RNEC - Circular 0033 de 2010

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL CIRCULAR om0 33

Bogotá D.C.. 94 FEB. 2010

Para: Secretario General, Secretaria Privada, Registradores Delegados,

Gerentes, Jefes de Oficina, Delegados Departamentales y Registradores Distritales.

Asunto: Formulación Plan de Acción Institucional 2010

Respetados Doctores: Con fundamento en el artículo 26 de la Ley 152 de 1994 “Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo”, y el Decreto 1599 de 2005. “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Intemo para el Estado colombiano", me permito dar a conocer el instructivo que elaboró la Oficina de Planeación, para la Programación, Ejecución y Seguimiento de las actividades de los procesos que se registran en el Plan de Acción Institucional por Macroproceso y el Plan de Acción Operativo para las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital para la vigencia

2010. El instructivo contiene los lineamientos, pasos a seguir para la respectiva estructuración de los planes, las fechas de formulación y registro de avances de las metas que se programen para cada trimestre, en relación a la meta anual. “El servicio es nuestra identidad” Despacho del Registrador Nacional Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext. 15501556

www.registraduria.gov.co033 REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Las inquietudes que se presenten sobre cualquier aspecto de esta Circular, pueden consultarlas a la Oficina de Planeación, quien les brindará la asesoría correspondiente. Cordialmente, E Ad ticion Registrador Nacional del Estado Zivil

Las inquietudes que se presenten sobre cualquier aspecto de esta Circular, pueden consultarlas a la Oficina de Planeación, quien les brindará la asesoría correspondiente. Cordialmente, E Ad ticion Registrador Nacional del Estado Zivil Elaboró MVDM. b

Anexos: Instructivo Formulación Plan de Acción Institucional 2010

Formato anexo 1 FPDEPE-038 Plan de Acción Operativo Formato anexo 2, F-PDE-DM-017 Programación Plan de Acción por Macroproceso Formato anexo 3, F-PDE-PE-018 Ejecución Plan de Acción por Macroproceso Formato anexo 4, F-PDE-PE-039 Ejecución Plan de Acción Operativo Anexo 5 (Macroprocesos y Procesos). “El servicio es nuestra identidad” Despacho del Registrador Nacional Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext. 15501556

www.registraduria.gov.cotoncamnciónExzerona E z

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

INSTRUCTIVO

FORMULACION PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL

2010

BOGOTA DC. FEBRERO 2010INSTRUCTIVO FORMULACION PLAN DE ACCION

INSTITUCIONAL 2010

REGISTRADURIA M — - Versión: 2 Fecha de emisión: 17/02/2009 Página 2 de 12

Código: 1-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010

Introducción El Plan de Acción Institucional se constituye en una herramienta que permite medir la gestión de los procesos, a través de sus indicadores, permitiendo cumplir con la Misión y los Objetivos Institucionales.

Introducción El Plan de Acción Institucional se constituye en una herramienta que permite medir la gestión de los procesos, a través de sus indicadores, permitiendo cumplir con la Misión y los Objetivos Institucionales. El Plan de Acción Institucional se estructura con un enfoque por MACROPROCESOS, el cual contiene una serie de actividades de los procesos, tiempos y responsables que se programa para una vigencia (Enero - Diciembre). La programación y ejecución del Plan de Acción Institucional, es realizada por los responsables de los Macroprocesos y Procesos, quienes formulan las actividades y metas a cumplir durante la vigencia, las cuales deben estar enmarcadas en la caracterización de los procesos. Así mismo, deben tener en cuenta de las actividades que se programen, concertar con las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, las metas a cumplir por cada una de ellas, en relación a la meta anual programada. El Plan de Acción Institucional, lo conforman las actividades programadas y ejecutadas de los procesos, tanto del nivel central más la consolidación de las actividades que realicen las Delegaciones y Registraduría Distrital. Objetivo Dar a conocer los responsables de los Macroprocesos, Procesos, Delegados Departamentales, Registradores Distritales de la Registraduria Nacional del Estado Civil, un modelo metodológico que permita realizar la medición a la gestión en pro del mejoramiento continuo de los procesos. Justificación Los responsables de los Macroprocesos, Procesos, Delegados Departamentales, Registradores Distritales, cuenten con una metodología estandarizada que permita formular, ejecutar, efectuar seguimiento y medir la gestión de los procesos.

