RNEC - Circular 2011 0117

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REGISTRADURÍA

NACIOMAL DEL ESTADO CIVIL

CIRCULAR No. 117

Fecha: 28 JUL. 204

De: CARLOS ARIEL SANCHEZ TORRES

REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Para: DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES DISTRITALES.

ESPECIALES Y MUNICIPALES.

Asunto: SANCIONES A IMPONER A LOS NOMINADORES Y/O JEFES DE

PERSONAL Y A LOS JURADOS DE VOTACIÓN.

Respetados Doctores: Atendiendo las previsiones contenidas en el Codigo Electoral - Decreto 2241 de 1986, Decreto 01 de 1984 — Codigo Contencioso Administrativo y la Ley 163 de 1994, se hace necesario precisar los parámetros que deberán tener en cuenta los Delegados del Registrador Nacional del Estado Civil, los Registradores Distritales, Especiales y Municipales, al momento de emitir los actos sancionatorios a los nominadores o jefes de personal y jurados de votación, que hayan incumplido sus funciones durante el desarrolio del periodo electoral que se realizará en la vigencia 2011. Sanciones que se impondrán uña vez culminada la elapa electoral.

. SANCIONES Á NOMINADORES Y/O JEFES DE PERSONAL QUE OMITAN

REMITIR LA RELACIÓN DE CIUDADANOS APTOS PARA SER DESIGNADOS

COMO JURADOS DE VOTACION.

La Ley 163 de 1994, en su artículo 5 dispone que todas las entidades públicas, privadas, partidos políticos y establecimientos educativos. a solicitud de los Registradores Municipales, Auxiliares y Uistritales. deberán enviar las listas de

personas que pueden prestar el servicio de jurados de votacion, Ahora bien, para el caso de entidades públicas, los citados Registradores, deberán informar a las oficinas de Control Interno Disciplinario, los nombres de los nominadores y/o jefes de personai, a quienes se les solicitó el envio de ¡as listas de personas que 3 Despacho Registrador Nacional ES Av Calle 26 No. 51-50 CAN Borotá D.C. (SS)N S A rvicl O E Tel: 220 28 80 Ext. 1556 UN nue st C www.registraduria.gov.co ldentid ¡A da Eh daa , 10 w 117 REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 28 JUL. 20 pudieran prestar el servicio de jurados y no cumplieron con su deber legal, con el fin de ser investigados y sancionados de acuerdo con las disposiciones del Código Disciplinario Unico. Tratáncose de jefes de personal de empresas privadas, los Registradores Distritales, Municipales y Auxiliares. mediante resolución motivada impondrán multa equivalente hasta diez (10) salarios minimos legales mensuales vigentes, de acuerdo a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 5? de la Ley 163 de 1994.

2. SANCIONES A JURADOS DE VOTACION QUE INCUMPLAN CON SUS DEBERES

LEGALES.

Para proceder a imponer sanciones a los jurados de votación. los Registradores del Estado Civil, deberán verificar que ciudadanos no concurrieron a desempeñar las funciones de Jurados de Votación, cuales las abandonaron o cuales jurados no firmaron as actas de escrutinio, confrontando la Resolución de designación con el formulario E11 (acta de instalación de mesa) y los formularios E-14 (acta de escrutinio), estableciendo cuales son servidores públicos y cuales particulares, a fin de proceder según su condición a imponer la sanción correspondiente y a compulsar copias a la autoridad competente. Así mismo, con ei fin de garantizar el debido proceso, el derecho de defensa y los demás derechos fundamentales que gozan todas las personas, se debe tener en cuenta: 7 Causales para imponer sancón a los Jurados de Votación. De conformidad con el inciso segundo del parágrafo primero y el parágrafo segundo del articuio 5% de la Ley 163 de 1994, hay lugar a imponer sanción con multas equivalentes hasta diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes para particulares, siempre y cuando concurran las siguientes circunstancias: a) Cuando las personas designadas, sin justa causa no concurran a desempeñar las funciones de jurado de votación. b) Cuando las personas designadas, sin justa causa abandonen las funciones de jurado de votación. == A A Despacho Registrador Nacional el A E n Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá DC Serviclo y Tet.: 220 28 80 Ext. 1556 , Si nuestr www.registraduria,gov.co ldent >i d Na ! j noO er

