PGN - RESOLUCION - Creación de la unidad coordinadora de las procuradurías primera y segun

RESOLUCIÓN NÚMERO 207 (02/05/2003) Por la cual se crea, como grupo adscrito a la Procuraduría Regional de Cundinamarca, la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Primera y Segunda Distrital, Regional de Cundinamarca y se adopta su manual de procedimientos El Procurador General de la Nación, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 6, 7, 8, 34, 38 y 39 del artículo 7º del Decreto 262 de 2000, y CONSIDERANDO: Que el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación está dirigido a fortalecer las áreas misionales de la entidad con el fin de lograr resultados efectivos vigilando el cabal cumplimiento de la Constitución, las leyes, las decisiones judiciales y los actos administrativos, defender los intereses de la sociedad y velar por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones administrativas, actividades prioritarias dentro de las funciones de la Procuraduría General de la Nación; Que tanto en las áreas disciplinaria, preventiva y de intervención, las Procuradurías Primera y Segunda Distrital y la Regional de Cundinamarca, son esenciales para garantizar el correcto funcionamiento de la Función Pública y la imposición de sanciones ejemplarizantes que permiten fortalecer la credibilidad y legitimidad de la Nación en sus instituciones; Que para lograr que las acciones de las Procuradurías señaladas presenten una mayor efectividad, productividad, oportunidad, agilidad, y calidad, es necesario aplicar una reingeniería de procesos fundamentada en la separación y especialización de los puestos

de trabajo en el área jurídica y técnica, de una parte, y en el área secretarial y administrativa de otra; en la incorporación eficiente de sistemas de información y tecnología que faciliten el trámite de las actuaciones y les impriman celeridad, seguridad y precisión; en la adecuación de la estructura física y técnica para que respondan a las exigencias del nuevo modelo de gestión disciplinaria; Que es necesario organizar una dependencia responsable de la gestión secretarial y administrativa de las Procuradurías mencionadas, definir los procedimientos y resultados a su cargo, y su ubicación dentro de la estructura de la Procuraduría General de la Nación; Que en mérito de lo expuesto.

RESUELVE: 1.OBJETO Y ESTRUCTURA Artículo 1º. Objeto. Crear, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Regional de Cundinamarca, la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Primera y Segunda Distrital y Regional de Cundinamarca, que será la responsable del desarrollo de los trámites secretariales y administrativos relacionados con la gestión disciplinaria, preventiva y de intervención adelantada por las Procuradurías señaladas.

Artículo 2º. Comité de Procuradores. La dirección de la Unidad Coordinadora estará a cargo del Comité de Procuradores, conformado por los Procuradores Primero y Segundo Distrital y el Procurador Regional de Cundinamarca. Este Comité se reunirá de manera ordinaria, cada tres meses, o extraordinariamente, cuando lo solicite uno de sus miembros o el Coordinador de la Unidad Coordinadora. Artículo 3º. Funciones del Comité de Procuradores Delegados. El Comité de

Procuradores Delegados tendrá las siguientes funciones:

1. Revisar los informes de gestión de las Procuradurías, consolidado por la Unidad Coordinadora y verificar su contenido con los demás Procuradores, en caso de ser necesario.

2. Evaluar cada tres (3) meses la gestión integral de la Unidad Coordinadora.

3. Presentar los requerimientos y sugerencias, tanto al Coordinador como a los funcionarios de la Unidad Coordinadora para optimizar el apoyo a la gestión disciplinaria, preventiva y de intervención de las Procuradurías.

4. Velar porque la interrelación de los funcionarios adscritos a las Procuradurías y a la Unidad Coordinadora sea la adecuada para la consecución de los objetivos comunes.

5. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

Artículo 4º. Coordinación. La Unidad Coordinadora tendrá una coordinación que será ejercida por el funcionario que designe el Procurador General de la Nación, quien desarrollará las siguientes actividades:

1. Dar trámite a las solicitudes de información o pruebas de otras dependencias o entidades, relacionadas con acciones de tutela, derechos de petición u otros requerimientos con trámite preferencial, siempre que la información se encuentre en la Unidad Coordinadora, controlando estrictamente el recibo y envío de la correspondencia respectiva.

2. Informar a la División de Gestión Humana lo correspondiente a incapacidades, permisos, licencias, compensatorios, y todo lo demás relacionado con las novedades de personal.

