PGN - VISITA ESPECIAL - Difiere por su naturaleza administrativa de la inspección judicial

PROCURADURIA PROVINCIAL-Posibilidad de que audite denuncias de acoso laboral ante Comité de Convivencia Laboral PROCURADURIA AUXILIAR ASUNTOS DISCIPLINARIOS-Función consultiva PROCURADURÍA AUXILIAR ASUNTOS DISCIPLINARIOS-Por la labor consultiva asignada no le es posible resolver casos particulares o concretos Debe resaltarse que, en cumplimiento de la función que le ha sido asignada a esta oficina en el artículo 9.º, numeral 3.° del Decreto Ley 262 de 2000, se suministrarán elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema consultado, que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares, sin que ello se entienda como resolución de un caso particular y concreto. VISITA ESPECIAL-Difiere por su naturaleza administrativa de la inspección judicial Se parte de afirmar que la visita especial es uno de los medios de prueba contemplados en el artículo 130 de la Ley 734 de 2002 en desarrollo del proceso disciplinario, denominándose inspección o visita especial. Diligencia que difiere, por su misma naturaleza administrativa, de la inspección judicial que está contemplada en el artículo 246 de la Ley 600 de 2000. // Sin embargo, conforme a lo dispuesto en la norma antes señalada, en algunos aspectos esta diligencia debe ser coincidente con la judicial, como es el recaudo que se puede hacer de documentos, la recepción de testimonios dentro de la misma diligencia a fin de darle claridad y amplitud, la posibilidad de que dentro de ella se efectúen operaciones técnicas o científicas […].

DOCUMENTOS-Su carácter reservado no será oponible a actividades judiciales ni administrativas Por último, en el concepto C-130 – 2010 se indicó que «[de acuerdo con lo previsto en el artículo 20 de la Ley 57 de 1985, el carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. CONCEPTOS-No tienen carácter vinculante de conformidad con regulación legal Procuraduría Auxiliar para Asuntos Disciplinarios Carrera 5 n.° 15–80, piso 23, PBX 5878750, ext. 12335. www.procuraduria.gov.co Bogotá, D. C., 18/12/2019 C-128 – 2019

SALIDA 1763 09/01/2020

Doctora

BERTHA LORENA VIZCAÍNO LINERO

Secretaria Comité de Convivencia Laboral Alcaldía Distrital de Santa Marta Calle 14 2-49, Palacio Municipal Santa Marta, Distrito Turístico Cultural e Histórico (Magdalena) berthalorenavizcainolinero@gmail.com notificacionesalcaldiadistrital@santamarta.gov.co Ref.: Respuesta consulta rad. E-2019-258794 del 07/06/2019

Respetada doctora: En atención a sus consultas de la referencia, mediante la cual solicita que se emita concepto jurídico sobre la posibilidad de que la Procuraduría Provincial de Santa Marta audite las denuncias de acoso laboral presentadas ante el Comité de Convivencia Laboral, en consideración a la confidencialidad legal

que reviste dicha etapa, me permito manifestarle lo siguiente: Debe resaltarse que, en cumplimiento de la función que le ha sido asignada a esta oficina en el artículo 9.º, numeral 3.° del Decreto Ley 262 de 2000, se suministrarán elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema consultado, que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares, sin que ello se entienda como resolución de un caso particular y concreto. Pues bien, comoquiera que esta dependencia ya se había pronunciado respecto a la práctica de la visita especial y a la viabilidad de consultar los documentos que reposen en la entidad, se transcribe, in extenso, la respuesta suministrada a la consulta C-110 – 14: Se parte de afirmar que la visita especial es uno de los medios de prueba contemplados en el artículo 130 de la Ley 734 de 2002 en desarrollo del proceso disciplinario, denominándose inspección o visita especial. Diligencia que difiere, por su misma naturaleza administrativa, de la inspección judicial que está contemplada en el artículo 246 de la Ley 600 de 2000. // Sin embargo, conforme a lo dispuesto en la norma antes señalada, en algunos aspectos esta diligencia debe ser coincidente con la judicial, como es el recaudo que se puede hacer de documentos, la recepción de testimonios dentro de la misma diligencia a fin de darle claridad y amplitud, la posibilidad de que dentro de ella se efectúen operaciones técnicas o científicas […]. 2 Ahora, para concretar la legalidad de la práctica de una visita especial se parte de que las pruebas deben ser producidas y aportadas al proceso por petición de cualquier sujeto procesal o en forma oficiosa

