PGN - Resolución 979 de 2019

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RESOLUCIÓN No. ) 01(cid:9) 2019 "Por medio de la cual se Deroga la Resolución No. 459 de octubre 7 de 2016." EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas en los numerales 7 y 38 del Decreto 262 de 2000, y CONSIDERANDO Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 7° del artículo 7° Decreto 262 de 2000, corresponde al Procurador General de la Nación, "Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley." Que el numeral 8° del artículo 7° ibídem, otorga la potestad al Procurador General de la Nación para distribuir entre las dependencias y servidores de la entidad las funciones atribuidas en la Constitución y la ley a la Procuraduría General de la Nación. Que el numeral 38 del pluricitado artículo dispone que corresponde al Jefe del Ministerio Público "Organizar las dependencias de la Procuraduría General de la Nación para su adecuado funcionamiento conforme a las reglas y principios establecidos en este decreto y denominarlas, de acuerdo con las necesidades del servicio, sin establecer a cargo del Tesoro Público obligaciones que excedan el monto global fijado para el respectivo servicio en la Ley de Apropiaciones.". Que el artículo 209 de la Constitución establece los principios que rigen y fomentan la función administrativa, estableciendo que se encuentra al servicio de los intereses generales y se

desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones; indicando igualmente que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. Que el artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo desarrolla el articulo 209 superior, imponiendo a todas las autoridades el deber de interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos a la luz de los principios consagrados en la carta política. Que el artículo 18° del Decreto 262 de 2000 establece las funciones que deben ser desarrolladas por la División de Registro y Control y Correspondencia. Que mediante Resolución No. 459 de octubre 7 de 2016, se crearon dos (2) grupos de trabajo en la División de Registro y Control y Correspondencia, el Grupo de Correspondencia 1

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RESOLUCIÓN No: ) 01 (cid:9) 2019 "Por medio de la cual se Deroga la Resolución No. 459 de octubre 7 de 2016." y el Grupo de Sustanciación y Registro; junto con sus respectivas funciones y coordinaciones.

Que en consideración a lo dispuesto en el Capítulo II, artículos 5,7,8 y 9 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el Titulo II sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, normatividad marco que regla el tema del derecho de petición ante las autoridades y con el objetivo de dar cumplimiento a los preceptos garantes

de los derechos de los ciudadanos para impulsar el proceso de mejora de la División de Registro y Control y Correspondencia, se actualizaron los parámetros en el tratamiento de las solicitudes que realizan los ciudadanos por el canal de atención escrito, haciendo del servicio de correspondencia una labor más ágil, eficaz y oportuna. Que dichos parámetros quedaron consignados en un (1) procedimiento y siete (7) instructivos que se formalizaron mediante la incorporación en Sistema de Gestión de Calidad con los números 1) 1066 _ PRO -GD-AS-001. 2) 266_INS-GD-AS-001. 3) 268_INS-GD-AS002. 4) 269_INS-GD-AS-003. 5) 275_INS-GD-AS-004. 6) 279_INS-GD-AS-005. 7) 281 INS-GD-AS-006. 8) 284 INS-GD-AS-007, en los cuales se establecen los pasos a realizar para las actividades de: recepción de documentación, clasificación, radicación, digitalización, sustanciación, asignación de competencia y generación de planillas y los cuales pueden consultarse en el siguiente link: https://www.procuraduria.qov.co/portal/Mapadeprocesoscomponent.paqe?actionriconsultar mapaProceso&keycontent=481#postfind Que, con el fin de armonizar la normativa interna con los procedimientos puestos en marcha, se hace necesario derogar la Resolución No. 459 de octubre 7 de 2016, por cuanto, la división de grupos de trabajo ordenada por ésta no se adecúa al nuevo modelo unificado de operación de gestión de correspondencia y algunas funciones no se ajustan a las establecidas por el Decreto 262 de 2002

Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. — Derogar en su integridad la Resolución No. 459 de octubre 7 de 2016, a través de la cual se crearon grupos de Trabajo en la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación y se crearon las respectivas coordinaciones, de conformidad con lo sustentado en el acápite considerativo de la presente decisión. 2

