PGN - RESOLUCION - Creación de la unidad coordinadora de las procuradurías delegadas 1 y 2

Ésta DEROGA las Resoluciones A Ésta le da alcance la 202, 205, 206 y 207 de 2000 Resolución 323 de 2019 RESOLUCION NÚMERO 225 (18 JUL. 2002) "Por la cual se crea, como grupo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada para la Contratación Estatal, la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas Primera y Segunda de Contratación Estatal, Delegada para la Moralidad Pública y Delegada para la Economía y Hacienda Pública, y se adopta su manual de procedimientos" EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 6, 7, 8, 34, 38 y 39 del Decreto 262 de 2000, y CONSIDERANDO Que el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación está dirigido a fortalecer las áreas misionales de la Entidad con el fin de lograr resultados efectivos en la defensa y protección de los derechos humanos y en la prevención y sanción de las conductas que atentan contra el correcto manejo de los recursos públicos, como prioridad del Ministerio Público. Que en el área disciplinaria, las Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Contratación Estatal, la Delegada para la Moralidad Pública, y la Delegada para la Economía y Hacienda Pública, son dependencias esenciales para lograr sanciones ejemplares en relación con aquellas faltas disciplinarias que afectan el correcto manejo, destinación y custodia del patrimonio público, y así evitar el

detrimento de los recursos sociales y fortalecer la credibilidad y legitimidad de la Nación en sus instituciones. Que para lograr que las acciones de las Procuradurías Delegadas señaladas presenten una mayor efectividad, productividad, oportunidad, agilidad, y calidad, es necesario aplicar una reingeniería de procesos fundamentada en la separación y especialización de los puestos de trabajo en el área jurídica y técnica, de una parte, y en el área secretarial y administrativa de otra; en la incorporación eficiente de sistemas de información y tecnología que faciliten el trámite de las actuaciones y les impriman celeridad, seguridad y precisión; en la adecuación de la estructura física y técnica para que respondan a las exigencias del nuevo modelo de gestión disciplinaria. Que es necesario organizar una dependencia responsable de la gestión secretarial y administrativa de las Procuradurías Delegadas mencionadas, definir los procedimientos y resultados a su cargo, y su ubicación dentro de la estructura de la Procuraduría General de la Nación. Que en mérito de lo expuesto

RESUELVE

I. OBJETO Y ESTRUCTURA ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Crear, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada para la Contratación Estatal, la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Contratación Estatal, Delegada para la Moralidad Pública, y Delegada para la Economía y Hacienda Pública, que será la responsable del desarrollo de los trámites secretariales y administrativos relacionados con la gestión disciplinaria adelantada por las Procuradurías Delegadas señaladas.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Comité de Procuradores Delegados. La dirección de la Unidad Coordinadora estará a cargo del Comité de Procuradores Delegados, conformado por los Delegados Primero y Segundo para la Contratación Estatal, para la Economía y Hacienda Pública, y para la Moralidad Pública. Este Comité se reunirá de manera ordinaria, una vez al mes, o extraordinariamente, cuando lo solicite uno de sus miembros o el Coordinador de la Unidad Coordinadora. ARTÍCULO TERCERO.- Funciones del Comité de Procuradores Delegados. El Comité de Procuradores Delegados tendrá las siguientes funciones:

1. Revisar los informes de gestión de las delegadas, consolidado por la Unidad Coordinadora y verificar su contenido con los demás delegados, en caso de ser necesario.

2. Evaluar cada tres (3) meses la gestión integral de la Unidad Coordinadora

3. Presentar los requerimientos y sugerencias, tanto al Coordinador como a los funcionaros de la Unidad Coordinadora para optimizar el apoyo a la gestión disciplinaria de las delegadas.

4. Velar porque la interrelación de los funcionarios adscritos a las Procuradurías delegadas y a la Unidad Coordinadora sea la adecuada para la consecución de los objetivos comunes.

5. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

ARTÍCULO CUARTO.- Coordinación. La Unidad Coordinadora tendrá una coordinación a cargo del asesor grado 19, quien desarrollará las siguientes actividades:

1. Dar trámite a las solicitudes de información o pruebas, de otras dependencias o entidades, relacionadas con acciones de tutela, derechos 2. 3. de petición u otros requerimientos con trámite preferencial, controlando

estrictamente el recibo y envío de la correspondencia respectiva

4. Informar a la División de Gestión Humana lo correspondiente a incapacidades, permisos, licencias, compensatorios, y todo lo demás relacionado con las novedades de personal

5. Decidir lo relativo a situaciones administrativas que, en los términos del Decreto 262 de 2000, corresponda decidir al superior inmediato, en relación con los funcionarios adscritos a la Unidad coordinadora.