Justificación Los responsables de los Macroprocesos, Procesos, Delegados Departamentales, Registradores Distritales, cuenten con una metodología estandarizada que permita formular, ejecutar, efectuar seguimiento y medir la gestión de los procesos.

Elaboró: Oficina de Planeacióni a INSTRUCTIVO FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN - INSTITUCIONAL 2010

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Código: I-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010

1. Objetivos del Plan de Acción 1.1 Objetivo General Pemitir a los responsables de Macroproceso y Procesos, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que a través del Plan de Acción puedan medir la gestión de cada de cada uno de los procesos de la entidad y tomar decisiones oportunas que con lleve al mejoramiento continuo de los procesos. 1.2 Objetivos Específicos e Definir metas alcanzables y medibles, priorizandolas según la disponibilidad de recursos. e Establecer los indicadores que permita medir el cumplimiento de los objetivos de los procesos. e A través de la planeación, efectuar seguimiento al cumplimiento de las actividades y metas propuestas. o Contribuir en el fortalecimiento de la gestión de la entidad y en la mejora continúa de los procesos.

2. Niveles de Responsabilidad Los responsables de Macroprocesos y Procesos, deben efectuar control y seguimiento periódico, sobre las actividades que programen y al cumplimiento de las metas e indicadores que se establezcan, en observancia a los objetivos de los procesos.

Los Delegados Departamentales y Registradores Distritales, son responsables de

seguimiento periódico, sobre las actividades que programen y al cumplimiento de las metas e indicadores que se establezcan, en observancia a los objetivos de los procesos. Los Delegados Departamentales y Registradores Distritales, son responsables de realizar la concertación de las metas y cumplir con la ejecución de las actividades que programe el responsable de proceso, para el logro de los indicadores establecidos a los procesos. La Oficina de Planeación es responsable de diseñar la metodología que permita registrar la programación, ejecución y el seguimiento trimestral ai cumplimiento de las actividades, metas y los indicadores de los procesos, registrados en el Plan de Acción Institucional por MACROPROCESO. Así mismo, proporcionar la Elaboró: Oficina de Planeaciónes INSTRUCTIVO FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN a=L INSTITUCIONAL 2010

REGISTRADURÍA Versión: 2 Fecha de emisión: 17/02/2009 Página 4 de 12

Código: -PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010 herramienta que permita a los responsables de los procesos, obtener los reportes sobre el grado de avance y cumplimiento de los indicadores de gestión por proceso, para la toma de decisiones a que haya lugar.

Nota 1: Las actividades que se ejecuten del Plan de Acción deben estar debidamente documentadas, lo cual pemite y sirve de soporte para quien lo requiera y solicite.

3. Metodología

3.1 Aspectos Generales Responsables de Macroproceso y Procesos: Para garantizar una adecuada formulación del Plan de Acción Institucional, se hace necesario que el responsable de proceso desarrolle los siguientes pasos: 3.1.1 Revise y analice la caracterización de los procesos, que se establecieron en

Para garantizar una adecuada formulación del Plan de Acción Institucional, se hace necesario que el responsable de proceso desarrolle los siguientes pasos: 3.1.1 Revise y analice la caracterización de los procesos, que se establecieron en los formatos diseñados para tal fin, y detemine sí las actividades identificadas cumplen con el o los objetivo(s) del proceso y sí el o los producto(s) que genera el proceso corresponden. 3.1.2 Revise y analice los indicadores que se registraron en la hoja de vida de los indicadores para cada uno de los procesos y determine, sí estos le permiten medir el cumplimiento del o los objetivo(s) del proceso. Nota 2: El indicador es la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permiten la comparación, la relación coherente y representativa entre factores que intervienen en un proceso para medir resultados, los cuales deben ser pertinentes y concretos. “Los indicadores son herramientas para medir el impacto esperado, son medidas verificables de cambios y resultados obtenidos, diseñados para contar con un estándar para estimar, evaluar o demostrar el progreso de una actividad con respecto a las metas establecidas, la meta es el fin u objeto al que quiere llegar.” 3.1.3 Una vez, se tengan plenamente identificadas las actividades, los productos y los indicadores (caracterización) del proceso, determine que actividades va a programar con sus respectivas metas anuales.

