POLICIA NACIONAL - Resolución 01118 de 2020

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICÍA NACIONAL

DIRECCIÓN GENERAL

RESOLUCIÓN NÚMERO 01118 DEL 17/04/2020

EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL

C O N S I D E R A N D O:

“Por la cual se desarrolla el artículo 354 de Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia”, "Diseñar, implantar y establecer políticas de Control Interno, conforme a la Ley". "Coordinar con los responsables del Control Interno y Externo de las entidades señaladas en la Ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables".

“Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones” “son los competentes para impartir las normas, políticas y directrices a las que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno”.

en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones” “son los competentes para impartir las normas, políticas y directrices a las que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno”. “(…) Con observancia de los principios de equidad, reciprocidadRESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 2

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CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA”

y conveniencia nacional, con el propósito de apoyar la internacionalización de las relaciones económicas, la acción del Estado se dirigirá hacia la convergencia de tales normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información, con estándares internacionales de aceptación mundial, con las mejores prácticas y con la rápida evolución de los negocios (…)”. “En desarrollo de los principios de transparencia, eficiencia, eficacia, participación, publicidad, seguridad jurídica e igualdad, el Gobierno Nacional establecerá un sistema de coordinación institucional que persiga el logro de los objetivos de la Ley 1314 de 2009 de expedir normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información que conformen un sistema único y homogéneo de alta calidad dirigido hacia la convergencia con estándares internacionales de aceptación mundial (…)”. “Integración de Sistemas de Gestión. Intégrense en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad que trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de

1998. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional

que trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de

1998. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27° al 29° de la Ley 489 de 1998, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades del Estado”.

“son los competentes para impartir las normas, políticas y directrices a las que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno”.

“Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional” “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público” Por la cual se incorpora, en el régimen de contabilidad pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones”RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 3

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CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” i)

ii)RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 4

CONTINUACIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” iii) iv) v) vi)

R E S U E L V E

ARTÍCULO 1º.

ARTÍCULO 2°. OBJETIVOS GENERALES.RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 5

CONTINUACIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE LINEAMIENTOS

R E S U E L V E

ARTÍCULO 1º.

ARTÍCULO 2°. OBJETIVOS GENERALES.RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 5

CONTINUACIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE LINEAMIENTOS

CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA”

ARTÍCULO 3°. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

ARTÍCULO 4°. ALCANCE.

ARTÍCULO 5°. ÁMBITO DE APLICACIÓNRESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 6

CONTINUACIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE LINEAMIENTOS

CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA”

ARTÍCULO 6°. OBSERVANCIA.

ARTÍCULO 7°. VIGENCIA:

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

OSCAR ATEHORTUA DUQUERESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 7

CONTINUACIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE LINEAMIENTOS

CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA”

MANUAL DE LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE

COLOMBIA

TABLA DE CONTENIDO CAPÍTULO I .................................................................................................................. 14 MARCO CONCEPTUAL .................................................................................................. 14 1.1. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA .......................................................... 14 1.2 OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ........................................................... 15 1.3 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ............................................... 16 1.3.1. Características Cualitativas ................................................................................. 16

1.2 OBJETIVOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ........................................................... 15 1.3 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ............................................... 16 1.3.1. Características Cualitativas ................................................................................. 16 1.3.1.1 Características Fundamentales ......................................................................... 16 1.3.1.2 Características de Mejora ................................................................................. 17 1.4 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA .................................................................... 17 1.5 EL PROCESO CONTABLE .............................................................................................. 18 1.6 ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE ............................................................................... 19

CAPÍTULO II ................................................................................................................. 21

ESTADOS FINANCIEROS ................................................................................................ 21 2.1 ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.............................................................. 21 2.1.1 Activo ................................................................................................................... 21 2.1.2 Pasivo ................................................................................................................... 22 2.1.3 Patrimonio ........................................................................................................... 23 2.1.4 Ingresos ................................................................................................................ 23 2.1.5 Gastos .................................................................................................................. 23 2.1.6 Costos................................................................................................................... 23 2.2 RECONOCIMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS .................. 24 2.3 ESTADOS FINANCIEROS DE LA POLICÍA NACIONAL..................................................... 28 2.3.1 Definición ............................................................................................................. 28 2.3.2 Preparación y Presentación ................................................................................. 28 2.3.3 Finalidad de los Estados Financieros .................................................................... 28 2.3.4 Estructura y Contenido de los Estados Financieros ............................................. 29 2.3.4.1 Identificación de los Estados Financieros ......................................................... 29 2.3.4.1.1 Estado de Situación financiera ....................................................................... 29