como lo dispone el artículo 128 ibidem. Siendo así, cuando la prueba es por solicitud de un sujeto procesal debe hacerse una valoración de su conducencia, pertinencia y utilidad, lo que conlleva a que la administración profiera una decisión en la que la decreta o la niega, en este último caso otorgando los recursos correspondientes. // En el caso de la declaratoria oficiosa de la prueba, lo correcto es acudir al contenido del artículo 129 de la misma ley en la que se contempla que estas pruebas de oficio deben ser igualmente decretadas. Ya proferido el acto administrativo que ordena la prueba, la fijación de su fecha y hora debe ser comunicada a los sujetos procesales, quienes en ejercicio de su derecho de contradicción y defensa pueden optar por asistir o no a la diligencia, quedando en claro que el derecho de defensa y contradicción se garantizan con la oportunidad procesal. La comunicación a la entidad visitada no tiene ningún tipo de obligatoriedad legal, sin embargo en algunos eventos es conveniente realizar este aviso a fin de que se disponga del material, personal y demás elementos necesarios para el desarrollo de la visita y así evitar que esta no pueda cumplirse a cabalidad y con cumplimiento de la celeridad, eficacia y eficiencia correspondiente. El término de antelación con el que se da aviso es discrecional del funcionario que va a practicar la diligencia, pero asegurándose que se materialice la comunicación. Ahora, respecto sobre los documentos a los que puede tener acceso el funcionario disciplinario, es importante indicar que el artículo 27 de la Ley 1437 de 2011 dispone que: // «El carácter reservado de una

información o de determinados documentos no será oponible a las autoridades judiciales ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo». En consecuencia, es más que diciente el artículo al concretar que ni siquiera el carácter reservado de un documento puede dar lugar a que se le impida al funcionario disciplinario tener acceso al mismo [sic]. // Además de lo dicho, se debe advertir que el ordenamiento contempla que dentro de las actuaciones administrativas se presente el evento del manejo de documentos reservados, pues por aplicación del artículo 21 de la Ley 734 de 2002, de integración normativa, en el tema en específico, es pertinente acudir al contenido del artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, que dispone: // «Con los documentos que por mandato de la Constitución Política o de la ley tengan carácter de reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado». // Se concluye en este aparte que a los funcionarios disciplinarios no se les puede negar el acceso a cualquier clase de documento, si están dentro de las funciones que constitucional o legalmente le están atribuidas. Por último, en el concepto C-130 – 2010 se indicó que «[de acuerdo con lo previsto en el artículo 20 de la Ley 57 de 1985, el carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido 3 ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la

reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. […] Dentro de los deberes previstos para los servidores públicos, se encuentra en el numeral 15 de la Ley 734 de 2002, «[e]l de permitir a los representantes del Ministerio Público […] el acceso inmediato a los lugares donde deban adelantar sus actuaciones e investigaciones y el examen de los libros de registro, documentos y diligencias correspondientes. Así mismo, prestarles la colaboración necesaria para el desempeño de sus funciones». Resta agregar que esta respuesta expedida a instancia de la consultante reviste un carácter meramente ilustrativo o indicativo, en la medida en que no tiene fuerza vinculante, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 28 de la Ley 1437 de 20111 y 12 de la Resolución 9 de 20172. Atentamente, ORIGINAL FIRMADO POR JUAN FERNANDO GÓMEZ GUTIÉRREZ Procurador auxiliar para asuntos disciplinarios (E) Proyectó XPGH C-128 – 2019

E-2019-258794 1 «ARTÍCULO 28. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. <Artículo modificado por el artículo 1.° de la Ley 1755 de 2015 ―Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo―. El nuevo texto es el siguiente:> Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución». 2 «ARTÍCULO 12. ALCANCE DE LOS CONCEPTOS. Los conceptos emitidos como respuesta a las consultas no serán de

obligatorio cumplimiento o ejecución para el servidor público o particular, ni comprometerán la responsabilidad de la Procuraduría General de la Nación». 4