisis de aquellas decisiones, conceptos, respuestas a consultas,

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0447 RESOLUCIÓN No. ( 0 6 / 1 1/2 020 ) “Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos” entre otros, que el Grupo de Relatoría, previa socialización con el Comité de Relatoría, consideren “paradigmáticos”. Una vez determinadas se sistematizarán y se divulgarán, para su posterior consulta por parte de los usuarios del sistema. El Grupo de Relatoría podrá establecer mecanismos para identificar, analizar y socializar casos de estudio en el tema disciplinario.

5. Publicación de documentos. Mediante este proceso, el Grupo de Relatoría tendrá a su cargo la actualización, análisis de concordancias y vigencias y la publicación de diferentes textos jurídicos e informativos de carácter institucional, que apoyen la labor

de la Procuraduría General de la Nación, entre los cuales se encuentran los siguientes: a) Código Único Disciplinario comentado y actualizado. b) La Gaceta Disciplinaria. c) El Decreto 262 de 2000 comentado y actualizado. d) Documentos de carácter informativo con actualización legislativa y jurisprudencial. Para la realización de tal proceso, el Grupo de Relatoría efectuará las siguientes actividades: a) Recopilar la información a incorporar, esto es, las decisiones de las Altas Cortes, de los organismos internacionales, Decretos, Leyes, conceptos de diferentes entidades, fallos, informes y fuentes normativas de la PGN, y en general, todos aquellos que se consideren sean importantes para la consulta de los usuarios. b) Análisis de pertinencia. c) Análisis de vigencia expresa o tácita: determinando si hay documentos que han perdido su vigencia caso en el cual deberán ser retirados. d) Realización de concordancias. e) Determinación de la ubicación del documento. f) Incorporación del documento. g) Elaboración de piezas gráficas de apoyo a los procedimientos. 6

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06/11/2020 ( ) “Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos” Parágrafo: El Grupo de Relatoría para el proceso de publicaciones, contará con el

apoyo de las dependencias que se requieran. La decisión sobre los textos a publicar y el formato en que se realizará será tomada por la Coordinación del Grupo de Relatoría, quien podrá someterla a consulta de las instancias que considere pertinentes.

6. Administración de la herramienta virtual de la Guía del Proceso Disciplinario.

Teniendo en cuenta que mediante la Resolución 802 de 2019, la Procuraduría General de la Nación adoptó la actualización a la Guía del Proceso Disciplinario, cuyos procedimientos deberán ser aplicados por todos los servidores y las dependencias de la Procuraduría General de la Nación que ejerzan funciones disciplinarias, incluso por quienes tienen asignación especial de manera temporal, y dado que esta herramienta requiere de una permanente y adecuada actualización, el Grupo de Relatoría realizará las siguientes actividades: a) Revisión de las diferentes fuentes jurídicas, tanto las internas como las externas, siendo entre otras: decisiones de la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia; el Consejo de Estado; la Corte Interamericana de Derechos Humanos; Leyes y Decretos, así como también las decisiones de la entidad, sus actos administrativos, y en general cualquier fuente que se considere importante para la actualización de la herramienta. b) Realización de análisis de contenidos y selección por pertinencia. c) Estructuración y aplicación de concordancias. d) Revisión de vigencias. e) Incorporación a la herramienta virtual. f) Desarrollo de contenidos complementarios. g) Implementación de mecanismos de control a los contenidos.

7. Asesoramiento. El Grupo de Relatoría tendrá a su cargo brindar apoyo y

asesoramiento en las actividades y productos propios del Sistema que incluye, entre otras, las siguientes temáticas: a) Procedimientos y actividades sobre la competencia del Grupo de Relatoría, canales de atención y manejo del Subsistema de Relatoría – SIREL. b) Explicación de las formas de titulación de los documentos. c) Análisis de casos de estudio como mecanismo pedagógico para realizar la consulta. 7

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0447 RESOLUCIÓN No. ( 0 6 / 1 1/2 020 ) “Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos” d) Manejo y consulta de la herramienta de la Guía del Proceso Disciplinario.

Parágrafo: El asesoramiento estará dirigido de manera principal a los servidores de la Entidad; personeros, funcionarios de las Oficinas de Control Interno Disciplinario de las entidades públicas, entre otros.

Capitulo III ESTRUCTURA ARTÍCULO 3. ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL GRUPO DE RELATORÍA DE LA PGN. El Grupo de Relatoría de la PGN es la dependencia encargada de ejecutar y de articular las actividades del Sistema de Relatoría y dependerá funcional y administrativamente de la Viceprocuraduría General de la Nación. El Grupo de Relatoría estará integrado por un Coordinador de Grupo, quien será designado por el Procurador General de la Nación y ejercerá las funciones con

sujeción a las directrices del Procurador General, del Viceprocurador General y del Comité Asesor del Sistema de Relatoría. También por servidores del nivel asesor, profesional, técnico o de apoyo administrativo de diversas profesiones y perfiles.