6. Supervisar el cabal cumplimiento de las tareas asignadas a cada uno de los funcionarios de la Unidad Coordinadora

7. Llevar el control estricto de términos procésales, y vigilar su discurrir oportuno, con base en los registros del sistema GEDIS, rindiendo los informes necesarios sobre esta labor.

8. Supervisar la actualización oportuna del Gedis y el Siaf

9. Elaborar y presentar mensualmente el informe de gestión de las procuradurías delegadas y de la Unidad Coordinadora al Comité de Delegados, para lo cual actualizará semanalmente los registros de control de gestión tanto de los despachos como de la Unidad Coordinadora.

10. Coordinar la utilización de las salas de audiencia y de declaración.

11. Llevar controles periódicos sobre el consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondientes.

12. Coordinar la realización de un inventario físico de expedientes que tienen las delegadas a cargo y confrontarlo con la información registrada el Gedis, dando solución inmediata a las inconsistencias que se detecten

ARTÍCULO QUINTO.- Organización de la Unidad Coordinadora. La Unidad

Coordinadora desarrollará las actividades de apoyo secretarial y administrativo a las Procuradurías Delegadas, con base en una organización por áreas, así:

A. Área de Gestión Documental: que desarrollará las siguientes actividades:

1. Fotocopiar la documentación necesaria para adjuntarla a cada proceso o asunto, llevando su respectivo control

2. Organizar, recoger y repartir la correspondencia, transportar expedientes y oficios y hacer su entrega a las entidades correspondientes.

3. Administrar el archivo de gestión de las delegadas y velar por su correcto manejo, conservación y entrega oportuna de información.

4. Organizar, embalar y enviar la correspondencia a la División de Registro y

Control y Correspondencia

5. Anexar los documentos recibidos en la Unidad Coordinadora a los expedientes correspondientes que se encuentren allí, o a las carpetas de la serie documental a la que corresponda

6. Llevar el inventario de expedientes y demás series documentales

7. Facilitar la lectura y fotocopiado de los expedientes y su registro en el sistema

8. Llevar a cabo la depuración y traslado documental cuando corresponda, según la Tabla de Retención Documental de la Unidad Coordinadora

9. Realizar mensualmente el inventario físico de expedientes de las delegadas de su piso, y confrontarlo con el listado que arroja el Gedis, comunicando al coordinador cualquier inconsistencia que se detecte

10. Recibir y efectuar la distribución de la correspondencia entre delegadas y procurar su pronto y adecuado trámite.

B. Área Gedis - Sireno que desarrollará las siguientes actividades:

1. Mantener actualizado el Sistema de Información de Gestión DisciplinariaGEDIS, registrando todas las actuaciones procésales y el movimiento de

expedientes entre profesionales, coordinadores y delegado

2. Solicitar la notificación personal de autos, fallos y resoluciones al centro de notificaciones a través del Sistema de Registro de Notificaciones - SIRENO

3. Hacer seguimiento a la notificación de autos solicitada al Centro de

Notificaciones

4. Efectuar reparto automatizado de expedientes, hacer el registro de la entrega de los mismos e imprimir el acta de reparto.

5. Orientar a los usuarios y público en general suministrando la información que estos soliciten.

C. Área Siaf que desarrollará las siguientes actividades:

1. Proyectar los oficios y documentos que debe elaborar la Unidad

Coordinadora

2. Elaborar las comunicaciones siguiendo las instrucciones impartidas en los autos que se alleguen a la Unidad Coordinadora y con base en los formatos que hacen parte de la presente Resolución.

3. Administrar el módulo de correspondencia del Sistema de Información Administrativa y Financiera - SIAF, radicando y registrando el movimiento de la correspondencia recibida y enviada por la Unidad Coordinadora.

