PGN - RESOLUCION - Por medio de la cual se actualiza el proceso de contratación de bienes

DEROGA las Resoluciones 41 de 2001 y 197 de 2003 RESOLUCION NÚMERO 22 (15 JUNIO 2007) Por medio de la cual se actualiza el proceso de contratación de bienes y servicios en la Procuraduría General de la Nación EL VICEPROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN, En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto 262 de 2000 y la Resolución número 420 de noviembre 21 de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación le delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7° del Decreto 262 de 2000, en cuanto a la expedición de los procedimientos de la entidad y la adopción del mejoramiento continuo, y CONSIDERANDO Que con el fin de contar con procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y disciplinario de la Procuraduría General de la Nación, en adelante PGN, dentro de los criterios de eficiencia y eficacia en las Actuaciones Administrativas, se expidieron las Resoluciones 041 de 2001 y 197 de 2003, a través de las cuales se adoptaron los procesos y procedimientos de la entidad. Que en el Plan de Mejoramiento de la entidad, producto de la Auditoria de gestión del año 2005, llevada a cabo por la Contraloría General de la República, quedó establecida como meta la de "Actualizar los procedimientos del proceso contractual, establecidos en la Resolución 041 de 2001". Que para cumplir con dicha meta, la PGN suscribió el contrato No. 77 de 2005, con

la U. T. MARQUES Y URIZA LTDA - POWER IN CONSULTING SERVICES GROUP LTDA PICS GROUP LTDA., con el objeto de llevar a cabo LA REINGENIERIA DE

PROCESOS EN LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS Y EL

DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN "SIAF" DE LA PROCURADURIA

GENERAL DE LA NACIÓN.

Que atendiendo los resultados del diagnóstico efectuado en desarrollo del contrato No. 77 de 2005, con el fin de cumplir la meta planteada en el Plan de Mejoramiento producto de la Auditoria de gestión del año 2005 y acatando lo dispuesto en el artículo 2 de la Resolución 176 de 2000, la Oficina Jurídica y la Secretaria General de la entidad, revisaron de forma conjunta el Proceso General de contratación del nivel central y territorial de la PGN y los procedimientos que llevan a cabo las dependencias involucradas, proyectando su actualización. Que en virtud de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1°. Actualizar el proceso de contratación de la entidad, como se establece en el documento anexo, que forma parte integral del presente acto administrativo, en lo atinente a la gestión que realizan frente al mismo en el nivel central de la entidad: la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, la Secretaria General y las Divisiones a su cargo, la Oficina Jurídica y las dependencias de soporte técnico o aquellas que requieren bienes o servicios; y en el nivel territorial, las Procuradurías Regionales, las Coordinaciones Administrativas y las dependencias que requieren el bien o servicio a contratar. Artículo 2. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de su fecha de

expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, especialmente las contenidas en las Resoluciones 41 de 2001 y 197 de 2003, expedidas por el Viceprocurador General de la Nación, en lo atinente al proceso de contratación para las dependencias descritas en el artículo primero de la presente Resolución. Dada en Bogotá, D.C. a los 15 JUNIO 2007

PUBLIQUESE Y CÚMPLASE

CARLOS ARTURO GÓMEZ PAVAJEAU

Viceprocurador General de la Nación ACTA DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LOS PROCEDIMIENTOS En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 1 de la Resolución No. 176 de 2000, se suscribe la presente acta que tiene como finalidad dejar constancia del trámite de Actualización del proceso de contratación de la Procuraduría General de la Nación, solicitado de forma conjunta por el Secretario General y el Jefe de la Oficina Jurídica de la entidad, mediante oficio OJ No.02415 del 6 de junio de 2007.

