RNEC - Manual del Sistema de Gestión Ambiental

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Hernán Penagos Giraldo Registrador Nacional del Estado Civil

Renato Rafael Contreras Ortega Secretario General (E) Laura Marcela Prada Camero Secretaria Privada Jaime Hernando Suarez Bayona Registrador Delegado en lo Electoral Rafael Antonio Vargas Gonzalez Director Nacional de Gestión Electoral Leidy Diana Rodriguez Perez Directora Nacional de Censo Electoral (E) Hoslander Adlai Saenz Barrera Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación Alvaro Alfonso Araujo Oñate Director Nacional de Identificación Maria Cristina Manzano Noguera Directora Nacional de Registro Civil Sabrina Cajiao Cabrera Gerente Administrativa y Financiera Sonia Fajardo Medina Directora Financiera Carlos Ivan Garcia Restrepo Director administrativo Alejandro Alberto Campo Valero Gerente de Informática Maura Lucia Achury Ramirez Jefe de la Oficina de Comunicaciones y Prensa Renato Rafael Contreras Ortega Jefe de la Oficina Jurídica Zamira Marcela Gomez Carrillo Jefe de la Oficina de Planeación Jose Nelson Polania Tamayo Jefe de la Oficina de Control Interno Fernando Duque Garcia Jefe de la Oficina de Control Disciplinario María Eugenia Areiza Frieri Gerente del Talento Humano Adela Constanza Diaz Coordinadora del CEDAE Marlon David Pabón Castro Coordinador de Asuntos Internacionales

Registradores Distritales Delegados Departamentales

María Eugenia Areiza Frieri Gerente del Talento Humano Adela Constanza Diaz Coordinadora del CEDAE Marlon David Pabón Castro Coordinador de Asuntos Internacionales

Registradores Distritales Delegados Departamentales Registradores Especiales Registradores AuxiliaresPROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

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Tabla de contenido

Introducción ....................................................................................................................................... 4

1. Objeto y Campo de Aplicación............................................................................................ 6

2. Referencias Normativas ....................................................................................................... 6 2.1. Normatividad Interna .............................................................................................................. 6 2.2. Normatividad Externa ............................................................................................................. 7

3. Términos y Definiciones ...................................................................................................... 7

4. Contexto de la Organización ............................................................................................... 8 4.1. Comprensión de la organización y de su contexto................................................................. 8 4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas ......................... 9 4.3. Determinación del alcance del Sistema de Gestión Ambiental ............................................ 10 4.4. Sistema de gestión ambiental y sus procesos ..................................................................... 13

5. Liderazgo ............................................................................................................................. 16 5.1. Liderazgo y compromiso ...................................................................................................... 16 5.2. Política ambiental ................................................................................................................. 16 5.2.1. Establecimiento de la política ambiental .............................................................................. 16 5.2.2. Comunicación de la política ambiental ................................................................................. 17 5.3. Roles y responsabilidades .................................................................................................... 17

6. Planificación........................................................................................................................ 20

5.2.1. Establecimiento de la política ambiental .............................................................................. 16 5.2.2. Comunicación de la política ambiental ................................................................................. 17 5.3. Roles y responsabilidades .................................................................................................... 17

6. Planificación........................................................................................................................ 20 6.1. Acciones para abordar los riesgos y oportunidades ............................................................ 20 6.1.1. Generalidades ...................................................................................................................... 21 6.1.2. Aspectos ambientales .......................................................................................................... 21 6.1.3. Requisitos legales y otros requisitos .................................................................................... 22 6.1.4. Planificación de acciones ..................................................................................................... 23 6.2. Objetivos ambientales y planificación para lograrlos ........................................................... 23 6.2.1. Objetivos ambientales .......................................................................................................... 23 6.2.2. Planificación de acciones para lograr los objetivos ambientales ......................................... 24