Ro 117 REGISTRADURÍA

MACIONAL DEL ESTADO CIVIL 28 JUL. 2011

De igual manera, será causa para imponer sanción de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes para particulares c) Cuando las actas de escrutinio de los Jurados de votación (formulario E-14)

no se encuentren firmadas. = T ramites previos a la imposición de la sanción: a) Verificar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la elección, los actos administrativos que expidieron las listas definitivas de los jurados de votación designados para la correspondiente elección. Determinar que el nombramiento como jurado de votación se notificó en los términos previstos en el inciso 1% del articulo 105 del Codigo Electora!, verificando la fecha de la publicación o de la fijación en lugar público de la Resolución por la cual se realizó el nombramiento para cumplir funciones de jurado de votación, constatando que la misma se hubiere realizado en un sitio de amplio conocimiento para la ciudadanía. como la Alcaldia. la Registraduria, la plaza central del municipio, entre otros, sitio de común afluencia y de fácil acceso. Respecto a la notificación por la fijación o publicación de las listas en un lugar público, ha dicho la H. Corte Constitucional en Sentencia C-620/04: “encuentra esta Corte que el mecanismo de fijación o publicación de la listas, (...), es proporcional y razonable, en punto de la cantidad de receptores que dicho acto administrativo tiene. Lo antecedente, apareja de suyo la constitucionafidad del mecanismo de notificación.” Por otra parte, en caso que se determine que la resolución se publicó después del debate electoral no procedera la sanción por la inasistencia de los cudadanos designados, razón por la cual los Registradores Municipales y Especiales deberán informar a los Delegados Departamentales, los motivos que dieron lugar al incumpimiento del deber legal de notificación del nombramiento.

Así mismo. los Registradores Distritales deberán informar al Registrador Nacional los motivos que dieron lugar al incumplimiento de la directriz institucional sobre la notificación del nombramiento. % mo, A, Despacho Registrador Nacional ÍA Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá DC.

E Servicios a Tel: 220 28 80 Ext 1556 nuest Na www.registraduria.gov.co identid REGISTRADURKIA 28 JUL. 2011

Y 4 1 y NACIONAL DEL ESTADO CIVIL c) Enviar a los Jefes de Personal y/o a las Oficinas de Control Interno Disciplinario. para el caso de funcionarios públicos, los listados de las personas designadas, que sin justa causa no concurrieron a desempeñar sus funciones como jurado de votación o las abandonaron, para que la entidad pública proceda a iniciar la actuación disciplinaria correspondiente de conformidad con el articulo 5? de la Ley 163 de 1994 y demás normatividad concordante. De esta lista y cemunicación enviarán copia a la Procuraduria Regional. Para el caso de particulares que fueron designados como jurados de votación los Registradores Municipales, Especiales y Distritales impondrán la sanción pecuniaria a que haya lugar. e) Frevio a la imposición de la sanción, es indispensable analizar las circunstancias socio - económicas de cada posible sancionada a fin de evitar un proceso coactivo imposible de materializar. f) Por último se procederá a expedir el acto administrativo sancionatorio debidamente motivado a más tardar dentro de los 50 días siguientes a la elección. r Causales de exoneración.

