RNEC - Circular Única RC e Identificación - Versión 3

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CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO

CIVIL E IDENTIFICACIÓN

Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación Bogotá D.C. 17 de mayo de 2019

Versión 35

JUAN CARLOS GALINDO VÁCHA

Registrador Nacional del Estado Civil

ALFREDO BERNARDO POSADA VIANA Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

CARLOS ALBERTO MONSALVE MONJE

Director Nacional de Registro Civil

NICOLÁS FARFÁN NAMÉN

Director Nacional de Identificación

MARÍA CRISTINA MANZANO NOGUERA

Asesora6

CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN

Objetivo

El objetivo de la Circular Única es integrar y organizar en un solo documento las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación. P ara esto se recopilaron, revisaron, analizaron y actualizaron 151 circulares de registro civil y 91 circulares de identificación expedidas desde al año 2000. Para algunos temas puntuales se estudiaron circulares expedidas con anterioridad a esta fecha, como las relacionadas con el certificado de nacido vivo y de defunción. La elaboración de la Circular Única permitió revisar los formatos utilizados en los

puntuales se estudiaron circulares expedidas con anterioridad a esta fecha, como las relacionadas con el certificado de nacido vivo y de defunción. La elaboración de la Circular Única permitió revisar los formatos utilizados en los diferentes procesos y procedimientos, que fueran codificados e ingresados a la intranet, de tal forma que todos los funcionarios tengan acceso a la última versión de cada uno de ellos. Importa aclarar que los manuales para los Centros de Acopio, de enrolamiento en vivo Booking y de reseña siguen vigentes y por su carácter netamente técnico no fueron incluidos en la circular. Por ello, es necesario recomendar que se debe estar en constan te consulta y verificación de dichos manuales, con el fin de dar cumplimiento a las directrices establecidas en la última versión de los mismos.

Estructura

La Circular Única está organizada temáticamente; una primera parte con las instrucciones de regist ro civil, la segunda parte con los temas relacionados con identificación y al final asuntos comunes que impactan ambas áreas. Contiene todas las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación, de tal forma que lo que no se encuentre incluido se entiende derogado. La tabla de contenido está compuesta por títulos y subtítulos, desde donde se puede desplazar al tema que se requiere consultar, lo que permite que sea de fácil consulta.

Consulta

La Circular Única esta publicada tanto en la intranet como en la página de la entidad, de tal forma que pueda ser consultada por cualquier persona.7

Modificaciones

La Circular es un documento que puede modificarse dependiendo de las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales o cambios en

de tal forma que pueda ser consultada por cualquier persona.7

Modificaciones

La Circular es un documento que puede modificarse dependiendo de las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales o cambios en las políticas de la entidad. De tal forma que cuando ello sea necesario, se expedirá la modificación cor respondiente, la cual será incluida en la Circular Única en una siguiente versión, comunicándose oportunamente a sus destinatarios.8

TABLA DE CONTENIDO

CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN 6

Objetivo 6 Estructura 6 Consulta 6 Modificaciones 7

REGISTRO CIVIL 16

1. Aspectos generales del registro civil 16 1.1. Eventos que se inscriben. 16 1.2. Lugar de inscripción. 16 1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 16 1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 17 1.3. Procedimiento general para la inscripción en el registro civil. 17 1.3.1. Inexistencia del registro civil. 18 1.3.2. Procedimiento para la autorización de suscripción de un registro civil. 19 1.3. Anotaciones en el registro civil. 19 1.4. Correcciones del registro civil. 20 1.4.1. Solicitud escrita presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su representante. 21 1.4.2. Escritura pública. 21 1.4.3. Sentencia judicial ejecutoriada. 21

1.4.1. Solicitud escrita presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su representante. 21 1.4.2. Escritura pública. 21 1.4.3. Sentencia judicial ejecutoriada. 21 1.4.4. Corrección del componente sexo mediante escritura pública. 21 1.4.5. Corrección del componente sexo en persona que está próxima a cumplir la mayoría de edad. 22 1.5. Anulaciones 25 1.6. Cancelaciones 26

