PGN - RESOLUCION - Manual de procedimiento para la procuraduría general de la nación tomo

General de la Nación y del Ministerio RESOLUCIÓN 41 DEL 2001 Público pertenecientes al Régimen Retroactivo, ex servidores o Por medio de la cual se expiden los beneficiarios. Manuales de Procedimientos 3. ALCANCE para la Procuraduría General de la El procedimiento involucra a las Nación TOMO III Divisiones de Gestión Humana, Administrativa, Financiera, Secretaría

Dependencia: División Gestión

General y Coordinadores Humana Grupo Cesantías Administrativos.

Proceso: Reconocimiento y pago de

4. RESPONSABILIDADES cesantías Intervienen en el procedimiento todos Procedimiento: Reconocimiento y los funcionarios del Grupo de Cesantías; pago de cesantías retroactivas, el Oficinista Grado 06 del Grupo Hojas parciales y definitivas de Vida; el Jefe y la Secretaria de la

Código: División de Gestión Humana; la División

Revisó: JEFE DE OFICINA Administrativa, el Técnico Administrativo Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ y el Jefe de la División Financiera, los PAVAJEAU Coordinadores Administrativos, el Fecha: 02 MARZO 2001 Oficinista de la Secretaría General y el

Secretario General.

1. OBJETIVO

5. REFERENCIAS Efectuar el reconocimiento y ordenar el pago de las cesantías de aquellos • Decreto 1848 de 1966 servidores de la entidad, ex servidores • Decreto 546 de 1971 o beneficiarios pertenecientes al • Decreto 1726 de 1973

Régimen Retroactivo, destinadas a la • Decreto 1045 de 1978

adquisición de vivienda, liberación de • Ley 33 de 1985 gravamen, dotación de vivienda, educación o reconocimiento definitivo; • Ley 62 de 1985 de manera ordenada, ágil y confiable. • Resoluciones 17 y 18 de 1985.

2. CLIENTES 6. DEFINICIONES Los funcionarios de la Procuraduría N. A.

7. FORMATOS A UTILIZAR • Modelo de solicitud • Modelo liquidación • Formulario información beneficiario cuenta.

Resolución 197 A de 2003 y 173 P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – de 2.003. Fue REVOCADA por Resolución 41 del 2007 • Autorización contratante (servidor) 13.1 Diligencia el formato o la • Libros radicadores solicitud y la radica en la División de Registro y Control y Correspondencia de • Libro de control. la entidad, para el reconocimiento y

8. CONDICIONES GENERALES pago de cesantías retroactivas Las cesantías retroactivas se destinadas a la adquisición de vivienda, reconocen a los servidores de la Entidad liberación de gravamen, dotación de y del Ministerio Público que hayan vivienda, educación y pago de ingresado con anterioridad a enero 29 impuestos o reconocimiento definitivo. de 1985 inclusive ex servidores y El servidor público, ex servidor o beneficiarios (en caso de los fallecidos), beneficiarios del causante, debe aportar bajo las mismas condiciones. los documentos exigidos mediante

9. SALIDAS Resoluciones Internas 17 y 18 de 1986; • Resolución emitida por el Secretario Decretos 2755 de 1966, 1726 de 1973,

General que reconoce y ordena el pago 1848 de 1969 artículo 58; Leyes 33 y 62 de las cesantías retroactivas parciales. de 1985 y demás normas vigentes. • Orden de pago GRUPO DE CESANTIAS

10. REGISTROS OFICINISTA GRADO 06 • Datos de ley 13.2 Corrobora la existencia de • Datos de liquidación reconocimientos anteriores; si los hubiere, ubica la correspondiente • Fecha de solicitud carpeta, de lo contrario; abre una • Trámite y registro presupuestal nueva, radica la solicitud y luego la

11. BASES DE AUTOCONTROL graba en el sistema. • Verifica que los documentos GRUPO DE CESANTIAS aportados por el solicitante cumplan con PROFESIONAL UNIVERSITARIO los requisitos exigidos en la GRADO 15 (Abogado) normatividad aplicable para el caso. 13.3 Verifica que los documentos • Correcta liquidación de las aportados por parte de los servidores de Cesantías Retroactivas Parciales. la Procuraduría General de la Nación y • Correcta elaboración de la del Ministerio Público cumplan con los Resolución que reconoce y ordena el requisitos exigidos en las normas para pago de Cesantías. Retroactivas el caso.

