RNEC - Circular 0086 de 2009

REGISTRADUR~

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

CIRCULAR No0 8 6

Delegados Departamentales, Registradores Distritales, PARA: Registradores Especiales, Registradores Municipales, Registradores Auxiliares, y Funcionarios con funciones de Almacenista. DE: Supervisores Contrato 057 de 2005 y Director Administrativo.

ASUNTO: Levantamiento de lnventarios Proyecto PMT II FECHA: Toda vez que se ha iniciado el proceso de incorporación al Almacén de la Registraduría Nacional de los bienes adquiridos en desarrollo del Contrato 057 de 2005, suscrito con el Consorcio SAGEM, se requiere el levaritamiento de los inventarios de bienes del Proyecto PMT II que el contratista ha entregado a las Delegaciones Departamentales, Registraduría Distrital, Centros de Acopio y Registradurias Especiales, Municipales y Auxiliares, entre los que se cuentan: Estaciones de Registro Civil (PC's), Eqi-iipos de Escaneo (Escaner's y PC's), Dispositivos de Entrega de Documentos (Morpho Touch), entre otros Cabe recordar que la Circular 062 del 16 de junio de 2008 establece que "en las Delegaciones los Delegados y sus almacenístas serán los responsables de mantener actualizada, consolidada e individualizada la información relacionada con la ubicación, tenencia, características y detalles individuales de todos y cada uno de los bienes que reposan en sus áreas de influencia y deberán reportarla a la Coordinación del Grupo de Almacén e lnventarios - Oficinas Centrales1'. Para el caso del levantamiento de bíeries PMT II, la información se diligenciará en formatos Al, anexo a esta circular para cada Delegación Departamental y la

Registraduría Distrital.

caso del levantamiento de bíeries PMT II, la información se diligenciará en formatos Al, anexo a esta circular para cada Delegación Departamental y la Registraduría Distrital. Con el fin de levantar el inventario es preciso cumplir rigurosamente y en los términos mencionados, las siguierites actividades: DESPACHO REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 1 Av Calle 26 No 51-50 CAN, Bogotá D.C., Tels, (1) 220 28 80 Ext. 1550-1556-1557 www registraduria gov.coNACiONRL DEL ESTADO CIVIL Hace referencia al envío de formatos a Delegaciones Departamentales Y Registraduría Distrital, por parte de Almacén Central Oficinas Centrales. Envío de lnventarios Bienes PMT II recibidos por la delegación a municipios y demás Áreas.

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~ciividad. Envío a las Delegaciones de Inventarios PMT 11: Se refiere al envío de los inventarios desde la Delegación o Registraduria Distrital, a todos los -- Ejecución. Se envían por parte de Almacen Central los Forrnatos Al preirnpresos municipios, oficinas, registradurias especiales y municipales y auxiliares, centros de acopio y demás localizaciones donde se encuentren bienes del PMT II con Ics inventarios que figuran en cada una de las localizaciones del departamento y adicionalmente por cada localización un formato A? en blanco para registrar las posibles novedades que se puedan presentar. Se tomarán y enviaran a cada una de las localizaciones los formatos Al

cada una de las localizaciones del departamento y adicionalmente por cada localización un formato A? en blanco para registrar las posibles novedades que se puedan presentar. Se tomarán y enviaran a cada una de las localizaciones los formatos Al preimpresos y en blanco para que sean verificados y en el caso que exista alguna novedad o inconsistencia, esta será corregida en el formato Al en blanco. para que se ejecute la respectiva verificación de inventario . contra los inventarios enviados Oficinas Centrales. Levantamiento de ¡a verificación de bienes PMT 11 por parte de los municipios y demás áreas. Se deben enviar los inventarios verificados por cada responsable de las localizaciones a la Delegación Departamental o Registraduria Distrital, para su respectiva aprobación por parte de los Delegados Departamentales o Registradores Distritales, para su envío al Almacén Central de Oficinas Centrales. inventarios, la persona responsable revisara de forma expedita cada uno de los equipos que se encu.entran funcionando en esa localización. Para esta tarea se deben tener en cuenta los siguientes parámetros. Para formato A? PREIMPRESO. S e deberá verificar exhaustivamente la información contenida en el formato Al preimpreso contra la información contenida en el bien físico. Es de tal importancia la verificación que en el momento de firmar el responsable del inventario, el texto final de las filas de registro del formato, certifica la existencia y funcionamiento de 1 Vencimiento - . . -. -. -- -- - - . --- 4 de septiembre de 2009.

momento de firmar el responsable del inventario, el texto final de las filas de registro del formato, certifica la existencia y funcionamiento de 1 Vencimiento - . . -. -. -- -- - - . --- 4 de septiembre de 2009. 8 de septiembre de 2009. 25 de septiembre de 2009 1 todos los bienes allí relacionados. 1 - --

