PGN - RESOLUCION - Por medio de la cual se crean modifican y eliminan procedimientos corre

Le da alcance a la Resolución 420 de 2.000, DEROGA la Resolución 07 de 2008 y DEROGA disposiciones de la Resolución 041/07 expedida por la Viceprocuraduría, DEROGADO el art. 5° por la Resolución 79 de 2008 RESOLUCION NÚMERO 042 (02 septiembre 2008) Por medio de la cual se crean, modifican y eliminan procedimientos correspondientes al proceso Gestión Financiera. EL VICEPROCURADOR GENERAL DE LA NACION En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las consagradas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto Ley 262 de 2000 y la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7° del Decreto Ley 262 de 2000, respecto a la expedición de los Manuales de Procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento continuo, y CONSIDERANDO: Que el Decreto 262 de 2000 en su artículo 11, consagra como una de las funciones de la Oficina de Planeación la de elaborar, en coordinación con las dependencias, para la aprobación del Procurador General, los manuales de funciones, requisitos específicos y procedimientos administrativos de la entidad y mantenerlos actualizados. Que de conformidad con la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, el señor Procurador General de la Nación delegó en el señor Viceprocurador la expedición de los manuales de procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento Continuo aplicables a

dichos manuales. Que con el fin de contar con procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y disciplinario de la Procuraduría General de la Nación, en adelante PGN, dentro de los criterios de eficiencia y eficacia en las Actuaciones Administrativas, se expidieron las Resoluciones 041 de 2001 y 197 de 2003, a través de las cuales se adoptaron los procesos y procedimientos de la entidad, los cuales posteriormente fueron actualizados en la Resolución 041 de 2007. Que la creación, modificación o eliminación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN se debe realizar de conformidad con lo establecido en el procedimiento para el Control de Documentos y Registros, incluido en el Manual de Procedimientos de la Entidad, aprobado mediante Resolución 41 de 2007. Que el Jefe de la División Financiera, presentó solicitudes para crear y modificar procedimientos de acuerdo con la metodología establecida en el Sistema de Gestión de Calidad, las cuales fueron viabilizadas por la Oficina de Planeación. Que a través de los oficios DF-560 del 21 de Mayo, DF-589 del 30 de Mayo y DF 808 del 15 de Julio de 2008, el Jefe de la División Financiera remitió los procedimientos definitivos a la Oficina de Planeación con la finalidad de que fueran revisados técnicamente por esta. Que mediante actas de revisión de documentos del 21 de Julio y 6 de Agosto de 2008, firmadas por Jefe de la Oficina de Planeación y Jefe de la División Financiera, se dejó constancia de la revisión surtida a los procedimientos. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO. Modificar dentro del Proceso Gestión Financiera, los nombres de los siguientes subprocesos: Ejecución Presupuestal y Trámites de Tesorería quedando establecidos los subprocesos denominados Ejecución Presupuestal y Tesorería, con código “EJ” y Apoyo Financiero con código “AF”.

ARTICULO SEGUNDO. Reclasificar el procedimiento “Traslado Presupuestal” con código PRO-GF-EJ-004, que en adelante hará parte del subproceso “Apoyo Financiero” y quedará con la misma versión 1, pero con código PRO-GF-AF-003. ARTICULO TERCERO. Crear en Versión 1 los siguientes procedimientos, en el subproceso Ejecución presupuestal y Tesorería: CODIGO PROCEDIMIENTOS VERSIÓN PRO-GF-EJ-002 Registro presupuestal del compromiso 1 PRO-GF-EJ-004 Registro de la obligación presupuestal 1 PRO-GF-EJ-005 Pago de Obligaciones 1 Registro y clasificación de ingresos generados por la PGN a PRO-GF-EJ-010 1 la Dirección del Tesoro Nacional Registro y clasificación de ingresos generados por la PGN a PRO-GF-EJ-011 1 la Defensoría del Pueblo PRO-GF-EJ-012 Reintegro a funcionarios o proveedores 1 PRO-GF-EJ-014 Apertura de cuenta para manejo y pago de anticipos 1 ARTICULO CUARTO. Modificar los siguientes procedimientos en cuanto a nombre y código, tal como lo describe el cuadro a continuación, quedando ajustados de acuerdo con los parámetros del Sistema de Gestión de Calidad y clasificados en el subproceso Ejecución Presupuestal y Tesorería:

PROCEDIMIENTOS RESOLUCION

REEMPLAZADO POR… 41 DE 2007

NOMBRE

NOMBRE

CODIGO PROCEDIMIENTO CODIGO VERSIÓN

PROCEDIMIENTO

R/041/07 PAGO NOMINA PRO-GF-TTTrámite de nóminas y PRO-GF-EJFUNCIONARIOS DE LA 2 005 sus descuentos 006 PGN PRO-GF-TTTrámite de facturas de PRO-GF-EJPAGO SERVICIOS 2 006 servicios públicos 007 PUBLICOS Trámite de PAGO SITUACIONES PRO-GF-TTPRO-GF-EJresoluciones LABORALES 3 008 008 administrativas ADMINISTRATIVAS PRO-GF-TTInforme boletín diario PRO-GF-EJINFORME BOLETIN DIARIO 2 010 de caja y bancos 013 DE CAJA Y BANCOS

PROCEDIMIENTOS RESOLUCION

REEMPLAZADO POR… 007 DE 2008

NOMBRE

NOMBRE

CODIGO PROCEDIMIENTO CODIGO VERSION

PROCEDIMIENTO

R/007/08 Expedición certificado EXPEDICION DE PRO-GFde disponibilidad PRO-GF-EJCERTIFICADO DE 3 EJ-002 presupuestal de 001 DISPONIBILIDAD gastos CDP PRESUPUESTAL ARTICULO QUINTO. Modificar los procedimientos PRO-GF-TT-002 Recepción de facturas y elaboración de cuenta y PRO-GF-TT-004 Trámite de contratos, órdenes de pedido y órdenes de trabajo, dando origen al siguiente procedimiento unificado; dicho procedimiento queda clasificado en el subproceso Ejecución

Presupuestal y Tesorería:

CODIGO PROCEDIMIENTO VERSION

ELABORACION DE ORDEN DE PAGO Y PAGO

PRO-GF-EJ-003 3

CONTRATOS

ARTICULO SEXTO. Modificar los procedimientos PRO-GF-CF-005 Contabilización de ajustes parciales por inflación, depreciación, amortización y provisión, PRO-GF-TT-003 Certificados por pagos retenciones por ICA, IVA, fuente y PRO-GF-TT-009 Presentación de declaraciones tributarias, dando origen al siguiente procedimiento unificado; dicho procedimiento queda clasificado en el subproceso Ejecución Presupuestal y Tesorería:

CODIGO PROCEDIMIENTO VERSIÓN

PRO-GF-EJ-009 PRESENTACION DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS 2

ARTÍCULO SÉPTIMO: Crear en Versión 1 los siguientes procedimientos, en el

subproceso Contabilidad Financiera:

CODIGO PROCEDIMIENTO VERSIÓN

PRO-GF-CF-005 CUENTAS DE PLANEACION Y PRESUPUESTO 1

BALANCE TRIMESTRAL CONTADURÍA GENERAL DE LA

PRO-GF-CF-007 1

NACIÓN

ARTICULO OCTAVO. Modificar el procedimiento PRO-GF-CF-004 Contabilización de boletines enviados por las coordinaciones de los grupos de ejecución presupuestal, tesorería, almacén general y PRO-GF-CF-001 Movimiento diario contable, separando sus actividades, dando origen a los siguientes procedimientos, los cuales quedan clasificados en el subproceso Contabilidad

Financiera:

CODIGO PROCEDIMIENTO VERSIÓN

PRO-GF-CF-001 REGISTRO CONTABLE DE PAGO 2

PRO-GF-CF-002 CAUSACION DE OBLIGACIONES 2

PRO-GF-CF-004 MOVIMIENTO CONTABLE DE ALMACEN 2

ARTICULO NOVENO. Modificar los siguientes procedimientos para incluir mejoras en sus actividades, cambiando su nombre y código, tal como lo describe el cuadro a continuación, quedando ajustados de acuerdo con los parámetros del Sistema de Gestión de Calidad y clasificados en el subproceso Contabilidad

Financiera:

PROCEDIMIENTOS RESOLUCION 41

REEMPLAZADO POR…

DE 2007

NOMBRE NOMBRE

CODIGO PROCEDIMIENTO CODIGO PROCEDIMIENTO VERSION

R/041/07 R/041/07 Registro contable de los informes enviados por las REGISTRO CONTABLE PRO-GF-CFPRO-GF-CFcoordinaciones DE LAS INFORMACION 2 006 003 administrativas de las DE LAS REGIONALES procuradurías regionales PRO-GF-TTElaboración de PRO-GF-CFCONCILIACIONES 2 011 conciliaciones bancarias 006 BANCARIAS ARTICULO DECIMO. Modificar los siguientes procedimientos en cuanto a nombre y código, tal como lo describe el cuadro a continuación, quedando ajustados de acuerdo con los parámetros del Sistema de Gestión de Calidad y clasificados en el subproceso Apoyo Financiero:

PROCEDIMIENTOS RESOLUCION 41

REEMPLAZADO POR…

DE 2007

NOMBRE NOMBRE

CODIGO PROCEDIMIENTO CODIGO PROCEDIMIENTO VERSION

R/041/07 R/041/07 Asignación de cuotas de apropiación a nivel central DESAGREGACIÓN Y PRO-GF-EJPRO-GF-AFy de gastos generales a ASIGNACION INTERNA 2 001 002 las procuradurías DE PRESUPUESTO regionales PRO-GF-TTAsignación y gasto de PRO-GF-AFCONSTITUCION DE

3 001 caja menor 010 CAJAS MENORES

DELEGACIONES DE

Envío de trámites PAGO A LAS PRO-GF-TTfinancieros a las PRO-GF-AFPROCURADURIAS 2 007 coordinaciones 004 REGIONALES Y administrativas regionales PRESENTACION DE INFORMES Designación de DESIGNACION PRO-GF-TTPRO-GF-AFcoordinador SIIF de la COORDINADOR SIIF 2 012 005 entidad. PGN PRO-GF-TTPRO-GF-AFCREACION DE Creación de usuario SIIF 2 013 006 USUARIOS SIIF

CREACION Y

PRO-GF-TTCreación y validación PRO-GF-AFVALIDACION CUENTAS 2 017 beneficiario cuenta.-SIIF 008 DE BENEFICIARIO

CUENTA

ARTICULO DECIMO PRIMERO. Modificar los procedimientos PRO-GF-TT-014 Solicitud de administración de usuario SIIF restricciones o terminales, PRO-GFTT-015 Entrega de la clave SIIF y PRO-GF-TT-016 Retiro de usuario.- SIIF, dando origen al siguiente procedimiento unificado; dicho procedimiento queda clasificado en el subproceso Apoyo Financiero:

CODIGO PROCEDIMIENTO VERSIÓN

PRO-GF-AFADMINISTRACION USUARIOS SIIF 2

007 ARTICULO DECIMO SEGUNDO. Eliminar los siguientes procedimientos de acuerdo con la justificación correspondiente:

PROCEDIMIENTOS RESOLUCION 041 DE 2007

JUSTIFICACIÓN DE LA ELIMINACIÓN

NOMBRE PROCEDIMIENTO VIGENTE

CODIGO

R/041/07 PRO-GF-EJELABORACIÓN DE INFORMES Estas actividades re realizan

003 PRESUPUESTALES Y DE TESORERÍA

automáticamente en los sistemas SIAF de INFORME DE MOVIMIENTOS BANCARIOS la PGN y en el SIIF del Ministerio de

PRO-GF-CFA LA DIRECCIÓN DEL TESORO Hacienda

002 NACIONAL ELABORACIÓN INFORME DE Por el ingreso del SIIF en línea, la PRO-GF-CFOPERACIONES EFECTIVAS DE CAJA, Contraloría solicita la información 003 SECTOR CENTRAL NACIONAL CGR directamente al Ministerio de Hacienda ARTICULO DECIMO TERCERO. Los procedimientos modificados y creados, se anexan a la presente Resolución, forman parte integral de la misma y se entienden incorporados al Manual de Procedimientos de la PGN. ARTÍCULO DECIMO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la resolución de 07 de 2008 en su totalidad y la Resolución 041 de 2007 en los aspectos modificados en el presente acto administrativo.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá, D.C., a los 02 Septiembre 2008

CARLOS ARTURO GOMEZ PAVEJAU

Viceprocurador General de la Nación

LMACH/

Proyectó: OPLA / Yolima González Laguado

Revisó: Oficina Jurídica