7. Apoyo ................................................................................................................................... 24 7.1. Recursos ............................................................................................................................... 24 7.2. Competencia......................................................................................................................... 26 7.3. Toma de conciencia ............................................................................................................. 27 7.4. Comunicación ....................................................................................................................... 27 7.4.1. Comunicación interna ........................................................................................................... 28 7.4.2. Comunicación externa .......................................................................................................... 28 7.5. Información documentada .................................................................................................... 29 7.5.1. Generalidades ...................................................................................................................... 29 7.5.2. Creación y actualización ....................................................................................................... 29 7.5.3. Control de la información documentada ............................................................................... 29PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

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8. Operación ............................................................................................................................ 30

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8. Operación ............................................................................................................................ 30 8.1. Planificación y control operacional ....................................................................................... 30 8.2. Preparación y respuesta ante emergencias ......................................................................... 30

9. Evaluación del Desempeño ............................................................................................... 31 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación ...................................................................... 31 9.1.1. Generalidades ...................................................................................................................... 31 9.1.2. Evaluación del cumplimiento ................................................................................................ 32 9.2. Auditoría interna ................................................................................................................... 32 9.2.1. Generalidades ...................................................................................................................... 32 9.2.2. Programa de auditoría .......................................................................................................... 33 9.3. Revisión por la dirección ...................................................................................................... 33 9.3.1. Generalidades ...................................................................................................................... 33 9.3.2. Entradas de la revisión por la dirección ............................................................................... 33

10. Mejora .................................................................................................................................. 34 10.1. Generalidades ...................................................................................................................... 34 10.2. No conformidad y acción correctiva ..................................................................................... 35 10.3. Mejora continua .................................................................................................................... 35PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

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Introducción

En Colombia, a partir de la Ley 99 de 1993, que reestructura todo el Sistema Nacional Ambiental (SINA), los instrumentos de política de gestión ambiental sufrieron un cambio que buscaba modificar el comportamiento de los agentes contaminadores y definir una política integral para el control de la contam inación y de la conservación de los recursos

Ambiental (SINA), los instrumentos de política de gestión ambiental sufrieron un cambio que buscaba modificar el comportamiento de los agentes contaminadores y definir una política integral para el control de la contam inación y de la conservación de los recursos naturales. Luego, el Decreto 1076 de 2015 unificó todos los decretos reglamentarios de cumplimiento ambiental.

Respectivamente, a nivel internacional se establecieron herramientas para la gestión ambiental organizacional, como la NTC ISO 14001, emitida por primera vez en 1996 por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), invitada a participar en la “Segunda Cumbre de la Tierra”, donde adquirió el compromiso de crear normas ambientales internacionales que pudieran ser adoptadas voluntariamente por cualquier tipo de organización en cualquier parte del mundo.

El propósito de esta norma internacional es proporcionarles a las organizaciones un marco de referencia para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes, en equilibrio con las necesidades socioeconómicas. Por esto, la Registraduría Nacional del Estado Civil (en adelante, RNEC) la ha adoptado como su marco de gestión ambiental institucional. La NTC ISO 14001:2015 especifica los lineamientos que le permiten a la entidad lograr los resultados previstos que ha establecido para su Sistema de Gestión Ambiental (SGA).

La RNEC fue creada a partir de la Ley 89 del 16 de diciembre de 1948. Sus más de 70 años de experiencia la consolidan hoy como una organización estatal comprometida con la democracia y la participación de los ciudadanos. La entidad lidera todas las activid ades relacionadas con la garantía de los procesos y servicios electorales, tanto las que están a su propio cargo, como las de otras autoridades del Estado colombiano.

democracia y la participación de los ciudadanos. La entidad lidera todas las activid ades relacionadas con la garantía de los procesos y servicios electorales, tanto las que están a su propio cargo, como las de otras autoridades del Estado colombiano.

