PGN - VALORACION PROBATORIA - Término para decidir

Bogotá, D.C., 1 de Julio de 2008 C121-08

PAD n.°

DOCTORA

JENNY MARTÍNEZ SERNA

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

ACCIÓN SOCIAL

CALLE 7 N.° 6 -54, OFICINA 306

BOGOTÁ Ref.: Su oficio 20081040116071 de fecha 12 de mayo de 2008, recibido en este organismo de control el 19 del mismo mes y año, bajo el número 116480 y radicado en esta oficina el 4 de los presentes.

Respetada doctora: En el oficio de la referencia consulta: “1. Cuál es el término para proferir el auto de citación a audiencia una vez finaliza la etapa de indagación preliminar?

Mi inquietud tiene fundamento en que dada la complejidad del auto de citación a audiencia y su semejanza con el pliego de cargos, resulta insuficiente el término de diez (10) días que se tienen para abrir investigación disciplinaria luego de finalizada la indagación preliminar, según lo establece el inciso 2° del artículo 97 de la Ley 734 de 2002, en otras palabras: ¿podría utilizarse como término para citar a audiencia el que se tiene para formular pliego de cargos previsto en el artículo 161 del Código Disciplinario Único?

2. Conociendo el Despacho que la Directiva N.° 007 del 133 (sic) de junio e (sic) 2006, está dirigida a los funcionarios de la Procuraduría General de la Nación y no nos obliga a los Operadores Disciplinarios Internos, quisiera que me aclararan si de su contenido podría interpretarse que un operador disciplinario puede tomarse

hasta 45 días para estudiar el mérito probatorio de la investigación disciplinaria, Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 1 Carrera 5ª. n.° 15 -80 piso 23 bien sea cuando esta etapa se ha cumplido en seis (6) meses o cuando se ha agotado el término de la prórroga, y luego de ello contar con 15 días para formular pliego de cargos de conformidad con el artículo 161 de la Ley 734 de 2002. En otras palabras: ¡podría entenderse que una vez finalizada la etapa de investigación disciplinaria (esta con o sin prórroga) se tienen 45 días para estudiar el mérito probatorio de la investigación disciplinaria y luego 15 días para redactar y proferir el pliego de cargos?

3. De conformidad con el artículo 96 de la Ley 734 de 2002 la actuación disciplinaria se recogerá por duplicado en el medio más idóneo posible y según el artículo 98, inciso segundo, las pruebas y diligencias pueden ser recogidas y conservadas en medios técnicos y su contenido se consignará por escrito sólo cuando sea estrictamente necesario.

Interpretando en su conjunto las dos disposiciones citadas, puede esta oficina prescindir del Expediente copia escrito y en su lugar llevar un expediente digital con la debida seguridad que garantice la reserva y defensa del investigado? Mi pregunta obedece a que esta Entidad viene implementando desde el año 2006 un Sistema de Gestión Documental llamado ORFEO, cuyo objetivo es disminuir el uso del papel en los procedimientos y trámites y en consecuencia evitar el manejo de copias”. Con respecto a lo anterior, manifiesta que el Sistema permitirá y garantizará a ese

Despacho y a los demás intervinientes en el proceso, la reserva del expediente copia frente a personas que no hacen parte del proceso, y facilitará la consulta a los legalmente interesados a través de medios electrónicos. Ante todo, se advierte que en desarrollo de la función consultiva asignada a este Despacho, (artículo 9, numeral 3 del Decreto 262 de 2000), no es posible absolver casos particulares o concretos, de acuerdo con lo señalado en la Resolución número 127 de 3 de abril de 2008, proferida por el señor Procurador General de la Nación, por la cual se reglamenta el ejercicio del derecho de petición en este organismo de control, menos aun si los hechos son susceptibles de procesos disciplinarios, por lo tanto, las respuestas en estos casos se deben limitar a suministrar elementos de juicio de carácter general y abstracto que sirvan para ilustrar el tema que interesa al peticionario. En las condiciones descritas será atendida su solicitud. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 2 Carrera 5ª. n.° 15 -80 piso 23 En primer lugar, y para responder la inquietud referida en el numeral 1 de su consulta, para determinar la procedencia y adecuación del procedimiento verbal, debe examinarse en su integridad lo dispuesto en el artículo 175 de la Ley 734 de 2002, que señala: “...El procedimiento verbal se adelantará contra los servidores públicos en los casos en que el sujeto disciplinable sea sorprendido en el momento de la comisión de la falta o con elementos, efectos o instrumentos que provengan de la ejecución de la conducta, cuando haya confesión y en todo caso cuando la falta sea leve.