2.3.4 Estructura y Contenido de los Estados Financieros ............................................. 29 2.3.4.1 Identificación de los Estados Financieros ......................................................... 29 2.3.4.1.1 Estado de Situación financiera ....................................................................... 29 2.3.4.1.2 Estado de Resultados ..................................................................................... 29 2.3.4.1.3 Estado de Cambios en el Patrimonio ............................................................. 30 2.3.4.1.4 Estado de Flujo de Efectivo ............................................................................ 30 2.3.4.1.5 Notas a los Estados Financieros o Revelaciones ............................................ 30RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 8 CONTINUACIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” 2.3.4.1.5.1 Estructura .................................................................................................... 30 2.3.4.1.5.3 Información a Revelar en las Notas a la Información Contable – Unidades Policiales .................................................................................................................... 31

CAPÍTULO III ................................................................................................................ 38

CONTROL INTERNO CONTABLE..................................................................................... 38 3.1 ASPECTOS GENERALES ................................................................................................ 38 3.2 ASPECTOS CONCEPTUALES ......................................................................................... 38 3.3 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE ......................................................... 38 3.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ......................................................... 39 3.4.1 Contaduría General de la Policía Nacional ........................................................... 39 3.4.2 Unidades Policiales con Delegación para la ordenación del Gasto ..................... 39 3.5 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ..................................................... 40

CAPÍTULO IV ................................................................................................................ 41

SISTEMA DOCUMENTAL Y ARCHIVO ............................................................................. 41 4.1 MARCO NORMATIVO .................................................................................................. 41

3.5 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ..................................................... 40

CAPÍTULO IV ................................................................................................................ 41

SISTEMA DOCUMENTAL Y ARCHIVO ............................................................................. 41 4.1 MARCO NORMATIVO .................................................................................................. 41 4.2 SISTEMA DOCUMENTAL CONTABLE ........................................................................... 43 4.2.1 Soportes de Contabilidad ..................................................................................... 44 4.2.2 Comprobantes de Contabilidad ........................................................................... 44 4.2.3 Libros de Contabilidad ......................................................................................... 45 4.2.3.1 Libros principales .............................................................................................. 45 4.2.3.1.1 Libro diario ..................................................................................................... 45 4.2.3.1.2 Libro mayor .................................................................................................... 46 4.2.3.2 Libros auxiliares ................................................................................................ 46 4.2.4 Conservación y Exhibición de los Documentos Contables en la Policía Nacional . ..................................................................................................................................... 46 4.2.5 Soportes de las Operaciones para el Grupo de Contabilidad .............................. 48 4.2.5.1 Procedimiento con los documentos soporte .................................................... 54 4.2.6 Estructura del Sistema Contable de la Policía Nacional ....................................... 55 4.2.6.1 Aspectos generales ........................................................................................... 55 4.2.6.2 Firma de los Estados Financieros e Información Contable ............................... 56 4.2.6.3 Certificación de los Estados Financieros e Información Contable .................... 57 4.2.6.4 Publicación de los Estados Financieros ............................................................. 58 4.2.7 Información Contable y Anexos ........................................................................... 59 4.2.7.1 Cierre de los Sistemas de Información SIIFNación y SAP ................................ 59 4.2.7.2 Presentación de la Información Contable a la Contaduría General de la Policía Nacional ........................................................................................................................ 59

4.2.7.1 Cierre de los Sistemas de Información SIIFNación y SAP ................................ 59 4.2.7.2 Presentación de la Información Contable a la Contaduría General de la Policía Nacional ........................................................................................................................ 59 4.2.7.2.1 Formatos anexos a la información contable .................................................. 60

CAPÍTULO V ................................................................................................................. 63

PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE OPERACIONES BÁSICAS EN EL SIIF-NACIÓN . .................................................................................................................................. 63RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 9 CONTINUACIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” 5.1 GENERALIDADES ......................................................................................................... 63 5.2 MARCO NORMATIVO .................................................................................................. 63 5.2.1 Que es el SIIF-Nación ........................................................................................... 63 5.2.2 Objetivos del Sistema SIIF .................................................................................... 64 5.2.3 Ventajas del Sistema ............................................................................................ 64 5.2.4 Obligatoriedad de Utilización del Sistema ........................................................... 64 5.2.5 Unidades de Negocio del Sistema ........................................................................ 65 5.2.5.1 Gestión financiera ............................................................................................. 65 5.2.5.2 Gestión de gasto ............................................................................................... 66 5.2.5.3 Gestión administrativa ...................................................................................... 67 5.2.5.4 Gestión financiera – gestión de ingresos .......................................................... 68 5.2.5.5 Gestión de recursos físicos ............................................................................... 68 5.2.5.6 Gestión contable ............................................................................................... 68 5.3 ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS ................................................................................ 70 5.4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................ 70 5.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN - Todas las Entidades........................................................ 71

5.3 ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS ................................................................................ 70 5.4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................ 70 5.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN - Todas las Entidades........................................................ 71 5.6 ORGANIZACIÓN CONTABLE EN EL SISTEMA ............................................................... 73 5.6.1 Tablas Contables .................................................................................................. 74 5.6.2 Modulo Contable ................................................................................................. 75 5.6.2.1 Registros automáticos - Ingresos ...................................................................... 76 5.6.2.2 Causación .......................................................................................................... 76 5.6.3. Módulo de Egresos ............................................................................................. 78 5.7 CARGUE DE ARCHIVOS CONTABLES ............................................................................ 81 5.7.1 Elaboración de Archivo Plano. ............................................................................. 86 5.7.2 Consulta de Comprobantes Contables ................................................................ 92

CAPÍTULO VI ................................................................................................................ 96

OPERACIONES RECIPROCAS ......................................................................................... 96 6.1 GENERALIDADES ......................................................................................................... 96 6.2 OBJETIVO .................................................................................................................... 96 6.3 ENTIDADES SECTOR PÚBLICO ..................................................................................... 97 6.4 REGLAS DE ELIMINACIÓN ............................................................................................ 97 6.5 PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS OPERACIONES RECÍPROCAS ....................... 98 6.5.1 Contaduría General de la Policía Nacional ........................................................... 98 6.5.2 Unidades Policiales .............................................................................................. 98 6.5.3 Preparación de la Información ............................................................................. 99 6.5.4 Consultas de Apoyo para el Reporte de Operaciones Recíprocas ..................... 105 6.5.4.1 Reglas de Eliminación...................................................................................... 105 6.5.4.2 Directorio de Entidades Contables Públicas ................................................... 107RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 10

6.5.4.1 Reglas de Eliminación...................................................................................... 105 6.5.4.2 Directorio de Entidades Contables Públicas ................................................... 107RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 10 CONTINUACIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” 6.5.5 Aspectos Importantes para Minimizar Errores .................................................. 108

CAPITULO VII ............................................................................................................. 109

PROCEDIMIENTOS CONTABLES .................................................................................. 109 7.1 GENERALIDADES ....................................................................................................... 109 7.2 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE REMESAS DE BIENES Y/O FONDOS . ....................................................................................................................................... 110 7.2.1 Bienes Enviados ................................................................................................. 110 7.2.2 Fondos enviados ................................................................................................ 111 7.2.3 Bienes Recibidos ................................................................................................ 111 7.3 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE PÉRDIDA Y/O DAÑO DE BIENES O FALTANTE DE FONDOS ................................................................................................................................. 112 7.3.1 Pérdida de Bienes o Fondos ............................................................................... 113 7.3.2 Registro de la Responsabilidad Administrativa .................................................. 113 7.3.4 Reposición de Bienes ......................................................................................... 115 7.4 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO ......................................................................................................................... 115 7.4.1 Efectivo de uso restringido ................................................................................ 116 7.4.2 Tratamiento a las Partidas Conciliatorias ........................................................... 116 7.4.3 Baja en Cuentas ................................................................................................. 116 7.5 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS CUENTAS POR COBRAR .. 117 7.5.1 Medición inicial .................................................................................................. 117