Parágrafo Primero: Se expedirán los actos administrativos que correspondan para la permanencia y el desempeño de este grupo de trabajo. La cantidad de funcionarios que lo integren se determinará conforme a las necesidades del servicio.

Parágrafo Segundo: Teniendo en cuenta que el Grupo de Relatoría tiene dentro de sus funciones la de atención al público, los integrantes del mismo deberán cumplir de manera especial con el Manual y el Protocolo de Atención al Público de la Entidad, así como las normas que lo modifiquen o lo complementen.

ARTÍCULO 4. FUNCIONES GENERALES DEL GRUPO DE RELATORÍA. Son funciones generales del Grupo de Relatoría las siguientes: a) Cumplir los procesos del Sistema de Relatoría, señalados en el artículo 2 de la presente Resolución. b) Definir los criterios para el manejo y administración de la información que se presenta al público, así como las formas de presentarla. c) Hacer seguimiento permanente y actualizar el catálogo de titulaciones del Sistema. d) Garantizar que la información que se divulga por parte de la dependencia respeta los derechos fundamentales de los ciudadanos, en especial en lo 8

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“Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos” relacionado con las Leyes 1712 de 2014, - Transparencia y Derecho al Acceso a la Información Pública Nacional y 1581 de 2012 - Protección de datos personales/ habeas data; y todas aquellas que sobre el tema de manejo de información se expidan. e) Prestar servicios de atención al público, a través de la entrega de información y divulgación de documentos jurídicos para facilitar el ejercicio de sus derechos, en aras de atender sus necesidades de consulta e investigación. f) Obtener documentos actualizados en materia de jurisprudencia, normas y conceptos de autoridades judiciales y administrativas que atañen a la Procuraduría General de la Nación. g) Organizar y administrar los recursos documentales mediante la aplicación de normas técnicas para el tratamiento de la información jurídica, métodos, procedimientos y tecnología que faciliten su almacenamiento y recuperación. h) Mantener vínculos de cooperación con las relatorías de las Altas Cortes y tribunales, y demás unidades especializadas, con el propósito de adquirir y actualizar la información normativa y jurisprudencial. i) Estimular a los servidores de la Entidad en la consulta de los recursos de informática jurídica, mediante la orientación y el apoyo a las actividades de capacitación e inducción institucionales. j) Presentar la información de especial interés, para ser consultada a través de la red informática de la Entidad, Internet, redes sociales y pantallas de la Entidad, en coordinación con la Oficina de Sistemas y la Oficina de Prensa.

k) Emitir los conceptos técnicos que le sean solicitados para la adquisición de bases de datos y obras jurídicas en medio magnético o electrónicos. l) Proponer la adopción de políticas, planes y procedimientos que contribuyan a la localización, adquisición y suministro de información normativa y jurisprudencial. m) Velar por el buen funcionamiento del Sistema de Relatoría, garantizando que se permita a los usuarios el acceso a la información que administra el Grupo de Relatoría. n) Diseñar e implementar tesauros jurídicos u otros mecanismos de organización de la información que faciliten la consulta y localización documental. 9

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06/11/2020 ( ) “Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos” ñ) Implementar herramientas de búsqueda de información, así como su sistematización para el fácil acceso a la misma. o) Proponer estrategias para la actualización del software que facilite la búsqueda y acceso a la información en el caso que se requiera. p) Garantizar que la información que maneja el Sistema de Relatoría, esté articulada con el Sistema de Gestión de calidad de la Entidad. q) Presentar propuestas de mejoramiento para la divulgación y difusión de la documentación, evidenciando la importancia de las decisiones y actos proferidos por la Procuraduría General de la Nación y otras entidades judiciales.

s) Coordinar con la Oficina de Sistemas de la PGN, el desarrollo de mecanismos de seguridad que garanticen la preservación de la información almacenada en SIREL. t) Revisar todas las fuentes de información institucional relevantes sobre legislación, jurisprudencia y doctrina. u) Coordinar con otros sistemas de información entre relatorías de otras entidades, el manejo y flujo de información relevante para la PGN. v) Definir los criterios con los que se debe administrar la información jurídica. w) Elaborar piezas comunicacionales que complementen la labor de información del Grupo de Relatoría. x) Elaborar oficios, instructivos, manuales o cualquier documento que se requiera para el cabal cumplimiento de las funciones del Grupo de Relatoría. y) Dar cumplimiento a los lineamientos institucionales que le correspondan, y de manera especial, los relacionados con el tema de la atención a usuarios, sus manuales y protocolos, en pro de garantizar la calidad del servicio. z) Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación, y el Comité Asesor del Sistema de Relatoría. Parágrafo. Servicio de atención al público: Cualquiera de los profesionales de la dependencia deberá estar en capacidad de atender a los usuarios por cualquiera de los diferentes canales (personal, telefónico, virtual etc.). En manera alguna los servidores atenderán consultas de tipo jurídico. 10