La entidad ha establecido dentro de su política ambiental el compromiso de mitigar el impacto ambiental que ocasiona el cumplimiento de sus objetivos misionales, a través de la promoción y el cuidado del medio ambiente y el desarrollo sostenible utilizando estrategias relacionadas con la preservación de los recursos, el mejoramiento continuo del sistema de Gestión y el seguimiento estricto de lo estipulado en la legislación.

Teniendo en cuenta que el Plan Nacional de Desarrollo (PND) promueve el uso de energías limpias y el desarrollo de procesos productivos con menor impacto ambiental, la RNEC a través del Plan Estratégico institucional 2023 -2027 y del Plan Institucional de G estión Ambiental (PIGA) alinea sus propósitos con el PND e implementa el desarrollo de 5 programas institucionales: uso eficiente y el ahorro del agua, uso eficiente y ahorro de energía, gestión integral de residuos, consumo sostenible y por último el prog rama de educación ambiental, adoptados por la entidad para la prevención, control, mitigación y compensación de los impactos ambientales causados por el ejercicio de sus funciones institucionales.PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

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Adicional a lo anterior, el 23 de febrero de 2024 la organización Internacional de Normalización (ISO) anunció una nueva enmienda aplicables a todas las normas de sistema

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Adicional a lo anterior, el 23 de febrero de 2024 la organización Internacional de Normalización (ISO) anunció una nueva enmienda aplicables a todas las normas de sistema de gestión, relacionada con el cambio climático. Con ella se busca asegurar que “las organizaciones consideren adecuadamente el cambio climático como una cuestión relevante que puede afectar el logro de sus resultados previstos; y si las partes interesadas tienen requisitos relacionados con el cambio climático”. Todo esto con el fin de que al interior de las organizaciones se evalúen los requisitos relacionados con el cambio climático y se garantice que éste sea tenido en cuenta a la hora de realizar el análisis del contexto organizacional.

Con relación a esto, se hace énfasis en el numeral 4, específicamente 4.1 y 4.2, que se refieren al contexto de la organización y a las cuestiones externas e internas que son pertinentes para el propósito de la organización y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos en el sistema de gestión ambiental (incluyendo las condiciones ambientales capaces de afectar la organización). Así mismo, es importante tener en cuenta las necesidades y expectativas institucionales que deben ser cumplidas de manera obligatoria.

Acorde con todo esto, el presente “Manual del Sistema de Gestión Ambiental” describe, documenta y define bajo la NTC ISO 14001:2015, los requisitos de la implementación y control del Sistema de Gestión Ambiental. El SGA tiene un enfoque común al Sistema de Gestión de Calidad estructurado bajo la NTC ISO 9001:2015, lo cual implica que el SGA se basa en una estructura armonizada.

Este manual se encuentra disponible siguiendo la ruta:

Gestión de Calidad estructurado bajo la NTC ISO 9001:2015, lo cual implica que el SGA se basa en una estructura armonizada.

Este manual se encuentra disponible siguiendo la ruta:

www.registraduria.gov.co - intranet - mapa de procesos - planeación y direccionamiento estratégico - Gestión ambiental - Manuales - Manual del sistema de Gestión Ambiental.

El archivo original queda bajo el poder de la Oficina de Planeación. Por lo tanto, el documento impreso o fotocopiado será considerado como una copia no controlada.PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

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1. Objeto y Campo de Aplicación

Impartir las directrices necesarias para hacer de la RNEC una entidad respetuosa con el medio ambiente que contribuya a la mitigación del cambio climático, en el marco del SGA bajo los requisitos de la NTC ISO 14001:2015.

De conformidad con el requisito 4.3., el Sistema de Gestión Ambiental se aplica a todos los macroprocesos de la RNEC en el nivel central y el nivel desconcentrado, al abarcar los 23 procesos de los 10 macroprocesos:

• Nivel central, dentro de sus funciones misionales que ejecuta en los límites físicos

de su edificio principal, ubicado en la Av. Calle 26 N.º 51-50. • Nivel desconcentrado, compuesto por la Registraduría Distrital (ubicada en la carrera 7 # 16 – 49 piso 4 Edificio Córdoba) y sus 23 registradurías auxiliares; las

• Nivel desconcentrado, compuesto por la Registraduría Distrital (ubicada en la

carrera 7 # 16 – 49 piso 4 Edificio Córdoba) y sus 23 registradurías auxiliares; las 32 delegaciones departamentales y 45 registradurías especiales del país.

