PGN - RESOLUCION - Asigna funciones archivo y biblioteca

RESOLUCION NUMERO 266 (13 JUN. 2003) Por medio de la cual se asignan funciones a unos funcionarios EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACION En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los numerales 6, 7, 39 y 40 del artículo 7 del Decreto 262 de 2000, y de más normas concordantes, y, CONSIDERANDO Que mediante Resolución No. 380 del 27 de octubre de 2000, el Procurador General de la Nación, organizó la División de Documentación de la Procuraduría General de la Nación, creó los grupos internos de trabajo y asignó unas funciones. Que por Resolución No. 213 del 17 de julio de 2002, se dispuso que cada uno de los grupos que conforman la División de Documentación, estaría coordinado por el funcionario que designara el Procurador General. Que se hace necesario designar las personas que ejerzan la coordinación de los grupos de archivo y biblioteca de la División de Documentación de la Procuraduría General de la Nación, Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTICULO PRIMERO.- Asignar funciones de coordinador del grupo de Archivo de la División de Documentación, a la doctora CARMEN JANNETH RODRIGUEZ MORA, identificada con la cédula de ciudadanía No. 52.188.606, Técnico Administrativo Código 4TM Grado 11 de la Secretaría General, quien además de las funciones establecidas en el artículo segundo de la Resolución No. 380 del 27 de octubre de 2000, tendrá las siguientes:

1. Dirigir, controlar y coordinar las actividades señaladas por la Resolución No. 380 del

27 de octubre de 2000, al Grupo de Archive.

2. Diseñar, organizar y proponer las políticas archivísticas así como programas de gestión documental, acordes con las normas legales y con las necesidades de la entidad, con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del mismo y presentarlas para aprobación del comité de archivo.

3. Organizar los archivos del fondo acumulado de conformidad con las técnicas y disposiciones sobre esta materia.

4. Velar por la Seguridad de la información documental del Archivo Central.

5. Prestar servicios de información y consulta de documentos que reposan en el archivo central de conformidad con las normas legales vigentes y los reglamentos internos que se expidan sobre el particular.

6. Difundir la información que contribuya al cumplimiento de las funciones de las diferentes dependencias y elaborar mecanismos de recuperación de información de acuerdo a las normas de descripción archivística.

7. Definir e implementar los mecanismos y procedimientos de manejo del archivo central y de los archivos de gestión que permitan un eficiente trámite del mismo.

8. Coordinar y recibir las transferencias documentales que realicen cada año los archivos de gestión, ejerciendo el control operativo para asegurar el cumplimiento de las disposiciones que regulan tal procedimiento.

9. Administrar en forma adecuada el software asignado para el manejo del archivo central.

10. Velar por la conservación del patrimonio documental de acuerdo a criterios de autenticidad, integridad y fidelidad de la información allí contenida por los medios y procedimientos contemplados en la legislación vigente.

11. Mantener actualizada la Tabla de Retención Documental en coordinación con las diferentes dependencias de la sede central de la administración.

12. Asesorar a nivel nacional a las diferentes dependencias de la procuraduría cuando en las regiones no exista personal idóneo para ejercer esta labor.

13. Capacitar a los funciones encargados de los archivos de gestión sobre los procedimientos y manejo de los mismos.

14. Establecer los mecanismos de conservación, selección, eliminación o reproducción de imágenes de expedientes, de acuerdo a lo establecido en la

Tabla de Retención Documental.

15. Realizar el seguimiento y verificación de la aplicación de los procedimientos de archivo de las dependencias de la sede central de la administración.

16. Verificar el cumplimiento de procedimientos de eliminación documental presentados por las dependencias de acuerdo a las normas legales y a los términos establecidos en la tabla de retención documental y presentar el concepto correspondiente para la aprobación del comité de archivo.

17. Las demás que le sean asignadas por el Procurador General de la Nación.

ARTICULO SEGUNDO.- Asignar funciones de coordinador del Grupo de Biblioteca de la División de Documentación al doctor JAIME DE JESUS VASQUEZ RESTREPO, identificado con la cédula de ciudadanía No. 8.282.947, Asesor Código 1 AS Grado 19 de la División de Documentación.

1. Dirigir, controlar y coordinar las actividades señaladas por la Resolución No. 380 del 27 de octubre de 2000, al Grupo de Biblioteca.

2. Velar por el buen funcionamiento de la biblioteca que permita a los servidores de la entidad el acceso a las diferentes fuentes de información.

3. Prestar servicios bibliotecarios que atiendan las necesidades de consulta e investigación de los servidores de la entidad, en apoyo al desempeño de sus funciones, la investigación y su desarrollo intelectual.

4. Planear el desarrollo de colecciones acorde con la misión, políticas y planes institucionales; y coordinar las actividades de selección y adquisición de material documental.

5. Organizar, describir, clasificar, analizar y administrar los recursos documentales mediante la aplicación de normas técnicas bibliotecológicas, métodos, procedimientos y tecnología que faciliten el almacenamiento y recuperación de información.

6. Mantener actualizada la documentación normativa del orden nacional.

7. Organizar y proteger la memoria documental institucional, en lo relativo a documentos publicados.

8. Establecer y mantener actualizados mecanismos de control sobre el material documental facilitado en préstamo y velar por su preservación.

9. Proponer la adopción de políticas, planes, reglamentos y procedimientos que contribuyan al desarrollo de la gestión bibliotecológica en la entidad.

10. Elaborar estrategias de control de calidad en el servicio realizado por el

Grupo de Biblioteca.

11. Mantener vínculos de cooperación bibliotecaria con unidades de información que dispongan de recursos y servicios de información en áreas temáticas afines o complementarias a las propias.

12. Las demás que le asigne la ley/o el Procurador General.

PARAGRAFO.- Para el ejercicio de las funciones asignadas, los grupos de Archivo y Biblioteca, se organizará con los cargos y funcionarios, que señale este Despacho. ARTICULO TERCERO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 13 JUN. 2003

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN

Procurador General de la Nación