RNEC - Circular Única RC e Identificación - Versión 8

REGISTRADURIA DELEGADA PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA IDENTIFICACIÓN

Av. Calle 26 No. 51-50 Piso 2 – Tel. (+571) 2202880 Ext.1200 – 1289 C.P. 111321 – Bogotá - www.registraduria.gov.co

Bogotá D.C., 23 de marzo de 2023

Para: DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES

DISTRITALES, ESPECIALES, MUNICIPALES, AUXILIARES,

NOTARIOS CON FUNCIÓN REGISTRAL, INSPECTORES y

CORREGIDORES CON FUNCION REGISTRAL, CONSULADOS y

SERVIDORES PÚBLICOS.

De: DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación.

DANIEL ENRIQUE PARADA GÓMEZ

Director Nacional de Identificación

RODRIGO PÉREZ MONROY

Director Nacional de Registro Civil

Asunto: Modificación Circular Única de Registro Civil e Identificación –

Versión 8

La Registraduría Nacional del Estado Civil expidió el 29 de diciembre de 2022 la Circular Única de Registro Civil e Identificación en su Versión 7, documento que consolida las directrices necesarias para la planificación y desarrollo de las actividades diarias en temas de registro civil e identificación de todos los servidores públicos de la Entidad.

Con fundamento en las facultades constitucionales y legales que le corresponden a la Registraduría Nacional del Estado Civil, en especial las previstas en el artículo 266 de la Constitución Política y los artículos 5º, 38, 39 y 40 del Decreto 1010 de

Con fundamento en las facultades constitucionales y legales que le corresponden a la Registraduría Nacional del Estado Civil, en especial las previstas en el artículo 266 de la Constitución Política y los artículos 5º, 38, 39 y 40 del Decreto 1010 de 2000, y en virtud del carácter eminentemente modificable de la circular, que permite adaptarse a las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales o cambios en las políticas de la entidad, con el presente acto administrativo se modifica la Versión 7, en los puntos que se relacionan en la tabla que aparece a continuación:2

NUMERAL TEMA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 1.7.2. Cambio de nombre Se incluyó el artículo 6 del Decreto 999 de 1988 sobre el cambio de nombre de menores de edad. 1.7.4. Corrección de componente sexo Se incluyó la categoría de No Binario (NB) Sentencia T-033 de 2022. 3.3.2.3. Negación de la Inscripción Se suprime segundo párrafo. 3.4.1.1. Pérdida del certificado médico de nacido vivo Se modifica procedimiento. 3.4.1.3. Diligenciamiento del certificado de nacido vivo para fines estadísticos Se elimina el diligenciamiento del certificado de nacido vivo para fines estadísticos, de acuerdo con la directriz del comité técnico de estadísticas vitales del 6 de diciembre de 2022. 3.4.7. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento cuando el hecho haya ocurrido en el extranjero Se actualiza numeral. 3.8 Inscripción en el registro civil de

3.4.7. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento cuando el hecho haya ocurrido en el extranjero Se actualiza numeral. 3.8 Inscripción en el registro civil de menores intersexuales

Se actualiza numeral. 3.12. Inscripción de hijos de colombianos nacidos en el exterior Se actualiza trámite. 5.4.1.1. Pérdida del certificado médico de defunción Se modifica procedimiento. 7.1. Definición de Apostilla, Legalización, Firma Manuscrita, Digital y Mecánica

Se actualiza normatividad.

8. Remisión de copias de registro civil. Se actualiza trámite.

12. Servicios que deben ser prestados en las registradurías auxiliares, especiales y municipales de las diferentes circunscripciones.

