PGN - RESOLUCION - Por medio de la cual se crean y modifican documentos correspondientes a

RESOLUCION NÚMERO 046 (22 de julio de 2009) Por medio de la cual se crean y modifican documentos correspondientes a los procesos de Intervención y Gestión Documental. LA VICEPROCURADORA GENERAL DE LA NACION En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las consagradas en el numeral 17 del artículo 17 del Decreto Ley 262 de 2000 y la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, mediante la cual el Procurador General de la Nación, delegó las funciones previstas en el numeral 41 del artículo 7° del Decreto Ley 262 de 2000, respecto a la expedición de los Manuales de Procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento continuo, y, CONSIDERANDO QUE: El Decreto 262 de 2000 en el numeral 7 del artículo 11, consagra como una de las funciones de la Oficina de Planeación la de elaborar, en coordinación con las dependencias, para la aprobación del Procurador General, los manuales de funciones, requisitos específicos y procedimientos administrativos de la entidad y mantenerlos actualizados De conformidad con la Resolución 420 del 21 de noviembre de 2000, el señor Procurador General de la Nación delegó en el señor Viceprocurador la expedición de los manuales de procedimientos de la entidad, sus modificaciones y la adopción del Plan de Mejoramiento continuo aplicables a dichos manuales. Con el fin de contar con procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y disciplinario de la Procuraduría General de la Nación, en adelante PGN, dentro de los criterios de eficiencia y eficacia en las actuaciones

administrativas, se expidieron las Resoluciones 041 de 2001 y 197 de 2003, a través de las cuales se adoptaron los procesos y procedimientos de la entidad, los cuales posteriormente fueron actualizados en la Resolución 041 de 2007. La creación, modificación o eliminación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN se debe realizar de conformidad con lo establecido en el procedimiento para el Control de Documentos y Registros, incluido en el Manual de Procedimientos de la Entidad, aprobado mediante Resolución 041 de 2007. Fueron presentadas solicitudes para crear, modificar y eliminar documentos de los procesos de gestión documental y de intervención, de acuerdo con la metodología establecida en el Sistema de Gestión de Calidad, las cuales fueron viabilizadas por la Oficina de Planeación. Mediante Resolución No. 055 de 2008 se modificó el procedimiento PRO-IN-JU-018 “Procedimiento gestión preventiva órdenes de captura” versión 2. En marzo de 2008 y debido a una auditoría interna de calidad, se identifica una no conformidad asociada al manejo documental, definida como: “analizando la resolución 041 de 2007 vs. el Manual de Procedimientos, se encontró que el procedimiento PRO-GD-MD-001 en la resolución se denomina “trámite de correspondencia recibida y enviada”, mientras que en el manual se llama “manejo de correspondencia en las dependencias de la PGN. De igual manera se encontró que el procedimiento adoptado por la Resolución 041 de 2007, no fue aprobado mediante los procedimientos vigentes en ese momento, por lo cual se declaró la no conformidad y se estableció el plan de acción respectivo…”

Dado lo anterior, mediante Resolución No. 378 del 27 de agosto de 2008 “se integra un grupo de trabajo con empleados y funcionarios de distintas dependencias de la entidad, con el objeto de actualizar los subprocesos y procedimientos del proceso de Gestión Documental, a partir de los software existentes (SIM, Strategos, SIAF, entre otros) y el Sistema de Gestión de Calidad, a través del procedimiento de Control de Documentos y Registros vigente. En mérito de lo expuesto este despacho, RESUELVE: PRIMERO. Modificar, por haber sido mejorado, dentro del subproceso de Intervención Judicial, el procedimiento PRO-IN-JU-018 “procedimiento gestión preventiva órdenes de captura”, el cual conservará su código y su versión será la 3. SEGUNDO. Crear, dentro del proceso de gestión documental, subproceso de administración de material documental, los siguientes procedimientos: CODIGO PROCEDIMIENTOS VERSIÓN PRO-GD-AM-001 Selección y adquisición de material 2 documental PRO-GD-AM-002 Catalogación, clasificación y análisis 2 de la información PRO-GD-AM-003 Consulta y préstamo de material 2 documental en biblioteca. PRO-GD-AM-004 Verificación de inventario, evaluación 2 y descarte de material documental TERCERO. Crear, dentro del proceso de gestión documental, subproceso de administración de material documental, los siguientes instructivos: CODIGO INSTRUCTIVOS VERSIÓN INS-GD-AM-001 Instructivo sobre los servicios de 1 cooperación interbibliotecaria. CUARTO. Disponer que los documentos modificados y creados, anexados a la presente resolución, formen parte integral de la misma y se entiendan incorporados

al Manual de Procedimientos de la PGN.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá, D.C., a los 22 JUL. 2009

MARTHA ISABEL CASTAÑEDA CURVELO

Viceprocuradora General de la Nación Proyectó: OPLA: Harold Franco Trujillo Revisó: Jefe Oficina de Planeación y Oficina Jurídica. Página 3 de 3