2. Referencias Normativas

2.1. Normatividad Interna

Toda la normativa emitida por la entidad relacionada con el mejoramiento de su desempeño ambiental se menciona a continuación:

Resoluciones 7413 de 2016, “por la cual se adoptan los macroprocesos y Procesos de la Registraduría Nacional del estado Civil – RNEC”.

Resolución 9786 del 2020, “por la cual se crea el Grupo de Trabajo de Gestión Ambiental de la Registraduría Nacional del Estado civil”.

Resolución 14359 del 2021 , “por la cual se adopta El Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

Resolución 11455 del 2021, “por la cual se establece la integración y funcionamiento del Comité de Gestión Ambiental y se asignan responsabilidades para la Gestión Ambiental de la Registraduría Nacional del Estado Civil y sus Fondos Adscritos”.

Resolución 8499 del 2021, “por la cual se fijan los lineamientos para la baja, enajenación y/o eliminación de bienes muebles y material aprovechable en la Registraduría Nacional del Estado Civil en el nivel central y desconcentrado, y se delegan unas funciones”.

Resolución 871 del 2021, “por la cual se fijan los lineamientos para la baja, enajenación y/o eliminación de bienes muebles del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del

Resolución 871 del 2021, “por la cual se fijan los lineamientos para la baja, enajenación y/o eliminación de bienes muebles del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se delegan unas funciones”.PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

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Circular 0052 del 2021, sobre la “designación de un gestor ambiental para el apoyo en el cumplimento del Plan Institucional de Gestión Ambiental”.

Resolución 8400 del 2022 , “por la cual se modifica el artículo 13 de la Resolución 8499 del 17 de agosto de 2021”.

Memorando 011 de 2022, sobre la “implementación de acciones para optimizar la gestión de residuos asociados al material electoral sobrante y aprovechable generado en procesos electorales y mecanismos de participación ciudadana”.

Resolución 9922 del 12 de septiembre de 2024, “por la cual se adopta la política ambiental de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se deroga la resolución 19126 del 15 de julio de 2022”.

Resolución 19127 del 2022, “por la cual se adopta la NTC ISO 14001:2015, el ‘Manual de Gestión Ambiental’ como instrumento del Sistema de Gestión de Ambiental (SGA) y se determinan los responsables y los roles de los directivos y servidores públicos de la Registraduría Nacional del Estado Civil en el SGA”.

Memorando GTH -0700 del 2022, sobre las funciones específicas de los gestores ambientales de cada delegación.

determinan los responsables y los roles de los directivos y servidores públicos de la Registraduría Nacional del Estado Civil en el SGA”.

Memorando GTH -0700 del 2022, sobre las funciones específicas de los gestores ambientales de cada delegación.

Resolución 10285 del 2023, “por la cual se establece la integración y funcionamiento del Comité de Gestión Ambiental, se asignan responsabilidades para la gestión ambiental de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones”.

Resolución 10182 del 2024 “Por la cual se adopta la estrategia de compras públicas sostenibles en la Registraduría Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones”

2.2. Normatividad Externa

La RNEC determinó los requisitos legales, y otros requisitos, de conformidad con el numeral 6.1.3, de acuerdo con sus aspectos ambientales relacionados con leyes, reglamentaciones, acuerdos y demás normas aplicables al Sistema de Gestión Ambiental de la entidad.