7.4.3 Baja en Cuentas ................................................................................................. 116 7.5 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS CUENTAS POR COBRAR .. 117 7.5.1 Medición inicial .................................................................................................. 117 7.5.2 Medición posterior ............................................................................................ 117 7.5.3 Deterioro ............................................................................................................ 117 7.6 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LOS INVENTARIOS ................. 118 7.6.1 Reconocimiento ................................................................................................. 118 7.6.2 Medición Inicial .................................................................................................. 118 7.6.3 Medición Posterior............................................................................................. 119 7.7 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LOS ARRENDAMIENTOS ......... 119 7.7.1 Arrendamiento Financiero ................................................................................. 119 7.7.1.1 Registro contable para el arrendador ........................................................... 120 7.7.2 Arrendamiento Operativo .................................................................................. 120 7.7.2.1 Registro Contable como Arrendador (Policía Nacional) ............................... 120 7.7.2.2 Registro Contable como Arrendatario (Policía Nacional) ............................. 122 7.8 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO ........................................................................................................................... 123 7.8.1 Reconocimiento ................................................................................................. 123 7.8.2 Medición inicial .................................................................................................. 124 7.8.3 Medición Posterior............................................................................................. 125 7.8.4 Desagregación por Componentes ...................................................................... 125 7.8.5 Adiciones y Mejoras ........................................................................................... 125RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 11

CONTINUACIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE LINEAMIENTOS

CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA”

7.8.5 Adiciones y Mejoras ........................................................................................... 125RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA N° 11 CONTINUACIÓN “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA” 7.8.6 Reparaciones y Mantenimiento ......................................................................... 125 7.8.7 Baja de Bienes .................................................................................................... 126 7.9 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS ........................................................................................... 127 7.10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LOS BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES ................................................................................................................ 128 7.11 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LOS BIENES DE USO PÚBLICO . ....................................................................................................................................... 129 7.11.1 Baja de Bienes de Uso Público ......................................................................... 130 7.12 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LOS COMODATOS ............................. 130 7.13 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LOS CONVENIOS ............................... 132 7.13.1 Convenios que Suscribe la Policía Nacional ..................................................... 132 7.13.2 Pagos de Obligaciones por Medio de la Cuenta Única Nacional-CUN ......................... 135 7.14 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LOS BIENES CON PERMISO DE USO. 135 7.15 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LOS BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR O SIN TITULARIDAD LEGAL .......................................................................................................... 135 7.16 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS CONSTRUCCIONES EN CURSO ... 136 7.17 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS DONACIONES ............................. 137

O SIN TITULARIDAD LEGAL .......................................................................................................... 135 7.16 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS CONSTRUCCIONES EN CURSO ... 136 7.17 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS DONACIONES ............................. 137 7.18 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS TRANSFERENCIAS DE BIENES (ENTRE ENTIDADES DEL ESTADO) ................................................................................................ 137 7.19 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LA DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN Y DETERIORO .................................................................................................................................. 138 7.19.1 Depreciación .................................................................................................... 138 7.19.2 Amortización .................................................................................................... 139 7.19.3 Desmantelamiento ........................................................................................... 140 7.19.4 Deterioro .......................................................................................................... 140 7.19.4.1 Periodicidad para realizar las pruebas de “Deterioro del valor” ................ 141 7.19.4.2 Reconocimiento y medición del “Deterioro del valor” ............................... 141 7.19.4.3 Reversión de la pérdida por “Deterioro del valor” ..................................... 142 7.20 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE TIQUETES DE VIAJE ........................... 142 7.21 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LA CUOTA DE AUDITAJE ................... 143 7.22 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE BONOS POR ESTÍMULOS .................. 143 7.23 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LOS BIENES APREHENDIDOS O INCAUTADOS ............................................................................................................................... 144 7.24 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE BIENES RECIBIDOS EN CUSTODIA....................................................................................