2. Número Único de Identificación Personal – NUIP - 26 2.1. Asignación del NUIP 269

2.2. Tipos de números de identificación 28 2.2.1. NIP: Número de Identificación Personal 28 2.2.2. NUIP: Número Único de Identificación Personal - Etapa Inicial: NUIP Alfanumérico 29 2.2.3. NUIP: Número Único de Identificación Personal. - Etapa Actual: NUIP Numérico 30 2.3. Corrección de errores en cuanto a los números de identificación en el registro civil de nacimiento. 30 2.3.1. Corrección de NIP 30 2.3.2. Corrección de NUIP alfanumérico 31 2.3.3. Corrección de NUIP numérico 31

3. Inscripción del nacimiento en el registro civil 32 3.1. Deber de denunciar del nacimiento 32 3.2. Lugar de inscripción del nacimiento. 33 3.3. Plazo para la inscripción del nacimiento. 33 3.3.1. Inscripción oportuna. 33 3.3.2. Inscripción extemporánea. 34

3.2. Lugar de inscripción del nacimiento. 33 3.3. Plazo para la inscripción del nacimiento. 33 3.3.1. Inscripción oportuna. 33 3.3.2. Inscripción extemporánea. 34 3.4. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento 38 3.4.1. Certificado de nacido vivo. 38 3.4.2. Documentos auténticos. 42 3.4.3. Copia de las actas de las partidas parroquiales o de las anotaciones de origen religioso correspondientes a personas de otros credos. 43 3.4.4. Declaración juramentada presentada por testigos. 43 3.4.5. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento personas pertenecientes a grupos étnicos. 44 3.4.6. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento cuando el hecho haya ocurrido en el extranjero. 45 3.5. Procedimiento a seguir para la inscripción del nacimiento en el registro civil. 48 3.5.1. Inscripción de hijos nacidos durante el matrimonio o la unión marital de hecho declarada. 49 3.5.2. Inscripción de hijos extramatrimoniales. 49 3.6. Duda razonable 5110

3.7. Deber de denuncia. 51 3.8. Inscripción en el registro civil de menores intersexuales 51 3.8.1. Procedimiento para la Inscripción de menor intersexual 51 3.8.2. Reemplazo de la inscripción inicial de menor intersexual. 52 3.8.3. Absoluta reserva. 53 3.8.4. Anulación de la inscripción reemplazada. 53

3.8.2. Reemplazo de la inscripción inicial de menor intersexual. 52 3.8.3. Absoluta reserva. 53 3.8.4. Anulación de la inscripción reemplazada. 53 3.9. Inscripción en el registro civil de nacimiento de hijos de parejas del mismo sexo. 53 3.9.1. Procedimiento para la inscripción de hijos de parejas del mismo sexo. 54 3.10. Inscripciones en el registro civil relacionadas con los procesos de adopción. 55 3.10.1. Procedimiento para la inscripción de la declaración de adoptabilidad 55 3.10.2. Reserva y expedición de copias de registro civil relacionados con el proceso de adopción 57 3.11. Inscripción de hijos de extranjeros nacidos en Colombia 59 3.11.1. Nacionalidad por nacimiento cuando siendo natural colombiano hijo de extranjeros, alguno de sus padres estuviere domiciliado en la república al momento del nacimiento 60 3.11.2. Hijos de extranjeros nacidos en el territorio colombiano a los cuales ningún Estado les reconozca la nacionalidad –Apátrida. 64 3.12. Inscripción de hijos de colombianos nacidos en el exterior. 65 3.12.1. Procedimiento en caso que el padre o la madre colombiano se encuentre vivo. 66 3.12.2. Procedimiento en caso de que el padre o madre colombiano haya fallecido. 67 3.13. Medida excepcional para la inscripción extemporánea en el registro civil de hijos de colombianos nacidos en Venezuela. 70 3.13.1. Inscripción en el Registro Civil de nacimiento de menores de siete (7) años de edad: 72

de colombianos nacidos en Venezuela. 70 3.13.1. Inscripción en el Registro Civil de nacimiento de menores de siete (7) años de edad: 72 3.13.2. Inscripción en el registro civil de nacimiento de mayores de siete (7) años de edad nacidos en Venezuela. 73 3.13.3. Inscripción de los apellidos de hijos de colombianos nacidos en Venezuela 7511