Se actualiza trámite. 13.1.1.1. Colombianos por nacimiento. Se incorpora requisito para niños con reconocimiento de apatridia.3

13.1.1.2 Hijos de colombianos por adopción.

Se actualiza normatividad. 13.1.2 Características de la tarjeta de identidad Se precisa literales a y g; en este último respecto a los controles que deben tener todas las solicitudes de TI preparadas por estaciones EIS. 13.2 Cédula de ciudadanía Se incorpora proceso de masificación de la cédula de ciudadanía digital. 13.2.2 Características de la Cédula de Ciudadanía amarilla con hologramas

Se precisa literales h respecto a los controles de

cédula de ciudadanía digital. 13.2.2 Características de la Cédula de Ciudadanía amarilla con hologramas

Se precisa literales h respecto a los controles de verificación de las impresiones dactilares, así como se hace referencia a procedimientos en el manual RAMN04. 14.1 Primera vez

Se incorpora nota respecto al formato de documento que se generará cuando la solicitud de cédula por primera vez se realice en las estaciones EIS: se entrega cédula en formato digital en sus dos versiones. 14.2 Duplicado Se incorporan notas explicativas a la prioridad del trámite en EIS para cédula digital y de la declaración juramentada en caso de pérdida del documento. 14.3 Rectificación

Se precisa motivos por los cuales se realiza rectificación de documento. 14.4.1 Renovación de la tarjeta de identidad Se precisa directriz. 15. Solicitud de trámite de tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía

Se incorporan aclaraciones en los medios de preparación de las solicitudes. Se incorpora respecto del recaudo, las directrices de la circular No. 85 de 2022. Se incorpora la directriz para preparación de tarjeta de identidad en niños por adopción Se complementan literales c, d, i, j.

15.1 Actualización – reconstrucción de material de cédula de primera vez o renovación de cédula de ciudadanía Se incorpora directriz completa (Se corre la numeración interna). 15.1.1 Procedimiento actualizaciónreconstrucción Se incorpora la directriz completa. 15.2 Procedimiento para la preparación de la tarjeta de

Se incorpora directriz completa (Se corre la numeración interna). 15.1.1 Procedimiento actualizaciónreconstrucción Se incorpora la directriz completa. 15.2 Procedimiento para la preparación de la tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía Se incorpora en la directriz RAM04 Manual de Funcionamiento de Estación Integrada de Servicios como referente. Se establece restricción de utilización de monitor de la EIS para otros usos. Se establece validez del comprobante o contraseña en forma digital. 15.2.1 Aspectos importantes Se amplía la información en algunos de los aspectos importantes. 15.3 Trámite de duplicado de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad Se precisa cual formato de documento se obtiene mediante la herramienta web asistida.4

15.3.1 Duplicado solicitado por internet a través del portal institucional Se precisa cuales formatos de documento se obtienen mediante la solicitud de duplicado en línea y se actualizan ilustraciones. 15.3.1.1. Consideraciones que deben ser informadas al colombiano Se complementan los literales d y f. 15.3.2 Duplicado Web asistido desde Registradurías Se precisa cuales formatos de documento se obtienen mediante la solicitud de duplicado por herramienta web asistida. 15.3.2.1 Consideraciones que deben ser informadas al colombiano Se modifican los literal a y h. 15.3.2.3 Requisitos para prestar el servicio en campañas Se complementa la directriz. 15.3.3 Duplicado por actualización Se incorpora directriz del RAM04 Manual de Funcionamiento de Estación Integrada de Servicios. 15.4.

servicio en campañas Se complementa la directriz. 15.3.3 Duplicado por actualización Se incorpora directriz del RAM04 Manual de Funcionamiento de Estación Integrada de Servicios. 15.4. Rectificación de los documentos de identificación por corrección de componente de sexo Se modifica literal d. se elimina el contenido de la versión anterior. 15.4.1 Rectificación de la cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad por corrección de componente de sexo No Binario (NB) Se incorpora directriz conforme sentencia T-033 del 2022. 15.5 Clases de comprobante de documento en trámite Se incorpora normatividad asociada al comprobante de documento en trámite. 15.5.2 Comprobante de documento en trámite – Contraseña EIS. (Formato de Estación Integrada de Servicios – EIS Digital o Impreso con código QR) Se amplía la información en algunos de los aspectos importantes, referente al manual RAMN04 y a la expedición de este tipo de contraseña para los trámites de consulados. 15.5.3 Comprobante de documento en trámite – verde sin código de verificación QR Se elimina y sube la numeración. 15.5.3 Comprobante de documento en trámite – verde con código de verificación QR Se precisa información respecto contraseña temporal. Antes 15.5.4; nueva numeración por eliminación de 15.5.3 15.6. Vigencia de contraseña y comprobantes de documento en trámite Se modifica la vigencia de las contraseñas para trámites preparados en consulados. 15.7 Vencimiento o pérdida de la contraseña o comprobante de

