PGN - RESOLUCION - Creación del comité de coordinación del sistema de control interno

Ésta fue DEROGADA É s t a D E R O G Ó l a por la Resolución 228 de Resolución 156 de 1998 2006 RESOLUCION NÚMERO 121 (2 MAYO 2001) "Por la cual se adopta y reglamenta el CONTROL INTERNO en la Procuraduría General de la Nación, se crea el COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y se dictan otras disposiciones". El Procurador General de la Nación en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 34 del artículo 7°, del decreto 262 de 2000 y el artículo 13 de la ley 87 de 1993, y CONSIDERANDO: Que la Constitución Política en sus artículos 209 y 269, obliga a las entidades Públicas en todos sus órdenes, a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno consultando los principios de Igualdad, Moralidad, Eficiencia, Economía, Imparcialidad, Publicidad y Valoración de los costos ambientales, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Que el Procurador General de la Nación, debe velar al interior de la Entidad, por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, acorde con las necesidades propias de la entidad en el marco de la norma básica definida por la Ley 87 de 1993 y demás disposiciones legales vigentes. Que el decreto 262 de 2000, estableció la estructura y organización de la Procuraduría General de la Nación, determinando en su artículo 13 las funciones de

la Oficina de Control Interno. Que el citado decreto derogó la Ley 201 de 1995, la cual sirvió de fundamento legal para la expedición de la Resolución Número 156 de octubre 6 de 1998, proferida por el Procurador General de la Nación, acto mediante el cual se adoptó y reglamentó EL CONTROL INTERNO en la Procuraduría General de la Nación. Que por disposición de la Ley 87 de 1993, y sus normas concordantes, se hace necesario crear un comité de Coordinación que asesore al Procurador General de la Nación, evalúe e! desarrollo de los planes establecidos, diseñe programas de capacitación acordes con los procesos administrativos que se propongan y en general, efectúe recomendaciones tendientes a hacer efectivo el Sistema de Control Interno. 1 Que se hace necesario adecuar la implantación del sistema de Control Interno y crear el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en la Procuraduría General de la Nación. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE

CAPITULO I GENERALIDADES ARTÍCULO PRIMERO: Definición.- Se entiende por Control Interno, el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Procuraduría General de la Nación, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por el Procurador General y en atención a las metas u objetivos propuestos.

ARTÍCULO SEGUNDO: Principios.- El ejercicio del Control Interno se concebirá y organizará de manera que su ejecución sea inherente al de todos los cargos existentes en la entidad y en particular, a quienes tengan responsabilidad de mando consultando siempre los principios que los regirán: Igualdad: Las actuaciones y operaciones, estarán orientadas hacia el interés general, sin que se otorguen privilegios o se apliquen discriminaciones a personas o sectores de la comunidad.

Moralidad: Las actuaciones y operaciones de los servidores Públicos, se realizaran cumpliendo no solo las normas constitucionales o legales sino también los principios éticos y morales que rigen nuestra sociedad.

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Eficiencia: Obliga a velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de bienes y servicios se haga al mínimo costo, con la máxima productividad y el mejor uso de los recursos disponibles.

Eficacia: Examina si los resultados obtenidos se logran de manera oportuna y guardan relación con sus objetivos y metas propuestas.

Economía: Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada, en función de los objetivos y metas institucionales.

Celeridad: Uno de los aspectos principales sujeto a control, debe ser, la capacidad de respuesta oportuna de parte de la entidad frente a las necesidades sociales requeridas dentro de su ámbito de competencia.

Imparcialidad: Pretende que en las actuaciones y operaciones que realice la entidad, nadie pueda sentirse tendenciosamente afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación.

Publicidad: Busca que las actuaciones y operaciones sean públicas, para que todos tengan derecho a conocer los resultados que se estén logrando, con excepción de aquellos que tengan reserva legal, se posibilite el control

ciudadano de la gestión y se logre una comunicación idónea entre las dependencias de la Procuraduría General de la Nación. Valoración de Costos Ambientales: En aquellas actuaciones y operaciones que puedan afectar el medio ambiente se deberán valorar los costos como también su impacto, con miras a minimizarlos.

ARTÍCULO TERCERO: Autocontrol.- Los jefes en particular y los servidores en general, deberán implantar al interior de sus dependencias y en las actividades que desarrollan, mecanismos de control necesarios para asegurar el adecuado funcionamiento y cumplimiento de los objetivos del Sistema de Control Interno, así como también la aplicación de los principios que lo rigen.