Parciales y de Orden de pago. 13.4 Elabora avisos emplazatorios,

12. ANEXOS cuando el servidor ha fallecido, en • Contratos de compraventa. cumplimiento de los Decretos 1848 de 1969 y 1726 de 1973.

• Hipoteca COORDINADOR GRUPO DE • Certificado de estudio CESANTIAS • Certificado de deuda de impuestos 13.5 Envía oficio firmado por el Jefe

13. ACTIVIDADES de la División de Gestión Humana a la SOLICITANTE (Servidor Público, ex División de Servicios Administrativos, servidor o Beneficiario del causante) con dos (2) avisos emplazatorios para

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 2

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica. su publicación en un periódico de amplia coloca el respectivo Vo. Bo. circulación. 13.13 Oficia a la División Financiera y 13.6 Solicita a la División de Gestión envía el proyecto de Resolución para Humana, la expedición de la respectiva efectos de la disponibilidad e imputación constancia de tiempo de servicio. presupuestal.

GRUPO HOJAS DE VIDA DIVISION FINANCIERA OFICINISTA GRADO 06 TECNICO ADMINISTRATIVO G-12 13.7 Elabora la constancia de tiempo 13.14 Verifica la existencia de de servicio. disponibilidad presupuestal;de existir, la JEFE DE LA DIVISION DE GESTION registra en el sistema como apropiación, HUMANA colocándole numeral, artículo y ordinal que le corresponda. 13.8 Aprueba y firma la constancia de tiempo de servicio. JEFE DE LA DIVISION FINANCIERA GRUPO DE CESANTIAS 13.15 Coloca Vo. Bo. al proyecto de Resolución certificando la disponibilidad TECNICO ADMINISTRATIVO presupuestal y la regresa al Grupo de

GRADO 12

Cesantías. 13.9 Elabora la liquidación GRUPO DE CESANTIAS correspondiente, con base en los factores salariales establecidos en el OFICINISTA GRADO 06

Decreto 1045 de 1978, datos del SIAF y 13.16 Registra el proyecto de en la constancia de tiempo de servicio Resolución con imputación presupuestal expedida por la División de Gestión en el libro de control para pasarlo a la Humana y verifica si existen embargos División de Gestión Humana. por alimentos o cooperativas. De ser JEFE DIVISION DE GESTION así, este descuento incidirá en la HUMANA liquidación; en la Orden de Pago, se 13.17 Coloca Vo. Bo. al proyecto de mencionará el Juzgado y la cantidad Resolución y lo devuelve al Grupo de para que por intermedio de la Tesorería Cesantías. se efectúe el descuento GRUPO DE CESANTIAS correspondiente. 13.18 Radica en el libro de control y PROFESIONAL UNIVERSITARIO lleva el proyecto de Resolución a la GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR Secretaría General. GRADO 09 (Contadores) SECRETARÍA GENERAL 13.10 Revisan la liquidación y corrigen si es el caso. SECRETARIO GENERAL SECRETARIA GRADO 11 13.19 Firma la Resolución como ordenador del gasto. 13.11 Transcribe el proyecto de Resolución que reconoce cesantías y OFICINISTA GRADO 06 ordena el pago de las mismas. 13.20 Radica la Resolución en el COORDINADOR GRUPO DE sistema, la enumera y regresa al Grupo CESANTIAS de Cesantías. 13.12 Revisa el procedimiento y

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 3

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.

COORDINADOR GRUPO DE recurrente.

CESANTIAS COORDINADOR GRUPO DE 13.21 Notifica al solicitante la CESANTIAS Resolución que reconoce y ordena el 13.28 Revisa y aprueba con su Vo. pago de las cesantías; para Bogotá, D. Bo. la Resolución. C., envía la Resolución al Coordinador 13.29 Oficia a la División Financiera y Administrativo de la respectiva regional envía la Resolución para efectos de para que por su intermedio se realice modificar la imputación presupuestal. diligencia de notificación. SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE COORDINADOR ADMINISTRATIVO LOS NUMERALES 13.15 a 13.30. 13.22 Notifica la Resolución y la TECNICO ADMINISTRATIVO G-11 devuelve al Grupo de Cesantías. 13.30 Elabora la Orden de Pago. SOLICITANTE SECRETARIA GENERAL 13.23 Si no está de acuerdo con la SECRETARIO GENERAL liquidación, interpone recurso de reposición contra el acto administrativo. 13.31 Firma la Orden de Pago como ordenador del gasto.