Vigencia de contraseña y comprobantes de documento en trámite Se modifica la vigencia de las contraseñas para trámites preparados en consulados. 15.7 Vencimiento o pérdida de la contraseña o comprobante de documento en trámite Se complementan los literales a y b. 16 Procedimiento en caso de rechazo del documento de identificación Se precisa en la directriz, la consulta del PDF de investigación de solicitud a través de centros de acopio. Se incorpora directriz sobre rechazos generados por impresiones dactilares. 17 Custodia y entrega de documentos de identidad Se precisa directriz sobre, medidas la seguridad de custodia de documento, Términos para verificación de recepción de documentos y para reportar novedades. Se incluye lotes de CC policarbonato PLEX.5

17.1. Entrega de la tarjeta de identidad Se actualiza directriz respecto de requisitos de entrega de tarjetas para hijos de extranjeros. Imagen de PPT para referencia. 17.2 Entrega de la cédula de ciudadanía amarilla con hologramas Se precisa en el título que la directriz aplica para entrega de cédula amarilla. Se incorpora directriz, para validar y autorizar entrega de documentos en los casos de fuerza mayor para reclamar documentos de aplicación de los delegados departamentales y registradores distritales. 17.4 Procedimiento de entrega excepcional de documentos solicitados a través del aplicativo web Se corrige errata de numeración en literal e. 18 Cédula de Ciudadanía Digital Se incorporar Circular Externa No. 011 del 05 de

Procedimiento de entrega excepcional de documentos solicitados a través del aplicativo web Se corrige errata de numeración en literal e. 18 Cédula de Ciudadanía Digital Se incorporar Circular Externa No. 011 del 05 de febrero de 2021 con la cual se presentó oficialmente la Cédula Digital. 18.1 Trámite de cédula de ciudadanía digital Se incorpora proceso de masificación de la cédula de ciudadanía digital, directrices para preparación y formato que se genera para primera vez y duplicado. 18.1.1 Cedula de ciudadanía digital – documento primera vez Se incorpora directriz; sin agendamiento y especifica referencia de documento antecedente. 18.1.2 Cédula de ciudadanía digitalduplicado Se incorpora actualización de directrices para duplicado; sin agendamiento. 18.2 Preparación de trámite de cédula de ciudadanía digital Se modifica la directriz de preparación, para generar documento en formato cédula digital. 18.2.1 Aspectos Importantes Se modifican los aspectos importantes para trámite de cédula digital. 18.3 Entrega de la cédula de ciudadanía digital Se complementa directriz de entrega de cédula digital, con acompañamiento de activación por parte del funcionario. Nota de recomendación de revisión del correo-spam. No entrega de cédula digital en consulados, solo hasta que no cuenten con EIS. 18.4 Activación de la cédula de ciudadanía digital Se modifica el tiempo de vigencia del código QR. Se incorpora referencia de instructivo de activación de la versión digital en el celular. Se incorpora directriz en caso de cambio del

18.4 Activación de la cédula de ciudadanía digital Se modifica el tiempo de vigencia del código QR. Se incorpora referencia de instructivo de activación de la versión digital en el celular. Se incorpora directriz en caso de cambio del correo del titular del documento. 19 Corrección de errores en documentos Se precisan pasos 2 (Registro de actualización del inventario en el Hled-web) y 3 (remisión de documento con error al grupo de validación DNI del nivel central y su excepción). 19.1 Procedimiento en caso de pérdida o hurto de documento para corrección, en custodia de la Registraduría, Consulado o empresa transportadora. Se modifica literal b (documento en manos de empresa transportadora-soporte diferenciado según causa) y c (documento en manos de funcionario-soporte diferenciado según causa).6