E. Área Técnica: que desarrollará las siguientes actividades;

1. Apoyar en la gestión de sistemas los procedimientos en que intervienen tanto profesionales de las delegadas como la Unidad Coordinadora 2 Dar soporte técnico a los funcionarios de la unidad Coordinadora encargados del manejo del Sistema de Información de Gestión DisciplinariaGEDIS, Sistema de Información Administrativa y Financiera –SIAF y CD-ISIS - relatoría

3. Orientar a los profesionales de las delegadas en el uso del correo electrónico y de las plantillas preestablecidas por el sistema.

4. Llevar actualizado el inventario físico de equipos e impresoras de las

delegadas y de la unidad coordinadora.

5. Fungir como enlace con la oficina de sistemas de la PGN Área de Apoyo: que desarrollará las siguientes actividades:

1. Foliar, numerar y fechar las providencias que salen firmadas del despacho del procurador delegado

2. Diligenciar la Hoja de Identificación del Proceso

3. Llevar el control del número de cuadernos principales y anexos del expediente

4. Identificar con la guía de color correspondiente los autos y fallos que salen firmados del despacho del procurador delegado

5. Apoyar al respectivo procurador delegado en la planeación de sus actividades.

ARTÍCULO SEXTO.- La planta de personal de la Unidad Coordinadora es la siguiente: Un (1) Asesor Código 1AS Grado 19 Un (1) Profesional Universitario Código 3PU Grado 17 Dos (2) Secretario Procuraduría Código 4SP Grado 13 Un (1) Secretario Código 5SE Grado 11 Un (1) Secretario Código 5SE Grado 09 Un (1) Secretario Código 5SE Grado 08 Un (1) Auxiliar Servicios Generales Código 6AS Grado 06 Un (1) Auxiliar Administrativo Código 5AM Grado 06 Ocho (8) Oficinistas Código 5OF Grado 06 Tres (3) Citador Código 6CI Grado 04

II. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES ARTÍCULO SEXTOReparto.- El reparto de los expedientes se efectuará por el coordinador de la Unidad haciendo uso del software de reparto, en presencia del Procurador Delegado que designe el Comité de Delegados. El reparto se

efectuará entre todos los profesionales que conforman las Procuradurías Delegadas, de forma equitativa y aleatoria. Del reparto se levantará un acta que contendrá los siguientes datos:

1. Trámite a seguir

2. Delegada a la que correspondió su conocimiento

3. Nombre de las personas contra quienes se presenta la queja y Entidad a la que pertenecen

4. Descripción general de los hechos objeto de queja

5. Número de radicación y año

6. Número de cuadernos y folios

7. Nombre del profesional a quien corresponde el reparto.

8. Firma de quien recibe el reparto de cada expediente

9. Observaciones

10. Firma del Delegado designado y del coordinador de la Unidad.

Parágrafo.- Se podrán hacer reasignaciones de los procesos cuando el Procurador Delegado lo considere conveniente, disposición que se pondrá en conocimiento del Coordinador de la Unidad Coordinadora para que adopte las medidas de equilibrio en el próximo reparto. ARTÍCULO SEPTIMO.- Utilización de formatos para proyección de autos. Con el fin de caracterizar los autos interlocutorios o de sustanciación del resto de documentos que obran en el expediente para hacer más fácil su consulta, y para lograr una mayor concreción en la adopción de las decisiones, en los casos que proceden, se adoptarán los siguientes formatos, los cuales serán diseñados por los Procuradores de las Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para Contratación Estatal, para la Moralidad Pública, y para la Economía y Hacienda Pública.

1. AI01-IP: Ordena apertura de indagación preliminar

2. AI02-UP: Ordena la ruptura de la Unidad procesal

3. AI03-ID: Ordena la iniciación de investigación disciplinaria

4. AI04-SP: Ordena la suspensión provisional del investigado

5. AI05-RS: Ordena el reintegro del investigado suspendido

6. AI06-PC: Formula pliego de cargos

7. AI07-AD: Ordena el archivo definitivo

8. AS01-NO. Ordena la notificación

9. AS02-OP: Ordena práctica de pruebas

10. AS03-NP: Niega práctica de pruebas

11. AS04-MI: Ordena y niega práctica de pruebas

12. AS05-RP: Rechaza práctica de pruebas por improcedentes

13. AI08-RR: Resuelve recurso de reposición

14. AI09-RA: Resuelve recurso de apelación

15. AI10-RM: Resuelve recurso de apelación y reposición

16. AI11-RQ: Resuelve recurso de queja

17. AI12-CO: Resuelve consulta

18. AS04-RC: Remite por competencia ARTÍCULO OCTAVO.- Despacho comisorio. En el evento de comisión para la práctica de pruebas y para práctica de notificaciones, se requiere establecer claramente, el término por el cual se otorga la comisión, el motivo por el cual se otorga, a quien se comisiona y el propósito específico de su actividad. En el mismo auto se ordenará la expedición de las copias necesarias para la realización de la comisión. Esta información será remitida por correo electrónico a la