3.14. Inscripción en el registro civil de nacimiento de la unión marital de hecho declarada – heterosexual y homosexual 76

4. Registro civil de matrimonio 77 4.1. Inscripción de matrimonio 77 4.2. Documento antecedente para la inscripción en el registro de matrimonio. 77 4.2.1. Matrimonio católico. 77 4.2.2. Matrimonio celebrado por otros credos diferentes al católico. 77 4.2.3. Matrimonio civil celebrado ante Notario. 78 4.2.4. Matrimonio civil celebrado ante Juez. 78 4.3. Registro de matrimonio celebrado en el extranjero. 78 4.4. Inscripción de matrimonios entre parejas del mismo sexo. 78 4.5. Inscripción de matrimonio católico y civil celebrado entre los mismos contrayentes 79

5. Registro civil de defunción. 79 5.1. Defunciones que deben registrarse. 79 5.2. Deber de denunciar la defunción. 80 5.3. Plazo para la inscripción de la defunción. 80 5.3.1. Inscripción oportuna. 80 5.3.2. Inscripción extemporánea. 80 5.4. Documento antecedente para la inscripción de la defunción. 81

5.3.1. Inscripción oportuna. 80 5.3.2. Inscripción extemporánea. 80 5.4. Documento antecedente para la inscripción de la defunción. 81 5.4.1. Certificado de defunción. 81 5.4.2. Declaración juramentada de testigos. 81 5.4.3. Autorización judicial en caso de muerte violenta. 82 5.4.4. Sentencia judicial. 82 5.4.5. Documento apostillado o legalizado cuando el hecho ocurrió el extranjero. 82

6. Actualización de firmas de los registradores. 82 6.1. Registro de firma. 82 6.2. Procedimiento de certificación de firmas 8312

7. Implementación del sistema de firma digital en la certificación de firmas de registradores del estado civil, inspectores de policía y corregidores autorizados para llevar la función registral con fines de apostilla. 83 7.1. Definición de Apostilla, Legalización, Firma Manuscrita, Digital y Mecánica 84 7.2. Procedimiento de certificación de firmas de los registradores del estado civil en las copias del original de registro civil. 85 7.3. Aspectos a tener en cuenta. 86

8. Remisión de copias de registro civil. 87

9. Reporte mensual de estadísticas de producción de registros civiles. 88

10. Prohibición del manejo de usuarios genéricos para la realización de trámites en el sistema de información de registro civil. 88

11. Instrucciones sobre la organización de las series documentales de seriales de registro civil y antecedentes de registro civil. 89

12. Servicios que deben ser prestados en las registradurías auxiliares, especiales y municipales de las diferentes circunscripciones 90

IDENTIFICACIÓN 91

registro civil y antecedentes de registro civil. 89

12. Servicios que deben ser prestados en las registradurías auxiliares, especiales y municipales de las diferentes circunscripciones 90

IDENTIFICACIÓN 91

13. Tipos de documentos de identificación. 91 13.1. Tarjeta de identidad. 91 13.1.1. Documento base. 91 13.1.2. Características de la tarjeta de identidad. 92 13.1.3. Renovación de la tarjeta de identidad. 93 13.1.4. Entrega de la tarjeta de identidad. 93 13.1.5. Procedimiento para la devolución de tarjetas de identidad vencidas. 95 13.2. Cédula de ciudadanía. 96 13.2.1. Documento base. 96 13.2.2. Características de la Cédula de Ciudadanía 98 13.2.3. Procedimiento para determinar plena identidad. 99 13.2.4. Procedimiento para determinar la plena identidad del imputado. 100 13.2.5. Protección y conservación de tarjetas decadactilares y alfabéticas. 105 13.2.6. Clases de comprobante de documento en trámite. 105 13.2.7. Vigencia de contraseña y comprobantes de documento en trámite 10813