20.1 y 20.1.1 Correcciones al Archivo de Nacional de Identificación ANI

Se incorpora el numeral (se corre la numeración). 20.2.1 Procedimiento y requisitos para la atención correcciones por Menoría de edad, donde se cuenta con la Estación Integrada de Servicios –EIS. Se complementa la directriz en literales j ( se precisa corrección si n requerir acto administrativo) , l ( generación de concepto jurídico cuando ser requiere) y n ( publicación de actos administrativos en página web). 20.3.1 Procedimiento y requisitos para la atención correcciones por Menoría de edad, donde se cuenta con la Estación Integrada de Servicios –EIS. Se precisa literal c (excepción caso menoría de edad), y se incorpora directriz de recalculo de

la atención correcciones por Menoría de edad, donde se cuenta con la Estación Integrada de Servicios –EIS. Se precisa literal c (excepción caso menoría de edad), y se incorpora directriz de recalculo de fecha de expedición cuando se requiere y se trabaja en la estación EIS. 21.1 Procedimiento para la devolución de tarjetas de identidad vencidas u otros motivos Cancelación Nota resaltando cuándo se devuelven tarjetas de identidad (por vencimiento).Se agregan consulta de referencia a tablas 1 y 2; elimina indicación del uso de Morpho Touch. 21.2 Devolución de cédulas de ciudadanía “amarillas con hologramas” no reclamadas, cuya fecha de producción sea superior a un (1) año, y/o por su cancelación del NUIP por diferentes motivos - (para cédulas en cualquier formato). Se ajusta título y se agrega la finalidad de la devolución de cédulas amarillas con hologramas y se modifica el tiempo de devolución de los documentos pendientes por reclamar en los consulados. 21.2.1 Procedimiento para la devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas Se modifican los numerales internos: tiempo de devolución de los documentos pendientes por reclamar en los consulados. Se complementa tabla de relación de devolución de documentos y a quien se debe enviar copia Y se resalta la no devolución de cedulas digitales personalizadas en policarbonato. 21.4 Destrucción de documentos Se complementan tipos de documentos para destrucción. Se reiterar la actualización de inventario por Hled WEB y nota de

Y se resalta la no devolución de cedulas digitales personalizadas en policarbonato. 21.4 Destrucción de documentos Se complementan tipos de documentos para destrucción. Se reiterar la actualización de inventario por Hled WEB y nota de recomendaciones de trato de los documentos. 22.1 Traslado de documentos en el territorio nacional Se elimina la restricción de traslado de documentos en formato digital a nivel nacional y se hace referencia a protocolo de traslado de documentos. Se incorpora directriz de realizar registro de traslado en HLED-WEB. 22.2 Traslado de documento desde o hacia el exterior Se precisa aspectos de la directriz: se resalta la restricción del traslado de documentos al exterior en formato digital y se menciona la progresiva implementación de EIS en consulados. 23.1 Procedimiento en caso de siniestro pérdida o hurto del documento en custodia de la Registraduría, Consulado o empresa transportadora Se modifica literal a (documento en manos de funcionario-soporte diferenciado según causa) y b (documento en manos de empresa transportadora-soporte diferenciado según causa). 24 Procedimiento para determinar la plena identidad Se incorpora literal j. 24.1.2 Procedimiento por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil Se ajusta literal b.7

25 Protección y conservación de tarjetas decadactilares y alfabéticas. Se elimina instrucción temporal ya cumplida. 26.2 Causales de cancelación de cédula de ciudadanía Se incorpora normatividad que establece las causales de cancelación de la cédula, así como

alfabéticas. Se elimina instrucción temporal ya cumplida. 26.2 Causales de cancelación de cédula de ciudadanía Se incorpora normatividad que establece las causales de cancelación de la cédula, así como la competencia para determinar viabilidad. 26.2.1 Cancelación de cédula por muerte del titular.

Se incorpora en la directriz los canales por los cuales se recibe información de los fallecimientos. 26.2.2 Cancelación de cédula por múltiple cedulación. Se incorpora en el numeral directriz la notificación y comunicación según indican los actos administrativos. 26.2.3. Cancelación por corrección de componente sexo. Se incorpora en el numeral directriz la notificación de los actos administrativos. 26.2.3.1.