Coordinación de la Unidad para que diligencie el formato FOR-DC Despacho Comisorio, el cual será diseñado por los procuradores delegados. ARTÍCULO NOVENO.- Identificación de expedientes y providencias. Para un

mejor manejo del expediente, se identificarán cada uno de los cuadernos y de las partes que los conforman así: el número de radicación colocado en la pestaña principal, un señalamiento en la carátula sobre el número de cuadernos. En la carátula de cada cuaderno se colocará su respectivo número. Las providencias que estarán señaladas por pestañas son las siguientes:

1. Auto que ordena Indagación preliminar: pestaña color amarillo.

2. Auto que ordena iniciar investigación disciplinaria: pestaña color azul.

3. Auto de cargos: pestaña color rojo.

4. Auto de pruebas: pestaña color naranja.

5. Fallo de primera instancia: pestaña color blanco

6. Fallo de segunda instancia: pestaña color negro.

7. Auto de archivo: pestaña color verde ARTÍCULO DÉCIMO.- Hoja de identificación del proceso. Con el fin de acceder con mayor rapidez a los datos básicos del proceso, para efectos de su consulta y su ingreso a bases de datos, en el inicio de todos los expedientes habrá un formato de identificación del proceso, el cual se anexa a la presente resolución, el cual será diligenciado por la secretaria (o) del despacho y contendrá los siguientes

datos:

1. Actuaciones procésales: En este módulo se diligencia la siguiente información: 1.1. Número de expediente y año 1.2. Autos y fallos proferidos y sus fechas.

2. Comisiones: en este módulo se señalará: 2.1 Si la comisión se hizo para la práctica de pruebas o de notificaciones. 2.2 Funcionario comisionado 2.3 Fecha y término de la comisión

3. Remisión por competencia: en este módulo se especificará:

3.1 Autoridad a quien se remitió 3.2 Si se remitió copia u original 3.3 Fecha de la remisión 3.4 Observaciones.

4. Identificación del investigado: módulo que contiene: 4.1 Nombres y apellidos 4.2 Documento de identidad 4.3 Dirección, teléfono y ciudad del domicilio 4.4 Dirección, teléfono y ciudad de la oficina 4.5 Fecha de los hechos 4.6 Cargo desempeñado en la fecha de los hechos 4.7 Nombres y apellidos del apoderado 4.8 Identificación y tarjeta profesional 4.9 Dirección y teléfono de la Oficina y del domicilio.

ARTÍCULO UNDÉCIMO.- Otros Formatos. Las comunicaciones y oficios que expida la Unidad Coordinadora, se efectuarán en los formatos que la Coordinadora de la Unidad diseñe, previa revisión del Comité de Procuradores Delegados. ARTÍCULO. DUODÉCIMOProgramación de diligencias. Para efectos de la óptima utilización de los lugares comunes destinados a la realización de audiencias y práctica de pruebas, y para optimizar la gestión procesal a partir de la planeación de los trámites, los profesionales coordinadores de cada Delegada presentarán el primer día de cada mes, a la Unidad Coordinadora, un cronograma de diligencias. La repetición de fechas y horas será detectada por la Coordinadora de la Unidad quien presentará las alternativas de cambio pertinentes. De existir un obstáculo ampliamente justificado para no acceder a las sugerencias de cambio, los respectivos coordinadores acordarán cambios de las fechas y horas. ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO.- Manual de Procedimientos de la Unidad

Coordinadora. Adoptar el manual de procedimientos de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas Primera y Segunda para la Contratación Estatal, Para la Moralidad Pública, y para la Economía y Hacienda Pública, los cuales hacen parte de la presente Resolución. ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO.- Vigencia y derogatorias. La presente Resolución surte efectos a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, especialmente las resoluciones 202, 205, 206 y 207 del 13 de junio de 2000.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los 18 JUL. 2002

EDGARDO MAYA VILLAZÓN

Procurador General de la Nación