PGN - Resolución 451 de 2023

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RESOLUCIÓN No. ( O l DIC 20'23 ) "Por medio de la cual se establece el procedimiento de elección de los representantes de los servidores de la Procuraduría General de la Nación ante el Comité de Convivencia Laboral" LA PROCURADORA GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de las facultades que le confieren la Constitución y la Ley, en especial, las previstas en el numeral 7 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000, modificado por el artículo 2 del Decreto Ley 1851 del 2021, y CONSIDERANDO: Que el numeral 7 del artículo 7 del Decreto Ley 262 de 2000 establece que la señora Procuradora General de la Nación tiene la facultad de "[e]xpedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley". Que la Ley 101 O del 23 de 2006 adoptó "medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos, en el marco de las relaciones de trabajo". Que el numeral 1.7 del artículo 14 de la Resolución No. 2646 del 17 de julio de 2008 del Ministerio de la Protección Social (hoy Ministerio del Trabajo), contempla como medida preventiva y correctiva del "acoso laboral", la conformación del Comité de Convivencia Laboral y el establecimiento de un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir esta clase de conductas. Que el Ministerio del Trabajo mediante Resolución No. 652 del 30 de abril de 2012,

modificada parcialmente por la Resolución No. 1356 del 18 de julio de 2012, reglamentó la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas, señaló que estas deben conformar un comité por empresa y voluntariamente integrar comités adicionales, conforme a su organización interna. Que la Procuraduría General de la Nación mediante la Resolución No. 435 del 22 de diciembre de 2022, estableció la política de prevención del acoso laboral y definió la conformación y funcionamiento de los Comités de Convivencia Laboral en la Entidad, siguiendo los preceptos definidos por el Ministerio de Trabajo en Resoluciones 652 y 1356 de 2012. Que de acuerdo con los artículos 7, 13 y 14 de la Resolución No. 435 del 22 de diciembre de 2022, el Comité de Convivencia Laboral estará integrado por (2) representantes de los servidores y dos (2) representantes de la Procuraduría General de la Nación, con sus respectivos suplentes. Los primeros, serán elegidos por votación . 4 5 1 RESOLUCION No. ( O 1 DI C ) 2 023 "Por medio de la cual se establece el procedimiento de elección de los representantes de los servidores de la Procuraduría General de la Nación ante el Comité de Convivencia Laboral" secreta de los servidores, mientras que los segundos, son designados por la Procuradora General mediante acto administrativo. Que el artículo 15 de la citada Resolución establece que "Los integrantes de los Comités de Convivencia Laboral serán elegidos para un periodo de dos (2) años,

contados a partir de la fecha de expedición de los actos administrativos mediante los cuales se reconozcan los resultados de las votaciones de los servidores y se designen a los representantes de la entidad". Que, es necesario convocar a los servidores de la Procuraduría General de la Nación cada dos (2) años para que participen en la elección de sus representantes principales y suplentes ante el o los Comité(s) de Convivencia Laboral de la entidad. Que, en mérito de lo expuesto, la Procuradora General de la Nación, RESUELVE: ARTÍCULO 1. ESTABLECER el procedimiento de elección de los representantes de los servidores de la Procuraduría General de la Nación ante el Comité de Convivencia Laboral. ARTÍCULO 2. CONVOCATORIA. La Secretaría General de la Entidad convocará a todos los servidores de la Procuraduría General de la Nación para participar en la elección de los representantes de los servidores ante el o los Comité(s) de Convivencia Laboral, y a sus respectivos suplentes. PARÁGRAFO 1. Los servidores serán elegidos para cumplir por un periodo de dos (2) años, sin perjuicio de mantener el cumplimiento de sus obligaciones, hasta tanto se realice la proclamación de los representantes que resulten electos para el periodo subsiguiente. PARÁGRAFO 2. Los lineamientos necesarios para la convocatoria y la conformación de los Comités de Convivencia Laboral a nivel nacional para cada periodo se darán a conocer mediante acto administrativo expedido por la Secretaría General, previo al vencimiento de cada periodo respectivamente. ARTÍCULO 3. CONFORMACIÓN DE LOS COMITÉS. Los Comités de Convivencia