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79 RESOLUCIÓN No. / Di(cid:9) 2019 "Por medio de la cual se Deroga la Resolución No. 459 de octubre 7 de 2016." ARTÍCULO SEGUNDO. — En consecuencia, se reasignan en la Jefatura de la División de Registro Control y Correspondencia las siguientes funciones: Recibir, destapar, radicar, organizar, clasificar y digitalizar en el sistema electrónico adoptado por la entidad, distribuir internamente y entregar o remitir al despacho o al funcionario que corresponda, según fuere el caso, los documentos que por cualquier medio sean allegados al nivel central de la Procuraduría General de la Nación. Recibir, radicar, clasificar, alistar, despachar y ejecutar las operaciones necesarias para el envío — por el operador de correo postalde la correspondencia de salida generada en el nivel central de la Procuraduría General de la Nación. Responder por el correcto, oportuno y fidedigno registro de la información radicada en el sistema de información respectivo. Dar trámite a los documentos devueltos por los operadores de correo o por los usuarios internos. Elaborar los documentos, informes, estudios, realizar los trámites y adelantar las

actividades que, en el ámbito de sus funciones, demande la actividad contractual relativa prestación del servicio de correo en las modalidades convenidas entre la Procuraduría General de la Nación y operadores externos. Aplicar las normas, procedimientos y técnicas sobre el trámite, manejo y disposición de la correspondencia que ingresa y sale de la entidad. Recibir, enviar, entregar y disponer el curso de los objetos y demás materiales que, aun cuando no comporten naturaleza documental, sean de interés constitucional. Organizar, conservar y administrar el archivo de los asuntos a su cargo y de la documentación relacionada con estos, según las normas técnicas aplicables, las ordenes o instrucciones superiores y los parámetros operativos y técnicos del sistema de gestión documental. Establecer la existencia de los antecedentes de cada asunto, y, conforme a los resultados de búsqueda realizada, determinar la ruta del documento. 3

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GENERAL DE LA NACION REsoulciówNti. 79 )(cid:9) nv 2019 "Por medio de la cual se Deroga la Resolución No. 459 de octubre 7 de 2016." Asignar la competencia que corresponda a la documentación analizada, para su posterior conocimiento por los diferentes despachos y funcionarios de la entidad, o disponer su remisión a otros servidores de la División, según fuere el caso. Registrar, en el respectivo sistema de información adoptado por la entidad, los datos básicos del contenido de los documentos recibidos, de manera que sea factible identificar plenamente la naturaleza, los hechos, los sujetos y demás elementos esenciales de cada asunto. Realizar el control de calidad sobre la oportunidad, veracidad, autenticidad,

procedibilidad, idoneidad e integralidad de la información registrada en el sistema de gestión documental por los funcionarios de la División, dar aviso a quien corresponda de las inconsistencias advertidas, efectuar las recomendaciones a que haya lugar y cerciorarse de que fueren adoptados los correctivos pertinentes. Consolidar los informes, reportes y estadísticas propias de las funciones y de la gestión de la División de Registro y Control y Correspondencia. Organizar, conservar y administrar el archivo de los asuntos a su cargo y de la documentación relacionada con éstos, según las normas técnicas aplicables, las órdenes o instrucciones superiores y los parámetros del sistema de gestión documental. Las demás funciones que sean correlativas o complementarias a las anteriores o que, conforme a la naturaleza de sus actividades, le sean asignadas. ARTICULO TERCERO. - La presente Resolución rige a partir de su publicación, deroga la Resolución 459 del 2016 y demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLIQUES CÚMP(cid:9) 01 N I 2019

CA 1 E RNANDO C ILLO Ó Z Procurador General de'l a Nación Proyecto Vrvana Torres Lopez / División de Registro Control y Correspondencia Aprobó Diana M Velasco Rincon Jefe División de Registro Control y Correspondencia Cas Reviso Juhela Riveros / Jefe le) Glicina trecAe (cid:9) / Secretaria Ge eral _ (cid:9) I Asesor Despacho Procurador Generart40.. 4