Elaboró: Oficina de PlaneaciónINSTRUCTIVO FORMULACION PLAN DE ACCION

INSTITUCIONAL 2010

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Código: I-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010 |

REGISTRADURIA [—— NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Versión: 2 Fecha de emisión: 17/02/2009 Página 5 de 12

Código: I-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010 | 3.1.4 Sí las actividades programadas no se comparte su ejecución con las Delegaciones departamentales y/o Registraduría Distrital, continúe con el numeral 3.3.3. 3.1.5 Sí las actividades que se programen, su ejecución es compartida con las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, proceda a oficiar y comunique sobre cuales son las actividades que se van a ejecutar de su proceso y proponga la meta anual a cumplir para cada una de ellas y solicite se informe su conformidad o desacuerdo con las metas propuestas, indicando el correo electrónico al cual se debe remitir la información. 3.1.6 Sí la Delegación y/o Registraduría, presenta inconformidad respecto a la propuesta de las metas anuales, el responsable de proceso debe proceder a concertar, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos (Tecnológicos, Talento Humano, Infraestructura, Financieros, tiempos establecidos por norma, entre otros aspectos.) que sean indispensables para lograr las metas que se establezcan. 3.1.7 En el evento que consideren necesario efectuar ajustes de mejora, aplique el procedimiento establecido para Control de Documentos, código DP-PDE-PE-005 del Sistema de Gestión de la Calidad y solicite la actualización a la Oficina de Planeación, en el formato de código F-PDE-DM-011, Control de Cambios de los

Documentos. Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital:

del Sistema de Gestión de la Calidad y solicite la actualización a la Oficina de Planeación, en el formato de código F-PDE-DM-011, Control de Cambios de los Documentos. Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital: 3.1.8 Las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, proceden a informar a los responsables de procesos la conformidad o desacuerdo sobre las metas propuestas a cumplir y deben concertar sobre las mismas, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos (Tecnológicos, Talento Humano, Infraestructura, Financieros, tiempos establecidos por norma, entre otros aspectos.) que sean indispensables, para logro de las metas que se establezcan en pro del cumplimiento de los indicadores de los procesos. 3.1.9 Para garantizar una adecuada formulación del Plan de Acción Institucional, se diseño el formato con código formato FPDEPE-038 Plan de Acción Operativo, el cual permite medir la gestión de cada una de las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, en cumplimiento de las actividades programadas y de las metas concertadas con los responsables de procesos (ver formato anexo 1) Elaboró: Oficina de Planeaciónm INSTRUCTIVO FORMULACION PLAN DE ACCION 2 INSTITUCIONAL 2010

REGISTRADURIA Version: 2 Fecha de emisión: 17/02/2009 Página 6 de 12

Código: I-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010 3.2 Registro de información Responsables de Macroproceso y Procesos: 3.2.1 Una vez, se hayan definido las actividades y concertado las metas a cumplir para la vigencia 2010, con las Delegaciones Departamentales y

3.2 Registro de información Responsables de Macroproceso y Procesos: 3.2.1 Una vez, se hayan definido las actividades y concertado las metas a cumplir para la vigencia 2010, con las Delegaciones Departamentales y Registraduria Distrital, el responsable de proceso registra en el formato FPDEPE-038 Plan de Acción Operativo, la siguiente información, la cual es estándar para todas las Delegaciones y Registraduría, como se describe en los siguientes campos: Delegación Departamental: Escriba el nombre de la Delegación y/o Registraduría Distrital, a la cual registra las actividades y metas concertadas.

Macroproceso: Escriba el nombre del Macroproceso. Este nombre necesariamente debe corresponder a uno de los relacionados en la Red de

Macroprocesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Proceso: Seleccione el nombre del proceso, (ver anexo 5: Macroprocesos y

Procesos).

Indicador del Proceso: Registre en esta columna el nombre y la formula del indicador del proceso, teniendo en cuenta los identificados en la hoja de vida del indicador.