Para todos los casos, es importante tener en cuenta el contenido del articulo 108 del Codigo Slectoral, en cuanto a las causales de exoneración que impidieron al jurado de votación el cump'imiento de su deber, los Registradores Municipales, Especiales y Distritales, deberán determinar la existencia de las mismas a traves de los medios de prueba pertinentes. Dichas causales se encuentran enunciadas en el articulo 108 del Cádigo Electoral, que dispone: "ARTICULO 108. Son causales para la exoneración de las sanciones de que tratan lo artículos anteñores, las siguientes: a! Grave enfermedad del jurado o de su cónyuge, padre, madre o hijo; hb; Muerte de alguna de las personas anteriormente enumeradas, ocurrida el mismo dla de las elecciones o dentro de los tres (3) días anteriores a las mismas; c) No ser residente en el lugar donde fue designado; da) Ser menor de 18 años, y e; Haberse mscrilo y votar en Otro municipio. La A Despacho Registrador Nacional Av. Calla 26 No. 51-50 CÁN Bogotá DC. e Pao e Tel: 2202880Ex t 1556 nues E A www.registraduria.gov.co EN ldent idHd 5) LA o !

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL + RR 117 : 28 JUL. 2011

PARÁGRAFO. La enfermedad grave sólo podrá acreditarse con la presentación de certificado médico, expedido bajo la gravedad del juramento; la muerte del farmiiar, con el certificado de defunción; la edad, con la presentación del documento de identidad: la no residencia, con la certificación de vecindad expedida por el Alcalde o autoridad

competente del lugar donde se reside y la inscripción y voto, con el respectivo certificado de votación.” De tgual manera no podrán ser sujetos de sanción quienes se encuentran relacionados en el artículo 104 del Código Electoral y artículo 5% de la Ley 163 de 1994, asi: + los funcionarios y empleados públicos de la jurisdicción Contencioso Administrativa. e Las primeras autoridades civiles en el orden nacional, seccional y municipal las que tienen funciones propiamente electorales. » Los miembros de las Fuerzas Armadas. + Los operadores del Ministerio de Comunicaciones, Telecom. Empresas de Teléfonos, los auxiliares de los mismos, y Los funcionarios de la Administración Postal Nacional, actualmente Servicios Postales Nacionales. e Los miembros de los directorios politicos. Para el efecto los directorios enviarán la lista de sus integrantes al respectivo Registrador. e Los candidatos. + Los ciudadanos con grado de educación secundaria inferior a décimo (109) nivel. + Ciudadanos mayores de sesenta (60) años. » Los parientes dentro del cuarto grado de consaguinidad. segundo de afin dad y primero civil, del Registrador Nacional, de los Delegados del Registrador Nacional de! Estado Civil, de los Registradores Distritales, Municipales o Auxiliares. El incumplimiento a esta disposición constituirá causal de mala conducta.

3. NOTIFICACIÓN DE LA SANCIÓN.

Los Registradores Distritales. Especiales y Municipales, deberán realizar simultáneamente la notificación, mediante fijación de la Resolución que imponga la multa, en lugar público durante cinco (5) dias hábiles, contados a partir de la fecha de su fijación, de conformidad con lo previsto en el artículo 107 del Código Electoral! y la

A A e Despacho Registrador Nacional Av. Calle 26 No, 51-50 CAN Bogotá DC 6E TE S A rvicio ' Tel.: 220 28 80 Ext. 1556 DNi denntuiesd ( ES A d www.registraduria.gov.co G by FORA AN TAC(E UICT NOÍ Bo 117 A notificación personal, de conformídad con lo establecido en el articulo 44 del Código Contencioso Admiristrativo, a todos y cada uno de los jurados sancionados, con el fin de garantizar el principio general del debido procese consagrado en el articulo 29 de la Constitución Política. En virtud de lo anterior, y al no ser posible la comparecencia del ciudadano por los mecios anteriormente establecidos, se procedera a efectuar la notificación por edicto por el termino de diez (10) días hábiles, de conformidad con lo establecido en el artículo 45 del Código Contencioso Administrativo, garantizando el derecho de defensa de los ciudadanos sancionados. Por tanto debe entenderse que no existe exclusión entre las notificaciones e igualmente no podra deducirse que la falta de notificación persona! sea causal de exoneración. Una vez notificada la resolución sancionatoria al ciudadano, podrá interponer contra la misma los recursos de reposición y apelación, dentro de los términos indicados en el articulo 108 del Código Electoral,

