PGN - SERVIDOR PUBLICO - Deber de asegurar la reserva de la actuación disciplinaria utiliz

Bogotá, D.C., PAD Doctora

MARÍA FERNANDA QUINTANA BELTRAN

Directora de la Oficina de Control Disciplinario Interno Municipio de Palmira Edificio C.A.M.P. Calle 30-Carrera 29 Esq Palmira Ref: Su oficio C.D.I. No.184 del 18 de febrero de 2004, radicado en esta oficina el 2 de marzo del año en curso. En el oficio de la referencia, consulta usted acerca de la reserva de los procesos disciplinarios, concretamente en relación con la solicitud que le formula la oficina de control interno del municipio. Ante todo, debo indicarle que en desarrollo de la función consultiva asignada a esta Procuraduría Auxiliar (artículo 9-3 del Decreto 262 de 2000), no es posible absolver casos particulares o concretos, pues puede comprometerse de esa manera el criterio de la entidad y la independencia con la que está obligada a proceder en ejercicio de su poder disciplinario; por esa razón, en esta materia las respuestas se limitan a suministrar pautas de carácter general que sirvan para ilustrar el asunto objeto de la solicitud. Al respecto, el señor Procurador General ha señalado expresamente que quienes absuelvan consultas deben abstenerse, por los motivos anotados, de resolver situaciones particulares (Circular 038 del 13 de septiembre de 2001). Sobre su inquietud, se tiene que ciertamente las investigaciones disciplinarias están sometidas a la reserva en los términos establecidos en el artículo 95 del Código Disciplinario Único, que prevé: “En el procedimiento ordinario las actuaciones disciplinarias serán reservadas hasta

cuando se formule pliego de cargos o la providencia que ordene el archivo definitivo, sin perjuicio de los derechos de los sujetos procesales. En el procedimiento especial ante el Procurador General de la Nación y en procedimiento verbal , hasta la decisión de citar a audiencia. El investigado estará obligado a guardar la reserva de las pruebas que por disposición de la Constitución o la ley tengan dicha condición”. Sin embargo, se estima que la limitación en examen no es oponible a los servidores públicos cuando requieran de tales actuaciones para el debido ejercicio de las funciones que les competen, quienes, en todo caso, deben asegurar la reserva y solo podrán utilizar la información para los fines indicados. Lo afirmado, encuentra soporte en el hecho de que es deber de todo servidor utilizar la información reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma 2 exclusiva para los fines a que están afectos (artículo 34, numeral 4 de la Ley 734 de 2002). No sobra recordar que la violación a dicha reserva, que implicaría el desconocimiento de cualquiera de los parámetros establecidos para resguardar el secreto que otorga la ley, al cual están obligadas no sólo las partes del proceso sino la autoridad correspondiente, conlleva consecuencias de orden disciplinario y penal. - De otra parte y en torno a la intervención de las oficinas de control de gestión en la actividad de las oficinas de control disciplinario, esta oficina ante consulta formulada sobre el particular por el Gerente del Hospital Departamental Universitario del Quindio (oficio 3734 del 28 de agosto de 2002, radicado con el número C-427/02), mediante oficio 6200 del 15 de octubre de 2002, precisó:

“El control interno se encuentra regulado por la Ley 87 de 1993, en la que se define éste como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a metas y objetivos (artículo 1). El ejercicio del control interno debe consultar los principios de toda actividad administrativa, como son, entre otros, los de moralidad, eficiencia, celeridad, economía, imparcialidad, etc.. Debe organizarse de manera tal que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad y, en especial, a aquellas asignadas a quienes tengan responsabilidad del mando. Dicha actividad se expresa a través de políticas aprobadas a niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumple en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación, como también de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas y de inducción y capacitación de personal. Es un sistema que comprende el plan de organización y de todos los métodos, procedimientos y medidas, ya sean de gestión, administrativos o financieros, que se adopten para asegurar la legalidad, eficiencia y eficacia de sus operaciones. Incluye todas las medidas para: proteger los recursos contra el despilfarro; asegurar la

exactitud y la confiabilidad de los datos contables y operacionales, así como el estricto cumplimiento de las políticas trazadas y; evaluar el nivel de rendimiento de los diferentes departamentos o dependencias de la entidad. De acuerdo con el artículo 2 de la citada ley, los objetivos del control interno son: - Proteger los recursos de la organización, buscando la adecuada administración ante posibles riesgos. - Garantizar la eficacia, eficiencia y economía de todas las operaciones y facilitando la correcta ejecución de las funciones. 3 - Velar porque todas las actividades y recursos estén orientados al cumplimiento de los objetivos. - Garantizar la evaluación y seguimiento de la gestión. - Asesorar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros. - Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones que puedan afectar el logro de objetivos. - Garantizar que el sistema de control interno disponga de mecanismos propios de verificación y evaluación. - Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. Además, la norma establece como características y elementos de la labor en examen (artículo 3 y 4), entre otros, los que a continuación se enuncian: El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad y debe tener responsables determinados, siendo la unidad u oficina demarcada para ello la encargada de evaluar en forma independiente el sistema dentro de la entidad, debiendo deben registrarse en forma exacta y oportuna cada una de las