Actividades: Registre secuencialmente y describa cada una de las actividades que va a realizar en cumplimiento del objetivo del proceso. Las actividades deben ir numeradas con un verbo en infinitivo (ar, er, ir). 3.2.2 Una vez se haya registrado la información en el formato FPDEPE-038

Plan de Acción Operativo, envíelo a las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, para que estas procedan a registrar la información que hace falta de este formato. 3.2.3 Posteriormente, el responsable de proceso registra la siguiente información consolidada (Nivel central, Delegaciones Departamentales y Registraduría

Registraduría Distrital, para que estas procedan a registrar la información que hace falta de este formato. 3.2.3 Posteriormente, el responsable de proceso registra la siguiente información consolidada (Nivel central, Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital), en el formato F-PDE-DM-017 Programación Plan de Acción por Macroproceso, cuyos campos se definen a continuación: (ver formato anexo 2) Elaboró: Oficina de PlaneaciónINSTRUCTIVO FORMULACION PLAN DE ACCION 2 INSTITUCIONAL 2010

REGISTRADURIA Version: 2 Fecha de emisión: 17/02/2009 Página 7 de 12

Código: I-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010

Macroproceso: Escriba el nombre del Macroproceso. Este nombre necesariamente debe corresponder a uno de los relacionados en la Red de

Macroprocesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Objetivo del Proceso: Registre el objetivo del proceso, como se encuentra descrito en las caracterizaciones de procesos.

Indicador del Proceso: Registre en este campo de manera consecutiva, el número y nombre del indicador del proceso, teniendo en cuenta los identificados en la hoja de vida del indicador.

Proceso: Seleccione el nombre del proceso, (ver anexo 5: Macroprocesos y

Procesos).

Indicador: Se registra el número asignado al indicador.

Actividades: Registre secuencialmente y describa cada una de las actividades que van a realizar en cumplimiento del objetivo del proceso. Las actividades deben ir numeradas con un verbo en infinitivo (ar, er, ir).

Meta Trimestral: El responsable del proceso registra el producto que espera obtener al realizar la(s) actividad(es) programadas, para cada trimestre (Eneroir numeradas con un verbo en infinitivo (ar, er, ir).

Meta Trimestral: El responsable del proceso registra el producto que espera obtener al realizar la(s) actividad(es) programadas, para cada trimestre (EneroMarzo), (Abril-Junio), (Julio-Septiembre), (Octubre-Diciembre), respecto a la meta anual programada para la vigencia.

Unidad de medida de la meta: Registre el producto que espera obtener de acuerdo a la unidad de medida, teniendo en cuenta sí es cuantitativo en la columna cantidad y sí es en valor porcentual en la columna de %.

Meta Anual: Registre la sumatoria de las metas programadas para cada uno de los trimestres.

Recursos: Describa los recursos que se requieren para el desarrollo de cada una de las actividades programadas. Estos pueden ser: Humanos: Con cuantos funcionarios requiere para desarrollar la actividad.

Técnicos: Equipos requeridos.

Tecnológicos: Programas de software y hardware.

Financieros: Disponibilidad presupuestal, recursos económicos de cada actividad.

Elaboró: Oficina de Planeación[o INSTRUCTIVO FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN A= INSTITUCIONAL 2010

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Código: I-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010

Responsable: Escriba el nombre y cargo del servidor público que tiene la responsabilidad de ejecutar la actividad del proceso.

Responsable Macroproceso: Registre el nombre y cargo del responsable del

Macroproceso.

Responsable de Proceso: Registre los nombres y cargos de los responsables de los procesos.

Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital: 3.2.4 El Delegado Departamental y/o Registrador Distrital revisa que el formato FResponsable de Proceso: Registre los nombres y cargos de los responsables de los procesos. Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital: 3.2.4 El Delegado Departamental y/o Registrador Distrital revisa que el formato FPDEPE-038 Plan de Acción Operativo, remitido por los responsables de procesos, contenga registrada la siguiente información: Macroproceso. e Proceso. e Indicador del Proceso e Actividades 3.2.5 Posteriormente proceda a registrar la siguiente información en el mismo formato con código: F-PDE-PE-038, Programación Plan de Acción Operativo, en los campos que a continuación se describen: Meta Trimestral: El Delegado Departamental y/o Registrador Distrital registra el producto que espera obtener al realizar la(s) actividad(es) programadas, para cada trimestre (Enero-Marzo), (Abril-Junio), (Julio-Septiembre), (OctubreDiciembre), respecto a la meta anual concertada.

Unidad de medida de la meta: Registre el producto que espera obtener de acuerdo a la unidad de medida, teniendo en cuenta sí es cuantitativo en la columna cantidad y sí es en valor porcentual en la columna de %.

Meta Anual: Corresponde a la sumatoria de las metas programadas en cada uno de los trimestres.

Recursos: Describa los recursos que se requieren para el desarrollo de cada una de las actividades programadas. Estos pueden ser: e Humanos: Con cuantos funcionarios requiere para desarrollar la actividad. Técnicos: Equipos requeridos. Tecnológicos: Programas de software y hardware.