4. RECURSOS Contra la Resolución sarcionatoria proceden los recursos de la vía gubernativa que deber ser interpuestos por los sancionados O sus apoderados, asi: : + Recurso de Reposición: se interpone dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de fijación de la providencia.

e Recurso de Apelación: se interpone dentro de los treinta (30) días siguientes a la desfjación de la resolución que impone la sanción o de la ejecutoria de la providencia que niegue el recurso de reposición. El recurso de apelación cuando es interpuesto respecto de las decisiones adoptadas por los Registradores Municipales o Especiales, será resuelto por los Delegados Departamentales y cuando es interpuesto contra decisiones adoptadas por los Registradores Distr tales, será resuelto por el Registrador Nacional del Estado Civil. PON 7 Despacho Registrador Nacional 0 el - 2. da Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C.

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DS bes Er www.registraduria.gov.co ldent1dHad E ¡Y hacion pet estapoca 20 AL. 20% Los Delegados Departamentales. una vez recibidos los actos sancionatorios objeto de recurso de apelación procederán a resolver los mismos en un termino máximo de treinta (30) dias calendario siguientes a su recepción.

5. FIRMEZA DEL ACTO SANCIONATORIO: De coniormidad con lo previsto en el articulo 62 de! Código Contencioso Administrativo, a Resolución sancionatoria, quedará en firme, cuando: + Losrecursos interpuestos se hayan decidido. e No se interpongan recursos, o cuando se renuncie expresamente a ellos. e Cuando haya lugar a la perención, o cuando se acepten los desistimientos

68. CARACTER EJECUTIVO Y EJECUTORIO DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

SANCIONATORIOS.

Al tenor de lo dispuesto en el artículo 64 de! Código Contencioso Administrativo se debe tener en cuenta que: “Salvo norma expresa en contrario, los actos que queden en firme al concluir el procedimiento administrativo serán suficientes, por si mismos, para que la adminisiración pueda ejecutar de inmediato los actos necesarios para Su cumplimiento La firmeza de tales actos es indispensable para la ejecución contra la voluntad de los interesados” Consecuente con lo anterior, una vez quede ejecutoriada la Resolución sancionatoria expedida por los Registradores Distritales, Municipales y Especiales, se debe cumplir con el siguiente procedimiento: « Los Registradores Municipales y Especiales deberán remitir los actos sancionatorios debidamente ejecutoriados a los Delegados Departamentales, dentro de los cinco (5) dias sguientes a la ocurrencia de las siguientes circunstancias: i) vencidos los términos de treinta (30) días hábiles para que los ciudadanos interpongan los recursos de ley y no los presenten ii) interpuestos ¡os recursos, se hayan resuelto por parte del competente. ¡ii) o cuando ha pasado el término de tres f3) meses sin obtener la ratificación de la persona por quien se obra en calidad de agente oficioso, debiéndose adicionalmente hacer efectiva la caución. a, Despacho Registrador Nacional . (SN el La E Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C US ¡[Servicio o Tel: 220 28 80 Ext. 1556 YN nues tr www.registraduria.gov.co ildentid Na He 1 1 7 NACIONAL DEL. ESTADO CIVIL 28 JUE, 20%