GRUPO DE CESANTIAS

OFICINISTA GRADO 06

COORDINADOR GRUPO DE CESANTIAS 13.32 Radica la Orden de pago, la registra en el sistema y la devuelve al 13.24 Analiza los motivos de Grupo de Cesantías. inconformidad expresados por el recurrente, proyecta acto administrativo GRUPO DE CESANTIAS confirmando, aclarando o adicionando TECNICO ADMINISTRATIVO para firma del ordenador del gasto. GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR

TECNICO ADMINISTRATIVO GRADO 09

GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR 13.33 Organizan los anexos para la GRADO 09 y/o PROFESIONAL Orden de Pago, según sea del nivel UNIVERSITARIO GRADO 17 central o fuera de Bogotá, D. C. (Contadores) COORDINADOR GRUPO DE 13.25 Revisan la liquidación y si CESANTIAS encuentran inconsistencias, solicitan 13.34 Remite mediante oficio la nuevamente mediante oficio firmado por Orden de Pago, con sus respectivos el Coordinador del Grupo de Cesantías, anexos a la División Financiera. constancia de tiempo de servicio.

14. INDICADORES

TECNICO ADMINISTRATIVO

• Solicitudes:

GRADO 12

Solicitudes tramitadas 13.26 Elabora nuevamente la _________________________________ x liquidación. 100 PROFESIONAL UNIVERSITARIO Solicitudes recibidas GRADO 15 13.27 Proyecta la Resolución que Total de días resuelve el recurso interpuesto por el ___________________________________

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 4

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica. x 100 • Decreto 1453 de 1998

Número de solicitudes • Resolución 020 de 1994 • Resoluciones 017 y 018 de 1986

Dependencia: División Gestión • Decreto 1848/69

Humana Grupo Cesantías • Decreto 1726/73

Proceso: Reconocimiento de 6. DEFINICIONES

Cesantías N.A.

Procedimiento: Reconocimiento de

7. FORMATOS A UTILIZAR cesantías de fallecidos a través del • Modelo de solicitud Fondo Nacional de Ahorro. • Modelo de liquidación

Código: • Modelo de formulario de Fondo

Revisó: JEFE DE OFICINA

Nacional de Ahorro

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ • Libros radicadores PAVAJEAU • Libro de control Fecha: 02 MARZO 2001

8. CONDICIONES GENERALES

1. OBJETIVO Las cesantías de los servidores Reconocer y pagar a los beneficiarios fallecidos, afiliados al Fondo Nacional del servidor fallecido, los valores de las de Ahorro, se reconocen a los cesantías definitivas. beneficiarios, según ley, que acrediten

2. CLIENTES tal condición.

Los beneficiarios del causante,

9. SALIDAS afiliado al Fondo Nacional de Ahorro. • Resolución emitida por el

3. ALCANCE Secretario General, que reconoce a los El procedimiento involucra a las solicitantes como beneficiarios de las Divisiones de Gestión Humana, cesantías del fallecido.

Administrativa, Financiera, Secretaría

10. REGISTROS General, Coordinadores Administrativos • Datos de ley y Fondo Nacional de Ahorro. • Datos de liquidación

4. RESPONSABILIDADES • Información del afiliado Intervienen en el procedimiento todos los funcionarios del Grupo de Cesantías; • Fecha de solicitud el Oficinista Grado 06 del Grupo Hojas • Datos de trámite de Vida; el Jefe y la Secretaria de la 11. BASES DE AUTOCONTROL División de Gestión Humana; la División • Verifica que los solicitantes cumplan Administrativa, el Técnico Administrativo los requisitos exigidos por ley para ser y el Jefe de la División Financiera, los beneficiarios.

Coordinadores Administrativos, el

• Correcta liquidación del monto de Oficinista de la Secretaría General y el las cesantías.