ARTÍCULO CUARTO: Campo de Aplicación.- El sistema de Control Interno que se adopta por la presente Resolución, será aplicable en todas las áreas, y dependencias de la Procuraduría General de la Nación, mediante la elaboración y aplicación de 3 técnicas de dirección, unificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

CAPITULO II

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA PROCURADURÍA

GENERAL DE LA NACIÓN

1. Políticas y estrategias ARTÍCULO QUINTO: Políticas.- Corresponde al Procurador General de la Nación, trazar las políticas que como guías de acción deben orientar su administración de conformidad con el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan institucional de la

Procurador General de la Nación. Para efectos del diseño de políticas, el Viceprocurador General de la Nación, el Secretario General, los Procuradores Delegados y los Jefes de Oficina, prestarán el

apoyo necesario. La coordinación de estos apoyos la efectuará el Jefe de la Oficina de Planeación.

ARTÍCULO SEXTO: Elaboración de estrategiasTrazadas las políticas de que trata el artículo anterior, la Oficina de Planeación en coordinación con el Viceprocurador General de la Nación, los Procuradores Delegados, el Secretario General, y las oficinas del nivel asesor, deberán elaborar y estructurar, las estrategias que conduzcan al cumplimiento de los objetivos, soportados en las políticas institucionales.

2. Objetivos, Metas y Planes ARTÍCULO SÉPTIMO: Plan Indicativo.- De conformidad con los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan De Desarrollo Institucional y de las funciones que señale la Ley, la Procuraduría General de la Nación, a través de la Oficina de Planeación debe elaborar un Plan Indicativo Cuatrienal con Planes de Acción

Anuales.

ARTÍCULO OCTAVO: Objetivos, Metas y Planes de Acción.- Con base en las directrices que emita la oficina de Planeación y las Políticas definidas y aprobadas por el Procurador General de la Nación, todas las dependencias deberán remitir a esa Oficina a más tardar el 15 de octubre de cada año, un documento que contenga, los objetivos y metas a desarrollar dentro del año siguiente, así como los planes de 4 acción que conduzcan a ello, dentro del Plan de Desarrollo Institucional y el Plan

Nacional de Desarrollo, que deberá dirigirse a:

1. Establecer los objetivos y metas tanto generales como específicos

2. Definir políticas como guías de acciones y procedimientos para la ejecución de los

procesos.

3. Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los programas trazados.

4. Delimitar la autoridad y los niveles de responsabilidad

5. Adoptar las normas para la protección y utilización racional de los recursos

6. Dirigir y administrar el recurso humano a su cargo conforme a un sistema de méritos y sanciones.

7. Aplicar las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control Interno.

8. Establecer los mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión propia de cada dependencia, y en general de la Procuraduría General de la Nación.

9. Establecer los mecanismos de información necesarios a implementar por parte de la dependencia competente, que faciliten la gestión y el control.

10. Determinar e implementar los métodos confiables para la evaluación de la

Gestión.

11. Simplificar y actualizar normas y procedimientos ARTÍCULO NOVENO: Elaboración.- La Oficina de Planeación consolidará la información recibida y con base en ella, elaborará dentro de los dos meses siguientes el Plan Indicativo Cuatrienal y los planes de acción que lo desarrollen, según sea el caso.

ARTÍCULO DÉCIMO: Aprobación.- Elaborados los planes a que hace referencia el Artículo anterior y dentro del mes siguiente, se remitirán al Procurador General para 5 su aprobación. Una vez aprobados y publicados, la Oficina de Planeación, enviará copia a la Oficina de Control Interno, para lo de su competencia.

3. Organización de la Procuraduría General de la Nación y Niveles de Responsabilidad

ARTÍCULO DÉCIMOPRIMERO: Estructura.- la Procuraduría General de la Nación,

para el desarrollo de su misión constitucional y legal, cuenta con la estructura organizacional establecida en el decreto 262 de 2000, y en aquellas disposiciones que lo desarrollen, en donde además, se definen las líneas de autoridad y responsabilidad para la dirección, asesoría, ejecución y control, así como los mecanismos de coordinación y niveles de responsabilidad que corresponden a cada una de las dependencias.

ARTÍCULO DÉCIMOSEGUNDO: Responsabilidades.- El Procurador General de la Nación es responsable del establecimiento y desarrollo del sistema de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada dependencia, siendo la Oficina de Control Interno quien coordinará, verificará y evaluará el sistema de control interno y de gestión con el apoyo de los jefes de cada dependencia de la Entidad.

ARTÍCULO DECIMOTERCERO: Evaluación y Control de Gestión.- La aplicación del Sistema de Control Interno, velará por el establecimiento formal de un sistema de evaluación de Control de Gestión, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 343 de la Constitución Política y demás disposiciones legales vigentes.