En el siguiente enlace se establecen los requisitos legales ambientales (matriz de requisitos legales ambientales): https://intranet.registraduria.gov.co/?-Matrices3. Términos y Definiciones

Para efectos de este documento aplican los términos, definiciones y siglas o acrónimos que se encuentran contenidos en los procedimientos “Planeación de la Gestión Ambiental” (GAPD01) y “Gestión Integral de Residuos” (GAPD02), que hacen parte del proceso d e “Gestión Ambiental” (GACR01), macroproceso de “Planeación y Direccionamiento

Estratégico”.PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

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“Gestión Ambiental” (GACR01), macroproceso de “Planeación y Direccionamiento

Estratégico”.PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

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4. Contexto de la Organización

4.1. Comprensión de la organización y de su contexto

La elaboración del contexto institucional se basó en factores externos e internos relacionados con la misionalidad de la institución, haciendo uso de herramientas de planeación estratégica tales como el análisis de factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ecológicos y legales (PESTEL) y el de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (DOFA).

El análisis de factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ecológicos y legales (PESTEL) permitió establecer los principales factores determinantes del macroentorno de la RNEC. Estos se clasificaron según temáticas específicas y, a su vez, dentro de cada una de ellas, se identificaron hallazgos sobre cómo estos factores impactan o podrían impactar a la entidad. El informe detallado de este análisis se puede consultar en el “Anexo 1: Análisis PESTEL de la RNEC” del “Plan Estratégico 2023-2027”, que se encuentra publicado en el siguiente enlace:

https://www.registraduria.gov.co/IMG/pdf/anexo_1_analisis-del-macroentorno-de-larnec_pestel.pdf

Así mismo, se tuvo en cuenta el plan Estratégico 2023-2027 el cual se formuló teniendo en

https://www.registraduria.gov.co/IMG/pdf/anexo_1_analisis-del-macroentorno-de-larnec_pestel.pdf

Así mismo, se tuvo en cuenta el plan Estratégico 2023-2027 el cual se formuló teniendo en cuenta la metodología planteada por Bryson y Alston (2011) y Bryston (2018), desarrollada en 4 etapas que son: Organización del proceso de planeación estratégica y an álisis del entorno, identificación y análisis de los asuntos estratégicos, desarrollo de estrategias y planes de acción, e implementación de estrategias. Cada una de estas etapas contienen una serie de pasos (en total 10) que incluyen desde la planeación y organización del proceso de planeación pasando por la identificación de líneas estratégicas para finalizar con el proceso de planeación estratégico y la implementación de este.

Este análisis se encuentra inmerso en el “Plan Institucional de Gestión Ambiental 20232027” (PIGA) que se encuentra publicado en el siguiente enlace:

https://intranet.registraduria.gov.co/IMG/pdf/gadc01.pdf

Además del análisis anterior, estas cuestiones incluyeron las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por los procesos de la entidad. Para dicha identificación se estableció la “Guía de condiciones institucionales y ambientales” (GAGU01), en la que las delegaciones, la registraduría distrital y registradurías especiales realizaron su respectiva descripción y determinaron sus condiciones institucionales y ambientales.

La oficina de planeación - Gestión ambiental, anualmente solicita a cada una de las delegaciones departamentales, registradurías especiales y distrital, realizar la actualización de dicha guía.PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

La oficina de planeación - Gestión ambiental, anualmente solicita a cada una de las delegaciones departamentales, registradurías especiales y distrital, realizar la actualización de dicha guía.PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

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Para la elaboración del GAGU01 se determinaron las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (DOFA) del contexto de la Sede Central de la entidad. Con ello se evaluaron todas las entradas y salidas de las actividades que allí se desarrollan.

A nivel desconcentrado se evaluó mediante dos instrumentos: el análisis DOFA de cada una de las dependencias que lo conforman (32 delegaciones departamentales, la Registraduría Distrital de Bogotá, D. C., y sus 23 registradurías auxiliares, junto con las 45 registradurías especiales del país) y el diagnóstico ambiental de las delegaciones y registradurías especiales.

