RNEC - Circular 0059 de 2008

REG~STRADURIA

NACIONAI. DEI, [:STADO CIVIL

Bogotá, D.C. 2 2 ww 2008

PARA: SECRETAR~A GENERAL, SECRETAR~O PRIVADO,

REGISTRADORES DELEGADOS, GERENTES, DIRECTORES, JEFES DE

OFICINA, DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES

DISTRITALES, REGISTRADORES ESPECIALES, REGISTRADORES

MUNICIPALES, REGISTRADORES AUXILIARES, CONSEJO NACIONAL ELECTORAL, FONDO DE CAMPAÑAS y FUNCIONARIOS Asunto: Atención visitas de la Contraloría General de la República, a dependencias de la Entidad. Respetados Señores. Con fundamento en uno de los roles de la Oficina de Control Interno, Relaciones con los Entes Externos y como un componente dinamizador del Sistema de Control Interno, es quien debe facilitar los requerimientos de los Organismos de Control y en particular con la Contraloría General de la Repiiblica - CGR. A partir de la fecha de publicación de la presente Circular, el conducto directo para atender los requerimientos del ente fiscalizador será la Oficina de Control Interno de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Por lo anterior, se implementa y se debe aplicar el siguiente procedimiento para atender las v~sitas que efectúe la Contraloría General de la República a la

Entidad:

1. DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL 1 .l. Suministro de Información Cuando la CGR realice visitas a las dependencias del nivel central, el responsable de la dependencia involucrada en el proceso auditor, debe informar de esta situación de manera inmediata a la Oficina de Control Interno, con el propósito de que esta oficina, coordine las actividades

Cuando la CGR realice visitas a las dependencias del nivel central, el responsable de la dependencia involucrada en el proceso auditor, debe informar de esta situación de manera inmediata a la Oficina de Control Interno, con el propósito de que esta oficina, coordine las actividades pertinentes. "El seruicio cs rilrrstr~~ irlentidud" Oficina de Control Iiiteriio A\.. C ;ill(, 36 No. í 1-30 CAN 13o~ol,i [).C. - TclCtoiio: 222 25 5.5 I'stciisioiics 14.1 (3 - 11 17 ww~1.1.t'gi'iti-ad~ii.ia.gov.coLa Cornisión de Auditoria de la CGR, solicita foi-rnalmente los requerimientos de inforinación y docunientos a ser evaluaclos en el proceso auditor, directamente a la Oficina de Control Interno. La Oficina de Control Interiio informa y coordina COII el responsable de la dependencia objeto de evalciación sobre la soliciteid y suniinistro de la información y10 ciocumentos reqcieridos por la comisión de la auclitoría. Las Depenclencias del Nivel Ceiitral, Delegaciones Departametitales y Registraduría Distrital son los directos responsables de la contestación a los requer-imienlos de la Coiitraloría en relación a la entrega de información y documentos. Enviando copia a la Oficina de Control Interno del oficio de respuesta en donde se relacione en forma detallada cada lino de los íleins requeridos por la comisión auditora. (Sin anexos). 1-a Oficina de Coiitrol lriterno actúa como canal de comunicación y realiza seguimiento al sciministro de información y10 documentos y al cumplirnierito de

lino de los íleins requeridos por la comisión auditora. (Sin anexos). 1-a Oficina de Coiitrol lriterno actúa como canal de comunicación y realiza seguimiento al sciministro de información y10 documentos y al cumplirnierito de los términos establecidos por la comisión auditora. 1.2. Respuesta al Informe Preliminar, presentado por la Contraloría General de la República - CGR. La Contraloría Geiieral de la República, con base en la aplicación de la metodología Guía de Auditoría Gubernamental coi1 Enfoque Integral, genera iin Informe Preliminar, el cual es dirigido al Registrador Nacional del Estado Civil. El Registrador Nacional del Estado Civil, reniite el Informe Preliminar a la Oficina de Control Interno, quien se encarga de distribuir a cada uno de los responsables de las dependencias involucradas en el proceso auditor, para qcie preparen la respuesta a las observaciones detectadas por el Órgano de Control y las envíen a la OCI en copia dura y correo electrónico. La Oficina (-le Control Interno, con base en las respuestas enviadas por los responsables de las dependencias involucradas en el proceso auditor, analiza, consolida y elabora el informe definitivo, para la aprobación y firina del Registrador y el posterior envío a la Contraloría. ~~~\.?li~,iO 115 l///l~~l/~l~ 11/~~1/111/~/1~'' Oficiiia dc Control Iiitcriio ;\ \,. (.'al l~, Pd<-i. -5 1-50 C_'/\ N Ii>ot;(~LLi I ),C. .- rl-C~161:i~i~o: 2-2 25 55 I?sl(~i~sic~iic~': 14 I h - 14 17