DESPACHO REGISTRADOR NACDNAL DEL ESTADO CIVIL

1_1 2 Av Calle 26 No 51-50 CAN, Bogotá D.C., Tels: (1) 220 28 80 Ext. 1550-1 556-1 557 // -03.~06 ei~npe~~cifia~ MMM iGG 1-9% l-OS5 1 '1x3 08 8Z OZZ (1) sial "3'0 e1060€I 'NV3 OS-15 0l.J 9Z alle3 AV E 7IA13 OQVIS3 73Q 7VNOI3VN edOQVtllS193tl OH3VdS3Q 'uo!3owa~ A olua!uieJquiou aJq!l A S~]~UO!S!AOJ~ 'eAlleJl~!~!LUpt? PJaJJe3 ap so!~euo!~un) 'salqesuodsa~ Jas ue~pod 010s anb ~e~epe a~ueyodui! s3 -olewJo) alsa ua sope~$s!@a~ saua!q sol ap o!JeiuaAu! lap alqes~odsa~ la sope~!3!los solep sol copo) e~e3olo3 A eJeuiJ!j !IIV (o!Je)uaAul ap alqesuodsa~) - '! IIE

lap alqes~odsa~ la sope~!3!los solep sol copo) e~e3olo3 A eJeuiJ!j !IIV (o!Je)uaAul ap alqesuodsa~) - '! IIE sepe~$s!6a~ Jas uqJaqap e!3uel~odui! ns ~od anb sauope~~asqo se$u!ls!p Se1 UeJ!q!JaSap as jnbe (sauo!3e~~asq0j - .sauo!3e~~asqo ap opedsa la ua as~e$uawaldwo3 e~pod alsa 'o$uaua(a (ap o$ua!weuo!3un~ ou la ap anb~od la e3!~!3adsa ewJoj ua ~e3olo3 eJaqap as 'olua!~~euo!3un4 3p euwnlm el ap ON euwnlo3 e1 ua (x) el ope3~ew eAeq as anb ap ose3 la ua 'euwnlo~ elsa u2 (m6 ~od la ~e3!~!3aasa o~ua!uiei~o!3unj ua ualsa ON anb oFE5Íaq - .sauo!3e~~asqo ap opedsa la ua ~eluauialduo3 eJp0d as uopeui~o)u! e1s3 ~o~ua~weuo!~unj ou (ap anb~od (a alua!n6!s eu~unlo:, el ua ~e~olo3 paqap as 'olua!uieuo!3un4 ua a~liian3ua as ON anb ap ose3 la ua anb ~e~epe aqe3 'ou o !S ap eA!l3adsa~

as 'olua!uieuo!3un4 ua a~liian3ua as ON anb ap ose3 la ua anb ~e~epe aqe3 'ou o !S ap eA!l3adsa~ e(l!se3 e( ua ()o eun u03 e~e3~etu as Inbe 'ou o oiua!weuo!3unj ua e~~uan3ua as olciauiala la !S ~eqsj6a~ eJaqap as 'euunlo3 elsa u3 eun u03 anb~e~ ~o$ua!~euo!~unie~~ - :!se sepe!3uaB!l!p Jas ueJaqap anb seuunlo3 salua!nB!c se1 ua$s!xa 'tt/ olewJo) la u3~o~&,~~l:'~c~~~~ Il~',c;,,;.i ' -';,.r,j"-

086 K.EGISTMDUR~A

NAclonnt, DEL E%TADO CIVIL, 2 4 A~o. zoag Actividad. ~jec~ición.7 Vencimiento -4 Recepción, verificación y envío a Almacén Central de Oficinas Centrales de los inventarios de bienes PMT II. Se refiere al envío desde las Delegaciones Y Registraduria Distrital al Almacén Central Oficinas Centrales. Previo al envío, los inventarios, deben ser debidamente revisados, en cada Delegación O Registraduría Distrital con base en la información de las oficinas que levantaron la información. - (Aprobó) Los Delegados Departamentales firmaran allí, dándole aprobación al documento para ser registrado para los inventarios de la entidad.

base en la información de las oficinas que levantaron la información. - (Aprobó) Los Delegados Departamentales firmaran allí, dándole aprobación al documento para ser registrado para los inventarios de la entidad. En el formato Al en blanco, se registraran las novedades que se puedan presentar en cada localización. Se verificará el correcto diligenciamiento en cuanto a la claridad de los registros escritos por cada uno de los responsables y que la cantidad de inventarios enviados para legalizar por oficinas centrales, sea la misma que se vaya a enviar al Almacén Central Oficinas Centrales ya legalizados. Para el envio de la toma de inventarios al Almacén de Oficinas Centrales, esta debe venir organizada y foliada de la siguiente nianera. A-Z con los inventarios verificados por cada localización, organizada en orden alfabético y cada localización separado con separata. Por cada municipio debe venir el formato Al preimpreso y las novedades registradas en el formato Al en blanco firmado con datos completos. En la misma separata por localización deben adjuntar tanto el Formato Al preimpreso y en blanco. No hay que separarlo en separatas o A-Z distintas. Oficio de envío donde se especifique la relación de inventarios por localizaciones enviados y la totalidad de folios por cada A-Z. 2 de Octubre de 2009