13.2.8. Vencimiento o pérdida de la contraseña o comprobante de documento en trámite 109 13.2.9. Causales de cancelación de cédula de ciudadanía 109 13.2.10. Alta de cédula de ciudadanía por extinción de la pena impuesta 114 13.2.11. Procedimiento para la atención de las novedades en el estado de la cédula 115

13.2.10. Alta de cédula de ciudadanía por extinción de la pena impuesta 114 13.2.11. Procedimiento para la atención de las novedades en el estado de la cédula 115

14. Tipos de trámite para tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 115 14.1. Primera vez 115 14.2. Duplicado 116 14.3. Rectificación 116 14.4. Renovación 116

15. Solicitud de trámite de tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 116 15.1. Procedimiento para la preparación de la tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. 118

16. Trámite de duplicado de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad Web y con pago electrónico PSE. 119 16.1. Duplicado Web asistido desde registradurías 120 16.1.1. Requisitos para prestar el servicio duplicado Web asistido 121 16.1.2. Requisitos para prestar el servicio en campañas. 122 16.2. Duplicado solicitado por internet 122 16.3. Consideraciones que deben ser informadas al colombiano 124 16.4. Duplicado por actualización 125

17. Costo de la tarjeta de identidad y de la cédula de ciudadanía. 125

18. Procedimiento en caso de rechazo del documento de identificación. 126

19. Corrección de errores en documentos 127

20. Entrega de la cédula de ciudadanía 129

21. Devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas, cuya fecha de producción sea superior a un (1) año. 131 21.1. Procedimiento para la devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas. 131

21. Devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas, cuya fecha de producción sea superior a un (1) año. 131 21.1. Procedimiento para la devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas. 131

22. Procedimiento cuando se extravían documentos enviados a registradurías y a consulados. 133

23. Expedición de certificaciones ciudadanas y de nacionalidad. 13314

23.1. Certificaciones excepcionales de información ciudadana. 134 23.1.1. Certificado de estado de cédula. 134 23.1.2. Certificado Colombiano de Oro 134 23.1.3. Certificado de documento base. 135 23.1.4. Certificado de cédula electoral (Antigua). 135 23.1.5. Certificado de cambio de datos biográficos. 135 23.1.6. Certificado de señales particulares. 135 23.1.7. Certificado de no cedulado (NO ANI). 135 23.2. Expedición de los certificados excepcionales de información ciudadana. 135 23.2.1. Excepciones y restricciones en la expedición de certificaciones excepcionales 136 23.2.2. Solicitud de certificados excepcionales de información ciudadana por parte de las entidades del Estado. 137 23.3. Expedición del certificado de nacionalidad. 137 23.4. Aspectos generales a tener en cuenta sobre la expedición de certificaciones excepcionales y de nacionalidad. 138 23.5. Remisión de la información que soporte el pago 139

24. Trámites de documentos de identificación oficina de agilizaciones 139

25. Preparación de material de cedulación para colombianos desvinculados y/o reincorporados del conflicto armado. 140

TEMAS GENERALES DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN. 142

25. Preparación de material de cedulación para colombianos desvinculados y/o reincorporados del conflicto armado. 140

TEMAS GENERALES DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN. 142

26. Tratamiento de datos personales por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil relativos al registro civil. 142 26.1. Copias y certificados de registro civil. 142 26.1.1. Naturaleza Pública de los datos relativos al estado civil de las personas. 142 26.1.2. El consentimiento del titular en el tratamiento de los datos relativos al estado civil de las personas. 143 26.1.3. Expedición de copias y certificados de registro civil 144

27. Atención a Población Vulnerable 146 27.1. Validación de la calidad de víctima 146 27.1.1. Procedimiento para la validación de la condición de víctima 14615

27.2. Procedimiento general de elaboración, organización, generación de archivos, entrega y envío de material de las jornadas de registro civil e identificación adelantadas a través de la Unidad de Atención a la Población Vulnerable UDAPV, en el territorio nacional. 147 27.3. Instrucciones en relación con las jornadas de registro civil e Identificación que soliciten alcaldes y gobernadores. 152 27.4. Procedimiento para la expedición de copias certificadas de registros civiles de nacimiento elaborados en las zonas veredales transitorias de normalización en el marco del cumplimiento del acuerdo de paz a través de las unidades móviles de la unidad de atención a población vulnerableUDAPV 153