\~\\~\\~.~~e~ist~-~icIii~.in.~c)\!.cc.)En el evento que la CGR, prevea desarrollar una mesa técnica de trabajo con la Entidad, los responsables de las dependencias deben participar de ella, con el fin de sustentar y dar claridad sobre los aspectos que son objeto de observación y que se encuentran registrados eii el informe preliininar. Las observaciones registradas en el Informe Preliminar de las Delegaciones Departamentales y10 Registraduría Distrital y que sean de competencia de Responsables de dependencias del nivel central, el funcionario con f~inciones de Control lnterno de estas Delegaciones y Registradui-ía, iiiforma al responsable de la dependencia ii7volucrada y al funcionario enlace de la OCI por correo electrónico de esla sit~iación, confirmando el recibido. El responsable de la dependencia iiivolucrada del nivel central, debe preparar y enviar la respuesta en copia di-ira y por correo electrónico al funcionario asignado a Control lnterno en la Delegación Departamental y10 Registraduría Distrital correspoiidieiite, para que la incluya en la consolidación del informe preliminar; con copia al funcionario enlace de la OCI Nivel Central, para su conocimiento y correspondiente seguimiento. 1.3. Informe Final, presentado por la Contraloría General de la República -CGR. Una vez el Registrador Nacional, teiiga conocirriiento del infornie final presentado por la Contraloria, lo remite a la Oficina de Control Interno para que coordine con la Oficina de Prensa, la divulgación del informe a los servidores públicos de la Entidad. Los responsables de las dependencias involi-icradas en el proceso

presentado por la Contraloria, lo remite a la Oficina de Control Interno para que coordine con la Oficina de Prensa, la divulgación del informe a los servidores públicos de la Entidad. Los responsables de las dependencias involi-icradas en el proceso auditor en el Nivel Central, debeii elaborar el respectivo Plan de Mejoramiento que les compete, en el formato establecido por la CGR, teniendo en cuenta además, las observaciones que se generaron en la auditoi-ia a las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital y que son de su competeiicia, para que incluyan dentro del plan, las acciones de niejoramiento que permiten eliininar las causas que dan origen a los hallazgos detectados por el ente fiscalizador y estas hagaii parte del Plan de Mejoramiento Institucional.Los Planes de Mejoramiento elaborados por cada una de las depenclencias involucradas en el proceso auditor, soii remitidos a la Oficina de Control lnterno para el análisis, consolidación y presentación del Plan de Mejoramiento lnstitucional propuesto al Registrador para su aprobación, firma y envío posterior a la CGR.. Cuando existan reconiendaciones por parte de la CGR, para realizar ajustes y10 correcciones al Plan de Mejoramiento, los responsables de las áreas involucradas deben realizarlas y entregarlas en los términos qcie se establezca, a la Oficina de Control Iriteriio para la consolidación y presentación del plan corregido al Registi-arlor para SLI aprobación, firma y envió a la Contraloi-ía. La Oficina de Control lnterno en coordinación con la Oficina de Prensa, realiza la divulgación del Plan de Mejoraniiento Institucional a todos los servidores públicos de la entidad.

y envió a la Contraloi-ía. La Oficina de Control lnterno en coordinación con la Oficina de Prensa, realiza la divulgación del Plan de Mejoraniiento Institucional a todos los servidores públicos de la entidad. La Oficina de Control Interno realiza seguin-iieiito al Plan de Mejoramiento Institucional, con base en la metodologia que establezca la CGR y dentro de los términos establecidos y elabora los respectivos informes para ser presentados al Coinite de Coordinación de Control Interno, para la aprobación y posterior envío por el Regislrador, al Organo de Control.

2. DEPENDENCIAS DEL NIVEL DESCONCENTRADO 2.1. Suministro de Información Cciando la CGR realice una visita a las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, Especiales, Municipales y Auxiliares, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, deben informar de esta situación cle manera inmediata, a la Oficina de Control lnterno del Nivel Central, señalando las áreas a su cargo y dependencias circunscritas a ellas objeto de evaluación, con el propósito de que esta oficina, coordine con el fiincionario designado a control interno de la Delegación y10

Registraduría Distrital y el funcionario enlace de la OCI las actividades pertinentes. "El sc~i~lic.io LIS IIIILIS~I'II ill011liíl1111" Oficiiia [le Coiiliol 1iilci.iio

