RNEC - Resolución 1131 de 2003

A ORGANIZACION ELECTORAL REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Por la cual se reglamenta el trámite de los derechos de petición Resolución No. de 2003 ( 1131 >” 15 ABR. 2003 La Registradora Nacional del Estado Civil En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales; y en especial las contenidas en el numeral 19 del articulo 34 la Ley 734 de 2002 CONSIDERANDO Que el artículo 23 de la Constitución Política y los artículos 5 al 42 del Código Contencioso Administrativo, consagran a favor de las personas el derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, por motivos de interés general o particular, en forma verbal o escrita y de obtener pronta resolución. Que el artículo 74 de la Constitución Política, establece que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo en los casos que establezca la ley. Que la ley 57 de 1985, es sus artículos 12 y subsiguientes, consagra el derecho que tiene cada persona a consultar los documentos oficiales y a que se le expida copia de los mismos. Que la Organización Electoral — Registraduría Nacional del Estado Civil, debe propender porque el cumplimiento de las respuestas a los derechos de petición, se realice con arreglo a principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción. Que el numeral 1 del artículo 26 del Código Electoral, señala que es de competencia del Registrador Nacional del Estado Civil “Dirigir el funcionamiento de todas las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.o

imparcialidad, publicidad y contradicción. Que el numeral 1 del artículo 26 del Código Electoral, señala que es de competencia del Registrador Nacional del Estado Civil “Dirigir el funcionamiento de todas las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.o 1131 15 ABR. 2003 Continuación de la resolución No. de 2.003, por la cual se reglamenta el tramite de los derechos de petición. Página No. 2 Que el Decreto 1010 de 2000, estableció la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se fijaron las funciones de sus dependencias. Que el numeral 23 del artículo 33 del decreto 1010 de 2000, determinó que es función de la Oficina Jurídica “ Coordinar con cada área responsable la proyección de respuesta a los derechos de petición por los que deba responder en forma directa el Registrador Nacional del Estado Civil”. Que el numeral 4 del articulo 25 del Decreto 1010 de 2000, determina que es función del Registrador Nacional del Estado Civil “Dirigir como autoridad de la organización electoral las labores administrativas y técnicas de las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de acuerdo con la Constitución y la Ley”. Que es necesario expedir un reglamento, para el trámite y respuesta de los derechos de petición.

RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: La formulación de peticiones. Las solicitudes que se presenten ante la Registraduría Nacional del Estado Civil, en el ejercicio del derecho de petición, podrán formularse verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio que permita a la administración su conocimiento.

Las peticiones escritas deberán contener por lo menos los siguientes requisitos:

del derecho de petición, podrán formularse verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio que permita a la administración su conocimiento. Las peticiones escritas deberán contener por lo menos los siguientes requisitos:

1. Designación de la autoridad a la que se dirige.

2. Nombres y apellidos del solicitante y/o de su representante legal o apoderado, si es del caso, con indicación del documento de identidad y dirección.

3. El objeto de la petición; si se trata de consultas, relacionar las preguntas pertinentes.

Las razones en que se apoya. Relación de documentos que acompaña. Firma del peticionario, su representante o apoderado, salvo que se presenten por correo electrónico. Da.

Parágrafo Primero: Cuando se actúe a través de mandatario, éste deberá acompañar el respectivo poder o autorización.

ARTICULO SEGUNDO: Presentación de peticiones. Las peticiones se podrán presentar en interés general o particular.

El derecho de petición comprende:1131 15 ABR, 2003 Continuación de la resolución No. de 2.003, por la cual se reglamenta el tramite de los derechos de petición. Página No. 3

1. El derecho de petición en interés general.

2. El derecho de petición en interés particular.

3. El derecho de petición de informaciones, consulta de documentos y expedición de copias.

4. El derecho de formulación de consultas.

Los derechos de petición presentados ante el Registrador Nacional del Estado Civil o ante otro funcionario del nivel central, serán radicados en la oficina del grupo de archivo y correspondencia, quien lo rotulará con indicación de la fecha de recibo y numero de radicación. Los derechos de petición presentados ante las Delegaciones

Estado Civil o ante otro funcionario del nivel central, serán radicados en la oficina del grupo de archivo y correspondencia, quien lo rotulará con indicación de la fecha de recibo y numero de radicación. Los derechos de petición presentados ante las Delegaciones Departamentales, Registraduría Distrital, Registradurías Especiales, Registradurías Auxiliares y Registradurías Municipales, se radicaran en los respectivos despachos. ARTICULO TERCERO . Traslado. Una vez recibido el derecho de petición, el Grupo de Archivo y Correspondencia trasladará la petición a la Oficina Jurídica para su radicación y registro en la base de datos, si es de su competencia, dará respuesta; en caso contrario dará traslado de manera inmediata a la dependencia competente, para su trámite respectivo. Una vez efectuado el traslado, la oficina jurídica informara al peticionario el tramite interno que se le dio a su solicitud. El funcionario encargado de la dependencia, resolverá directamente la petición, dentro de los términos legales. Los derechos de petición que deba responder directamente el Registrador Nacional del Estado Civil, serán trasladados a la Oficina Jurídica, quien coordinara con cada area responsable la proyección de la respuesta.