Elaboró: Oficina de Planeacióna INSTRUCTIVO FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN =4 INSTITUCIONAL 2010

REGISTRADURIA | NACIONAL DEL ESTADO CIVIL — -

Tecnológicos: Programas de software y hardware.

Elaboró: Oficina de Planeacióna INSTRUCTIVO FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN =4 INSTITUCIONAL 2010

REGISTRADURIA | NACIONAL DEL ESTADO CIVIL — - Version: 2 Fecha de emisión : 17/02/2009 Página 9 de 12

Código: I-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010 e Financieros: Disponibilidad presupuestal, recursos económicos de cada actividad.

Responsable: Escriba el nombre y cargo del servidor público que tiene la responsabilidad de ejecutar la actividad del proceso.

Nombre de los responsables: Escriba el nombre de los Delegados Departamentales y/o Registradores Distritales. 3.2.6 Una vez el Plan de Acción Operativo, contenga toda la información requerida, debe remitirlo al correo electrónico que haya designado el responsable de proceso, dentro del término establecido para la respectiva consolidación de la información.

4. Fecha de elaboración del Plan de Acción Institucional y Plan de Acción

Operativo 4.1 Plan de Acción Institucional. Para realizar el registro de la programación de las actividades del Plan de Acción Institucional por Macroproceso, el responsable de proceso debe registrar la información consolidada (nivel central y desconcentrado) en el formato establecido del 24 de febrero al 8 de marzo de 2010, fecha limite y remitirlo a la oficina de planeación, al correo electrónico mvdiazQregistraduria.gov.co. 4.2 Plan de Acción Operativo. Las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, registraran las metas trimestrales, respecto de la meta anual concertada y demás información en el formato del Plan de Acción Operativo, hasta el 8 de marzo de 2010.

Las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, registraran las metas trimestrales, respecto de la meta anual concertada y demás información en el formato del Plan de Acción Operativo, hasta el 8 de marzo de 2010. Nota 3: El Plan de Acción Institucional y el Plan de Acción Operativo, debe quedar debidamente firmado por los responsables en la dependencia, que lo origina para su consulta y requerimientos que haga el Órgano de Control y la Oficina de Control Interno de la entidad.

Elaboró: Oficina de PlaneaciónINSTRUCTIVO FORMULACION PLAN DE ACCION

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Código: I-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010

5. Fecha de ejecución del Plan de Acción Institucional y Plan de Acción

Operativo Plan de Acción Operativo. 5.1 Las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, registran el grado de avance de las metas trimestrales, respecto de la meta anual concertada, en el formato con código F-PDE-PE-039 Ejecución Plan de Acción Operativo, el cual contiene la siguiente información que a continuación se describe: (ver formato anexo 4). - Columna de ejecutado: Registre el valor cualitativo o el porcentaje de avance de la meta programada para el trimestre que este reportando.

Observaciones: Escriba los comentarios y/o aclaraciones que considere en relación con las actividades desarrolladas. 5.2 El anterior formato debe ser diligenciado para cada uno de los trimestres entre las siguientes fechas: eEl registro de ejecución primer trimestre (Enero-Marzo): del 5 al 7 de abril de

relación con las actividades desarrolladas. 5.2 El anterior formato debe ser diligenciado para cada uno de los trimestres entre las siguientes fechas: eEl registro de ejecución primer trimestre (Enero-Marzo): del 5 al 7 de abril de 2010, y remitir los formatos a los responsables de proceso entre el 8 y 9 de abril de 2010. Para el registro de ejecución del segundo trimestre, se hará en el sistema SIGES (Abril-Junio): del 1 al 8 de julio de 2010. Para el registro de ejecución del tercer trimestre, se hará en el sistema SIGES (Julio-Septiembre): del 1 al 7 de octubre de 2010. e Para el registro de ejecución del cuarto trimestre, se hará en el sistema SIGES (Octubre — Diciembre): del 3 al 7 de enero de 2011. Plan de Acción Institucional. 5.3 Para el registro de avance del Plan de Acción Institucional, el responsable de proceso ingresa la información consolidada (nivel central y desconcentrado) correspondiente a la ejecución de las metas establecidas para cada actividad del trimestre, en el formato con código F-PDE-PE-018 Ejecución Plan de Acción por

Elaboró: Oficina de PlaneaciónINSTRUCTIVO FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN

INSTITUCIONAL 2010

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Código: I-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010

Macroproceso, el cual contiene la siguiente información que a continuación se describe: (ver formato anexo 3).