A\,. ~'~11 IC 3, NO, 15 l -..?O C,jN I;O~OI~~ I1.C'. - 'r~~l;~~~~~~): 222 25 !5,5 l~xt~~~~sio~~c~s 1-1 16 - l l 17 \~~\~~\~\!.l~~~~istl~~l'l~ll~i~~.go\~.c~~La Corriisión de Auditoria de la CGR, solicita directamente a los Delegados Departamentales y Registradores Dislritales, los requerimientos de información y doccimentos a ser evaliiados en el proceso auditor de las áreas y cle las dependencias circunscritas a su cargo. Los Delegados Departamentales y Registradores Distritales en coordinación con el funcionario asignado a control interno, informan a los responsables de las áreas y10 dependencias objeto de evalciación sobre la solicitucl y sunlinistro de la información y10 documentos requeridos por la coniisióii de la auditoría. El funcionario asignado a Control Interno efectuará segciimiento, para verificar el cumpliiniento de lo solicitado por la con-iisión de auclitoria y el acatamiento de los términos establecidos. La Oficina de Control Interno del Nivel Central actúa como canal de comunicación y realiza seguimiento al suministro de información y10 documentos y al cunlplimiento de los términos establecidos por la comisión auditora. 2.2. Respuesta al lnforme Preliminar, presentado por la Contraloría General de la República - CGR. La Contraloría General de la República, con base en la aplicación de la metodología Guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, genera un Inforine Preliminar, el cual es dirigido previamente a los Delegados Departamentales y Registradores Distritales.

metodología Guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, genera un Inforine Preliminar, el cual es dirigido previamente a los Delegados Departamentales y Registradores Distritales. Los Delegados Departamentales y Registradores Distritales, entregan el lnforme Preliminar al funcionario asignado a Control Interno, quien se encarga, de distribuir a cada uno de los responsables de las áreas y dependencias involucradas en el proceso auditor para que preparen y envíen en copia dura y correo electrónico la respuesta de las observaciones detectadas por el órgano de control en los términos establecidos.El fcincioiiario asignado a control interno, envía por coi-reo electrói~ico el infornie preliininar al fuiicionai-io enlace de la Oficina de Control Interno clel Nivel Central para su conocimiento y correspondiente segiiiii-iiei-ito, confirmando el recibido. El fcincioiiario asignado a Control Iiilerno, informa al responsal~le de la dependencia involucrada y al funcionario enlace de la OCI, por correo electrónico, las observacioiies registradas en el Infornie Preliminar de las Delegaciones Departamentales y10 Registraduría Distrital y que sean cle competencia de Responsables de dependencias del nivel central. El recibo de Correo debe ser confirinado. El funcionario responsable de la dependencia involucrada del nivel central, debe preparar y enviar la respuesta eii copia dura y por correo electrónico al funcionario asignado a control interno de la Delegación Departamental ylo Registraduría Distrital correspondiente, para que la incluya en la consolidación del informe preliniinar; con copia al -funcionario enlace de la OCI. para su conocimiento y correspondiente seguiiriiento.

Departamental ylo Registraduría Distrital correspondiente, para que la incluya en la consolidación del informe preliniinar; con copia al -funcionario enlace de la OCI. para su conocimiento y correspondiente seguiiriiento. Los Delegados Departamentales y Registradores Distritales, en coordinacióii con el funcionario asignado a Control Interno, analizan, consolidan y elaboran la respuesta del infornie Preliminar, con base en las respciestas enviadas por los responsables de las áreas y de las dependencias a sci cargo y de los responsables de dependencias clel nivel central involucradas en el proceso auditor. La respuesta al informe preliminar, es firmado por los Delegados Departamentales y Registradores Distritales, para el posterior envío a la Contraloría. En el evento que la CGR, prevea desarrollar una niesa técnica de trabajo con las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, para sustentar las respuestas presentadas por los responsables de las áreas y dependencias a cargo involucradas en el proceso auditor, los responsables de éstas deben participar de ella, col1 el fin de sustentar y dar claridad sobre los aspectos que son objeto de observación y que se encuentran registrados en el informe prelimiiiar. "El sti..ílic,i~i cs irr~t~slirr ii/~~iilirlriri" Ofiiiiin de Coiitrol Iiiteriio :\\:. (-L~ll~> 3, No. 5.1-50 C/\lV 130solLi l1.C'. - 'IL!~~~,.)I-,o: 722 2.5 SS I~.X~C~IIS~~IIL~S 1.1 16 - 1-1 17

