PGN - RESOLUCION - Creación del equipo de mejoramiento institucional

RESOLUCION NUMERO 150 (31 MAY. 2002) Por medio de la cual se crea el Equipo de Mejoramiento Institucional de la Procuraduría General de la Nación EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACION En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 34 del artículo 7 del Decreto 262 de 2000, y CONSIDERANDO Que a través de Resolución 080 de 2002 se adoptó el Plan de Desarrollo Institucional de la Procuraduría General de la Nación que será ejecutado a partir del presente año y hasta el año 2005, el cual contiene la misión, visión, estrategias, políticas y programas que permitirán a la Entidad dirigir su organización y funcionamiento para el logro de los objetivos y para dar respuesta a las exigencias de la sociedad. Que en este contexto, es necesario adelantar proyectos dirigidos a evaluar la organización y los métodos de trabajo de la Entidad y a implementar los ajustes y modificaciones a que haya lugar con el fin de hacer más óptima la gestión de la Procuraduría General de la Nación. Que para el logro de dichos objetivos, se requieren soportes técnicos en relación con la gestión de la Entidad, la estructura de los procedimientos, la definición de perfiles y la reorganización interna de la Institución. Que este estudio, evaluación y aplicación técnica debe hacerse a través de un equipo interdisciplinario dedicado en forma exclusiva al desarrollo de dicha actividad con el fin de garantizar agilidad, oportunidad y un mejor uso de las herramientas y recursos dirigidos a tal fin. Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE

ARTICULO PRIMERO.- Crear el Equipo de Mejoramiento Institucional - EMIde

la Procuraduría General de la Nación, adscrito a la Secretaría General, el cual estará integrado por los siguientes cargos: 2 Asesor Código 1AS Grado 24 1 Profesional Universitario Código 3PU Grado 17 3 Técnico Administrativo Código 4TM Grado 16 2 Técnico Administrativo Código 4TM Grado 14 ARTICULO SEGUNDO.- El Equipo de Mejoramiento InstitucionalEMI tendrá la siguiente estructura: Una Coordinación Un Grupo de Diseño y Ejecución ARTÍCULO TERCERO.- FUNCIONES GENERALES: El Equipo de Mejoramiento Institucional -EMI-tendrá las siguientes funciones:

1. Formular proyectos nacionales, regionales y locales de mejoramiento de los procesos de la Entidad y de los procedimientos correspondientes.

2. Establecer modelos de gestión orientados a la producción de resultados, en las áreas misionales y en el área de gestión administrativa, que sean flexibles, controlados y eficientes.

3. Apoyar, asesorar y acompañar la ejecución eficiente y oportuna de cada proyecto con la participación de las dependencias que intervengan en ellos.

4. Proponer estrategias para acompañar la ejecución de los proyectos en áreas claves para el desarrollo Institucional

5. Elaborar los documentos técnicos referidos a los proyectos en sus etapas de diagnóstico, diseño, ejecución, seguimiento y control, y resultados.

6. Canalizar el estudio y desarrollo de las sugerencias o proyectos, relacionados con el mejoramiento de procesos y procedimientos de la Entidad, generados al interior de las dependencias, de conformidad con la política de modernización de la Entidad y con la participación de las Dependencias involucradas.

7. Diseñar e implementar modelos de servicios comunes en las diferentes dependencias de la Entidad.

8. Diseñar e implementar los esquemas de descentralización y desconcentración en la Entidad

9. Proponer innovaciones en los sistemas de organización y métodos en la

Entidad

10. Proponer indicadores para la evaluación de la gestión y de resultados, de conformidad con el desarrollo de los proyectos.

11. Evaluar los contenidos y viabilidad jurídica de los proyectos, los modelos de gestión, sistemas de control, documentos técnicos, servicios comunes, esquemas de descentralización y desconcentración, y demás propuestas elaboradas por el equipo.