También se aplicará el procedimiento verbal para las faltas gravísimas contempladas en el artículo 48 numerales... de esta ley. En todo caso, y cualquiera que fuere el sujeto disciplinable, si al momento de valorar sobre la decisión de apertura de investigación estuvieren dados los requisitos sustanciales para proferir pliego de cargos se citará audiencia. El Procurador General de la Nación, buscando siempre avanzar hacía la aplicación de un procedimiento que desarrolle los principios de oralidad y concentración, podrá determinar otros eventos de aplicación del procedimiento verbal siguiendo los derroteros anteriores.”. (Este inciso fue declarado inexequible por la Corte Constitucional en sentencia C-1076/02). Conforme a lo previsto en la norma, entiende esta dependencia que para aplicar el procedimiento verbal en los casos indicados por el legislador, se requieren como requisitos de procedibilidad los siguientes: - El asunto deberá encontrarse para calificar el mérito de la averiguación, o sea que se presenten las condiciones establecidas en el artículo 152 del estatuto, que demarca el momento en el cual procede investigación disciplinaria así: “Cuando, con fundamento en la queja, en la información recibida o en la indagación preliminar, se identifique al posible autor o autores de la falta disciplinaria, el funcionario iniciará la investigación disciplinaria...”. Lo que implica que el procedimiento puede aplicarse haya o no mediado indagación preliminar, siempre y cuando se encuentre plenamente identificado al autor, lo cual puede provenir de la indagación, queja o información recibida. Recuérdese que la indagación no es una etapa obligatoria en el proceso disciplinario, es

optativa y depende de que se requiera la aclaración de algunos aspectos en orden a determinar si resulta procedente o no la investigación disciplinaria; así lo prevé el artículo 150 de la Ley disciplinaria. -Segundo, que además se den los presupuestos para formular cargos; lo que implica que deben considerarse los aspectos determinados en el artículo 162 que prevé como Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 3 Carrera 5ª. n.° 15 -80 piso 23 requisitos para la formulación de cargos que la falta se encuentre objetivamente demostrada, y exista prueba que comprometa la responsabilidad del investigado. Encontrándose el proceso en ese estado y acreditadas la falta y la responsabilidad, impone la norma que regula el procedimiento verbal la citación a audiencia, generándose entonces por este medio la vinculación al proceso del encartado, a quien le corresponde, según las reglas que identifican este procedimiento abreviado, rendir las explicaciones pertinentes, verbales o escritas, oportunidad en la que puede solicitar o aportar las pruebas que estime pertinentes. Ahora bien, estima la dependencia que como en el procedimiento ordinario se alude es al pliego u auto de cargos, en cambio en el procedimiento verbal, al auto de citación a audiencia; providencias que tienen como objeto enjuiciar a un servidor público ya identificado, demostrada la comisión de la falta y ante la existencia prueba que comprometa la responsabilidad, en el primero de los procedimientos referidos, y para el segundo, en los casos que dispone el artículo 175 de la Ley 734 de 2002, podría pensarse que ante la similitud sustancial entre estas dos piezas procesales, el término

que contempla el artículo 161 de la citada ley, es decir, el de 15 días, es el que sirve de referente para citar proferir el auto de citación a audiencia. En cuanto a la Directiva n.° 007 de 13 de junio de 2006, dirigida a funcionarios de este organismo de control, el señor Procurador General de la Nación, efectivamente, indicó que, la no consagración del término en el Código Disciplinario Único, para estudiar el mérito probatorio de la etapa de investigación disciplinaria, y particularmente, cuando se decretara la reapertura de dicha etapa, por las razones consignadas en el inciso 3° del artículo 156 de dicha normatividad, debía entonces aplicarse un término sensato, que en todo caso, no debía ser superior a los términos que prudencialmente fijó el artículo 151 de la Ley 734 de 2002, es decir, el de 45 días. A juicio de esta dependencia quedó definido con la mencionada directiva, que ningún operador disciplinario de este organismo de control, puede excederse de dicho término para calificar el mérito de la investigación disciplinaria. Por tanto, al estar vencido el término de la investigación disciplinaria, o si existe prueba para formular cargos, el funcionario de conocimiento de una oficina de control interno disciplinario, deberá atender los términos establecidos en el artículo 161 de la Ley 734 de 2002, para evaluar y decidir lo que corresponda respecto de dicha etapa. Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 4 Carrera 5ª. n.° 15 -80 piso 23

Finalmente, y en lo que atañe a la inquietud en torno a si puede prescindirse del expediente copia escrito y, en su lugar, llevar un expediente digital, considera esta dependencia que el artículo 96 de la Ley 734 de 2002, es puntual, frente a los requisitos formales de la actuación disciplinaria: el idioma castellano y su trámite por duplicado, “en el medio más idóneo posible”. Entonces, si duplicado significa copia de un escrito, considera esta dependencia, que de la lectura del artículo referido, podría llevarse copia digital del expediente escrito, si como en el caso que plantea, la Entidad viene implementando un Sistema de Gestión Documental, con el fin de evitar el manejo de copias, pero teniendo siempre presente, que lo que pretende dicha norma es que el proceso disciplinario que se adelante se lleve en dos ejemplares de cada actuación (declaraciones, versiones etc), con el propósito de que en caso de pérdida del original, pueda acudirse a la copia que exista, la que puede conservarse, según se considere que el medio para tal efecto, es idóneo. Finalmente, le informo que la presente respuesta únicamente constituye un criterio auxiliar de interpretación de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 230 de la Constitución Política, 5 de la Ley 153 de 1887 y 25 del Decreto 01 de 1984. Con toda atención,

MARÍA LEONOR RUEDA RUEDA

Procuradora Auxiliar para Asuntos Disciplinarios C-121/2008

MLRR-MCVA

Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 5 Carrera 5ª. n.° 15 -80 piso 23 Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios 6 Carrera 5ª. n.° 15 -80 piso 23