transacciones efectuadas. Para su desarrollo se deben establecer objetivos y metas, tanto generales como especificas; definir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de proyectos; adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; delimitar la autoridad y niveles de responsabilidad; adoptar normas para la protección y utilización racional de los recursos; dirigir y administrar el personal conforme a sistema de métodos y sanciones; aplicar recomendaciones resultantes de las evaluaciones de la oficina de control interno; organizar métodos confiables de evaluación de gestión; establecer programas de inducción y actualización a todo nivel; simplificar normas y procedimientos. Se debe aplicar a toda entidad del Estado, en todo orden y nivel (artículo 5). La unidad u oficina debe estar a cargo de un funcionario del nivel directivo conforme a lo señalado en los artículos 10 y ss de la norma en referencia. Su implementación y desarrollo ha sido objeto de reglamentación por parte de la Presidencia de la República por medio de las Directivas Presidenciales números 2 de 1994, 4 de 1995 y 01 de 1997. Por su parte, el control interno disciplinario tiene que ver con la competencia para conocer de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores de las distintas entidades del Estado, de acuerdo con las normas establecidas en la Ley 200 de 1995 y en la actualidad en la Ley 734 de 2002. El control disciplinario tiene que ver con el poder punitivo otorgado para investigar y sancionar disciplinariamente a los servidores del Estado, con el fin de reprimir las acciones y omisiones antijurídicas de éstos en relación con el ejercicio de sus

funciones; tiende pues a asegurar la obediencia, eficiencia y eficacia de quienes se encuentran al servicio de las entidades, para obtener el buen funcionamiento de las mismas y preservar el orden jurídico institucional y así la gestión estatal. 4 El poder disciplinario opera frente al desconocimiento de las normas que rigen el actuar de los funcionarios, lo que se traduce en faltas legalmente establecidas, las cuales se juzgan de acuerdo con las normas sustanciales y procedimentales en la materia, determinándose de esa manera la responsabilidad de quienes ejercen funciones públicas. Para adelantar las investigaciones, a nivel interno, la Ley 734 de 2002 determina que en toda entidad debe crearse una oficina del más alto nivel, fija competencias y procedimiento para esos fines Como puede observarse las funciones que deben desarrollarse en el ejercicio de uno y otro control, aunque ambos pertenecen a la órbita interna de las entidades, son totalmente diferentes, pues por el primero se busca la obtención resultados de gestión, a través de la implementación de métodos, procedimientos, para lograr fines y objetivos previamente establecidos conforme a la naturaleza de las entidades . Es una labor de asesoría en cuanto mediante el análisis de los procedimientos establecidos sugiere mecanismos para mejorar las deficiencias en la realización de las actividades propias del organismo oficial, todo orientado a lograr eficacia y eficiencia en el cumplimiento de la función que cada una de ellos cumple. Es esencialmente a nivel institucional. El control disciplinario es producto de un poder punitivo, está orientado a condenar la actuaciones contrarias a la ley y se dirige exclusivamente a la persona que ejerce funciones públicas; es sancionatorio y represivo y se cumple por medio de un

trámite y conforme a unas competencias predeterminadas. En ese orden de ideas, se colige que el desarrollo de tales actividades determinan el cumplimiento de funciones distintas e independientes, que por la naturaleza de una y otra no pueden confundirse. Se precisa que las conclusiones de la primera y las decisiones de la segunda están sometidas a revisiones de poderes jerárquicos superiores, pero en ambos casos con finalidades específicas y concretas; es así como, las del control de gestión se supeditan a la consideración del jefe de la dependencia y del organismo, para efectos de conocer los diagnósticos y determinar la procedencia o viabilidad de las recomendaciones que presenten; mientras que las de la segunda se encuentran supeditadas a normas de competencia y al trámite que determina la ley, en virtud del cual, las decisiones solo pueden ser objeto de las revisión por los recursos de vía gubernativa, ante las mismas autoridades que las profirieron o ante los superiores señalados para ello. Frente a las atribuciones de las unidades de control interno no podría colegirse entonces que éstas tienen facultades legales para revisar y cuestionar las decisiones de los procesos disciplinarios, como tal, pues, como se anotó, ello sólo corresponde a las autoridades disciplinarias competentes; lo que podría considerarse en torno a la actividad de las oficinas de control disciplinario, sería la posibilidad de que éstas le rindan a las citadas unidades estadísticas o relaciones de trabajo y que eventualmente faciliten los expedientes, pero con fines exclusivamente de que se diagnostique y analice la situación de la oficina, frente a los objetivos legales y compromisos o metas a nivel de dependencia o de institución o para efectos de concretar procedimientos o funciones. Es en ese sentido que, se

5 estima, los organismos de control disciplinario le deben toda la colaboración a las oficinas de control de gestión.”. Por último, le informo que la presente respuesta únicamente constituye un criterio auxiliar de interpretación, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5º de la Ley 153 de 1887 y 25 del Decreto 01 de 1984. Con toda atención,

ESIQUIO MANUEL SÁNCHEZ HERRERA

Procurador Auxiliar para Asuntos Disciplinarios C-100/2004

EMSH-JB-MPCM