Laboral de la Procuraduría General de la Nación estarán conformados en las seccionales del esquema de gestión, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6º de la Resolución 435 de 2022. 2

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RESOLUCIÓN No. ( O 1 DI C 2 023 ) • "Por medio de la cual se establece el procedimiento de elección de los representantes de los servidores de la Procuraduría General de la Nación ante el Comité de Convivencia Laboral" PARÁGRAFO. La conformación de los Comités de Convivencia Laboral en la Entidad puede variar en cada período. Las seccionales del esquema de gestión vigentes podrán agruparse o establecer un único Comité a nivel nacional para el respectivo periodo. ARTÍCULO 4. CALIDADES DE LOS ASPIRANTES. Los representantes de los servidores de la Procuraduría General de la Nación ante el Comité de Convivencia Laboral deberán cumplir con las calidades establecidas en el parágrafo segundo del artículo 7° de la Resolución No. 435 de 2022. ARTÍCULO 5. INSCRIPCIÓN DE LOS CANDIDATOS. Los candidatos para conformar el(los) comité(s) de Convivencia Laboral en representación de los servidores, deberán realizar la respectiva inscripción en fórmula (principal y suplente) y presentar la plancha ante la División de Gestión Humana, a través del correo electrónico dispuesto para este fin, durante los diez (1O ) días hábiles siguientes a la expedición del acto administrativo que convoque el inicio del proceso electoral. En la inscripción se deberá especificar quien actuará como principal y suplente,

respectivamente, así como indicar y adjuntar lo siguiente:

1. Nombres y apellidos completos del candidato principal y suplente.

2. Números de cédulas de ciudadanía de los integrantes de la fórmula.

3. Cargos y dependencias en las que los postulados ejercen funciones.

4. Fotografía reciente, fondo blanco (dos archivos de imagen en formato .jpg en tamaño de 140 pixeles x 160 pixel es, de máximo 100 kb) de cada uno de los integrantes de la fórmula.

5. Manifestación expresa que no se hallan incursos en ninguna inhabilidad para postularse como candidatos.

6. Manifestación por medio de la cual certifican que conocen las normas, funciones y responsabilidades de los miembros del Comité de Convivencia

Laboral.

7. Manifestación expresa en la cual se indique que no han integrado otro comité o comisión en calidad de representante (principal o suplente) de los servidores en el periodo inmediatamente anterior.

PARÁGRAFO 1. Solamente tendrán validez las candidaturas que se presenten con un (1) candidato principal y uno (1) suplente. PARÁGRAFO 2. El periodo de inscripción se podrá prorrogar por cinco (5) días hábiles, más un (1) día de evaluación, en cualquiera de los siguientes casos:

1. Cuando no se reciban inscripciones dentro del término previsto en este artículo.

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2. Cuando ninguno de los inscritos acredite los requisitos exigidos en el artículo 5 y

de esta resolución.

3. Cuando no se hayan inscrito al menos dos (2) planchas completas.

En caso de que la situación persista, se prorrogarán las inscripciones por el mismo término. PARÁGRAFO 3. En el evento en que se estén conformando varios Comités de Convivencia Laboral, y finalizado este lapso la situación persista, la secciona! o seccionales que se encuentren en tales circunstancias se adherirán a la(s) candidatura(s) de aquella secciona! cuya sede sea más próxima entre sí. ARTÍCULO 6. EVALUACIÓN DE CANDIDATOS. Durante los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del periodo de inscripción, el jefe de la División de Gestión Humana certificará que los aspirantes inscritos cumplan las calidades y condiciones previstas en los artículos 4 y 5 de la presente resolución. ARTÍCULO 7. FECHA DE LA ELECCIÓN. La elección de los representantes principales y suplentes de los servidores públicos de la Procuraduría General de la Nación ante el(los) Comité(s) de Convivencia Laboral, tendrá lugar dentro de los diez (1 O) días hábiles siguientes al vencimiento del proceso de evaluación de los candidatos y se llevará a cabo en jornada continua de 8:00 am a 4:00 pm., a nivel nacional. ARTÍCULO 8. VOTACIÓN. Las elecciones se desarrollarán por los medios electrónicos que disponga la entidad. La División de Gestión Humana comunicará oportunamente la fecha de elección a los servidores de la entidad. PARÁGRAFO 1. Están habilitados para votar en este proceso los servidores que se