Cédulas de ciudadanía expedidas con anterioridad a la nueva de diez dígitos (1.000.000.000). Se complementar literales a, b. 26.2.4 Falsa Identidad Se incorpora en el numeral directriz la notificación y comunicación según indican los actos administrativos. 26.2.5 Cancelación de cédula de ciudadanía por suplantación Se complementa literal a. y se incorpora en el numeral directriz la notificación y comunicación según indican los actos administrativos. 26.2.6. Inconsistencia técnica en la expedición del documento. Se incorpora en el numeral directriz la notificación de los actos administrativos. 26.2.7 Cancelación de cédula de ciudadanía por renuncia de la nacionalidad Se incorpora en el numeral directriz la notificación de los actos administrativos.

notificación de los actos administrativos. 26.2.7 Cancelación de cédula de ciudadanía por renuncia de la nacionalidad Se incorpora en el numeral directriz la notificación de los actos administrativos. 26.2.8. Cancelación de cédula de ciudadanía por pérdida de la nacionalidad Se incorpora en el numeral directriz la notificación de los actos administrativos. 26.2.9. Restablecimiento de la vigencia por recuperación de la nacionalidad. Se incorpora en el numeral directriz la notificación de los actos administrativos. 26.2.10. Revocatorias de cancelaciones Se incorpora en el numeral directriz la notificación de los actos administrativos. 26.3. Alta de cédula de ciudadanía por extinción de la pena impuesta Se complementa normatividad que establece la pérdida o recuperación de la vigencia por interdicción de los derechos políticos. 26.4. Procedimiento para la atención de las novedades en el estado de la cédula Se complementa en la directriz lo relacionado con trámites a través de consulados. 27 Expedición de certificaciones excepcionales ciudadanas y de nacionalidad. Se complementa normatividad relacionado con expedición de certificaciones. 27.1 Certificaciones excepcionales de información ciudadana. Se incorporan otras certificaciones excepcionales. 27.1.3 Certificado de información del documento base. Se indica quien puede solicitarlo. 27.1.4. Certificado de cédula electoral (Antigua). Se indica quien puede solicitarlo. 27.1.6. Certificado de señales particulares Se indica quien puede solicitarlo.8

27.1.4. Certificado de cédula electoral (Antigua). Se indica quien puede solicitarlo. 27.1.6. Certificado de señales particulares Se indica quien puede solicitarlo.8

27.1.7 Certificado de no cedulado (NO ANI). Se indica quien puede solicitarlo. Se complementa directriz para los casos de homonimia. 27.1.8 Certificado de doble o múltiple cedulación. Se incorpora directriz. 27.1.9 Certificado de expedición de tarjeta de identidad. Se incorpora directriz. 27.1.10 Certificado de NO expedición de tarjeta de identidad. Se incorpora directriz. 27.2 Expedición del certificado excepcional de nacionalidad Se actualiza directriz por incorporación de certificad a través de módulo en la EIS. 27.2.1 Certificado excepcional de nacionalidad (Digital – Generado en la EIS) Se incorpora directriz y se indica su aplicación una vez esté autorizado el uso del módulo desde el nivel central. 27.2.2 Certificado excepcional de nacionalidad – Grupo servicio de información ciudadana Se actualiza todo el numeral. 27.2.3 Certificado excepcional de nacionalidad – Grupo cedulación en el exterior Se incorpora directriz. 27.3 Competencia para la Expedición de los certificados excepcionales de información ciudadana y de nacionalidad. Se actualiza competencias (numeral reubicado, antes 27.2.1) y directrices al respecto. 27.3.1 Excepciones y restricciones en la expedición de certificaciones excepcionales Se actualiza por la incorporación de certificados

