PGN - RESOLUCION - Por medio de la cual se crean instructivos correspondientes al proceso

Da alcance a la Resolución 420 de 2000 RESOLUCION NÚMERO $0 8 -2 | BS Y , “Por medio de la cual se crean instructivos correspondientes al procesode Gestión Documenta)”. LA VICEPROCURADORA GENERAL DE LA NACION | En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las consagradas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto Ley 262 de 2000 y la Resolución 420 del2 1 de noviembre de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7” del Decreto Ley 262 de 2000, respecto a la expedición de los Manuales de Procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de mejoramiento continuo, y o CONSIDERANDO Que es necesario contar con procedimientos documentados que guíen.l a ejecución del trabajo administrativo dentro de los criterios de eficiencia y eficacia. Que es necesario determinar y desarrollar procedimientos ágiles y confiables que permitan la optimización del funcionamiento de la entidady la calidad de los servicios prestados por ella. Que es necesario establecer y aplicar los manuales de procedimientos de la institución mediante un sistema que garantice su permanente actualización. y Que de conformidad con la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, el señor Procurador General de la Nación delegó en el señor Viceprocurador la expedición de los manuales de procedimientos de la entidad, sus modificaciones y. la adopción del Plan de Mejoramiento Continúo áplicables a dichos manuales. Que la “Gestión Documental”, fue definida por la Ley 594 de 2000, artículo 32

. —reglamentada. parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004— como el “conjunto: de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”, y por ello para efectos de seguir las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos —por supuesto respetando el principio del orden original y el principio de procedencia— es necesario implementar y adoptar un Subproceso de Administración de Documentos y Registros que permita detallar las operaciones para el desarrollo de los procesos de la Gestión Documentala l interior de la entidad, tales como : producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y ' disposición final de los documentos, tendiente a lograr la transición sin mayores: dificultades para los servidores públicos y para la Procuraduría General de la Nación. Que con la implementación del Subproceso de Administración de Documentos y Registros dentro del programa de Gestión Documental se busca alcanzar una série de objetivos, entre los que se pueden mencionar: Generar la importancia que tienen los documentos dentro de la entidad; Buscar la racionalización y control de la producción documental con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios; Permitir la recuperación de ' información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta; Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la entidad como verdaderas unidades de información útiles no solo para la institución sino para sus usuarios. —; . Página 1 de 3

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GENERAL DELAJUCÓN 180350: Que para la puesta en marcha del Subproceso de Administración de Documentos y Registros dentro ' del programa de Gestión Documental se requiere de unas consideraciones básicas de carácter: a) administrativo — se enfoca en la administración de + la entidad, en aspectos como la transparencia, el aprovechamiento de materiales y la eficiencia de la administración-; b) económico — referida a la evaluación del ahorro que genera la gestión de documentos, al evitar la conservación de documentos innecesarios y el buen aprovechamiento de los recursos destinados para la Gestión Documental, todo ello, en procura de lograr un incremento de la productividad de la entidad al facilitar la búsqueda adecuada de antecedentes y la emisión confiable de reportes estadísticos, en beneficio de la credibilidad institucional. Que para el adecuado ejercicio del Subproceso de Administración dé Documentos y Registros dentro de la Gestión Documental en la Procuraduría Generalde la Nación, es menester establecer una serie de aspectos en cuanto a la planeación de este Subproceso, entre los que se ha de mencionar el diagnóstico, los requisitos técnicos y los requisitos administrativos. ! Que el Decreto Ley 262 de 2000, en su artículo 11 numeral 7, consagra:como una de las funciones de la Oficina de Planeación la de elaborar, en coordinación con las dependencias, para la aprobación del Procurador General los manuales de funciones, requisitos específicos y procedimientos administrativos de la entidad y mantenerlos actualizados Que la creación, modificación o eliminación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Procuraduría General de la Nación se debe realizar de conformidad con

lo establecido en el procedimiento para el Control de Documentos y Registros, incluido en el Manual de Procedimientos de la Entidad, aprobado mediante Resolución No. 044 de 2009. : Que el Jefe de la División de Registro y Control y Correspondencia, como líder del proceso de Gestión Documental, mediante oficio DRC No. 3015 del 25 de noviembre de 2009, presentó la solicitud para crear los instructivos de acuerdo con la metodología establecida en el Sistema de Gestión de Calidad Que mediante formato REG-ME-GC-001 del 2 de diciembre de 2009, la Oficina de Planeación de la Procuraduría General de la Nación viabilizó la creación del Instructivo para radicar y valorar solicitudes en el SIMDivisión de Registro y Control y Correspondencia y del Instructivo para radicar demanda de servicio SIM. o Que la creación de esos instructivos se efectúa porque la División de Registro y Control considera indispensable la determinación de los parámetros generales que deberán observarse para el registro de datos en el modulo de radicación del sistema SIM, con el propósito de que los usuarios tanto de la oficina de Registro y Control, como de las restantes dependencias de la Procuraduría General de la Nación, registren la información en cada uno de los campos respectivos bajo lineamientos y criterios uniformes. Que en mérito de lo expuesto este despacho, Página 2 de 3

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GENERAL DE LA NACIÓN RESUELVE: PRIMERO. Crear dentro del proceso de Gestión Documental, Subproceso de Administración de Documentos y Registros los siguientes instructivos: CODIGO | INSTRUCTIVOS VERSIÓN Instructivo para radicar y valorar solicitud en , INS-GD-AS-009 | el SIM-División de Registro y «Control y 1

Correspondencia. : INS-GD-AS-010 | Instructivo para radicar y valorar solicitud en 1

el SIMOtras Dependencias. SEGUNDO. Disponer que los documentos creados, anexados a la presente resolución, formen parte integral de la misma y se entiendan incorporados: al Manual de Procedimientos de la Procuraduría General de la Nación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá, D.C., a los q gg CC STAÑEDA CURVELO ora General de la Nación

Proyecto: Gustavo Pe la Revisó: Jefe Oficina dé Planeáción — Oficina Jurídica. - Página 3 de 3