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO:

PROCESO: CONTRATACIÓN

VERSIONES

Usuarios Internos del CÓDIGO PROCESO PROCEDIMIENTO Procedimiento .R 1002/140 02/791.R 30 7002 .R NIVEL CENTRAL: - División administrativa - Dependencia que requiere el PRO-CO-00bien o servicio a contratar. O de CONTRATACIÓN Etapa de planeación 1 01 apoyo técnico - División financiera

NIVEL TERRITORIAL

Coordinación Administrativa NIVEL CENTRAL - Dependencia que requiere el Contratación Directa bien o servicio a contratar o de PRO-CO-00Cuando no Existe apoyo técnico

CONTRATACIÓN 1 2 02 Pluralidad de - División administrativa Oferentes - División financiera - Oficina jurídica

• Secretaría General NIVEL CENTRAL - Dependencia que requiere el bien o servicio a contratar o de apoyo técnico - División administrativa PRO-CO-00Contratación Sin CONTRATACIÓN - División financiera 1 2 03 Formalidades Plenas - Oficina jurídica
• Secretaría General

NIVEL TERRITORIAL

• Coordinación Administrativa
• Procurador Regional NIVEL CENTRAL - Dependencia que requiere el bien o servicio a contratar o de apoyo técnico - División administrativa PRO-CO-00Contratación Sin CONTRATACIÓN - División financiera 1 2 03 Formalidades Plenas - Oficina jurídica
• Secretaría General

NIVEL TERRITORIAL

• Coordinación Administrativa
• Procurador Regional

PRO-CO-00CONTRATACIÓN Urgencia Manifiesta NIVEL CENTRAL 1

VERSIONES

Usuarios Internos del CÓDIGO PROCESO PROCEDIMIENTO Procedimiento .R 1002/140 02/791.R 30 7002 .R - Dependencia que requiere el bien o servicio o de apoyo técnico - División administrativa 04 - División financiera - Oficina jurídica

• Secretaria General NIVEL CENTRAL - Dependencia que requiere el bien o servicio o de apoyo técnico Desarrollo proceso - División administrativa de SelecciónPRO-CO-00- - División financiera CONTRATACIÓN Contratación Directa 1 2 05 - Oficina jurídica con convocatoria - Secretaria General pública - Junta de licitaciones y

adquisiciones - Comités de verificación y evaluación NIVEL CENTRAL - Dependencia que requiere el bien o servicio o de apoyo técnico Desarrollo proceso - División administrativa PRO-CO-00de Selección - - División financiera CONTRATACIÓN 1 2 06 Licitación Pública o - Oficina jurídica Concurso de Méritos - Secretaria General - Junta de licitaciones y adquisiciones - Comités de verificación y evaluación - Supervisores o interventores - División administrativa PRO-CO-00Ejecución del CONTRATACIÓN - División Financiera 1 2 3 07 Contrato

• Oficina Jurídica
• Secretaría General

2. PROBLEMAS DETECTADOS: El proceso de contratación incluido en las Resoluciones 41 de 2001 y 197 de 2003 se encuentra disperso en las actividades que llevan a cabo las diferentes dependencias involucradas. En las actividades descritas para dichas dependencias surgen inconsistencias y contradicciones.

Se requiere unificar y actualizar normativamente el procedimiento, estableciendo todas las actividades que de forma coordinada deben efectuar las dependencias involucradas en el nivel central y territorial de la administración.

3. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO: Presentada de forma conjunta por el Secretario General y el Jefe de la Oficina Jurídica de la Entidad.

PROCESO: CONTRATACIÓN

USUARIOS INTERNOS DEL PROCEDIMIENTO: NIVEL CENTRAL División administrativa Dependencia que requiere el bien o servicio a contratar o de apoyo técnico División financiera

NIVEL TERRITORIAL

Coordinación Administrativa

CODIGO: PRO-CO-00-01

PROCEDIMIENTO: - Etapa de Planeación

VERSION: 1

REVISARON: SECRETARIO GENERAL Y JEFE OFICINA FECHA ACTA:

JURÍDICA

1. OBJETIVO.

Planear y coordinar la gestión contractual de la entidad, de acuerdo con el plan de acción institucional y los planes de compras y de contratación aprobados para la respectiva vigencia fiscal.