Se actualiza competencias (numeral reubicado, antes 27.2.1) y directrices al respecto. 27.3.1 Excepciones y restricciones en la expedición de certificaciones excepcionales Se actualiza por la incorporación de certificados a través de módulo de la EIS. 27.4 Aspectos generales a tener en cuenta sobre la expedición de certificaciones excepcionales y de nacionalidad. Se actualiza literales y quedan ajustados: a, d, h, i, j, k. 27.5 Remisión de la información que soporte el pago Se incorpora información con respecto al comprobante de pago para las certificaciones que requieran ser remitidas al CAIC. Se incorpora normatividad para la gestión de recaudos. 28 Trámites de documentos de identificación oficina de agilizaciones Se elimina (se corre la numeración). 28. Preparación de material de cedulación para colombianos desvinculados y/o reincorporados del conflicto armado. Se complementa literal a y b. 30. Exoneración del cobro en la expedición de rectificaciones y duplicados de documentos de identificación y la expedición de copias y certificación de registro civil. Se actualiza todo el contenido con fundamento en la expedición de la Resolución No. 31428 de 2022.

Anexo 1 GLOSARIO SIGLAS

IDENTIFICACIÓN Se incorpora

Anexo 2 GLOSARIO TERMINO DE

IDENTIFICACIÓN Se incorpora9

Esta versión de la circular se publicará en el Diario Oficial, la página web de la entidad y se difundirá a los Notarios con el apoyo de la Superintendencia de

IDENTIFICACIÓN Se incorpora9

Esta versión de la circular se publicará en el Diario Oficial, la página web de la entidad y se difundirá a los Notarios con el apoyo de la Superintendencia de Notariado y Registro. Para el caso de los servidores públicos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, podrá ser consultada en la intranet y en la página de la entidad y reemplaza la Versión 7 de la Circular Única del 29 de diciembre de 2022. Cordialmente,

DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

RODRIGO PÉREZ MONROY

Director Nacional de Registro Civil

DANIEL ENRIQUE PARADA GÓMEZ

Director Nacional de Identificación10

CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO

CIVIL E IDENTIFICACIÓN

Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación Bogotá D.C. 23 de marzo de 2023

Versión 811

ALEXANDER VEGA ROCHA

Registrador Nacional del Estado Civil

DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

RODRIGO PÉREZ MONROY

Director Nacional de Registro Civil

ALEXANDER VEGA ROCHA

Registrador Nacional del Estado Civil

DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

RODRIGO PÉREZ MONROY

Director Nacional de Registro Civil

DANIEL ENRIQUE PARADA GÓMEZ

Director Nacional de Identificación

MARÍA CRISTINA MANZANO NOGUERA

Asesora12

CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN

Objetivo

En virtud de l o señalado por el artículo 266 de la Constitución Política, la Registraduría Nacional del Estado Civil ejerce dentro de sus funciones la dirección y organización del registro civil y la identificación de las personas ; así mismo, el Decreto 1010 de 2000 en el artículo 5º establece como las funciones de la entidad “2. Adoptar las políticas del registro civil en Colombia y atender lo relacionado con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios del registro civil con miras a garantizar su óptimo funcionamiento ; 20. Atender todo lo relativo al manejo de la información, las bases de datos, el Archivo Nacional de Identificación y los documentos necesarios para el proceso técnico de la identificación de los ciudadanos, así como informar y expedir las certificaciones de los trámites a los que hubiere lugar.

Con la expedición de la Circular Única se integró y organizó en un solo documento las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación , para lo cual se recopilaron, revisaron, analizaron y actualizaron 142 circulares expedidas por la Entidad sobre la materia desde al año 2000 hasta agosto 2018, fecha en que se publicó la primera versión de este documento. Para algunos temas puntuales se

se recopilaron, revisaron, analizaron y actualizaron 142 circulares expedidas por la Entidad sobre la materia desde al año 2000 hasta agosto 2018, fecha en que se publicó la primera versión de este documento. Para algunos temas puntuales se estudiaron circulares expedidas con anterioridad a esta fecha, como las relacionadas con el certificado de nacido vivo y de defunción.

La Circular Única exige la revisió n permanente de los formatos a utilizar en los diferentes procesos y procedimientos de Registro Civil e Identificación, los cuales se encuentran codificados e ingresados en la intranet de la Entidad, de tal forma que todos los funcionarios tienen acceso a la última versión de cada uno de ellos.

