PGN - RESOLUCION - Creación y asignación de funciones

RESOLUCIÓN NÚMERO 380 27 OCTUBRE 2000

A ésta la MODIFICA la Resolución 213 de 2002; El artículo 4 fue DEROGADO por la Resolución 239 de 2009 Por medio de la cual se organiza la División de Documentación, se crean unos grupos internos de trabajo, y se asignan unas funciones El PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y en especial de las facultades legales consagradas en los numeral 6, 7, 34 y 38 del artículo 7° del Decreto Ley 262 de 2000, y CONSIDERANDO Que el Congreso de la República; mediante la Ley 573 de 2000, revistió al Presidente de la República de facultades extraordinarias para modificar la estructura de la Procuraduría General de la Nación, determinar el sistema de nomenclatura, clasificación de sus servidores, crear, suprimir y fusionar empleos, modificar el régimen de competencias interno y el de carrera administrativa. Que mediante el Decreto 262 de 2000, “por el cual se modifican la estructura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y de! Instituto de Estudios del Ministerio Público; el régimen de competencias interno de la Procuraduría General; se dictan normas para su funcionamiento…”, facultó al Procurador General de la Nación para organizar las dependencias de la Entidad y crear grupos de trabajo para su adecuado funcionamiento, de conformidad con los numerales 34 y 38 del artículo 7o. ibídem. Que para el cabal desarrollo de las funciones asignadas a la División de Documentación, contenidas en el artículo 19 del Decreto 262 de 2000, se hace

indispensable crear grupos internos de trabajo con funciones específicas que coadyuven al logro de los objetivos trazados por la Entidad.

RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: Para el desarrollo y como apoyo de la División de Documentación, se crean los grupos de trabajo que a continuación se relacionan, cada uno de los cuales estará dirigido por un Asesor grado 19:

A. Archivo Central

B. Biblioteca

C. Relatoría ARTÍCULO SEGUNDO: Asignar las siguientes funciones al Grupo de Archivo

Central.

1. Organizar el acervo documental transferido por las distintas dependencias con sede en Santafé de Bogotá, mediante la aplicación de normas técnicas y tecnologías orientadas a facilitar el almacenamiento y recuperación de información documental, con sujeción a la normas legales, los principios y técnicas archivísticas, y las directrices trazadas por el Archivo General de la Nación.

2. Prestar servicios de información y consulta de los documentos de archivo a su cargo, de conformidad con la normas jurídicas vigentes y los reglamentos internos que se expidan sobre el particular.

3. Velar por la preservación e integridad del patrimonio documental y la autenticidad y fidelidad documental; y propender por la aplicación de tecnología micrográfica, de imágenes digitales, u otras que cumplan con el objetivo de almacenar, localizar y recuperar con fidelidad imágenes escritas; y cuya producción de copias, que sustituyen el original, tengan plena validez legal.

4. Establecer y mantener actualizados mecanismos de control sobre la documentación suministrada en préstamo.

5. Presentar a consideración de la División de Documentación y/o del Comité de Archivo proyectos sobre políticas, planes, reglamentos y procedimientos que

contribuyan al desarrollo de la gestión documental, la administración, la conservación y el correspondiente servicio de consulta, en el ámbito local de su competencia y a nivel nacional.

6. Asesorar a las dependencias a nivel nacional según lo determine el Comité de

Archivo.

7. Conservar los documentos que formen parte de una actuación en trámite y, por su importancia, deban ser protegidos con especial cuidado, cuando se le formule solicitud en tal sentido por parte de la dependencia competente.

8. Las demás que le asigne la ley y/o el Procurador General.

ARTICULO TERCERO: Asignar las siguientes funciones al Grupo de Biblioteca.

1. Prestar servicios bibliotecarios que atiendan las necesidades de consulta e investigación de los servidores de la entidad, en apoyo al desempeño de sus funciones, la investigación y su desarrollo intelectual.

2. Planear el desarrollo de colecciones acordes con la misión, política y planes institucionales; y coordinar las actividades de selección y adquisición de material documental.

3. Organizar, describir, clasificar, analizar y administrar los recursos documentales. mediante la aplicación de normas técnicas biblioteca lógicas, métodos, procedimientos y tecnología que faciliten el almacenamiento y recuperación de información.

4. Mantener actualizada la documentación normativa del orden nacional.

5. Organizar y proteger la memoria documental institucional, en lo relativo a documentos publicados.

6. Establecer y mantener actualizados mecanismos de control sobre el material documental facilitado en préstamo, y velar por su preservación.

7. Proponer la adopción de políticas, planes, reglamentos y procedimientos que contribuyan al desarrollo de la gestión biblioteca lógica en la entidad.

8. Mantener vínculos de cooperación bibliotecaria con unidades de información que dispongan de recursos y servicios de información en áreas temáticas afines o complementarias a las propias.

9. Las demás que le asigne la ley y/o el Procurador General.

ARTICULO CUARTO: Asignar las siguientes funciones al grupo de Relatoría.

1. Prestar servicios de información y divulgación jurídica a los servidores de la entidad, en aras de atender sus necesidades de consulta e investigación para el desarrollo de sus funciones. 2, Adquirir documentación actualizada en materia de jurisprudencia, normas y conceptos de autoridades judiciales y administrativas que atañen al Ministerio,

Público.

3. Recopilar, clasificar, extractar y conservar las normas, decisiones y conceptos de especial interés que emitan las diversas dependencias de la entidad.

4. Organizar y administrar los recursos documentales mediante la aplicación de normas técnicas para el tratamiento de la información jurídica, métodos, procedimientos y tecnología que faciliten su almacenamiento y recuperación.

5. Mantener vínculos de cooperación con las relatorías de las altas cortes y tribunales, y demás unidades especializadas, con el propósito de adquirir y actualizar la información normativa y jurisprudencial.

6. Estimular a los servidores de la entidad en la consulta de los recursos de informática jurídica, mediante la orientación y el apoyo a las actividades de capacitación y adiestramiento.

7. Preparar la información jurisprudencial de especial interés, para ser consultada a través de la red informática de la entidad e Internet, en coordinación con la Oficina de

Sistemas.

8. Emitir los conceptos técnicos que le sean solicitados para la adquisición de bases

de datos y obras jurídicas en medio magnético.

9. Proponer la adopción de políticas, planes y procedimiento que contribuyan a la localización, adquisición y suministro de información normativa y jurisprudencial.

10. Las demás que le asigne la ley y/o el Procurador General.

ARTICULO QUINTO: La presente resolución rige a partir de su comunicación.

COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C. a los 27 OCT. 2000

JAIME BERNAL CUELLAR

Procurador General de la Nación