RNEC - Circular 0053 de 2011

REGISTRADUR~

NACIONAL DEL ESTADO CML CIRCULAR ~ol) 5 3

Bogotá, 1 Q ABR. 2011

DE: REGISTRADOR DELEGADO PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA

IDENTIFICACION - GERENTE DE INFORMATICA - DIRECTOR

NACIONAL DE IDENTIFICACION - DIRECTOR NACIONAL DE

REGISTRO ClVlL

PARA: DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES

DISTRITALES, REGISTRADORES ESPECIALES,

REGISTRADORES MUNICIPALES. REGISTRADORES

AUXILIARES. ADMINISTRADORES DE CENTRO DE ACOPIO

ASUNTO: POLITICAS PARA EL USO Y LA ASlGNAClON DE USUARIOS

DE ACCESO A LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA WEB SERVICE En atención a que la Entidad cuenta en la actualidad con un nuevo sistema de identificación AFlS (Sistema automático de identificación por huellas dactilares) y con una infraestructura tecnológica a nivel de hardware y software que ha permitido la descentralización en la consulta de nuestras bases de datos de identificación (ver circular 148 del 24 de septiembre de 2010). El Gerente de informática, el Registrador Delegado para el Registro Civil y la identificación, el ~irector Nacional de Identificación y el Director Nacional de Registro Civil establecen las politicas y lineamientos para el uso y asignación de usuarios de acceso a la herramienta tecnológica WEB SERVICE, así como los mecanismos que se implementan a partir de la fecha asi: servicio Coordinación Validación e Individualización nuestr Av Calle 26 No 51-50 CAN BogotA D C Te1 220 28 80 Ex1 1273 - 1266 www registraduria gov co1 9 ABR. 2011

REGISTRADUR~A

nuestr Av Calle 26 No 51-50 CAN BogotA D C Te1 220 28 80 Ex1 1273 - 1266 www registraduria gov co1 9 ABR. 2011

REGISTRADUR~A

NACIONAL DEL ESTADO CML

1. Enfatizar la importancia del conocimiento, cumplimiento y aplicación de las politicas de seguridad informática consignadas en la Resolución No. 3257 de agosto 5 de 2005, las cuales describen los parámetros de uso y responsabilidad de claves de acceso y que pueden descargar en el siguiente enlace: De igual manera es necesario tener en cuenta que el uso indebido del perfil asignado para el acceso a la WEB SERVICE, genera responsabilidades de carácter penal y disciplinario de acuerdo con los artículos 269A, 2698, 269F, 269G, y 2691 de la Ley 1273 de 2009 y la Ley 739 de 2002.

2. La cuenta de usuario de acceso a la WEB SERVICE, deberá ser solicitada a través de los Delegados Departamentales, Registradores Distritales. y Directivos mediante el diligenciamiento del formato F-IDRAS-006, debidamente avalado por la oficina de Planeación del cual se adjunta copia y deberán obedecer a las necesidades del servicio.

3. Las solicitudes para el acceso al perfil WEB SERVICE deberán remitirse al aru~o Validación e Individualización. "

(www.validación@reclistraduria.gov.co), el mensaje enviado deberá incluir como adjunto el formato mencionado, debidamente diligenciado.

4. Las claves de acceso para acceder a la WEB SERVICE, son personales e intransferibles y cada funcionario será el directo responsable de las consultas que se realicen con su clave o perfil de usuario y deberá responder ante la Entidad o cualquier organismo de control y vigilancia

4. Las claves de acceso para acceder a la WEB SERVICE, son personales e intransferibles y cada funcionario será el directo responsable de las consultas que se realicen con su clave o perfil de usuario y deberá responder ante la Entidad o cualquier organismo de control y vigilancia por sus actuaciones.

5. Los perfiles solicitados deben corresponder a aquellos funcionarios con cargos en que se realicen funciones dentro del proceso de identificación.

Coordinación Validación e Individualización Av Calle 26 No 51-50 CAN Bogotá D C Te1 220 28 80 Ext 1273 - 1266 w registraduria gov co $REGISTRADUK~A l il RUP

NAClONAL DEL iSE4DO CML

6. La Gerencia de Informática, el Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación, el Director Nacional de Identificación y el Director Nacional de Registro Civil aprobarán o negarán la creación de los usuarios solicitados y estará sujeta a disponibilidad técnica y al perfil del usuario.

Para los funcionarios que a la fecha tengan asignado usuario para WEB SERVICE, deberán a más tardar el día 29 de abril del 2011, enviar la depuración de los perfiles de acceso diligenciando el formato definido para el efecto, es decir que a partir del 2 de mayo de 2011, quedarán activos solo aquellos usuarios previamente autorizados por las oficinas antes citadas, , razón por la cual, deberán solicitar de manera inmediata, justificar y autorizar los accesos para aquellos funcionarios que finalmente quedarán habilitados.

8. El horario de consulta par la WEB SERVICE. será Únicamente de 8:00

AM. a 5:00 PM. de lunes a viernes y podrá ampliarse para algunos

finalmente quedarán habilitados.

8. El horario de consulta par la WEB SERVICE. será Únicamente de 8:00

AM. a 5:00 PM. de lunes a viernes y podrá ampliarse para algunos perfiles cuando la necesidad del servicio lo amerite, se solicite y acredite.

9. Dentro de las utilidades de WEB SERVICE, está la de llevar una auditoría a través de Log's, para efectos de control, con el que se generará un registro o inventario de la cantidad de consultas por jornada laboral del usuario. consultas que deberán obedecer a la naturaleza de su trabajo. 10.Dentro de las políticas de seguridad establecidas, se implementará un control y reporte del acceso a la WEB SERVICE mensual que permitirá tomar las medidas tendientes a optimizar el uso de está herramienta tecnológica Se requiere el estricto cumplimiento a estas instrucciones con el fin de prestar un mejor servicio a los ciudadanos garantizando la protección y reserva legal de la información de la entidad.

1. fl!~kr"icio a Coordinación Validación e Individualización

nuestr Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogol.4 D.C. "jdentidhd

Tel.: 220 28 80 Ext. 1273 - 1266

www.registraduria.gov.co 21 9 ABR. 2011 REGISTRADUR~A NACIONAL DEL ¡%'CADO CML Por ultimo, cabe aclarar que como es de amplio conocimiento, la herramienta tecnológica WEB SERVICE es de uso restringido por lo que con la presente circular, lo que se pretende es reafirmar el alcance y la responsabilidad sobre el manejo de dicha herramienta tecnológica. Por lo que no será posible la instalación de WEB SERVICE de manera masiva y la asignación de algún

circular, lo que se pretende es reafirmar el alcance y la responsabilidad sobre el manejo de dicha herramienta tecnológica. Por lo que no será posible la instalación de WEB SERVICE de manera masiva y la asignación de algún usuario debe ser previamente concertado con el nivel central. ~irector Nacional de Identificaci6n Directpr ~aMnai Proyecto Oscar Yesid Rarnirez Forero Coordinador Validación e Individualización fii~~rvicio Coordinación Validación e Individualización nuestr Av. Calle 26 No. 51-50 CAN BogotA D.C. 'y dentidbd

Tel.: 220 28 80 Ex1 12731266 w.registraduria.gov.co