2. USUARIOS Las personas natural o jurídica, nacional o extranjera, que desarrollen actividades comerciales, mercantiles o de otro tipo; en la entidad, la Secretaria General, las Divisiones Administrativa y Financiera y las áreas o dependencias que requieran el bien o servicio a contratar. En el orden territorial, de conformidad con lo establecido en la Resolución 14 A del 12 de mayo de 1994, expedida por el Procurador General de la Nación, el Procurador Regional y el Coordinador

Administrativo. Para la ordenación del gasto a nivel territorial, de conformidad con la delegación efectuada en la Resolución No. 14A del 12 de mayo de 1994, las actividades encabeza de la dependencia que requiere el bien o servicio a contratar o de apoyo técnico y de las Divisiones Administrativa y Financiera son ejercidas por el Coordinador Administrativo.

3. ALCANCE El procedimiento aplica a todas las contrataciones, bajo cualquier modalidad o cuantía, que adelante la Entidad, y determina las condiciones del bien o servicio a contratar, en ejecución de los planes de compras y contratación.

4. RESPONSABLES El jefe de cada dependencia involucrada y los servidores públicos adscritos a las mismas, a quienes se les designe como responsables de las actividades enunciadas en el procedimiento.

5. REFERENCIAS - Constitución Política, Artículos 29, 121, 209, 345.

• Legislación civil y comercial - Ley 80 de 1993. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública - Decreto 262 de 2000 y actos de delegación del gasto en la Procuraduría General de la Nación - Normas reglamentarias y especiales.
• Doctrina
• Jurisprudencia 6.DEFINICIONES - ACLARACIÓN: Documento mediante el cual la administración aclara los términos de referencia o pliego de condiciones de un proceso de selección, que forma parte integral de los mismos. - ACTA DE INICIACIÓN: Documento suscrito entre el contratista, y el interventor o supervisor del contrato, en el cual se deja constancia del cumplimiento de todos los requisitos establecidos en la Ley o en la reglamentación interna, que permiten la iniciación formal de actividades, registrando la fecha a partir de la cual se inicia el plazo de ejecución del contrato. - ACTA DE RECIBO FINAL: Documento en el cual se deja constancia del recibo a satisfacción de los bienes, servicios u obras contratadas, por parte del supervisor o interventor del contrato. - ACTA DE SUSPENSIÓN: Documento suscrito de común acuerdo entre el contratista y el interventor o supervisor del contrato, mediante el cual se suspende por un período determinado su plazo de ejecución, cuando median circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito. En este documento se deben señalar la fecha de suspensión, las causas que la generan, la fecha de reiniciación de actividades y demás aspectos que precisen su alcance. Exige la modificación de la garantía única constituida por el contratista para amparar la ejecución del Contrato. - ADENDA: Documento mediante el cual la administración modifica los

términos de referencia o pliego de condiciones de un proceso de selección, que forma parte integral de los mismos. - AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO: Es el porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de devolver a la entidad, el valor entregado por ésta, en calidad de anticipo. - ANTICIPO: Dinero que se entrega a un contratista para facilitar el cumplimiento de las obligaciones a su cargo, que debe ser administrado por el mismo pero cuya propiedad continúa siendo de la PGN, por lo cual solo puede ser invertido en el cumplimiento del objeto pactado, en estricto acatamiento del plan de inversión aprobado por el supervisor del contrato. Los rendimientos financieros que los recursos entregados en calidad de anticipo generen, pertenecerán a la Entidad. - APROPIACIÓN PRESUPUESTAL: es la autorización máxima de gastos asignada a una entidad en la ley, ordenanzas o acuerdos de Presupuesto. Esta autorización (apropiación), vence el 31 de diciembre de cada año. - BITÁCORA: Libro de obra que se lleva para el seguimiento rutinario de las actividades realizadas por el contratista, que permanece bajo custodia de la interventoría o supervisión. - CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): documento expedido por el responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal. -CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: estipulaciones contractuales establecidas en

la Ley (artículo 14 de la Ley 80 de 1993 y subsiguientes) que confieren a la entidad pública contratante prerrogativas especiales, diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares. Estás cláusulas son las de modificación, interpretación y terminación unilateral y las de caducidad y reversión. Se aplican de forma taxativa y con el único objetivo de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos que se esperan proveer con la ejecución de un contrato. Contra los actos administrativos, debidamente motivados, que las declaren procede el recurso de reposición. - CONCURSO DE MÉRITOS: (artículo 30 de la ley 80 de 1993) procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. Cuando el objeto del contrato consista en estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados, el proceso de selección se llamará concurso y se efectuará también mediante invitación pública. - CONSORCIO: (artículo 7 de la Ley 80 de 1993) cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. - CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS: contratación directa que se lleva a cabo cuando el valor del contrato por celebrar está entre el