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“Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos” Para el manejo de las consultas los funcionarios del Grupo de Relatoría deberán apoyarse de manera permanente y continúa en la información del Sistema, las publicaciones que realiza la dependencia y en la Guía del Proceso Disciplinario. El Coordinador de Grupo podrá establecer entre los funcionarios de la dependencia, turnos de atención al público. En ejercicio del Servicio de Atención al Usuario se deberán cumplir con las siguientes funciones

1. Prestar un servicio de información especializado de manera personal, telefónica, electrónica, o la que se defina por la Coordinación del Grupo a los usuarios internos y externos del Sistema de Relatoría, dando soluciones satisfactorias e integrales a los requerimientos por ellos solicitados.

2. Llevar el registro de las solicitudes tramitadas según el tipo de consulta y el tema, de modo tal que se cuente con estadísticas mensuales que puedan ser analizadas periódicamente.

Artículo 5. FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL GRUPO DE RELATORIA. El Coordinador del Grupo de Relatoría ejercerá las siguientes funciones con sujeción a las directrices del Procurador General, del Viceprocurador General y del Comité Asesor del Sistema de Relatoría: a) Velar por el cabal cumplimiento de las funciones asignadas al Grupo de Relatoría, e implementar acciones de mejoramiento continuo. b) Distribuir y organizar las tareas y cargas laborales entre los integrantes de la dependencia, y realizarles seguimiento. c) Elaborar los informes y estadísticas propios de las funciones y la gestión del Grupo, que le sean solicitados.

d) Mantener vínculos de cooperación con las relatorías de las Altas Cortes y tribunales, y demás unidades especializadas, con el propósito de adquirir y actualizar la información normativa y jurisprudencial. e) Organizar y administrar los recursos documentales mediante la aplicación de normas técnicas para el tratamiento de la información jurídica, métodos, procedimientos y tecnología que faciliten su almacenamiento y recuperación. f) Definir los criterios con los que se debe administrar la información jurídica. g) Dirigir el diseño e implementación de tesauros jurídicos que faciliten la organización y localización documental. 11

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0447 RESOLUCIÓN No. ( 0 6 / 1 1/2 020 ) “Por medio de la cual se unifican y modifican las disposiciones relacionadas con el Sistema de Relatoría de la Procuraduría General de la Nación y se dictan otros lineamientos” h) Coordinar la implementación de herramientas de descripción de información, así como su sistematización para el fácil acceso a la misma. i) Coordinar con la Oficina de Sistemas de la PGN, el desarrollo de mecanismos de seguridad que garanticen la preservación de la información almacenada en SIREL. j) Proponer estrategias para la actualización del software que facilite la búsqueda y acceso a la información en el caso que se requiera. k) Coordinar con otros sistemas de información entre relatorías de otras entidades, el manejo y flujo de información relevante para la PGN. l) Elaborar oficios, instructivos, manuales o cualquier documento que se requiera

para el cabal cumplimiento de las funciones de la dependencia. m) Suscribir los documentos que sean necesarios y que se relacionen directamente con las funciones asignadas al Sistema y al Grupo de Relatoría. n) Emitir los conceptos técnicos que le sean solicitados para la adquisición de bases de datos y obras jurídicas en medio magnético o electrónicos. o) Impartir las instrucciones y orientaciones necesarias a los integrantes del Grupo, para el buen funcionamiento de la dependencia. p) Evaluar el desempeño de los funcionarios inscritos en carrera administrativa y realizar con ellos el Plan de Acuerdos. Así mismo, plantear compromisos y acuerdos con los funcionarios que están en provisionalidad, de conformidad con las normas aplicables. q) Conceder permisos a los funcionarios del Grupo, siempre que sean justificadas, de acuerdo a las normas aplicables en la materia. r) Las demás que le asigne el Procurador y el Comité Asesor del Sistema de Relatoría. ARTÍCULO 6. COMITÉ ASESOR DEL SISTEMA DE RELATORÍA DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. El Comité Asesor del Sistema de Relatoría de la PGN estará integrado por lo