Columna de ejecutado: Registre el valor cualitativo o el porcentaje de avance de la meta programada para el trimestre que este reportando.

Macroproceso, el cual contiene la siguiente información que a continuación se describe: (ver formato anexo 3).

Columna de ejecutado: Registre el valor cualitativo o el porcentaje de avance de la meta programada para el trimestre que este reportando.

Observaciones: Escriba los comentarios y/o aclaraciones que considere en relación con las actividades desarrolladas. 5.4 El anterior formato debe ser diligenciado para cada uno de los trimestres entre las siguientes fechas: e El registro de ejecución primer trimestre (Enero-Marzo): del 12 al 15 de abril de 2010, y remitir los formatos a la Oficina de Planeación entre el 16 y 19 de abril de 2010. e Para el registro de ejecución del segundo trimestre, se hará en el sistema SIGES (Abril-Junio): del 9 al 13 de julio de 2010. e Para el registro de ejecución del tercer trimestre, se hará en el sistema SIGES

(Julio-Septiembre): del 8 al 12 de octubre de 2010. Para el registro de ejecución del cuarto trimestre, se hará en el sistema SIGES (Octubre — Diciembre): del 11 al 13 de enero de 2011. Nota 3: Los Responsables de Macroprocesos y Procesos, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, deben registrar la información en el sistema SIGES, en las fechas establecidas para cada trimestre, teniendo er cuenta que el sistema se cierra automáticamente después de la fecha que se estableció y no permite el ingreso de información una fecha después, para lo cual se debe solicitar la autorización a la Oficina de Planeación, siempre y cuando se justifique el no cumplimiento dentro del término establecido.

Elaboró: Oficina de PlaneaciónINSTRUCTIVO FORMULACION PLAN DE ACCION

INSTITUCIONAL 2010

REGISTRADURIA

se debe solicitar la autorización a la Oficina de Planeación, siempre y cuando se justifique el no cumplimiento dentro del término establecido.

Elaboró: Oficina de PlaneaciónINSTRUCTIVO FORMULACION PLAN DE ACCION

INSTITUCIONAL 2010

REGISTRADURIA Versión: 2 Fecha de emisión: + 17/02/2009 Página 12 de 12

Código: I-PDE-DM-003 Fecha ultimo cambio: 22/02/2010

6. Reporte de Indicadores de Gestión por Procesos El sistema SIGES, permite a los responsables de Macroprocesos, Procesos, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, realizar consulta sobre el cumplimiento de los indicadores que se establecieron para cada proceso, lo cual permite el análisis de los resultados logrados en la gestión y la toma de decisiones.

El resultado de los Indicadores lo geriera el sistema SIGES, en el formato con código F-PDE-PE-021, Reporte de Indicadores por Procesos.

Elaboró: Oficina de PlaneaciónPROGRAMACION PLAN DE ACCION OPERATIVO Poma 202200 [eme _ VIGENCIA 2010 Págna + dez

REGISTRADURÍA ANEXO 1

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL Y / O REGISTRADURIA DISTRITAL.

ACTIVIDADES META TRIMESTRAL UNIDAD DE MEDIDA RESPONSABLE MACROPROCESO PROCESO B 200. Mo. META ANUAL | RECURSOS o y DESCRIPCIÓN TRIMESTRE | TRIMESTRE | 307 TRIMESTRE | pese | CANTIDAD CARGO o PLANEACIÓN Y o DIRECCIONAMIENTO o ESTRATEGICO o o v >

COMUNICACIÓN PÚBLICA0 )

IDENTIFICACIÓN

ELECTORALPROGRAMACION

PLAN DE ACCION OPERATIVO

o PLANEACIÓN Y o DIRECCIONAMIENTO o ESTRATEGICO o o v >

COMUNICACIÓN PÚBLICA0 )

IDENTIFICACIÓN

ELECTORALPROGRAMACION

PLAN DE ACCION OPERATIVO

MACROPROCESO PRE

“GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

META ANUAL.