10% de la menor cuantía y el tope máximo de la menor cuantía y que por tanto está sujeta al cumplimiento de ciertas formalidades como el pago de los derechos de publicación y la cancelación de impuesto de timbre, si a ello hay lugar. - CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES: contratación directa que se lleva a cabo en los eventos en que el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía. Los contratos sin formalidades plenas deberán reunir los siguientes requisitos mínimos:

1. Documento escrito y suscrito por el Ordenador del Gasto y el contratista. ii. Precisión del objeto del contrato, las obligaciones de las partes, el plazo de ejecución y la forma de pago. iii. Garantía Única: de acuerdo con la cuantía, naturaleza y duración del contrato se establecerá la necesidad de que el contratista constituya la garantía única, con los amparos, valores y vigencias establecidas en los estudios previos elaborados. iv. Manifestación del contratista de no estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad.
2. Las estipulaciones que la Entidad considere necesarias. - CONTRATACIÓN DIRECTA: modalidad de contratación excepcional, prevista específicamente en la ley (artículo 24 de la Ley 80 de 1993) para los siguientes contratos: menor cuantía, interadministrativos, arrendamiento o adquisición de inmuebles, prestación de servicios profesionales o ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas.

• CONTRATO DE CONSULTORÍA: (artículo 32 Ley 80 de 1993) Contrato celebrado para la elaboración de los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. - CONTRATO DE OBRA. (artículo 32 Ley 80 de 1993) Contrato suscrito para la construcción, rehabilitación, mejoramiento, mantenimiento, conservación, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. - CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: (artículo 32 Ley 80 de 1993) contratos celebrados para el desarrollo de actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. - CONTRATO DE SUMINISTRO: (artículo 968 del Código de Comercio) contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. - CONTRATOS LEGALIZADOS: aquellos contratos, con formalidades plenas y sin formalidades plenas, que cuentan con los requisitos de ejecución exigidos por la Ley y/o establecidos por la entidad en los pliegos de condiciones, términos de referencia o invitaciones a cotizar, tales como la aprobación de las garantías, el pago de los derechos de publicación en el Diario Único y el

pago del impuesto de timbre, si a ello hubiere lugar. - CONTRATOS PERFECCIONADOS: aquellos contratos, con formalidades plenas y sin formalidades plenas, suscritos por las partes, que ya han sido objeto del registro presupuestal ordenado por la Ley, cuando los mismos generen erogación a cargo de la entidad. - CONTRATOS SIN PLURALIDAD DE OFERENTES: Se considera que no existe pluralidad de oferentes para contratar:  Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP, en aquellos contratos respecto de los cuales se requiera dicha inscripción conforme al artículo 22 de la Ley 80 de 1993.  Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo. Estas circunstancias deberán constar en los estudios previos de la contratación y se acreditarán con los documentos respectivos. - CONVENIO INTERADMINISTRATIVO: (concepto 80112 EE24794, Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República) modalidad de contratación cuya finalidad es la unión de esfuerzos institucionales para lograr un objetivo común, que debe conllevar, en primer lugar, el cumplimiento de las funciones o deberes legales de las partes y, en segundo lugar, un beneficio para la colectividad. En consecuencia, están caracterizados por los aportes en dinero, especie o gestión que efectúan las partes para aunar esfuerzos y conseguir la meta común planteada. - CUBS: Catálogo Único de Bienes y Servicios para el registro de precios en el SICE.