\\i\,L/\,\t. rL!gis[-rJci 11 1.121 .,~O\!.COEl fcincionario asignado a Control Interno de las Delegaciones Departamentales y Registracluria Distrital, envía por correo electrónico al funcional-io enlace de la OCI, la respuesta del informe preliminar consolidado enviado a la CGR, para su conocirriiento y correspondiente seguimiento. El recibo de Correo debe ser confirmado. 2.3. Inforine Final, presentado por la Contraloría General de la República -CGR. Una vez los Delegados Departamentales y Registradores Distritales, tengan conocimiento del informe final presentado por la Contraloría General, realiza11 la divi~lgación del iiiforme a todos los servidores públicos de las áreas a su cargo y las dependencias circunscritas a ellas. Los Delegados Depai-tamentales y Registraduría Distrital, deben enviaiinmediatamente a la Oficina de Control Interno - Nivel Central, copia del Informe Final, con el fin de establecer las observaciones que son de competencia del responsable de la dependencia del nivel central, para que implemente las acciones de mejoramiento y hagan parte del Plan de Mejoramiento Institucional. 1-0s responsables de las áreas y dependencias a cargo de las Delegaciones Departamentales y Registraduria Distrital involi_icradas en el proceso aciditor, deben elaborar el respectivo Plan de Mejorarniento que les compete, en el formato establecido por la CGR, registrando las acciones que van a implementar y que permite eliminar las causas, que dan origen a los hallazgos detectados por el ente fiscalizadoi-. Los Planes de Mejoramiento elaborados por cada una de las áreas y dependencias a cargo de las Delegaciones Depai-tanientales y

acciones que van a implementar y que permite eliminar las causas, que dan origen a los hallazgos detectados por el ente fiscalizadoi-. Los Planes de Mejoramiento elaborados por cada una de las áreas y dependencias a cargo de las Delegaciones Depai-tanientales y Registraduría Distrital, deben ser remitidos al funcionario asignado a control interno de éstas, para que realice el análisis, consolidación y presentacióii del Plan de Mejoramiento propuesto a los Delegados Departamentales o Registradores Distritales para su aprobación, firma y envio posterior a la CGR.IXEC~IS'FRAE~JU ~LIA NACIONAI, i'lEY. ESTA130 CIVIL, o Cuando existan recomenclacioiies por parte de la CGR, para realizar ajustes y10 correcciones al Plan de Mejoramiento presentado, los responsables de las áreas involucradas deben realizarlas en el tiempo que se establezca y remitirlas al funcionario asignado a control interno para la consolidación y presentación del Plan corregido a los Delegados Departamentales y Registradores Distritales para su aprobación, firma y envió a la CGR. Una vez los Delegados Departamentales y Registradores Distritales tengan conocimiento de la conformidad del Plan cle Mejoramiento por parte de la Contraloria, en coordinación con el funcionario asignado a control interno, se debe divulgar y socializar el respectivo Plan, a todos los servidores públicos que hacen parte de la Delegación y10 Registradiiría. o El funcionario asignado a control interno, debe enviar en copia dura a la Oficina de Control Interno del IVivel Central, y a su vez por correo electrónico al funcionario enlace de la OCI, el consolidado del Plan de Mejoramiento para realizar el análisis y posterior seguimiento al

Oficina de Control Interno del IVivel Central, y a su vez por correo electrónico al funcionario enlace de la OCI, el consolidado del Plan de Mejoramiento para realizar el análisis y posterior seguimiento al cumplimiento del mismo, confoi-rne a la metodología que estat~lezca la oficina, en las fechas establecidas por la CGR. La Oficina de Control Interno elalsorará los respectivos infoi-mes para ser presentados al Comité de Coordinación de Control Interno, para SLI aprobación y posterior envío por el Registrador Nacional, al Órgano de Control. Vale la pena resaltar, que los planes de mejoramiento elaborados por las depeiidencias deben ser revisados y avalados por la Oficina de Control Interno, antes de seipresentados a la Contraloria General de la República. Así mismo, el informe Preliminar y Final deben ser remitidos a la Oficina de Control Interno por los responsables. Respecto a los Hallazgos clue sean de competencia del riivel central identificados en las Delegaciones y Registradciría Distrital, los responsables deben impleinentar las accioi~es de mejora para ser incluidas en el Plan de Mejoramiento Institucional. Los hallazgos de las Delegaciones Departamentales y Registradui-ía Disti-ital son de competencia y responsabilidad de las mismas.El no cun.lplimiento de las acciones propuestas, dentro del término estableciclo, acarreara sanciones, de acuerdo a lo estipcilado en los artículos 30,31 y 32 de la Resolución Orgánica 5872 del 11 de julio de 2007, emitida por la Contraloría General de la Repíjblica. La presente Circular reemplaza en todas sus partes las Circulares 099 - 100 de 2007 y 013 - 014 de 2008.