encuentren activos en el Sistema de Recursos Humanos (Hominis) el día de la votación. PARÁGRAFO 2. La División de Gestión Humana con apoyo de la Oficina de Prensa, pondrán a disposición de los servidores habilitados el enlace para votar electrónicamente en la página de intranet de la entidad. El mecanismo de voto electrónico ofrecerá a los votantes garantía de transparencia durante todo el proceso, por ende, su diseño deberá incluir, principalmente, los siguientes aspectos: a. Disponibilidad de la infraestructura. La Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital prestará apoyo continuo en la disponibilidad de la 4

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4 RESOLUCIÓN No. · _J ore 1 2023 ) ( o "Por medio de la cual se establece el procedimiento de elección de los representantes de los servidores de la Procuraduría General de la Nación ante el Comité de Convivencia Laboral" infraestructura tecnológica (sistema de información y conectividad), con el objetivo de garantizar el proceso de elecciones. b. Integridad de los datos. El sistema validará que un usuario solo pueda votar una vez y que el voto quede registrado. c. Confidencialidad de la información. El mecanismo de votación debe contemplar el acceso y autenticación por medio del usuario del directorio activo y el número del documento de identidad de cada servidor habilitado para votar. d. Trazabilidad al proceso. El sistema registrará el mecanismo de voto electrónico con los siguientes datos: IP del equipo del votante, plancha seleccionada y fecha y hora de votación. PARÁGRAFO 3. En caso de que no se pueda votar mediante el mecanismo de voto

electrónico dispuesto en la intranet, la entidad informará el mecanismo y el horario que se utilizará para cumplir con las elecciones. ARTÍCULO 9. RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO. Se definen los siguientes roles en el proceso de votación electrónica para la elección de los representantes de los servidores ante el o los Comité(s) de Convivencia Laboral: a. Administración funcional. La División de Gestión Humana estará a cargo de la administración funcional del proceso electoral siendo la dependencia responsable de: • Velar por la oportunidad, consistencia y confiabilidad de los datos suministrados sobre los participantes y/o planchas. • Hacer el seguimiento al funcionamiento y operación del sistema habilitado y escalar a Soporte Técnico aquellas solicitudes técnicas que no pueda resolver. • Elaborar y dar a conocer un instructivo de utilización del enlace para las votaciones. • Responder durante el proceso electoral las inquietudes telefónicas y/o por correo electrónico de los votantes. b. Administración técnica: La Oficina Tecnología, Innovación y Transformación Digital será responsable de: • Garantizar la disponibilidad del sistema de información del proceso de votaciones. 5

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4 5 _} RESOLUCIÓN No. 1 DIC 2023 ( O ) "Por medio de la cual se establece el procedimiento de elección de los representantes de los servidores de la Procuraduría General de la Nación ante el Comité de Convivencia Laboral" • Brindar soporte, asistencia y capacitación sobre las funcionalidades de la aplicación de votaciones al administrador funcional. • Apoyar el desarrollo de las pruebas de funcionalidad de la aplicación de

votaciones. c. Testigos: En calidad de testigos del proceso electoral, podrá participar un servidor por cada una de las siguientes dependencias: Secretaría General, Oficina de Control Interno y Veeduría, quienes serán designados por su superior inmediato, y serán responsables de: • Vigilar el proceso de las votaciones y de los escrutinios. • Formular reclamaciones en aquellos casos que consideren se ha violado algunos de los parámetros establecidos en la presente resolución. • Realizar el sorteo en caso de empate. • Dar fe de la transparencia del proceso electoral. ARTÍCULO 10. OPERATIVIDAD Y CONFIABILIDAD DEL APLICATIVO. Para validar la operatividad y confiabilidad del aplicativo, antes, durante y en el cierre de las votaciones, una semana antes de la jornada electoral, se realizará una prueba piloto a la que asistirán un representante de los candidatos inscritos y un delegado por cada una de las siguientes dependencias: Secretaría General, Veeduría y Oficina de Control Interno y Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital. ARTÍCULO 11. ACTA DE ESCRUTINIO. Finalizado el proceso electoral, la División de Gestión Humana levantará un acta de cierre, con base en la información contenida en el reporte total de las votaciones que arroje el módulo virtual en el Boletín. El acta será suscrita por el jefe de la División de Gestión Humana y por lo menos un testigo del proceso, designado al azar. En el acta constará el total de votantes y el número total de votos obtenidos por cada plancha o candidato. PARÁGRAFO. En caso de empate de votos entre dos (2) o más planchas, la elección