El informe detallado de este análisis se puede consultar en los siguientes anexos:

• Anexo 1: Análisis: Capítulo 4.1 NTC ISO 14001:2015 Comprensión de la organización y su contexto en el Sistema de Gestión Ambiental

https://intranet.registraduria.gov.co/IMG/pdf/anexo_2_informe_de_analisis_del_con texto_estrategico_institucional_dofa.pdf • Anexo 3: GAGU01 condiciones ambientales e institucionales - sede central (https://intranet.registraduria.gov.co/IMG/pdf/anexo_3_gagu01.pdf) • Anexo 4: GAGU01 condiciones ambientales e institucionales – nivel desconcentrado

• Anexo 3: GAGU01 condiciones ambientales e institucionales - sede central

(https://intranet.registraduria.gov.co/IMG/pdf/anexo_3_gagu01.pdf) • Anexo 4: GAGU01 condiciones ambientales e institucionales – nivel desconcentrado (https://intranet.registraduria.gov.co/IMG/pdf/anexo_4_gagu01.pdf)

El contexto se actualizará cada vez que ocurran cambios relevantes o significativos como el traslado de sede o el cambio en la infraestructura de las delegaciones y registradurías especiales que modifiquen sus condiciones institucionales y ambientales que afecten el Sistema de Gestión Ambiental.

4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Con el fin de satisfacer y alcanzar altos niveles de calidad de nuestro servicio y las responsabilidades en nuestras tareas misionales, la RNEC ha determinado sus partes interesadas a través de la “Matriz de usuarios y partes interesadas” (PGFT42). En ella se definen los requisitos legales y organizacionales, así como las obligaciones de servicios y la identificación de necesidades, demandas y expectativas, es decir, requisitos de acuerdo con su Sistema de Gestión Ambiental.

Para el seguimiento y revisión de las partes interesadas, la RNEC ha establecido quién, cómo y cuándo se realizarán en la “Matriz de usuarios y partes interesadas” (PGFT42). De igual manera, se realiza seguimiento continuo y la evidencia será aportada por los responsables del proceso de “Gestión Ambiental”.

Al respecto, véase los siguientes documentos:

Matriz de usuarios y partes interesadas. https://intranet.registraduria.gov.co/?-Matriz-de-Partes-Interesadas-PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

Al respecto, véase los siguientes documentos:

Matriz de usuarios y partes interesadas. https://intranet.registraduria.gov.co/?-Matriz-de-Partes-Interesadas-PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL CÓDIGO GAMN01

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Plan Estratégico RNEC 2023-2027 https://intranet.registraduria.gov.co/?-Plan-estrategico-institucional

4.3. Determinación del alcance del Sistema de Gestión Ambiental

El Sistema de Gestión Ambiental se establece bajo los lineamientos de la NTC ISO 14001:2015. Su alcance aplica a las cuestiones externas e internas referidas en el apartado 4.1; los requisitos legales y otros requisitos del apartado 4.2, todas las actividades administrativas y operativa s en cumplimiento de sus funciones misionales (identificar a los colombianos, llevar su registro civil y organizar los procesos electorales del país).

Aplica a todos los procesos de la RNEC adoptados mediante las Resoluciones 7413 de 2016 y 19127 del 15 de julio de 2022, en concordancia con el logro de los resultados previstos de acuerdo con el mejoramiento del desempeño ambiental para la Registraduría Distrital y sus 23 Registradurías auxiliares, las 32 delegaciones departamentales y las 45 Registradurías especiales.

A continuación, se especifican los límites físicos y organizacionales del Sistema de Gestión

Ambiental de la RNEC:

Nivel central

Sus funciones misionales se ejecutan dentro de los límites físicos del edificio principal,

Registradurías especiales.

A continuación, se especifican los límites físicos y organizacionales del Sistema de Gestión

Ambiental de la RNEC:

Nivel central

Sus funciones misionales se ejecutan dentro de los límites físicos del edificio principal, ubicado en la Av. Calle 26 N.º 51 - 50, CAN (Bogotá, D. C., Colombia).

Ni