PGN - SOPORTES DOCUMENTALES

MEMORANDO No. 001PARA: SERVIDORES PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓNDE: VICEPROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓNASUNTO: CONSIDERACIONES PARA LA ADECUADA APLICACIÓNDEL PROCESO DOCUMENTAL EN LOS TRÁMITESDISCIPLINARIOSFECHA: 03 DE MARZO DE 2025Con el propósito de generar una debida aplicación del Proceso Documental asociadoa la serie misional Procesos Disciplinarios, se precisa lo siguiente:Los expedientes disciplinarios deben estar conformados por todos los documentos queevidencien el cumplimiento de las distintas etapas que conforman el proceso, desdesu inicio hasta su conclusión, los cuales deben estar correctamente organizados demanera que reflejen el avance correspondiente.Los expedientes disciplinarios deben contar con el documento indicativo de que ladecisión disciplinaria se encuentra en firme, esto es, la constancia de firmeza, la cualcorresponde elaborar de manera oportuna e incluirse por el operador disciplinario encada expediente, especificando claramente en ella la fecha en la que se consideraejecutoriado el proceso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 138 del CódigoGeneral Disciplinario”.Si por alguna situación la constancia se elaboró tiempo después de que la decisiónadquirió firmeza, lo relevante será la información que en este documento reposerelativa a la fecha en que el proceso quedó ejecutoriado.Es importante señalar que, en todos los eventos, para efectos de la aplicación de lostiempos de retención correspondiente a los procesos disciplinarios, así como para suregistro en el Formato Único de Inventario Documental (FUID), se establecerá comoúltima fecha la indicada en la constancia de firmeza que determinará el momento en elcual el proceso se considera ejecutoriado.Cordialmente,

SILVANO GÓMEZ STRAUCHViceprocurador General de la NaciónElaboró: Rocio Ávila Sánchez - División de DocumentaciónRevisó: Angela Viviana Ruiz Abril — División de DocumentaciónLuis Alfredo Morales Niampira — División de DocumentaciónAny Lorena Vaquiro Benitez — Jefe División de Documentación1 Artículo 138. Ejecutoria de las decisiones. Las decisiones disciplinarias contra las que proceden recursos quedarán en firme cinco (5) días despuésde la última notificación. Las que se dicten en audiencia o diligencia, al finalizar esta o la sesión donde se haya tomado la decisión, si no fuerenimpugnadas. Las decisiones que resuelvan los recursos de apelación y queja, la consulta y aquellas contra las cuales no procede recurso algunoquedarán en firme el día que sean notificadas. Página 1 de 1División de Documentación, Carrera 5 No. 15 - 80 BOGOTÁ D.C., Bogotá,Linea gratuita para todo el país: 01 8000 940 808 (571) 5878750 Exts. : 13205,, www.procuraduria.gov.co, NIT. 899999119-7