Importa aclarar que los manuales vigentes RAMN01 Manual de reseña, RAMN02 Manual de Directrices Centro de Acopio, RAMN 04 Manual de Funcionamiento Estación Integrada de Servicios EIS y RAMN05 Manual Técnico de Validación e Individualización, RAMN06 Manual del gestor y formador de servicios digitales por su carácter netamente técnico no se encuentran incluidos en esta circular. Por ello, es necesario recomendar que se debe estar en constante consulta y verificación de dichos manuales, con el fin de dar cumplimiento a las directrices establecidas en su última versión.

Estructura

La Circular Única está organizada temá ticamente; una primera parte con las instrucciones de registro civil, la segunda parte con los temas relacionados con identificación y al final asuntos comunes que impactan ambas áreas. Contiene las13

reglas vigentes en materia de registro civil e identificación, de tal forma que lo que no se encuentre incluido se entiende derogado.

La tabla de contenido está compuesta por títulos y subtítulos, desde donde se

reglas vigentes en materia de registro civil e identificación, de tal forma que lo que no se encuentre incluido se entiende derogado.

La tabla de contenido está compuesta por títulos y subtítulos, desde donde se puede desplazar al tema que se requiere consultar, lo que permite que sea de fácil revisión.

Consulta

La Circular Única esta publicada tanto en la intranet como en la página de la entidad, con el fin de que pueda ser consultada por funcionarios , notarios y cónsules con función registral y personas Externas a la Entidad.

Modificaciones

La Circular es un documento que puede variar dependiendo de las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales, nuevos actos administrativos internos, cambios tecnológicos o en las políticas de la entidad. De tal forma que , cuando sea necesario, se expedirá una siguiente versión, comunicándose oportunamente a sus destinatarios.14

TABLA DE CONTENIDO

CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN 12

Objetivo 12 Estructura 12 Consulta 13 Modificaciones 13

REGISTRO CIVIL 24

1. Aspectos generales del registro civil 24 1.1. Eventos que se inscriben. 24 1.2. Lugar de inscripción. 24 1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 24 1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 25 1.3. Contenido de la Inscripción 25 1.5. Inexistencia del registro civil. 26

1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 25 1.3. Contenido de la Inscripción 25 1.5. Inexistencia del registro civil. 26 1.5.1. Procedimiento para la autorización de suscripción de un registro civil. 27 1.6. Anotaciones en el registro civil. 27 1.7. Correcciones del registro civil. 28 1.7.1. Solicitud escrita presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su representante. 28 1.7.2. Escritura pública. 29 1.7.3. Sentencia judicial ejecutoriada. 29 1.7.4. Corrección del componente sexo mediante escritura pública. 29 1.8. Anulaciones 31 1.9. Cancelaciones 31

2. Número Único de Identificación Personal – NUIP 32 2.1. Asignación del NUIP 32 2.2. Tipos de números de identificación 34 2.2.1. NIP: Número de Identificación Personal 34

2.2.2. NUIP: Número Único de Identificación Personal - Etapa Inicial: NUIP Alfanumérico 3515

2.2.3. NUIP: Número Único de Identificación Personal. - Etapa Actual: NUIP Numérico 35 2.3. Corrección de errores en cuanto a los números de identificación en el registro civil de nacimiento. 36 2.3.1. Corrección de NIP 36 2.3.2. Corrección de NUIP alfanumérico 36 2.3.3. Corrección de NUIP numérico 37

3. Inscripción del nacimiento en el registro civil 38

2.3.1. Corrección de NIP 36 2.3.2. Corrección de NUIP alfanumérico 36 2.3.3. Corrección de NUIP numérico 37

3. Inscripción del nacimiento en el registro civil 38 3.1. Deber de denunciar del nacimiento 38 3.2. Lugar de inscripción del nacimiento. 38 3.3. Plazo para la inscripción del nacimiento. 39 3.3.1. Inscripción oportuna. 39 3.3.2. Inscripción extemporánea. 39 3.4. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento 43 3.4.1. Certificado de nacido vivo. 43 3.4.2. Documentos auténticos. 49 3.4.3. Copia de las actas de las partidas parroquiales o de las anotaciones de origen religioso correspondientes a personas de otros credos. 50 3.4.4. Declaración juramentada presentada por testigos. 50 3.4.5. Documento antecede