28. Trámite de solicitud de exoneración del cobro para la expedición de rectificaciones y duplicados de documentos de identificación y la expedición de copias y certificación de

unidad de atención a población vulnerableUDAPV 153

28. Trámite de solicitud de exoneración del cobro para la expedición de rectificaciones y duplicados de documentos de identificación y la expedición de copias y certificación de registro civil de ciudadanos colombianos residentes en Colombia o en el exterior. 154 28.1. Procedimiento para llevar a cabo la exoneración: 155

29. Vigencia 157

FORMATOS Y GUÍAS 158

Formato reseña para establecer plena identidad 158 Formato solicitud inscripción extemporánea de registro civil de nacimiento 158 Formato declaración de testigo en inscripción de registro civil de nacimiento 158 Formato solicitud exoneración de pago de documentos de identificación y registro civil de ciudadanos colombianos residentes en Colombia o en el exterior 158 Formato control envío de primeras copias de registro civil 158 Formato reporte mensual de producción 158 Formato Versión de los hechos 158 Formato para Reporte de inscripciones en el Registro Civil de Nacimiento de mayores de siete (7) años de edad nacidos en Venezuela hijos de padres colombianos 158 Formato único de solicitudes de copias o certificados de registro civil 159 Guía investigación y validación de solicitudes de documentos AFIS 15916

REGISTRO CIVIL

1. Aspectos generales del registro civil

1.1. Eventos que se inscriben.

De acuerdo con lo señalado en los artículos 5 y 6 del Decreto 1260 de 1970, todos los hechos, actos y providencias que afecten el estado civil de las personas deberán ser inscritos en el registro c ivil; tales como: nacimientos, reconocimientos de hijos extramatrimoniales, legitimacione s, adopciones, alteraciones de la patria potestad, matrimonio, capitulaciones matrimoniales,

personas deberán ser inscritos en el registro c ivil; tales como: nacimientos, reconocimientos de hijos extramatrimoniales, legitimacione s, adopciones, alteraciones de la patria potestad, matrimonio, capitulaciones matrimoniales, uniones maritales de hecho declaradas, interdicciones judiciales, rehabilitaciones, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, corrección de componente sexo, declaraciones de ausencia, defunciones y declaraciones de presunción de muerte, entre otras.

1.2. Lugar de inscripción.

De conformidad con los artículos 118 de la Ley 1395 de 2010 y 31 del Decreto Ley 019 de 2012, t odos los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales se podrán inscribir en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función de registro civil del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior, independientemente del lugar en que ocurrió el hecho.

1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud.

Cuando se requiera reemplazar una inscripción que se encuentre en lugar diferente al de la solicitud e im plique la apertura de u n nuevo s erial de conformidad con lo dispuesto en los artícul os 91 y siguientes del Decreto L ey 1260 de 1970, se podrá efectuar en cualquier oficina registral, siempre y cuando la oficina ante la cual se hace la solicitud tenga comunicación con la oficina en donde se encuentra la inscripción inicial, con el f in de que ésta envíe copia del registro y de los documentos antecedentes que sirvieron de base para la inscripción a fin de realizar el trámite pertinente.17

donde se encuentra la inscripción inicial, con el f in de que ésta envíe copia del registro y de los documentos antecedentes que sirvieron de base para la inscripción a fin de realizar el trámite pertinente.17

Se abrirá un nuevo serial, cuyo documento antecedente será "solicitud escrita", "escritura pública" u "orden judicial" según corresponda, anotando los motivos de la corrección en el espacio de notas o en el libro de varios según corresponda.

Se deberá enviar copia tanto del nuevo r egistro civil como de los documentos antecedentes a la oficina de origen del r egistro en donde se realizará la respectiva nota de reciproca referencia y se devolverá a la oficina que realizó el reemplazo, copia del registro civil con la citada nota para que obre en el protocolo.