e Los Delegados Departamentales una vez recibidos los actos sancionatorios, procederán a verificar que los actos administrativos cumplan con los requisitos de ley necesarios para el trámite del proceso coactivo que son: i) plena identificación de los sancionados, li) dirección de residencia no laboral, ¡ii) valor de la multa, iv) a favor de quien debe hacerse efectiva la multa, y v) constancias de notificación y ejecutoria del acto administrativo, El término para realizar la verificación es de treinta (30) días calendario, siguientes al recibo de los documentos. Agotado este procedimiento. se remitirán los expedientes al Grupo ce Cobros Coactivos de la Registraduria Nacional del Estado Civil para que se adelante el proceso de recaudo pertinente, + En elcaso de los Registradores Distritales, ejecutoriada la resolución sanción, hecho que ocurre bajo las siguientes circunstancias: 1) vencidos los términos de treinta (30) días hábiles para que los ciudadanos interpongan los recursos de ley y no los hayan ejercido ii) o habiéndolos interpuesto. se hallan resuelto por parte del competente. 111) Cuando ha pasado el término de tres (3) meses s'n obtener la ratificación de la persona por quien se obra en calidad de agente oficioso, debiéndose adicionalmente hacer efectiva la caución. Procederán a verificar que los actos administrativos cumplan con los requisitos para que prester mérito ejecutivo, los cuales son necesarios para el trámite del proceso coactivo que son: i) plena identificación de los sancionados, iv) dirección de residencia no laboral, ii) valor de la multa (no en salarios minimos) ví) a favor de quien debe hacerse

efectiva la multa y v.) constancias de notificación y ejecutoria del acto administrativo, + El termino para realizar la verificación de documentos es de treinta (30) días calendario, contados a partir de la ejecutoria de la Resolución sancionatoria: agotada la confrontación remitiran al Grupo de cobros Coactivos de la Registraduría Nacional el expeciente completo para adelantar el proceso de recaudo pertinente.

7. REVOCATORIA DIRECTA.

Se deberá tener en cuenta que la revocatoria directa es una figura legal consagrada en el Código Contencioso Administrativo para que los adriunistrados en curso de causal de exoneración la propongan, para lo cual el articulo 69 reza: a DA Despacho Registrador Nacional 1 A Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C7 erv1cl0 ya Tel. 220 28 80 Ext. 1856 nues e r www.registraduria gov.co entid A d 1147 REGISTRADURÍA q Nacional DEL EstaDO ci 28 JUL, 2011 “Los actos administrativos deberán ser revocados por los mismos funcionarios que los hayan expedido o por sus inmediatos superiores, de ofio o a solicitud de parte, en cualquiera de los siguientes casos:

7. Cuanrío sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la Ley;

2. Cuando no estén conformes con el interés público o social o atenten contra él,

3. Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona;” Por tanto, se establecen las causales para poder revocar un acto administrativo. siempre y cuando el peticionario no haya ejercido los recursos de la via gubernativa.

bien sea por el funcionario que expidió el acto o por el inmediato superior, de oficio o a solicitud de parte, sin embargo, el citado artículo, también establece los limites legales por los cuales no se puede revocar un acto. igualmente. no podran ser revocados los actos administrativos que hayan creado o modificado una situación jurídica de carácter particular y concreto cuando no se haya conferido consentimiento expreso y escrito del titular del acto. tal como lo señala el articulo 73 del Código Contencioso Administrativo. Por tanio, es de resaltar la recesidad de realizar un metódico estudio sobre las peticiones que se eleven ante la entidad. en relación con la aplicación de las sanciones, debiendo ser muy cuidadosos con el trámite a realizar, a fin de no generar errores jurídicos que hacen que la función de la administración sea más lenta y deficiente incumpliendo de esta manera los fines estatales. Cua/quier duda o aclaración que surja durante el trámite señalado anteriormente, será atendida por la Oficina Juridica a traves de la Coordinación de Cobros Coactivos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

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Registrador Nacional del Est do Civil Revisó EPRANGELA Proyeció. DRA.VAREZ a ] A Despacho Registrador Nacional (el Mm Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá D.C ervicio a Tol: 220 28 80 Ext. 1556 nuestr N www. registraduria.gov.co Adentid