4. Dirección y Administración de Personal ARTÍCULO DÉCIMOCUARTO: Talento Humano. Los servidores públicos de la Procuraduría General de la Nación son fundamento del Sistema de Control Interno.

En tal sentido, el desarrollo del sistema, el de los términos legales, su interés y capacitación en el manejo de los sistemas de información y de gestión documental y su ética de servicio público, son elementos esenciales para el desarrollo del sistema y de una gestión pública idónea.

ARTÍCULO DECIMOQUINTO: Factores del talento humano en el sistema de control interno. De conformidad con las normas constitucionales, legales y reglamentarias, el diseño y desarrollo de los programas de inducción y reinducción, y 6 la construcción de los sistemas de selección, control y continuidad del servicio público, estarán dirigidos a generar nuevos paradigmas de administración, fundamentada en la eficiencia, seguimiento de la gestión, empoderamiento de la ética del servicio público y generación constante de valor agregado en las actividades propias del empleo.

5. De la Protección y Utilización Racional de los Recursos Tecnológicos, Financieros y Físicos ARTÍCULO DÉCIMOSEXTO: Recursos.- La Procuraduría General de la Nación para el cumplimiento de su misión Institucional, cuenta con recursos tecnológicos, financieros y físicos sobre los cuales se debe mantener una protección y utilización adecuadas, fundamentadas en sistemas que den cuenta de su proyección, consecución, destinación y utilización eficientes.

6. Manuales de Funciones y Procedimientos ARTÍCULO DÉCIMOSÉPTIMO: Manuales de Funciones y Procedimientos.- Para el desarrollo de las actividades en todas las áreas de la Procuraduría General de la Nación, deberán existir manuales de funciones y procedimientos, que contemplen los diversos procesos, procedimientos y funciones desarrolladas en la Entidad, y se definen claramente los niveles de responsabilidad, autoridad y los puntos de control.

ARTÍCULO DÉCIMOCTAVO: Adopción.- Los manuales para la protección y utilización racional de los recursos, así como los de funciones y procedimientos, se adoptarán mediante Resolución expedida por el Procurador General de la Nación.

Para garantizar la conformidad de los manuales con la evolución de las actividades y necesidades de la Entidad y sus usuarios, cada año se consolidará por parte de la Oficina de Control Interno, las propuestas de cambios para ser presentadas al Procurador General de la Nación.

7. Sistema de Información ARTÍCULO DÉCIMONOVENO: Sistema de Información.- La Procuraduría General de la Nación diseñará, desarrollará e implantará un ágil y moderno sistema de información que permita un oportuno seguimiento y control de los recursos financieros, humanos, físicos, tecnológicos y de los aspectos relativos a los diferentes procesos que competen a la misión institucional, de tal forma que se pueda medir la gestión de los mismos.

7 Igualmente, debe permitir que los usuarios, tanto internos como externos, obtengan la información veraz y oportuna sobre los asuntos de su interés, de conformidad con la normatividad vigente para cada caso.

ARTÍCULO VIGÉSIMO: Hardware y Software.- La Secretaría General con el apoyo de la Oficina de Sistemas y en coordinación con la Oficina de Planeación deberá liderar los procesos de modernización tecnológica de la Procuraduría General de la Nación en materia de hardware y software.

Esta acción se debe enfocar, entre otros aspectos, a mejorar las técnicas de investigación, la práctica de pruebas, formación y conservación de procesos disciplinarios, la comunicación entre dependencias, a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información y de control interno, y al seguimiento actual y exacto de la gestión administrativa de la Entidad, incorporando un módulo de estadísticas.

8. Mecanismos que faciliten el control ciudadano

a la Procuraduría General de la Nación ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO: Mecanismos de Control.- La Procuraduría General de la Nación establecerá mecanismos de control ciudadano a través del fortalecimiento y ampliación de las funciones del Centro de Atención al Público y las demás dependencias, que contribuyan a garantizar que la gestión se enmarque dentro de los principios constitucionales, legales, y especialmente en los descritos en el artículo segundo de la presente resolución. Estos mecanismos incluirán un manual para el ciudadano y un sistema ágil para el trámite de la información destinada a los usuarios, que vincule a todas las dependencias de la Entidad. CAPÍTULO III DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO: Oficina de Control Interno.- Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando al Procurador General en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos, y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. 8

ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO: Implantación y seguimiento del sistema de control interno.- La implantación y seguimiento del Sistema de Control Interno en la Procuraduría General de la Nación será responsabilidad de la Oficina de Control Interno, de acuerdo con los parámetros establecidos en la Constitución Política, en la Ley 87 de 1.993, y en las normas que los modifiquen, aclaren o adicionen.

ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO: Funciones de la Oficina de Control Interno.- Las funciones de la Oficina de Control Interno son las asignadas en la Constitución y la ley, específicamente las contempladas en el artículo trece (13) del Decreto 262 de

2000:

1. Asesorar al Procurador General en el diseño de políticas relacionadas con la planeación, dirección y organización del sistema de control interno.

2. Velar por el cumplimiento de las políticas aprobadas por el Procurador General a las que se refiere el numeral primero de este artículo.

3. Ejercer el control de gestión sobre las actividades que adelantan las diferentes dependencias de la Procuraduría, así como del cumplimiento de la misión integral de la entidad, con fundamento en el análisis de la información recibida de las mismas dependencias y proponer los correctivos que resulten pertinentes.

4. Realizar visitas periódicas a las dependencias de la Procuraduría, con el fin de verificar el desarrollo de las actuaciones y procesos que se adelanten.

5. Diseñar e implementar, con el apoyo de la Oficina de Planeación, mecanismos de verificación, administración, control, seguridad e integridad de la información que suministren las dependencias de la entidad.

6. Diseñar el sistema de control de gestión y preparar, para la aprobación del Procurador General, el manual respectivo.

7. Verificar que los estados financieros de la entidad reflejen el resultado de sus operaciones y los cambios de su situación financiera.

8. Remitir a las diferentes dependencias de la Procuraduría los informes de control de gestión, con sus respectivos soportes, y enviarlos, igualmente, a la dependencia competente, cuando de ellos se concluya que existen posibles irregularidades

constitutivas de faltas disciplinarias. 9

9. Las demás que le asigne o delegue el Procurador General

CAPÍTULO IV

COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO: Comité de Coordinación de Control Interno.- Créase el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, como órgano de coordinación y asesoría del Procurador General de la Nación el cual estará integrado por: El Viceprocurador General de la Nación, quien lo presidirá El Secretario General Dos (2) Procuradores Delegados, designados por el Procurador General de la Nación, que podrán ser renovados cuando lo considere pertinente. El Jefe de la Oficina de Planeación, y El Jefe de la Oficina de Control Interno ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO: Reuniones del Comité.- El Comité se reunirá trimestralmente de manera directa, dentro de los diez (10) primeros días del respectivo trimestre y será convocado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, y de manera extraordinaria, cuando así lo disponga el mismo funcionario o por solicitud de cualquiera de sus miembros. A las reuniones del Comité podrán ser invitados los directivos y funcionarios que se consideren necesarios para el análisis de las gestiones respectivas.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO: Quórum Decisorio.- Los miembros del Comité tendrán voz y voto, salvo el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien solo tendrá voz y actuará como Secretario del Comité.

Las decisiones del Comité se tomarán por la mayoría absoluta de sus miembros y en

caso de empate, se acudirá a lo dispuesto en el reglamento del Comité.

ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO: Reglamento.- En la reunión de instalación se designarán los miembros encargados de elaborar el reglamento del Comité de Coordinación de Control Interno, el cual será presentado, discutido y aprobado en la siguiente reunión del mismo.

ARTÍCULO VIGÉSIMO NOVENO: Actas y Asistencia.- De las reuniones del Comité se levantará un acta, en donde consten las deliberaciones y recomendaciones 10 correspondientes a cada sesión. La asistencia de los miembros del Comité a sus sesiones, será obligatoria y no podrá delegarse.

ARTÍCULO TRIGÉSIMO: Funciones del Comité de Coordinación de Control Interno.- El Comité de Coordinación de Control Interno, para el cumplimiento de sus

objetivos tendrá las siguientes funciones:

1. Apoyar, asesorar, y colaborar al Procurador General de la Nación y a la Oficina de Control Interno en la adopción de decisiones y de intervenciones para el desarrollo del sistema de control interno.

2. Analizar el informe presentado por la oficina de Control Interno y Tomar los correctivos o decisiones que conduzcan al mejoramiento de la aplicación del Sistema de Control Interno en la Procuraduría.

3. Establecer y proponer los programas de especialización y capacitación para los funcionarios del área que se requiera, para la optimización de la gestión.

4. Las demás que le otorgue la Ley o le asigne el Procurador General de la Nación, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

ARTÍCULO TRIGÉSIMO SEGUNDO: Colaboración de los servidores.- Todos los

servidores Públicos de la Procuraduría General de la Nación están obligados a colaborar con el Comité en todos los procesos adoptados para complementar, actualizar y mejorar el Sistema de Control Interno.

ARTÍCULO TRIGÉSIMO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la resolución No. 156 de 6 de octubre de 1998 y demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá a los 2 de mayo de 2001. 11

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN

Procurador General de la Nación 12