• DECLARACIÓN DESIERTA DE UN PROCESO DE SELECCIÓN: (numeral 18 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993) La declaratoria de desierta únicamente procederá por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva y se declarará en acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión, si persiste la necesidad de contratar se deberá adelantar un proceso de contratación directa (literal g, numeral 1, artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y artículo 11 del Decreto 2170 de 2002). Contra este acto administrativo procede el recurso de apelación (artículo 77 de la Ley 80 de 1993). - ESTUDIOS PREVIOS: Se tendrán por estudios previos de las contrataciones, los ordenados por el artículo 8 del Decreto 2170 de 2002, o por las normas que regulen la materia, incluyendo las reglamentaciones internas que adopte la entidad. - FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO: evento imprevisto e irresistible que impide a cualquiera de las partes de un contrato, cumplir con alguna o todas las obligaciones derivadas del mismo, que está más allá del control razonable por la parte quien la alega y que no podría, haciendo uso de debida diligencia, evitarse por dicha parte. - LICITACIÓN PÚBLICA O CONCURSO: Regla general de la contratación pública.

(artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la

más favorable - LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS: etapa en la cual las partes hacen una revisión total de las obligaciones ejecutadas y bienes o servicios entregados a la entidad y se hacen los reconocimientos o ajustes económicos a que haya lugar, con el fin de finiquitar el vínculo contractual surgido, y declararse a paz y salvo. De conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 se deben liquidar aquellos contratos cuya ejecución se prolonga en el tiempo y exige una verificación de los pagos y los saldos por pagar, o aquellos que por diferentes circunstancias lo requieran. En las actas de liquidación se debe dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes (prestaciones/suministros/entregas y pagos), los ajustes, reconocimientos, revisiones, descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones, saldos a favor o en contra del Contratista y las demás declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones. La liquidación del contrato no libera al contratista de responder por la estabilidad de la obra o la calidad de los bienes o servicios contratados. En consecuencia, cuando con posterioridad a la liquidación del contrato se presenten hechos que se encuentren amparados en las garantías constituidas por el contratista y que le causen un perjuicio a la Entidad, ésta deberá adelantar las correspondientes acciones previstas en la ley para cada caso. - LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES: liquidación del contrato que se efectúa de forma conjunta y por mutuo acuerdo de las partes. Debe llevarse a cabo en el término pactado dentro del contrato o los términos de

referencia o pliegos de condiciones de la respectiva convocatoria o, de no haberse pactado, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución del contrato. - LIQUIDACIÓN UNILATERAL: liquidación del contrato que lleva a cabo de forma unilateral la entidad pública contratante, cuando no se pudo llevar a cabo la liquidación por mutuo acuerdo del contrato, a través de un acto administrativo debidamente motivado, expedido dentro del término de 2 meses, contados a partir del vencimiento del plazo para realizar la liquidación por mutuo acuerdo (artículo 61 de la Ley 80 de 1993) o hasta el vencimiento del término de caducidad de la acción contractual. - MODALIDADES DE CONTRATACIÓN: modalidades establecidas en la ley para que las entidades estatales contraten los bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, bajo los principios de transparencia, economía y responsabilidad: Contratación Directa sin Formalidades, Contratación Directa con Formalidades Plenas, Licitación Pública o Concurso, Urgencia Manifiesta. - PAGO ANTICIPADO: suma de dinero entregada a un contratista como primer pago del valor del contrato, antes de que se ejecuten las obligaciones correspondientes al valor girado, que puede ser invertida libremente y hace parte de su patrimonio, extinguiendo parcialmente la obligación de pago. - PLAN DE COMPRAS: definido por el artículo 1 del Acuerdo No. 04 de 2005, como “el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de

inversión”. - PLAN DE CONTRATACIÓN: plan elaborado por la entidad con fundamento en el Plan de Compras adoptado, en el que se establece el cronograma de fechas probables en las que se desarrollarán los procesos de contratación determinados en el plan de compras de la entidad, señalando las áreas y funcionarios responsables de los mismos. En este plan se deben incluir aquellas contrataciones que no impliquen erogación para la entidad como los convenios de asociación o interadministrativos. - PROMESA DE SOCIEDAD: Cuando se proponga constituir sociedades para los fines indicados en el parágrafo segundo del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, el documento de intención consistirá en una promesa de contrato de sociedad cuyo perfeccionamiento se sujetará a la condición de que el contrato se le adjudique. Una vez expedida la resolución de adjudicación y constituida en legal forma la sociedad de que se trate, el contrato de concesión se celebrará con su representante legal. - REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO (RP). Monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada. - SERVICIOS CONEXOS: se entienden por servicios conexos aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto contractual y que implican obligaciones accesorias al mismo a cargo del contratista como: programa de mantenimientos derivado de la garantía técnica, disponibilidad de centros de servicios, capacitaciones, procedimiento de atención de servicios, instalación, configuración o traslado de bienes, actualización y soporte, migración de