Secretario General. • Correcta elaboración de la

5. REFERENCIAS Resolución a los solicitantes como • Ley 432 de 1998 beneficiarios del servidor fallecido.

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 5

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica. • Diligenciamiento correcto del y 1726 de 1973.

formulario del Fondo Nacional de COORDINADOR GRUPO DE Ahorro. CESANTIAS

12. ANEXOS 13.4 Envía oficio firmado por el Jefe • Registro civil de la División de Gestión Humana a la • Registro de nacimiento División de Servicios Administrativos, solicitando con dos (2) avisos • Registro de defunción emplazatorios para su publicación en un • Fotocopia de cédulas periódico de amplia circulación. • Avisos emplazatorios 13.5 Solicita mediante oficio a la

13. ACTIVIDADES División de Gestión Humana, constancia SOLICITANTES (Beneficiarios del de tiempo de servicio. causante) GRUPO HOJAS DE VIDA 13.1 Efectúa solicitud escrita, OFICINISTA GRADO 06 anexando documentos exigidos por la 13.6 Elabora la constancia de tiempo ley; en el evento en el que el servidor de servicio. público fallecido estuviere casado, la (el) JEFE DE LA DIVISION DE GESTION esposa (o) debe presentar: Registros HUMANA civil de nacimiento del causante, de defunción, de matrimonio y de 13.7 Aprueba y firma la constancia de

nacimiento de los hijos y fotocopia de tiempo de servicio. cédulas. GRUPO DE CESANTIAS Si los beneficiarios son los padres, SUSTANCIADOR GRADO 06 compañera permanente, hermanos o 13.8 Revisa solicitud, verifica la hijos, además deberán anexar: Registro existencia de la constancia de tiempo de civil de matrimonio de los padres, servicio y demás documentos exigidos nacimiento de hermanos y dos por el Fondo Nacional de Ahorro. declaraciones extrajuicio que acrediten TECNICO ADMINISTRATIVO el carácter de beneficiarios y fotocopia GRADO 12 de las cédulas. 13.9 Elabora proyecto de liquidación GRUPO DE CESANTIAS con base en factores salariales OFICINISTA GRADO 06 devengados y reportes efectuados al 13.2 Radica en los libros de control Fondo Nacional de Ahorro y pasa a numérico y alfabético de cesantías revisión. En caso de que exista definitivas, ubica antecedentes, en caso embargo, proyecta oficio para enviar al de existir reconocimientos anteriores; de Fondo Nacional de Ahorro como entidad lo contrario, abre carpeta y legaja los pagadora. documentos para iniciar su trámite. COORDINADOR GRUPO DE PROFESIONAL UNIVERSITARIO CESANTIAS GRADO 15 (Abogado) 13.10 Revisa oficio sobre embargo y 13.3 Elabora avisos emplazatorios, pasa para la firma del Jefe de la División cuando el funcionario haya fallecido, en de Gestión Humana. cumplimiento del Decreto 1848 de 1969

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 6

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.

JEFE DIVISION DE GESTION AUXILIAR ADMINISTRATIVO HUMANA GRADO 09 13.11 Firma el oficio y devuelve al 13.21 Radica y devuelve al Grupo de Grupo de Cesantías. Cesantías. GRUPO DE CESANTIAS GRUPO DE CESANTIAS OFICINISTA GRADO 06 COORDINADOR GRUPO DE 13.12 Radica el oficio de embargos CESANTIAS en el Fondo Nacional de Ahorro. 13.22 Notifica la Resolución a los PROFESIONAL UNIVERSITARIO beneficiario (s) del servidor fallecido y GRADO 17 (Contador) entrega el original del formulario con los documentos allegados para su trámite 13.13 Revisa liquidación, da Vo. Bo. ante el Fondo; cuando estén radicados

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

fuera de Bogotá, D. C., la notificación se GRADO 15 (Abogado) efectuará a través del Coordinador 13.14 Elabora proyecto de Administrativo de la respectiva regional. Resolución y del oficio remisorio.