12. Proyectar los actos administrativos necesarios para el desarrollo de los proyectos y propuestas y, en general, de las actividades del Equipo de

Mejoramiento Institucional. ARTICULO CUARTO. FUNCIONES DE LA COORDINACION DEL EQUIPO DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL - EMI: La coordinación del Equipo de Mejoramiento Institucional estará a cargo de un Asesor Código 1AS grado 24, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Coordinar y hacer seguimiento a las actividades del Equipo de Mejoramiento Institucional -EMIpara la adecuada ejecución de los proyectos.

2. Asignar responsabilidades y tareas dentro del Equipo EMI

3. Coordinar la elaboración y revisar los documentos que se generen en el equipo.

4. Coordinar la formulación y evaluación de indicadores de gestión dentro de cada proyecto de reingeniería.

5. Consolidar y administrar la memoria documental de los proyectos

6. Apoyar el proceso de definición de requerimientos técnicos de los proyectos

7. Proyectar las etapas y metodologías de trabajo considerando los recursos

físicos, humanos y el plazo de cada proyecto, desde la etapa de definición de requerimientos hasta la de implementación y ajustes.

8. Velar por el cumplimento del cronograma de las diferentes actividades que se realicen en torno a los proyectos

9. Evaluar las diferentes alternativas presentadas en la redefinición de procesos.

10. Establecer canales de comunicación y realizar la coordinación operativa para el levantamiento de información y la evaluación previa de las propuestas de reingeniería con las diferentes dependencias de la

Procuraduría.

11. Revisar y adoptar las medidas pertinentes para asegurar el avance de la ejecución de los proyectos.

12. Presentar mensualmente al Secretario General un informe de avance de los proyectos y el grado de cumplimiento del cronograma.

PARAGRAFO: El Asesor grado 24, encargado de la coordinación del Equipo de Mejoramiento Institucional rendirá un informe trimestral al Secretario General de la Procuraduría General de la Nación, sobre el desarrollo de los diferentes proyectos.

ARTICULO QUINTO.- FUNCIONES DEL GRUPO DE DISEÑO Y EJECUCIÓN.

Serán funciones del grupo de diseño y ejecución las siguientes:

1. Orientar el proceso de reingeniería de acuerdo con la metodología del estudio de métodos y medición del trabajo.

2. Seleccionar los proyectos a adelantarse

3. Obtener los hechos, para lo cual solicitará la información que contribuya a la formulación de los proyectos

4. Efectuar los análisis técnicos pertinentes

5. Formular y desarrollar los métodos y propuestas, para lo cual estudiará y propondrá los requerimientos de los proyectos: físicos, humanos, financieros y tecnológicos.

6. Presentar los métodos propuestos ante las instancias pertinentes

7. Implantar los métodos coordinadamente en todas las dependencias de la Entidad que participen en los procesos de modernización

8. Desarrollar un análisis de trabajo, frente a lo cual se diseñaran estrategias para el control y seguimiento de los proyectos, desde el punto de vista tecnológico, organizacional y de contenidos misionales.

9. Establecer estándares de tiempo para la ejecución de los proyectos

10. Efectuar el seguimiento y control de los métodos y garantizar su ejecución y resultados en cada proyecto, gestionando ante las dependencias responsables el cumplimiento de las propuestas planteadas. 11.Adoptar las medidas correctivas a que haya lugar 12.Analizar el impacto total de los cambios propuestos 13.Evaluar, conceptuar y proyectar los estudios jurídicos y los actos administrativos necesarios para el desarrollo de cada una de las etapas de los proyectos.

14. Mantener toda la documentación de los proyectos, haciendo seguimiento a los planes, riesgos identificados, cambios, etc. 15.Participar en las reuniones a las que deba asistir en desarrollo de los proyectos 16.Presentar al coordinador del Equipo un informe mensual de gestión luego de la realización de las actividades que se deriven de los proyectos ARTICULO SEXTO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogotá, a los 31 MAY. 2002

EDGARDO JOSE MAYA VILLAZON

Procurador General de la Nación