se decidirá mediante un sorteo que estará a cargo de los servidores que actúen como testigos durante los escrutinios. ARTÍCULO 12. PUBLICACIÓN DE LA ELECCIÓN. La División de Gestión Humana publicará los resultados de las votaciones. ARTÍCULO 13. RECLAMACIONES. Los candidatos podrán presentar reclamaciones por escrito dentro de los dos (2) días siguientes a la proclamación de la elección. El jefe de la División de Gestión Humana deberá resolverlas en un término máximo de tres (3) días. 6

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4 S J RESOLUCIÓN No. ( O 1 DIC 2023 ) "Por medio de la cual se establece el procedimiento de elección de los representantes de los servidores de la Procuraduría General de la Nación ante el Comité de Convivencia Laboral" ARTÍCULO 14. PROCLAMACIÓN DE LOS RESULTADOS. Se proclamarán representantes de los servidores de la Procuraduría General de la Nación ante el(los) Comité(s) de Convivencia Laboral, a los candidatos que obtengan la mayoría de los votos, y como suplentes los servidores inscritos como fórmula del ganador. ARTÍCULO 15. PUBLICACIÓN DE RESULTADOS. La Procuradora General de la Nación promulgará mediante acto administrativo los representantes electos de los servidores ante el(los) Comité(s) de Convivencia Laboral y sus respectivos suplentes. ARTÍCULO 16. PERÍODO DE TRANSICIÓN. El(Los) Comité(s) de Convivencia Laboral instalados para cada vigencia, funcionarán hasta la integración del o de los

nuevo(s) Comité(s). ARTÍCULO 17. INFORMES DE CIERRE. Los secretarios técnicos del o de los Comité(s) de Convivencia Laboral vigente(s) cumplirán con la entrega del informe de cierre de gestión en los términos establecidos en el artículo 27 de la Resolución Nº 435 de 2022. Adicionalmente, entregarán al secretario técnico que los reemplace un acta en la que se registre los archivos físicos y magnéticos resultado de la gestión del Comité de acuerdo con las tablas de retención documental vigentes. ARTÍCULO 18. PUBLICACIÓN. La presente resolución se publicará por medio de la Oficina de Prensa. ARTÍCULO 19. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Proyectó: Astrid Maried Orne -Asesor -División de Gestión Humana fi .

Revisó: Tania Marcela Cuervo Pamplona-Asesor División de Gestión Humana'#.f

Jaime Andrés Becerra Maya -Asesor Secretaria General fi Andrés Higuera Africano -Asesor -Despacho Procuradora Gfiral de la Nacifi Maria Victoria Fernández -Asesor -Despacho Procuradora General de la Nación Silvio Luis Rivadeneira Stand-PJ 11 Despacho Procuradora Ge al de la Nación él-, Sandra Patricia Castaño Gira Ido -Asesor Oficina Jurídica fi Sandra Murgas Guerrero -Oficina de Tecnología, Innovación y ansformación Digital 5.....,."D Juan Carlos Sánchez Mera -Coordinador grupo GASI -Oficina de Tecnolog[a, Innovación y Transformación Digital ,_, ___ , cy Aprobó: Carlos Willíam Rodríguez Millán -Jefe de División Gestión Humana (,!1¿

T Reymundo Sojo Ortiz -Jefe de la Oficina de Tecnología, Innovación y Transformación Digital Carlos Alberto Castellanos Araújo -Secretario G ner. l _..fj_,, Jorge Humberto Serna -Jefe de Oficina Jurídfica fi Vanessa Varón Garrido -Secretaria Privada " 7