SECRETARIA GRADO 11

SECRETARIA GRADO 11 13.23 Proyecta oficio para la firma del 13.15 Diligencia formulario Fondo Coordinador del Grupo de Cesantías y Nacional de Ahorro para afiliados lo envía al Coordinador Administrativo, fallecidos y lo envía para la firma del junto con la Resolución. Tesorero. SOLICITANTE COORDINADOR GRUPO DE 13.24 Si no está de acuerdo con la CESANTIAS liquidación, interpone Recurso de 13.16 Revisa y aprueba con su Vo. Reposición contra el acto administrativo.

Bo. el proyecto de Resolución, el GRUPO DE CESANTIAS formulario y el oficio remisorio. COORDINADOR GRUPO DE 13.17 Remite el formulario para la CESANTIAS firma del Tesorero. 13.25 Revisa memorial de TESORERO inconformidad del recurrente y ordena 13.18 Firma el formulario y lo revisar la liquidación. devuelve al Grupo de Cesantías.

TECNICO ADMINISTRATIVO

GRUPO DE CESANTIAS GRADO 12

OFICINISTA GRADO 06 13.26 Rechaza inconsistencias y 13.19 Radica en el libro de control y decide si debe efectuarse nueva lo entrega en la División de Gestión liquidación. Humana, junto con la Resolución y el COORDINADOR GRUPO DE oficio remisorio. CESANTIAS DIVISION GESTION HUMANA 13.28 Atendiendo el recurso, proyecta JEFE DIVISION GESTION HUMANA junto con el Profesional Universitario 13.20 Firma el formulario, el oficio Grado 15 (Abogado), la Resolución que remisorio al FNA y da Vo. Bo. a la confirma o modifica. Resolución. 14. INDICADORES

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 7

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica. • Solicitudes: 5. REFERENCIAS Cesantías reconocidas • Ley 432 de 1998 ___________________________________ • Decreto 1453 de 1998 _____ x 100 • Resolución 020 de 1994

Número de solicitudes • Resoluciones 017 y 018 de 1986 • Decreto 1726/73 • Tiempo: • Decreto 1848 de 1969 Total de días ____________________________________ • Decreto 1726 de 1973

___ x 100 6. DEFINICIONES Número de solicitudes N.A.

Dependencia: División Gestión

7. FORMATOS A UTILIZAR Humana Grupo Cesantías • Modelo de solicitud Proceso: Reconocimiento de • Modelo de liquidación Cesantías definitivas • Modelo de formulario de Fondo

Procedimiento: Reconocimiento de Nacional de Ahorro cesantías definitivas Fondo Nacional de Ahorro. • Libros radicadores

Código: • Libro de Control Revisó: JEFE DE OFICINA 8. CONDICIONES GENERALES Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ Se reconocen de manera definitiva PAVAJEAU las cesantías de los ex servidores de la entidad que hubieren estado afiliados al Fecha: 02 MARZO 2001

Fondo Nacional de Ahorro.

1. OBJETIVO

9. SALIDAS Reconocer y ordenar el pago de las • Resolución emitida por el cesantías causadas por el ex servidor Secretario General, que reconoce y afiliado al Fondo Nacional de Ahorro, ordena el pago de las cesantías de los durante su vinculación con la entidad. ex servidores de la entidad.

2. CLIENTES • Formulario del Fondo Nacional de Los ex servidores de la entidad, Ahorro, debidamente autorizado. afiliados al Fondo Nacional de Ahorro.

10. REGISTROS

3. ALCANCE • Datos de ley El procedimiento involucra a la • Fecha de solicitud División de Gestión Humana y Secretaría General. • Fecha de trámites

4. RESPONSABILIDADES 11. BASES DE AUTOCONTROL Intervienen en el procedimiento el • Verificar que los solicitantes Oficinista Grado 06, el profesional cumplan los requisitos exigidos por ley.

Universitario Grado 17, el Sustanciador • Correcta liquidación del monto de Grado 09 y el Coordinador del Grupo las cesantías. de Cesantías; el Jefe de la División de Gestión Humana; el Secretario General.

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 8

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica. • Correcta elaboración de la proyecto de Resolución y el formulario.

