RNEC - Circular 0037 de 2011

CIRCULAR N 00 3 7

PARA: DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES

DlSTRlTALES Y ADMINISTRADORES DE CENTROS DE ACOPIO

DE: REGISTRADOR DELEGADO PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA

IDENTlFlCAClON Y DIRECTOR NACIONAL DE IDENTlFlCAClON

ASUNTO: PARAMETROS Y DIRECTRICES PARA LA BUENA

ADMlNlSTRAClON Y OPERACION DE TODOS LOS CENTROS DE

ACOPIO

Respetados SeAores Delegados Departamentales, Registradores Distritales y Administradores de los Centros de Acopio: De acuerdo al análisis de los resultados de la consolidaci6n de la circular N" 005 del 2011 y la auditoria efectuada a varios centros de acopio de las Delegaciones Departamentales; se hace necesario seguir unificando criterios , directrices y procedimientos, garantizando el buen uso de los recursos informáticos, para mejorar la operatividad, manteniendo promedios óptimos en los tiempos de respuesta a la ciudadanía y poder llevar a cabo controles que nos permitan establecer indicadores que nos muestren las falencias para poder tomar los correctivos a tiempo. Por lo tanto, solicitamos se de estricto cumplimiento a esta circular ejecutando las siguientes actividades, que deben realizar los administradores de los Centros de

Acopio:

1. Realizar seguimiento al material devuelto por control de calidad (datos incompletos o mal diligenciados, tarjeta posiblemente adulterada, cambio de datos sin soporte, resetia no concuerda con senales particulares, impresiones trocadas, falta o mala calidad de la foto, falta firma del ciudadano o del Registrador, falta nombre legible del Reseñador, mala calidad de reseña, y otros según la tabla de referencia) para que los

impresiones trocadas, falta o mala calidad de la foto, falta firma del ciudadano o del Registrador, falta nombre legible del Reseñador, mala calidad de reseña, y otros según la tabla de referencia) para que los Registradores Especiales, Auxiliares y Municipales gestionen lo pertinente con el fin de que sea preparado y10 arreglado el material decadactilar con el problema y pueda ser enviado al Centro de Acopio nuevamente en el menor tiempo posible. Es de obligatoriedad que se lleve una relación en Excel de todo el material k. devuelto a cada oficina de acuerdo al formato anexo No 1 a la ~resente servicio Coordinación de Rece~ción de Material nue2tr ldent idbd Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotcl D.C.

Tel.: 220 28 80 EX!. 12171264 - 1224 - 1282

recepcionrnaterial@registraduria.gov.co2 5 HAR. 2011 circular denominado : "DEVOLUCION DE MATERIAL POR CONTROL DE CALIDAD, con el cual vamos a poder realizar el analisis de la información y10 elaborar estadísticas para una temprana detección de los errores mas comunes y poderlos corregir oportunamente; el cuadro debe ser diligenciado en las columnas de Clase de Tramite y motivo de devolución de acuerdo a lo tipificado en las tablas adjuntas.

2. Llevar un control de Periodicidad del envió del material (decadactilares y medio magnbtico) al Centro de Acopio por parte de los Registradores Especiales, Auxiliares y Municipales, el cual debe ser semanal o el establecido por la Delegación según las variables de tiempo, lugar y correo; sin que exceda dos (2) semanas o por fuerza mayor máximo cada mes,

Especiales, Auxiliares y Municipales, el cual debe ser semanal o el establecido por la Delegación según las variables de tiempo, lugar y correo; sin que exceda dos (2) semanas o por fuerza mayor máximo cada mes, para lo anterior se debe llevar un relación en Excel de todo el material que ingresa al centro de acopio ya se con lote u oficio, de acuerdo al formato anexo No 2 a la presente circular denominado " INGRESO DE MATERIAL

AL CENTRO DE ACOPIO".

3. Realizar seguimiento a la producción diaria de cada operario y a la calidad en los procedimient'os de recepción, comprobación y escaneo.

