RNEC - Circular 0024 de 2012

PARA: DE:

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

CIRCULAR GAF-No. 0 24

REGISTRADORES DELEGADOS, GERENTES, DIRECTORES,

DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES

DISTRITALES, MUNICIPALES, AUXILIARES Y FUNCIONARIOS EN

GENERAL

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ASUNTO: POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA DESTRUCCIÓN DE

FECHA:

COMPROBANTES DE CONSIGNACIÓN POR CONCEPTO DE

SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN. 24 FEB. 2612

De conformidad con lo previsto por la Ley 1163 del 3 de octubre de 2007 y las resoluciones por la cuales se establecieron las tarifas de cada uno de los servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil y en concordancia con la circular No. 056 del 16 de mayo de 2008, literal C y D que hacen referencia a las consignaciones y el archivo de las mismas, me permito informar: El Grupo Control de Recaudos recibe diariamente de los Bancos en archivo plano, la información relacionada con los valores consignados en cada una de las sucursales a nivel nacional, por concepto de los servicios de identificación que presta la Entidad, En este archivo se visualiza el número de consignación o PIN, nombre del ciudadano, documento de identidad, valor consignado, concepto y código de la oficina. Esta información se archiva cronológicamente, se graba en DVD y se hace back-up, lo cual permite consultar la información en el momento que se requiera. La conservación y custodia de los comprobantes de consignación que envian las diferentes Registradurias Municipales, Especiales y Auxiliares que están

back-up, lo cual permite consultar la información en el momento que se requiera. La conservación y custodia de los comprobantes de consignación que envian las diferentes Registradurias Municipales, Especiales y Auxiliares que están a cargo de cada una de las Delegaciones Departamentales y de la Registraduría Distrital, ha generado un cúmulo de archivo que ante la falta de espacio físico, hace necesario establecer políticas y procedimientos, Gerencia Administrativa y Financiera - Dirección Financiera Av. Calle 26 No, 51-50 CAN Bogotá DC.

Teléfono: 220 28 80 Extensiones 1360 - 1362 - 1739-— 1843,

www.registraduria.gov, co024 REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 2 h FEB 2012

POLÍTICAS:

1. A partir de la fecha, las Delegaciones Departamentales, Registraduría Distrital y la Registraduría Delegada en Identificación - Dirección Nacional de Identificación, deben conservar únicamente los comprobantes de consignación correspondientes al periodo comprendido entre el 1% de enero y el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, guardando el procedimiento establecido para su archivo en el litera! D de la Circular No. 056 de 2008.

2. Los comprobantes de consignación de los años anteriores al establecido para conservación, deberán ser destruidos.

PROCEDIMIENTO PARA LA DESTRUCCIÓN DE COMPROBANTES DE CONSIGNACIÓN: 1, Establecer los comprobantes de consignación que serán objeto de destrucción (aquellos que no corresponden a la última vigencia fiscal).

2. Elaborar un acta donde se relacionen los comprobantes de consignación que

1, Establecer los comprobantes de consignación que serán objeto de destrucción (aquellos que no corresponden a la última vigencia fiscal).

2. Elaborar un acta donde se relacionen los comprobantes de consignación que serán destruidos. Dicha acta la firmarán los Delegados Departamentales o los Registradores Distritales según sea el caso, el Registrador Municipal, Especial o Auxiliar respectivo, y el funcionario que ostente la función de Control Interno en la correspondiente Delegación Departamental o

Registraduría Distrital.

3. En oficinas centrales el acta será firmada, por el Director Nacional de identificación, el Coordinador del Grupo de Recaudos y el funcionario delegado por la Jefe de la oficina de Control Interno. sorrespondientes a la destrucción de los comprobantes de deberáryarchivarse cronológicamente, para verificación de los de Cpntrol én caso que así lo requieran.

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Elaboró: Juan Larios Olaya Pava, Coordinador Grupd Ca

Gerencia Administrativa y Financiera — Dirección Financiera Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D,C.

Teléfono: 220 28 80 Extensiones 1360 - 1362 - 1739 - 1843.

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