Resolución a los solicitantes 13.6 Envía el proyecto de Resolución, • Diligenciamiento correcto del junto con el formulario del Fondo formulario del Fondo Nacional de Nacional de Ahorro al Jefe de la División Ahorro. de Gestión Humana. • Correcta aplicación de certificado JEFE DIVISION DE GESTION mensual expedido al Fondo Nacional de HUMANA Ahorro. 13.7 Firma formulario, aprueba con

12. ANEXOS su Vo. Bo. el Proyecto de Resolución y • Formato solicitud devuelve al Grupo de Cesantías. • Formato Fondo Nacional de Ahorro GRUPO DE CESANTIAS • Fotocopia cédula OFICINISTA GRADO 06

13. ACTIVIDADES 13.8 Radica en el libro de control y lo lleva a la Secretaría General.

EX SERVIDOR SECRETARIO GENERAL 13.1 Efectúa solicitud escrita, anexando documentos exigidos por la 13.9 Firma la Resolución como ley y la radica en la División de Registro ordenador del gasto. y Control y Correspondencia, junto con OFICINISTA GRADO 06 el formulario debidamente diligenciado 13.10 Radica en el sistema y del Fondo Nacional de Ahorro. devuelve al Grupo de Cesantías.

GRUPO DE CESANTIAS GRUPO DE CESANTIAS OFICINISTA GRADO 06 COORDINADOR 13.2 Radica en los libros de control 13.11 Notifica la Resolución al numérico y alfabético de cesantías solicitante de Bogotá, D. C., y a los de definitivas, ubica antecedentes, en caso fuera, la envía al Coordinador de existir reconocimientos anteriores; de Administrativo de la respectiva regional. lo contrario, abre carpeta y legaja los COORDINADOR ADMINISTRATIVO documentos para iniciar su trámite. 13.12 Notifica la Resolución y la PROFESIONAL UNIVERSITARIO devuelve al Grupo de Cesantías. GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR SOLICITANTE GRADO 09 (Contadores) 13.13 Si no está de acuerdo con la 13.3 Verifican novedades como: liquidación, interpone recurso de fecha de ingreso, de retiro, de dejación reposición contra el acto administrativo. de cargo, contra liquidación del Grupo de Nómina "SIAF". GRUPO DE CESANTIAS 13.4 Elaboran liquidación y proyectan COORDINADOR GRUPO DE Resolución que reconoce y ordena el CESANTIAS pago de las cesantías de los ex 13.14 Analiza los motivos de servidores. inconformidad expresados por el COORDINADOR GRUPO DE recurrente, proyecta acto administrativo CESANTIAS confirmando, aclarando o modificando para firma del Secretario General. 13.5 Revisa y aprueba con Vo. Bo. el

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 9

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.

SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE Administrativos.

LOS NUMERALES 13. 6 a 13.12. 4. RESPONSABILIDADES

14. INDICADORES Intervienen en el procedimiento todos • Solicitudes: los funcionarios del Grupo de Cesantías; Solicitudes tramitadas el Oficinista Grado 06 del Grupo Hojas _____________________________ x de Vida; el Jefe y la Secretaria de la 100 División de Gestión Humana; la División Administrativa, el Técnico Administrativo Solicitudes recibidas y el Jefe de la División Financiera, los Coordinadores Administrativos, el Total de días Oficinista de la Secretaría General y el ______________________________ x Secretario General.

100 5.REFERENCIAS Número de solicitudes • Ley 50 de 1990 • Decreto 1045 de 1978

Dependencia: División Gestión • Decreto 1848 de 1969

Humana Grupo Cesantías • Decreto 1726 de 1973

Proceso: Reconocimiento de

6. DEFINICIONES cesantías definitivas

N.A.

Procedimiento: Reconocimiento y pago de cesantías definitivas fondos 7. FORMATOS A UTILIZAR privados. • Modelo de solicitud Código: • Modelo de liquidación Revisó: JEFE DE OFICINA • Formulario información beneficiario

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ cuenta.

PAVAJEAU • Libros radicadores Fecha: 02 MARZO 2001 • Libro de control.

1. OBJETIVO 8. CONDICIONES GENERALES Efectuar el reconocimiento y ordenar Las cesantías definitivas, se el pago de las cesantías definitivas a ex reconocen a los ex servidores de la servidores o beneficiarios de éstos que entidad o a sus beneficiarios afiliados a

les administraban sus cesantías los los fondos privados. Fondos Privados. 9. SALIDAS

2. CLIENTES • Resolución emitida por el Secretario Los ex servidores y beneficiarios de General que reconoce y ordena el pago la entidad afiliados a los Fondos de las cesantías definitiva.