4. Diligenciar una bitacora de todas los factores que afecten la normal producción, como por ejemplo: ausentismos de funcionarios, vacaciones, compensatorios, problemas con el sistema, mantenimientos, corte de fluido elbctrico etc., para lo cual se debe llevar un libro físico o cuaderno donde tambibn se pueda registrar toda anomalía, evento, actividad, auditoria, visita, etc. y una vez se registre la anotación por el administrador del centro de acopio o el funcionario responsable debe escribir su nombre y debe firmar. El libro se debe conservar en un lugar seguro y mantenerlo en buen estado puesto que cada aiio se debe enviar a oficinas centrales o cuando se requiera.

5. Llevar control de todas las actualizaciones que se envíen a través de la WAN, adicionalmente se debe estar revisando la WAN con el fin de verificar si hay nuevas actualizaciones disponibles as1 no se informe por correo electrónico.

6. Llevar un control de los STS que se envían por la WAN, verificando con la Herramienta Sistema de Seguimiento y Control SSC -Web servicie opción

si hay nuevas actualizaciones disponibles as1 no se informe por correo electrónico.

6. Llevar un control de los STS que se envían por la WAN, verificando con la Herramienta Sistema de Seguimiento y Control SSC -Web servicie opción "CD-ROOM" (circular 148 del 2010) el respectivo cargue; tambibn se debe n servicio Coordinación de Rece~clón de Material

Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogote D.C.

TeI.: 220288OExt. 1217126412241282

recepcionrnateriaI@registraduria.gov.co khacer el análisis del archivo que se les envía por correo institucional todos las semanas, el cual contiene todos los problemas de Cargue (Circular 149 del 201 0).

7. Velar por que los operarios le den uso adecuado a los Equipos informaticos

(Estaciones, Escener y Servidores), no instalar programas diferentes a los licenciados para el Centro de Acopio, ni conectar dispositivos reproductores de música, juegos y videos.

8. Es indispensable que todo el material que sea procesado, se archive adecuadamente para que se conserve en buen estado para facilitar una posible búsqueda física.

9. Verificar que el Back up diario que realiza el servidor sobre la Base de datos se este realizando correctamente, esto se puede observar en el Log que se diseno para tal fin.

10. Realizar Back up adicionales de la Base de Datos del Centro de Acopio y de los STS, en medios diferentes al disco duro del Servidor ya sea en DVD, discos duros externos, equipos Administrativos o Cintas Tape Back up.

11. Realizar reuniones de retroalimentación de procedimientos y nuevas directrices, así como programar capacitaciones a los operarios del centro de acopio, a los Registradores Especiales, Auxiliares, Municipales y

11. Realizar reuniones de retroalimentación de procedimientos y nuevas directrices, así como programar capacitaciones a los operarios del centro de acopio, a los Registradores Especiales, Auxiliares, Municipales y funcionarios en general, todas estas actividades deben ser registradas en la bitecora.

12. El Administrador debe permanentemente estar revisando y bloqueando los usuarios del sistema de Centro de Acopio que pertenezcan a funcionarios que ya no se encuentran laborando en esa eres.

13. Verificar que el Area del Centro de Acopio cumpla con las medidas de seguridad adecuadas, que sea un eres restringida (Controles de Acceso) y que no atiendan público.

14. Abrir los respectivos casos y enviar los equipos que tengan problemas de funcionamiento de manera oportuna; hacer seguimiento del estado de la reparación para que los equipos sean enviados oportunamente para que no impacte la producción. $~~rvicio E Cooldlnaci6n de RecewI6n de Material

1deXdRd Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogofd D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext. 121 71264 - 1224 - 1282

recepcionmaterial@registraduria.gov.co k15. Mantener los Stikers de Números de Preparación en sitio seguro, solo el administrador o la persona que encargue el administrador pueda asignarlos.

16. Garantizar una organización del material decadactilar que se encuentra en proceso de manera que se puedan diferenciar los estados en que se encuentra (Material Recepcionado - Material Comprobado y Material para

Archivo).

17. Velar por el cumplimiento de las directrices que se emiten por la Dirección Nacional de Identificación y las Coordinaciones sobre temas de Centro de

Acopio.

18. Administrar la producción dando prioridad a las solicitudes de cédula de

Archivo).