datos, etc. - SICE: Sistema de Información para la Contratación Estatal en el que se deben registrar los precios y estándares de presentación de los bienes y servicios que contrata el Estado, determinándose quién los produce, quién los comercializa y la frecuencia de las operaciones. - SIIF: Sistema Integrado de información Financiera que permite consolidar la información financiera de las entidades públicas que conforman el presupuesto general de la nación y ejercer control a la ejecución presupuestal y financiera de las mismas. - SUPERVISIÓN O INTERVENTORÌA: Se entiende por supervisión o interventoría el conjunto de principios, deberes, funciones, facultades y actividades desempeñadas por el responsable de efectuar el seguimiento y control de la ejecución de un contrato, procurando salvaguardar los intereses de la entidad y garantizar la ejecución puntual, idónea y exacta de las obligaciones contractuales. La supervisión o interventoría puede ser ejercida por los servidores públicos, vinculados laboralmente a la entidad, que han sido designados para el efecto por los miembros de la Junta de Licitaciones o por personas naturales, jurídicas, de forma individual, en unión temporal o consorcio, contratadas para el efecto, bajo los parámetros establecidos en la Ley. - TÉRMINOS DE REFERENCIA O PLIEGOS DE CONDICIONES: documentos elaborados por la entidad, con fundamento en los estudios previos llevados a cabo, en el que se plasman todas las condiciones técnicas, financieras, jurídicas y económicas que debe cumplir el interesado para resultar favorecido dentro de un proceso de selección público, así como las condiciones en las que se debe

ejecutar el contrato. Para efectos de la presente Resolución se utilizará la expresión “pliego de condiciones” cuando se tramiten licitaciones o concursos de méritos y “términos de referencia” cuando se lleven a cabo procesos de contratación directa a través de convocatoria pública. - UNIÓN TEMPORAL: (artículo 7 de la Ley 80 de 1993) cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. - URGENCIA MANIFIESTA: (artículo 42 de la Ley 80 de 1993) Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de Excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concursos públicos. La urgencia manifiesta se declara mediante acto administrativo motivado.

7. FORMATOS A UTILIZAR - Certificado de disponibilidad presupuestal - Plan de Compras del SICE

8. CONDICIONES GENERALES En virtud de los principios de planeación y economía, en ejecución de los planes

de compras y contratación adoptados por la entidad, se elaboran los estudios previos de las contrataciones.

9. SALIDA Determinación de los aspectos esenciales de las contrataciones que se realizarán tales como especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar, presupuesto oficial, condiciones contractuales, riesgos de la contratación, requisitos jurídicos o financieros, etc.

10. REGISTRO Solicitud de disponibilidad presupuestal elevada, una vez desarrollados los estudios previos de la contratación, por la División Administrativa a la División Financiera de la Entidad.

11. BASES DE AUTOCONTROL - Plan de Acción Institucional - Presupuesto anual - Plan de compras - Plan de contratación

12. ANEXOS - Solicitud de contratación - Estudios previos - Certificado de disponibilidad presupuestal

13. ACTIVIDADES 13.1 DIVISION ADMINISTRATIVA 13.1.1 Elabora estudios de conveniencia y oportunidad de la contratación, de conformidad con el plan de acción institucional y por dependencias y con los planes de compras y contratación adoptados. En algunas ocasiones estos estudios deben ser elaborados por la dependencia que requiere el bien o servicio o de apoyo técnico. 13.1.2 Solicita a la dependencia que requiere el bien o servicio a contratar o de apoyo técnico, la elaboración de los estudios t