Privados. • Orden de Pago.

3. ALCANCE 10. REGISTROS El procedimiento involucra a las • Información de la solicitud Divisiones de Gestión Humana, • Información de la liquidación

Administrativa, Financiera, Secretaría

• Datos afiliado Fondo Privado

General y Coordinadores

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 10

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica.

11. BASES DE AUTOCONTROL de la entidad cumplan con los requisitos • Verifica que los documentos exigidos en las normas para el caso. aportados por el solicitante cumplan con 13.5 Elabora avisos emplazatorios, los requisitos exigidos en la cuando el servidor ha fallecido, en normatividad aplicable para el caso. cumplimiento de los Decretos 1848 de • Correcta liquidación de las 1969 y 1726 de 1973.

Cesantías definitivas. COORDINADOR GRUPO DE • Correcta elaboración de la CESANTIAS Resolución que reconoce y ordena el 13.6 Envía oficio firmado por el Jefe pago de Cesantías definitiva y de la de la División de Gestión Humana a la Orden de pago. División de Servicios Administrativos,

12. ANEXOS con dos (2) avisos emplazatorios para su publicación en un periódico de amplia • Autorización retiro definitivo circulación.

• Formato Fondo Privado

13.7 Solicita a la División de Gestión

13. ACTIVIDADES Humana la expedición de la respectiva SOLICITANTE (ex servidor o constancia de tiempo de servicio. beneficiario del causante) GRUPO HOJAS DE VIDA 13.1 Diligencia el formato o la OFICINISTA GRADO 06 solicitud y la radica en la División de 13.8 Elabora la constancia de tiempo Registro y Control y Correspondencia de de servicio. la Procuraduría General de la Nación para el reconocimiento y pago de JEFE DE LA DIVISION DE GESTION cesantías definitivas. HUMANA 13.2 Los beneficiarios del causante 13.9 Aprueba y firma la constancia de deben aportar los documentos exigidos tiempo de servicio. mediante Resoluciones Internas 17 y 18 GRUPO DE CESANTIAS de 1986; Decretos 2755 de 1966, 1726 PROFESIONAL UNIVERSITARIO de 1973, 1848 de 1969 artículo 58; Ley GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR 33 y 62 de 1985 y demás normas GRADO 09 (Contadores) vigentes. 13.10 Elabora la liquidación GRUPO DE CESANTIAS correspondiente, con base en los OFICINISTA GRADO 06 factores salariales establecidos en el 13.3 Corrobora la existencia de Decreto 1045 de 1978, datos del SIAF y reconocimientos anteriores; si los en la constancia de tiempo de servicio hubiere, ubica la correspondiente expedida por la División de Gestión carpeta; de lo contrario, abre una Humana. nueva, radica la solicitud. PROFESIONAL UNIVERSITARIO

GRUPO DE CESANTIAS GRADO 17 y/o SUSTANCIADOR

GRADO 09 (Contadores) PROFESIONAL UNIVERSITARIO GRADO 15 (Abogado) 13.11 Revisan la liquidación y corrigen si es el caso. 13.4 Verifica que los documentos aportados por parte de los ex servidores SECRETARIA GRADO 11

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 11

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica. 13.12 Transcribe el proyecto de ordenador del gasto.

Resolución que reconoce cesantías y OFICINISTA GRADO 06 ordena el pago de las mismas. 13.21 Radica la Resolución en el COORDINADOR GRUPO DE sistema, la enumera y regresa al Grupo CESANTIAS de Cesantías. 13.13 Revisa el procedimiento y COORDINADOR GRUPO DE coloca el respectivo Vo. Bo. CESANTIAS 13.14 Oficia a la División Financiera y 13.22 Notifica al solicitante la envía el proyecto de Resolución para Resolución que reconoce y ordena el efectos de la disponibilidad e imputación pago de las cesantías; para Bogotá, D. presupuestal. C., envía la Resolución al Coordinador DIVISION FINANCIERA Administrativo de la respectiva regional TECNICO ADMINISTRATIVO G-12 para que por su intermedio se realice diligencia de notificación. 13.15 Verifica la existencia de disponibilidad presupuestal; de existir, la COORDINADOR ADMINISTRATIVO registra en el sistema como apropiación, 13.23 Notifica la Resolución y la colocándole numeral, artículo y ordinal devuelve al Grupo de Cesantías. que le corresponda. SOLICITANTE JEFE DE LA DIVISION FINANCIERA 13.24 Si no está de acuerdo con la