DESPACHO REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO ClVlL d /7

z., Tels: (1) 220 28 80 Ext. 1550-1 556-1557 // Av. Calle 26 No. 51-50 CAN, Bogotá D.(

DESPACHO REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO ClVlL d /7

z., Tels: (1) 220 28 80 Ext. 1550-1 556-1557 // Av. Calle 26 No. 51-50 CAN, Bogotá D.( ~~v.registraduria.~~v~coNACIONAL DEL ESTADO CIVIL Para llevar a cabo estas funciones, las delegaciones y sus almacenistas contarán con la asesoría y acornpañarniento de la Coordinación del Grupo de Almacén e lnventarios, por lo que cualquier informació'n adicional con gusto será suministrada via correo electrónico en los .mail feusse@reqistraduria.c~ov.co y cmendieta@,registraduria.yov.co o a los teléfonos 091-2207659 o al 091 -2202880 Ext. 1016-1040-1859 ~irectoh Nacional de Registro Civil (E) SORES CONTRATO 057 DE 2005 ~&giswional del Estado Civil.

Anexo: Formato Al Preirnpreso: Inventarios Delegación Departamental por cada localización. d

'Y Revisó: Jin Anthony Cotrino Sossa. Gerente PMT 11 Reviso. Fanny Eusse de Mejia. Coordinadora Grupo Almacén e lnventari -3 ,

Proyectó: Cesar Humberto Mendieta Moreno. Grupo Almacén e lnventarios.

DESPACHO REGISTRADOR ~~ACIBMAL DEL E'STADO elvlL

Av. Calle 26 No. 51 -50 CAN, Bogotá D.C., Telc (1) 220 28 80 Ext. 1550-1 556-1 557 ww~v.registraduria.gov.coORGANIZACIÓN ELECTORAL

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Formato Al (Actualizacion de Inventarios PROYECTO PMT il) REGISTRADUR~A

ww~v.registraduria.gov.coORGANIZACIÓN ELECTORAL

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Formato Al (Actualizacion de Inventarios PROYECTO PMT il) REGISTRADUR~A FVLCIONAL DEL ESTADO CIVIL .. - .. . . . . . . . . . . . .-. . . . . :, ,. , ...-, <, :oj .>.:~,;-.-. .: ..,, ,. ? .:>:?,;..,: ?;.,<. :&;~:.$,2,w L.-.<.;. :;:S, , ,. .,,; ' .-. r- .,, .-e .a>...:; :. B,cAc, N Es;-+!..y...:.- -L2;-.F.,,: ..,LC"WL'.. 5," -..- -.. <.. ,- z,<." ,, .-.. ,, s... . ?:".F~'>Y-, .-< .~ .,b% -;;-;;::'. ....-.:-.'c"- . , , . . , .. . . . ; .%.... .. . . . . .. . , . . . - . ..,...,. ~.~~.:.~~?.+).:,, >+- .zzk.. .:. ~ . . .~ ..,. -. , ,. ..:::;.;,kv.. <: 2+.p.:+y-~h.--Gc..~ . . . , . . :; . +;;qc .. >.;.-; S$-..< ..-A - ?:,,, je _,.. ..:;.:.;:-:.::..r-t. :: . . . 2 .. . :.::,=o.cgrqf;; .:':<I - ... q:~es+.~:q.z-;:~,: ..- ',,:,, f OBSERVACIONES : (Recuerde, en caso de que existan elementos relacionados en esfeinventario y no aten en funcionamiento, se debe describir elporque no lo esta.) r - --L + {

f OBSERVACIONES : (Recuerde, en caso de que existan elementos relacionados en esfeinventario y no aten en funcionamiento, se debe describir elporque no lo esta.) r - --L + { - i 1 i 6i :: Firma 1 1 -' -.= ~:.%- .>-, . 1 -&z$s:3 I.d2Lq.j;iiCg1 ,...e. . i .. Y'L~ :,.

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I Amu Delegados Departamentales ,,,&'&,&.:: .:iw.s5;; i:~a~~~tgcctPfP.:. Certifico que los bienes relacionados en este formato existen fisicamente y se encuentran en el estado de funcionamiento descrito para cada uno.

1 Nombre: I 1 I 1 -- -. < 1 Cedula: i 1-i Fecha: ElaSoro Cesar Me9d.r .;

Aproh. Fanny Euss: Gwp Alrnacen e Invenia:!os RNEf,

Fecha: 1