RNEC - Circular 0112 de 2008

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL CIRCULAR Not 4 4 2

PARA: DIRECTORES DE OFICINA Y SUS EQUIPOS DE TRABAJO DE: REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL ASUNTO: COMUNICADO DE FECHA 20 DE OCTUBRE DE 2008 - EVALUACION DE

LA IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL

INTERNO AL 8 DE DICIEMBRE DE 2008.

FECHA: 28 ger, 2008

Cordial saludo: Se reitera a cada uno de los Directivos y sus equipos, que desarrollen, ejecuten y continúen coordinando con la Oficina de Planeación todas las actividades que nos permitan cumplir con el Comunicado del 20 de octubre de 2008 firmado por Dr. Femando Grillo Pubiano - Presidente del Consejo Asesor del Gobiemo Nacional en Materia de Control Intemo, Dr. Julio Cesar Turbay Quintero - Contralor General de la República , Dr.

Edgardo Maya Villazón — Procurador General de la Nación, Dra. Maria Eugenia Patiño Jurado — Presidente del Comité Interinstitucional de Control Intemo y Dr. Jairo Alberto Cano Pabón — Contador General de la Nación. Para tales fines, es importante tener mayor compromiso y en caso de estar representados por una persona de su equipo, se debe cumplir lo acordado con la Oficina de Planeación Cordialmente, YA MEZ ME % — ARLOS IEL SANCHEZ TORRE: Registrador Nacional del Estado Cávil Anexo: lo enunciado en cinco (5) folios “El servicio es nuestra identidad” Despacho Registrador Nacional del Estado Civil Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C. - Teléfono: 220 28 80 Extensión 1557 — Fax.2207664

“El servicio es nuestra identidad” Despacho Registrador Nacional del Estado Civil Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C. - Teléfono: 220 28 80 Extensión 1557 — Fax.2207664 www.registraduria.gov.coN

CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL

INTERNO DE LAS ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL

COMUNICADO

PARA: REPRESENTANTES LEGALES Y JEFES DE OFICINA DE

CONTROL INTERNO, O QUIEN HAGA SUS VECES. DE LAS

ENTIDADES Y ORGANISMOS PÚBLICOS DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL. - ASUNTO: . EVALUACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL” MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO AL 8 DE DICIEMBRE DE 2008

FECHA: 20 DE OCTUBRE DE 2008

El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno se permite recordarles que la fecha limite establecida para el día 8 de diciembre de 2008 para impiementar tanto el Modelo Estándar de Control! interno, a través del Decreto 2913 de 2007. y del Sistema de Gestión de Calidad. a través de la Ley 872 de 2003 y de: Decreto 4110 de 2004. es inmodificable por lo tanto es preciso que se tomen las medidas pertinentes para el cumplimiento del mandato legal. Asi mismo, es necesario hacer énfasis en que los Representantes Legales de las entidades como únicos responsables de establecer. desarrollar y mantener el Sistema de Control interno y el Sistema de Gestión de Calidad, serán quienes sean objeto de vigilancia por parte de los diferentes entes de control y serán ellos sobre quienes recaigan las sanciones en el caso de no cumplir con lo establecido leg = legalmente

Sistema de Control interno y el Sistema de Gestión de Calidad, serán quienes sean objeto de vigilancia por parte de los diferentes entes de control y serán ellos sobre quienes recaigan las sanciones en el caso de no cumplir con lo establecido leg = legalmente Para e: Consejo Asesor del Gobierno Nacionai en Materia de Control interno es importante recalcar las funciones de evaluador independiente que tienen las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces en cuanto a la «mplementación del Modelo. las cuales se enmarcan en Evaluar periódicamente el nivel de desarrollo e implementaciónVerificar la suficiencia, caiidad y especificaciones de los recursos asignados para la implementaciónEvaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas Evaluar permanentemente el desempeño de los grupos de trabajo. Evaluar la gestión de los responsables. Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el Directivo responsable Concluir y recomendar acciones de mejora Ajustes al diseño e implementación Por considerario pertinente. el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno se permite presentar los productos minimos para evaluar la implementación del Modelo Estándar de Control! Interno por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública y ta Contraloría General de la República. Estos productos, son el resultado del trabajo conjunto entre las dos entidades, con el fin-de unificar criterios para la evaluación de la implementación del Modelo Estándar de Controi interno. que -a diciembre de 2008 tendrá en cuenta la verificación de su existencia, y posteriormente. en una segunda etapa se evaluará. su aplicabilidad e impacto al interior de cada una de las entidades.

Estándar de Controi interno. que -a diciembre de 2008 tendrá en cuenta la verificación de su existencia, y posteriormente. en una segunda etapa se evaluará. su aplicabilidad e impacto al interior de cada una de las entidades. ELEMENTO | _. PRODUCTO A EVALUAR %1 1 Acuerdos. | I 4 construido partici sl va nudo pe Compromisos y A 0 que adoota el docume: lo con los principios y valores de la Entidad. Protocolos Éticos Socializarion de los princicios y valores de la organización a todos los servidores Manual de Funciones y Competencias Laborales Plan institucional de For % Desarollo Programa de Remnducción realizado en respuesta a cambios organizacionales lécnicos o Talento Nomainos 1309 | me entivos ción mentocrática de cargos directivos {enias e dades oh las que opliue soporte el compromiso de la-alta dirección con la aplic: ación de las herramientas y acilitan la implementación del MECI y Sistema de Gestión de Calidad, donde se efectividad que permiten medir y evaiuar el ce en la ejecución de los planes y programas so de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la salisfacción del cliente yELEMENTO $ . _ PRODUCTO A EVALUAR Modelo de Operación por Procesos de la entidad que contemple procesos caracterizados :tidentíficación de las interrelaciones. proveedores. insumos. actividades. clientes, productos : Indicadores, normas. entre otros) : Mapa de procesos Estructura organizacional de a entidad que facilite la gestión por procesos Definición de metodologia e & Irección. . ciores intemos y externos de riesgo 1 Contexto strunienios para adelantar el proceso de administración del sesgo SN