13.16 Coloca Vo. Bo. al proyecto de liquidación, interpone recurso de Resolución certificando la disponibilidad reposición contra el acto administrativo. presupuestal y la regresa al Grupo de GRUPO DE CESANTIAS Cesantías. COORDINADOR GRUPO DE GRUPO DE CESANTIAS CESANTIAS OFICINISTA GRADO 06 13.25 Analiza los motivos de 13.17 Registra el proyecto de inconformidad expresados por el Resolución con imputación presupuestal recurrente, proyecta acto administrativo en el libro de control para pasarlo a la confirmando, aclarando o adicionando División de Gestión Humana. para firma del ordenador del gasto. JEFE DIVISION DE GESTION TECNICO ADMINISTRATIVO HUMANA GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR 13.18 Coloca Vo. Bo. al proyecto de GRADO 09 y/o PROFESIONAL Resolución y lo devuelve al Grupo de UNIVERSITARIO GRADO 17 Cesantías. (Contadores) GRUPO DE CESANTIAS 13.26 Revisan la liquidación y si encuentran inconsistencias, solicitan 13.19 Radica en el libro de control y nuevamente mediante oficio firmado por lleva el proyecto de Resolución a la el Coordinador del Grupo de Cesantías, Secretaría General. constancia de tiempo de servicio.

SECRETARÍA GENERAL

TECNICO ADMINISTRATIVO

SECRETARIO GENERAL GRADO 12 13.20 Firma la Resolución como

P.G.N. DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN - RELATORÍA – 12

NOTA: A este documento le hace falta una parte gráfica. 13.27 Elabora nuevamente la __________________________________ x liquidación. 100

PROFESIONAL UNIVERSITARIO Solicitudes recibidas

GRADO 15

13.28 Proyecta la Resolución que Total de días resuelve el recurso interpuesto por el __________________________________ x recurrente. 100 COORDINADOR GRUPO DE Número de solicitudes

CESANTIAS Dependencia: División Gestión 13.29 Revisa y aprueba con su Vo.

Humana Grupo Cesantías Bo. la Resolución.

Proceso: Retiro parcial de cesantías 13.30 Oficia a la División Financiera y Procedimiento: Retiro parcial de envía la Resolución para efectos de cesantías Fondo Nacional de Ahorro modificar la imputación presupuestal.

Código:

SE REPITEN LAS ACTIVIDADES DE

Revisó: JEFE DE OFICINA LOS NUMERALES 13.15 a 13.30.

Aprobó: CARLOS ARTURO GOMEZ

TECNICO ADMINISTRATIVO G-11

PAVAJEAU 13.31 Elabora la Orden de Pago.

Fecha: 02 MARZO 2001

SECRETARIA GENERAL

1. OBJETIVO SECRETARIO GENERAL Satisfacer los requerimientos del 13.32 Firma la Orden de Pago como servidor afiliado, mediante la ordenador del gasto. autorización del formulario del Fondo

OFICINISTA GRADO 06

Nacional de Ahorro que le permite 13.33 Radica la Orden de pago, la obtener el pago ante dicha entidad. registra en el sistema y la devuelve al

2. CLIENTES

Grupo de Cesantías. Los servidores de la Entidad, afiliados

GRUPO DE CESANTIAS

al Fondo Nacional de Ahorro.

TECNICO ADMINISTRATIVO

3. ALCANCE GRADO 12 y/o SUSTANCIADOR El procedimiento involucra a la

GRADO 09

División Gestión Humana y al Fondo 13.34 Organizan los anexos para la

Nacional de Ahorro. Orden de Pago, según sea del nivel

4. RESPONSABILIDADES

central o fuera de Bogotá, D. C. Intervienen en el procedimiento el COORDINADOR GRUPO DE Oficinista y el Coordinador del Grupo de CESANTIAS Cesantías y el Jefe de la División 13.35 Remi