Foco 22022000 VIGENCIA 2010 Paona 2602

ANEXO 1

ACTIVIDADES META TRIMESTRAL "UNIDAD DE MEDIDA RESPONSABLE

RECURSOS

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

GESTIÓN TECNÓLOGICA DE LA INFORMACIÓN

GESTIÓN DEL SISTEMA DE

INTERNO

[DELEGADOS DEPARTAMENTALES Y/O REGISTRADORES DISTRITALESPROGRAMACION PLAN DE ACCION POR MACROPROCESOS [Código: F-PDE-PE-017 Fecha: 22/02/2010 i VIGENCIA 2010 versión: — 0 REGI! URIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL ANEXO 2

NOMBRE DEL MACROPROCESO:

[OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR DEL PROCESO ACTIVIDADES META TRIMESTRAL UNIDAD DE MEDIDA DE LAl mera ANUAL | - RECURSOS RESPONSABLE PROCESO INDICADOR No. der 2do sor “to DESCRIPCION TRIMESTRE] TRIMESTRE | TRIMESTRE | TRIMESTRE | CANTIDAD NOMBRE CARGO o o o o o o o o o o o o o o o

RESPONSABLE MACROPROCESO RESPONSANE ROPROCESD

Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo:: EJECUCION

o o o o o o o o o o o o o

RESPONSABLE MACROPROCESO RESPONSANE ROPROCESD

Nombre: Nombre: Cargo: Cargo:: EJECUCION PLAN DE ACCION POR MACROPROCESOS cau rooerean VIGENCIA -2010 [versión: o REGISTRADURÍA TACIONAL DEL ESTADO EMIL ANEXO 3

NOMBRE DEL MACROPROCESO:

NOMBRE DEL PROCESO:

[OBJETIVO DEL PROCESO:

[INDICADOR DEL PROCESO: EJECUCIÓN TRIMESTRAL ACTIVIDADES. UNIDAD DE MEDIDA PRIMER TRIMESTRE SEGUNDO TRIMESTRE TERCER TRIMESTRE CUARTO TRIMESTRE: DELAMETA | vera | EJECUCIÓN De ANUAL | Ao | Ssecucen omseRvACioNER Na DescrcIón | oommed | Eecundo | g %y, | Progemedo | Hee | o X | Promedio | Eco | g Xy | MES | Fcio | o %, [AMO ° DN ADN KONO . ADO o o o . KONO o Li 9 SONO ADN Ll MONO o ONO . . o o ONO ° q ON moNA o ADO . moNA o o ° D ape o MONO DNI ONO o SONO o o o . ON o o ON Cl DN nono 0 DN ° . . o mov o Li 9 MONTO 9 MONO ONO o ONO o o LA o ON La o q MONDO ONO Ll DN L MONO o o . o MONO o o MONO ADN Li MONO L ONO o . . . DNI o SONO a ONO o #1001 . ONO o o o o MONO ha sDNIO DNI OV o nove | o ° o o Ea

o o MONO ADN Li MONO L ONO o . . . DNI o SONO a ONO o #1001 . ONO o o o o MONO ha sDNIO DNI OV o nove | o ° o o Ea La Ll o 9 ADN MONTO . MON ° 0 ° ° MONO ° Ll ON ONO ADNO . ONO o o o . DNI La mov o o ADN . SONO o . o . MONO La MONO ADN ONO o mon ° o . o DN o El q so q mono d sono | o som | o . o o a

[RESPONSABLE MACROPROCESO RESPONSABLE PROCESO

Inomenz: NOMBRE:

[eanco: CARGO:De EaCUCÓN META EJECUCIÓN

EJECUCION

PLAN DE ACCION OPERATIVO

VIGENCIA 2010

ANEXO 4

EJECUCIÓN TRIMESTRAL Ejecución trimestral

CUARTO TRIMESTRE TERCER TRIMESTRE SEGUNDO TRIMESTRE

DESCRIPCIÓN

REGISTRADURÍA IRADURÍA

PROCESO

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL: MACROPROCESO ELECTORALEJECUCION Código: F-PDE-PE-030 PLAN DE ACCION OPERATIVO Fecha: 2210212010

VIGENCIA 2010 o 2002

ANEXO 4

CIÓN pervDnDes ST SEGUNDO TRIMESTRE Vet FRMESTE ARTO VRMESTRE META | EJECUCIÓN | «oetecuod: cum mo | Ejecutado | Ejecución | PO | Ejecutado

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y o FINANCIERA

DE CONTROL INTERNO °

DELEGADOS DEPARTAMENTALES Y/O RE