Estructura organizacional de a entidad que facilite la gestión por procesos Definición de metodologia e & Irección. . ciores intemos y externos de riesgo 1 Contexto strunienios para adelantar el proceso de administración del sesgo SN nde de " Riesgos identi ados nor procesos que pueden afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad Analisis de la probabilidad de ocurrencia de fos riesgos Analisis del impacto de las consecuencias de los riesgos «Evaluación del riesgo frente a los procesos ) . 1 dentificacion de controles existentes para prevenir la probabilidad o mitgar el impacto de los nesgos analizados. cioración | Evaluaci valorar los | Determinación de la valoración del riesgos frente a | Definición de acciones de control necesarias - ¡ Mapa de riesgos por procesos . sgos institucional par parte de la alta direc de controles exister Micas para el manejo de ios riesgos. vuigacion del mapa de nesgos instriucional y sus políticas. ón adoptadas por proceso vuigación de las politicas de operación Procedimientos a través de los cuales se desarrollan ios procesos . Divulgación de los procedimientos: woles correctivos y areventivos definidos pare cada proceso o actividad . dores definidos por proceso para medir la eficiencia. eficaci y efectividad dei avance y plimiento en la ejecución de ¡os planes y programas Manuai de Operáciones adoptado y divulgado Mi Smos para la recepción, registro y atent n de sugerencias. recomendaciones. peticiones so _ necesidades, quejas o reclamos, por parte de la ciudadania ; eación identificación de las fuentes de in Em primaria se . . ara Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio

so _ necesidades, quejas o reclamos, por parte de la ciudadania ; eación identificación de las fuentes de in Em primaria se . . ara Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio nción documental de acuerdo con 10 previsto en la Normatividad (Ley 5 de información (manuales, informes. actas. de 2000) 0s administrativos! sistematizadas y correspondencia ado o sistemalizado de recursos fisicos. humanos, financieros y tecnolágicoss SRS ELEMENTO | . " PRODUCTO A EVALUAR triormación y Medios tecnológicos o electrónicos disponi ibles (ey 982 de 2005; para la alención a las peticiones - quejas, reciameciones O recursos. nancieros ¡Política de comunicación institucional definida: Proceso de comunicación entre la dirección de la Entidad y los demás servidores y entre los responsables de los procesos Política de comunicación inst nos, grupos de interés Informes de resultados de gestién de la en ntidad unicación información sobre pregramas. proyectos, ebras, contratos y administración de los recursos Rendición anuai de cuentas con la intervención de tos distintos grupos de interés. veedurias y ciudadania . Publicación de los tramites y formularios oficial 1 (Ley 962/05) N . | Medms de comunicación entre la entidad, sliente. grupos de interes y Organismos Area de atención al usuano que Tacilité el acceso 3 la mformación sobre los servi [entidad i Medi s de acceso ala información con que cuentaa entidad ¡ Publicación a través de medios electrónicos | (pagina Webi de leyes, decretos, “actos administrativose documentos de interés público (ey 962705)

[entidad i Medi s de acceso ala información con que cuentaa entidad ¡ Publicación a través de medios electrónicos | (pagina Webi de leyes, decretos, “actos administrativose documentos de interés público (ey 962705) iu de sensibilización servidores sobre la cultura de la ucional definida Proceso de comunicación entre la entidad y los “ntormativa es a través de medios tecnológicos o electrónicos | Herramientas de autoevaluación de control definidos Herramienta: de autoeva uación de gestión del idos Actividades de sensibilización servidores sobre la cultura de da autoevaluación. informe Ejecutivo Anuat de Contror inter : Procedimiento de Auditona interna Programa de auditorias | Herramientas de eva ación vefinidas para la elaboración del plan de mejoramiento institucional " Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento por procesos. joramiento Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento individual. ividual El Consejo Asesor del Gobiemo Nacional en Materia de Control Interno, basado en las evaluaciones llevadas a cabo por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Contraloría General de la República, ve con preocupaciónque existe la probabilidad de que en el orden nacional el 25% y en el orden territorial el 48% de las entidades no alcancen a cumplir con este proceso de implementación al 8 de diciembre. para lo cual se sugiere a estas un mayor esfuerzo y compromiso para alcanzar con este fin Finalmente. es la oportunidad de reiterar el compromiso que tiene el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control interno para lograr que las entidades lleven a buen término el proceso de implementación del Modelo Estándar de Control interno. Igualmente. queremos invitarlos a seguir trabajando

Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control interno para lograr que las entidades lleven a buen término el proceso de implementación del Modelo Estándar de Control interno. Igualmente. queremos invitarlos a seguir trabajando en el tema con el fin de estructurar cada vez mas el Sistema de Control Interno como una herramienta de mejora continua, Cordialmente sd ¿ [ E FERNANDO GRILLO RUBIANO Ea L Presidente del Consejo Asesor del e ; A Gobierno Nacional en Materia de Control ' temo g i ; j Pod U LL AA « xiv A LA L JHLÍO CESAR T E QUINTERO EDGARDO | MAYA VILLAZÓN Cáóntralor ome la República Procurador General de la Nagion E ia MARÍA EUGENIA PATIÑO JURADO JAIRO AL sidente del Comité Interinstitucional de Contado General de la Nación/ Control internó v i Rueda Mara de Pier Arango