3. Decidir lo relativo a situaciones administrativas que, en los términos del Decreto 262 de 2000, corresponda decidir al superior inmediato, en relación con los

funcionarios adscritos a la Unidad coordinadora. 4.Supervisar el cabal cumplimiento de las tareas asignadas a cada uno de los funcionarios de la Unidad Coordinadora. 5.Llevar el control estricto de términos procesales, y vigilar su discurrir oportuno, con base en los registros del sistema Gedis, rindiendo los informes necesarios sobre esta labor. 6.Supervisar la actualización oportuna del Gedis, Sireno y el Siaf 7.Generar mensualmente el informe de gestión de cada Procuraduría y entregarlo al respectivo Procurador para su evaluación y análisis. 8.Generar mensualmente el informe para el control de estadísticas de los funcionarios que integran la Unidad Coordinadora. 9.Elaborar y presentar trimestralmente el informe de gestión de la Unidad Coordinadora al comité de Delegados, incluyendo la evaluación a los funcionarios. 10.Coordinar con la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Judiciales ante lo contencioso administrativo la utilización de las salas de audiencia. 11.Llevar controles periódicos sobre el consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondientes. 12.Coordinar la realización del inventario físico de expedientes que tienen las Procuradurías a cargo y confrontarlo con la información registrada en el Gedis, dando solución inmediata a las inconsistencias que se detecten. 13.Supervisar la actualización oportuna y la correcta administración de los archivos definitivos y archivos de gestión a cargo de la Unidad Coordinadora. 14.Evaluar la gestión de los integrantes de la Unidad Coordinadora tomando como base el estricto cumplimiento de las funciones asignadas, con los resultados esperados.

15.Calificar a los funcionarios de la Unidad Coordinadora. 16.Llevar el control del inventario físico de elementos devolutivos y de consumo de la Unidad Coordinadora.

17. Realizar el reparto de expedientes entre los abogados de cada una de las tres dependencias y realizar acta de cada uno de ellos. 18.Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

Artículo 5º. Procedimientos. La Unidad Coordinadora, se encargará de los procesos secretariales y administrativos de estas Procuradurías, para lo cual implementará los siguientes procedimientos, los cuales están detallados en los manuales de procedimientos:

1. Registro y reparto de correspondencia recibida.

2.Sustanciación.

3. Reparto quejas nuevas. 4.Registro en Gedis de movimientos del expediente.

5. Solicitud de notificación personal.

6. Elaboración de comunicaciones.

7. Registro y reparto de correspondencia enviada.

8. Identificación de procesos disciplinarios para Gestión Documental.

9. Generación de reportes estadísticos.

10. Almacenamiento de Documentos.

11. Apertura de Unidades de Conservación.

12. Transferencia de Documentos al Archivo Central.

13. Selección de Documentos para Depuración.

14. Consulta y préstamo de Documentos.

15. Devolución de Documentos Prestados.

Artículo 6º. Organización. La Unidad Coordinadora desarrollará las actividades que se generen en cada procedimiento, con base en una organización por áreas así: a) Área de Gestión Documental: Desarrolla las siguientes actividades:

1. Fotocopiar la documentación necesaria para adjuntarla a cada proceso llevando su respectivo control.

2. Organizar, recoger y repartir la correspondencia, transportar expedientes,

oficios y hacer su entrega a las entidades correspondientes.

3. Administrar el archivo de gestión de las Procuradurías Primera y Segunda Distrital y

4. Regional de Cundinamarca, velando por su correcto manejo y conservación, garantizando la entrega oportuna de la información.

5. Organizar, embalar y enviar la correspondencia a la División de Registro y

Control y Correspondencia.

6. Anexar los documentos recibidos en la Unidad Coordinadora a los expedientes correspondientes que se encuentren allí, o a las carpetas de la serie documental a la que corresponda.

7. Llevar el inventario de expedientes y demás series documentales.

8. Facilitar la lectura y fotocopiado de los expedientes.

9. Llevar a cabo la depuración y traslado documental cuando corresponda, según la tabla de Retención Documental de la Unidad Coordinadora.

10. Realizar mensualmente el inventario físico de expedientes de las Procuradurías Primera y Segunda Distrital y Regional de Cundinamarca confrontándolo con el listado que arroja el Gedis y comunicar al coordinador cualquier inconsistencia que se encuentre.