El original de la nueva inscripción valida, reposará en el despacho en que se realizó la modificación o reemplazo, por lo que para emitir copia del nuevo registro estará facultada únicamente la oficina donde se realizó el reemplazo.

También se debe remitir copia de la nueva inscripción a la Dirección Nacional de Registro Civil, Servicio Nacional de Inscripción — SNI, para realizar la corrección en la base de datos del Sistema de Información de Registro Civil (SIRC) (art. 91 Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el art. 6 del Decreto 999 de 1988, art. 11 del Decreto 1379 de 1972, art. 1 Decreto 1555 de 1989).

1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud.

Para aquellas actuaciones que deriven en una anotación en el folio del registro

1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud.

Para aquellas actuaciones que deriven en una anotación en el folio del registro civil, cuando la inscripción de encuentre en lugar diferente al de la solicitud, la oficina registral ante la cual se realiza la solicitud, validará la documentación aportada p or el interesado y dará traslado de la misma a la oficina en cuyo protocolo se encuentre el registro civil en el que deba realizarse la nota respectiva.

1.3. Procedimiento general para la inscripción en el registro civil.

Para la diligencia de inscripci ón de un hecho, acto o providencia , se deben agotar las etapas consagradas en los artículos 28 y 29 del Decreto Ley 1260 de 1970:

La recepción consiste en que el servidor encargado de la función de registro recibe la declaración de los interesados (declarantes y/o testigos) y los documentos soporte para la inscripción.18

Durante la recepción se hace la extensión, que es la transcripción de la declaración al formato de registro civil.

Surtida la extensión, se realiza el otorgamiento, el cual es la aceptación expresa del declarante y/o testigos sobre la transcripción de lo recibido.

Una vez realizado el otorgamiento, se procede a la autorización (art. 39), la cual nace mediante la suscripción con la firma del funcionario encargado de llevar el registro, que da fe sobre el cumplimiento de los requisitos legales (art. 21) y la veracidad de la declaración recibida (art. 32).

Finalmente, cuando se entrega la segunda copia de la inscripción a los interesados, se cumple con la constancia (art. 43).

1. y la veracidad de la declaración recibida (art. 32).

Finalmente, cuando se entrega la segunda copia de la inscripción a los interesados, se cumple con la constancia (art. 43).

1.3.1. Inexistencia del registro civil.

Cuando se surten las etapas citadas en el numeral anterior y un registro civil carece de la firma del funcionario competente, este es inexistente y como consecuencia nunca nace a la vida jurídica y no genera efectos jurídicos.

Sobre el particular el Decreto Ley 1260 de 1970 dispone: “Artículo 42. Inexistencia del registro . La inscripción que no haya sido autorizada por el funcionario no adquiere la calidad de registro y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del funcionario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifiquen la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, previa comprobación sumaria de los hechos, disponer que la inscripción sea suscrita por quien se halle ejerciendo el cargo.

Si la firma faltare en el ejemplar que se conserva en el Servicio Nacional de Inscripción, éste podrá ser suscrito por el jefe de dicha dependencia, previa autorización de la Superintendencia de Notariado y Registro”.

Pese a lo anterior, si en dicha inscripción solo faltare la firma del funcionario encargado del registro del estado civil (no se encontrare inmerso en ninguna causal de nulidad de las establecidas en el artículo 104 del Decreto 1260 de 1970 ) y además, que la causa de tal falta sea diferente a aquellas que justifican la negativa de la autorización, se podrá solicitar a la Dirección Nacional de

causal de nulidad de las establecidas en el artículo 104 del Decreto 1260 de 1970 ) y además, que la causa de tal falta sea diferente a aquellas que justifican la negativa de la autorización, se podrá solicitar a la Dirección Nacional de Registro Civil, que autorice a quien se encuentra ejerciendo esa función para que lo firme (autorice), siempre que aquel certifique que el registro civil cumple19

con los requisitos; actuación que se conoce como autorización de suscripción.