17. Velar por el cumplimiento de las directrices que se emiten por la Dirección Nacional de Identificación y las Coordinaciones sobre temas de Centro de

Acopio.

18. Administrar la producción dando prioridad a las solicitudes de cédula de ciudadanía por primera vez. Si hubiese acumulado se deben disefiar planes de evacuación con los equipos y personal a su cargo.

19. Realizar informes ejecutivos mensuales para los Sefiores Delegados Departamentales o Registradores Distritales con copia a la Coordinación de Recepción de Material, en donde se seiiale la gestión o informen de la operatividad del Centro de Acopio que contenga los anteriores puntos mencionados en esta circular. (personal, producción, acumulados, etc.). 20.Actualizar periódicamente las bases de datos de definición de virus del servidor y de las estaciones, las cuales serán colocadas en la WAN en la ruta "Raiz\actualizaciones~Antiviru~\centrodeacopio". naci6n de Recepci6n de Material

Coordinación de Rece~CióII de Material nuetrh Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotd D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext. 12171264 - 1224 - 1282

recepcionmaterial@registraduria.gov.coANEXOS A LA CIRCULAR "PARAMETROS Y DIRECTRICES PARA LA BUENA ADMlNlSTRAClON Y OPERACIÓN DE TODOS LOS CENTROS DE ACOPIO" ANEXO 1 'DEVOLUCION DE MATERIAL POR CONTROL DE CALIDAD" 'Ejemplo de una devolución de decadactilar de un tramite por renovaci6n de T.I. (10) por que la foto no cumple con las especificaciones (K) a la Registraduria Auxiliar Antonio Narifio.

'Ejemplo de una devolución de decadactilar de un tramite por renovaci6n de T.I. (10) por que la foto no cumple con las especificaciones (K) a la Registraduria Auxiliar Antonio Narifio. "Ejemplo de una devolución de decadactilar de un tramite por duplicado de C.C. (8) por mala calidad de la resena (N) a la Registraduna Municipal de Viracacha - Boyaca Tablas con los ítems para diligenciar las columnas "MOTIVO DE DEVOLUCION" y "CLASE DE

TRAMITE".

A B Cancelada por doble cedulaci6n Suplantación

RECíiFlCAClON CC

E Datos incoherentes DUPLICADO RECTIFICACION TI DUPLICADO CC H Falta firma del ciudadano 10 RENOVACION TI I Falta foto L Huella(s) fuera del cuadro O P Q Nuip mal asignado Problema con cambio de datos ReseRa no concuerde con seRales particulares S Tarjeta posiblemente alterada T tramite ya producido ( primera vez o renovación)ANEXOS A LA CIRCULAR "PARAMETROS Y DIRECTRICES PARA LA BUENA

ADMlNlSTRAClON Y OPERACI~N DE TODOS LOS CENTROS DE ACOPIO"

ANEXO 2 "INGRESO DE MATERIAL AL CENTRO DE ACOPIO" La decadadilar N.P 1 I7H200910071714 1 7/10/2009 18/10/2009 35678976 no llego en SABANAGRANDE 'Ejemplo: De la registraduria de Quibd6 llego el lote K7H200910071714, se recibi6 en el centro de acopio el dla 18

SABANAGRANDE 'Ejemplo: De la registraduria de Quibd6 llego el lote K7H200910071714, se recibi6 en el centro de acopio el dla 18 de octubre del 2009 con 99 decadadilares, con la novedad que la deca N' 35678976 no llego en el lote. 11/02/2011 12/04/2011 "Ejemplo: de la Oficina de Sabanagrande enviaron una decadadilar que fue solicitada por ser una tutela, fue enviada fuera del lote y en la novedad se diligencia el nrimero de oficio y la fecha. "'Ejemplo: de la Registraduria auxiliar de Antonio Narino enviaron 4 decadadilares que hablan sido devueltas por el centro de acopio por control de calidad. fueron arregladas en la registraduria y las enviaron con oficio al centro de acopio para su proceso. 1 4 La enviaron por ser una tutela con oficio N' 005 del 8 feb. del 2011 Las enviaron este era material devuelto y ya loarreglaron llego con el oficio 45 del 10 de abril 2011