11. Recibir y efectuar la distribución de la correspondencia entre las Procuradurías Primera y Segunda Distrital y Regional de Cundinamarca y procurar su pronto y adecuado trámite; b) Área de Sistemas de Información: Desarrolla las siguientes actividades:

1. Administrar el Módulo de Correspondencia del Sistema de Información Administrativa y Financiera, SIAF, radicando y registrando el movimiento de la correspondencia recibida y enviada por la Unidad Coordinadora.

2. Mantener actualizado el Sistema de Información de Gestión Disciplinaria, Gedis, registrando todas las actuaciones procesales y el movimiento de expedientes entre profesionales, coordinador y Procuradores.

3. Solicitar la notificación personal de autos, fallos y resoluciones al Centro de Notificaciones a través del Sistema de Registro de Notificaciones Sireno.

4. Hacer seguimiento de las solicitudes de notificación efectuadas al Centro de Notificaciones y archivar las constancias de recepción por parte del funcionario del centro.

5. Mantener el buzón de correo de Out1ook disponible para recibir los correos electrónicos enviados por los funcionarios de las Procuradurías Primera y Segunda Distrital y Regional de Cundinamarca y en general seguir los lineamientos con respecto al envío de los correos electrónicos.

6. Efectuar reparto automatizado de expedientes, hacer el registro de la entrega de los mismos e imprimir el acta de reparto.

7. Orientar a los usuarios y público en general suministrando la información que estos soliciten; c) Área de Apoyo: Desarrollará las siguientes actividades:

1. Foliar, numerar y fechar las providencias que salen firmadas del despacho del

Procurador Distrital o Regional.

2. Diligenciar la Hoja de Identificación del Proceso.

3. Llevar el control del número de cuadernos principales y anexos del expediente.

4. Identificar con la guía de color correspondiente los autos y fallos que salen firmados del despacho del Procurador Distrital o Regional.

5. Proyectar los oficios y documentos que debe elaborar la Unidad Coordinadora; d) Área de Sustanciación: Desarrollará las siguientes actividades:

1. Sustanciar todos los documentos que llegan a las Procuradurías Distritales y

Regionales.

2. Proyectar los oficios-autos que se deriven del proceso de sustanciación para firma del Procurador Distrital o Regional.

Artículo 7º. Apoyo técnico. La oficina de sistemas se encargará a través de un profesional asignado a ella, de brindar el apoyo técnico requerido por la Unidad Coordinadora, en forma oportuna. Ese apoyo incluirá entre otras las siguientes funciones:

1. Dar soporte técnico a los funcionarios de la Unidad Coordinadora encargados del manejo del sistema de información de Gestión Disciplinaria, Gedis, Sistema de Información Administrativa y Financiera, SIAF, y sistema de información y registro de notificaciones Sireno.

2. Programar, coordinar y desarrollar las capacitaciones necesarias para la óptima utilización de las herramientas tecnológicas.

3. Garantizar el funcionamiento de la red lógica y demás elementos tecnológicos.

4. Servir como enlace entre la Unidad Coordinadora y la Oficina de sistemas para garantizar la oportuna atención de los requerimientos generados en esta.

5. Elaborar y presentar cada mes al Coordinador de la Unidad un informe, detallando el tipo de soporte prestado a la dependencia.

Artículo 8º. La planta de personal de la Unidad Coordinadora es la siguiente: CANT. CARGOS FUNCIONARIOS CÓDIGOS CARGOS GRADOS CARGOS Un (1) Asesor Código 1AS Grado 19 Cinco (5) Profesionales Universitarios Código 3 PU Grado 17 Un (1) Profesional Universitario Código 3 PU Grado 15 Un (1) Técnico Administrativo Código 4 TM Grado 14 Dos (2) Secretario Ejecutivo Código 5SJ Grado 13

Un (1) Secretario Código 5SE Grado 09 Un (1) Sustanciador Código 4 SU Grado 08 Siete (7) Oficinistas Código 5OF Grado 06 Dos (2) Citadores Código 6 CI Grado 04 Artículo 9º .- Manual de Procedimientos de la Unidad Coordinadora. Adoptar el manual de procedimientos de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Primera y Segunda Distrital y Regional de Cundinamarca, los cuales hacen parte de la presente Resolución. Artículo 10º.- Vigencia y derogatorias. La presente Resolución surte efectos a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los 2 MAYO 2003

EDGARDO MAYA VILLAZÓN

Procurador General de la Nación