1.3.2. Procedimiento para la autorización de suscripción de un registro civil.

De acuerdo con el citado artículo, procede autorizar al funcionario responsable de la oficina de registro para que firme bajo su responsabilidad dicha inscripción, bajo el siguiente procedimiento:

a. Certificación de cumplimiento de requisitos

El funcionario registral debe certificar que el registro objeto de la autorización de suscripción, cumple con todos los requisitos legales, es decir que se han agotado todas las etapas del procedimiento para su expedición y/o que, no se encuentra inmerso dentro de alguna de las causales de nulidad del artículo 104 del Decreto ley 1260 de 1970, para el caso de los registros civiles expedidos bajo la vigencia de esta norma.

b. Solicitud de autorización ante la Dirección de Registro Civil

Una vez se verifique el cumplimiento de requisitos del inciso anterior y se cuente con la certificación, se debe allegar junto con la solicitud de suscripción, a la Oficina Jurídica de Registro Civil de la Dirección Nacional de Registro Civil.

c. El acto administrativo

El funcionario de registro competente, debe dejar constancia en la casilla de notas de la inscripción que se autoriza suscribir con el número y la fecha de la resolución correspondiente.

c. El acto administrativo

El funcionario de registro competente, debe dejar constancia en la casilla de notas de la inscripción que se autoriza suscribir con el número y la fecha de la resolución correspondiente.

Es importante tener en cuenta que, si se evidencia que un registro civil no cumple con los requisitos para su existencia, se deberá so licitar la invalidación en la base de datos, ante la oficina del Servicio Nacional de Inscripción.

1.3. Anotaciones en el registro civil.

El artículo 1 del Decreto 2158 de 1970, establece que en el libro de varios se inscribirán todos los hechos, actos y prov idencias relativos al estado civil y la capacidad de las personas, diferentes al nacimiento, matrimonio y defunción, de20

conformidad con lo dispuesto en los artículos 10, 11 y 22 del Decreto Ley 1260 de 1970; haciendo alusión al tomo y folio del libro de va rios en que se hizo la anotación, en el espacio de notas del indicativo serial correspondiente.

En los casos de reemplazo o de sustitución del folio deberán incluirse las notas de recíproca referencia en el espacio para notas.

En caso de que se agote el espacio de notas por las inscrip ciones practicadas en él, se abrirá un folio complementario, que no debe confundirse con el acta complementaria para el registro de hijo extramatrimonial. Razón por la cual corresponderá identificar el respectivo registro civil con los dos seriales (inicial y de complementación).

Con el fin de proteger los derechos a la igualdad y la intimidad de los inscritos, consagrados en los artículos 13 y 15 de la Constitución Política, resulta de suma

de complementación).

Con el fin de proteger los derechos a la igualdad y la intimidad de los inscritos, consagrados en los artículos 13 y 15 de la Constitución Política, resulta de suma importancia recordar que, al momento de diligenciar los registros civiles, en el respectivo espacio de notas, no se deberá hacer alusión alguna a cualquier circunstancia que vulnere el derecho a la intimidad de las pers onas como: la clase de filiación del inscrito, la situación de adoptabilidad, la corrección de componente sexo, etc., para lo cual está destinado el libro de varios.

En el evento de presentarse un reconocimiento, el funcionario registral deberá abstenerse de consignar en el espacio de notas, que se trata de hijo extramatrimonial.

1.4. Correcciones del registro civil.

Frente a las correcciones de los errores cometidos en el proceso de inscripción, antes de ser autorizad a con la firma del funcionario competent e, se debe dar estricta aplicación a lo dispuesto en el artículo 88 del Decreto Ley 1260 de 1970, consignando y firmando la salvedad que se haga en el espacio de notas, para tenerla por válida.

Una vez autorizada la inscripción por el funcionario de regis tro, solo podrá ser corregida mediante la apertura de un nuevo serial con la respectiva observación del motivo de la corrección para lo cual se suscribirán y firmarán las notas de recíproca referencia.21

Para que proceda la corrección se requerirá alguno de los siguientes documentos antecedentes:

1.4.1. Solicitud escrita presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su rep