PARAGRAFO : La oficina jurídica mantendrá una base de datos, con el fin de hacer un seguimiento al trámite y repuestas a los derechos de petición.

ARTICULO CUARTO. Cumplimiento de requisitos. Recibida la petición escrita, en la dependencia a la que corresponda resolverla o contestarla, el funcionario competente verificará el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo primero de la presente resolución, o los que sean necesarios para decidir de fondo. Si se observare el incumplimiento de

funcionario competente verificará el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo primero de la presente resolución, o los que sean necesarios para decidir de fondo. Si se observare el incumplimiento de alguno de ellos, oficiara al peticionario para que subsane las fallas que adolece, cuando ello fuere posible.

PARAGRAFO PRIMERO: Si dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud de cumplimiento de requisitos o de información adicional el interesado no se pronunciare al respecto, se entenderá que ha desistido de1131 15 ABR, 2003

Continuación de la resolución No. de 2.003, por la cual se reglamenta el tramite de los derechos de petición. Página No. 4 la misma, procediéndose en consecuencia a ordenar su archivo, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.

PARAGRAFO SEGUNDO: Los funcionarios no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan o que puedan conseguir en los archivos de la organización electoral.

ARTICULO QUINTO. De las peticiones verbales. Las solicitudes verbales se atenderán en las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en horas hábiles de atención al publico, en horarios comprendidos de las 8 a.m. a las 12 m y de 1 p.m. a las 4 p.m. Esta clase de peticiones se resolverán en la misma forma verbal e inmediatamente si fuere posible. Cuando no se puedan resolver en estas condiciones, se levantará acta en la cual se dejará constancia de la fecha y del cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo primero de esta resolución y se responderá dentro de los términos de ley contemplados para

condiciones, se levantará acta en la cual se dejará constancia de la fecha y del cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo primero de esta resolución y se responderá dentro de los términos de ley contemplados para cada clase de petición. Copia del acta se entregará al peticionario, si éste la solicita.

PARAGRAFO: El responsable de cada dependencia designará un funcionario que se encargará de atender las peticiones verbales que se presenten, de manera que exista una persona de cada área dispuesta a atenderlas.

Si el funcionario encargado de atender la petición lo juzga pertinente, podrá exigir su presentación por escrito. ARTICULO SEXTO. Del término para resolver la petición. Teniendo en cuenta la clase de petición, ésta deberá ser resuelta dentro de los siguientes términos:

1. Si es en interés general o en interés particular, en quince (15) días hábiles.

2. Si se tratan de información, consulta o expedición de copias de documentos, en diez (10) días hábiles.

3. Si se tratan de formulación de consultas en treinta (30) días hábiles Parágrafo Primero. Cuando no fuere posible dar respuesta al interesado dentro de los términos señalados anteriormente, se le enviará comunicación en tal sentido, señalando la causa y la fecha en la cual se resolverá la petición.

Parágrafo segundo. En todo caso, cuando no se dé cumplimiento a los términos señalados anteriormente, el jefe inmediato, tan pronto tenga conocimiento de dicha circunstancia, deberá requerir al servidor publico responsable para que absuelva el derecho de petición, e informe de manera inmediata la causa por la cual no atendió dentro de los términos señalados

conocimiento de dicha circunstancia, deberá requerir al servidor publico responsable para que absuelva el derecho de petición, e informe de manera inmediata la causa por la cual no atendió dentro de los términos señalados la petición planteada.1131 15 ABR, 2003 Continuación de la resolución No. de 2.003, por la cual se reglamenta el tramite de los derechos de petición. Página No. 5 ARTICULO SEPTIMO De la interrupción de los términos para resolver o contestar. Los términos señalados en el articulo anterior, se interrumpirán en los siguientes casos:

1. Cuando la petición no reúna los requisitos legales, hasta tanto no cumpla con los mismos.

2. Mientras el interesado no cancele el valor de las copias solicitadas.

3. Mientras se cumple el término decretado para la practica de pruebas.

4. En los demás casos contemplados en la Ley.

ARTICULO OCTAVO. Del rechazo de peticiones. Habrá lugar a rechazar la petición, cuando sea presentada en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, insultos, ofensas, afrentas y provocaciones. En el escrito de rechazo deberá señalarse expresamente la razón por la cual no se atendió la petición. ARTICULO NOVENO. De la acumulación de tramites. Si se formulan varias peticiones sobre asuntos iguales, similares o relacionados, ante diferentes dependencias, se atenderá el tramite en una sola de ellas, de acuerdo a la naturaleza de la petición. Dispuesta la acumulación por la dependencia competente, las actuaciones continuaran tramitándose conjuntamente y se decidirán en la misma actuación.

acuerdo a la naturaleza de la petición. Dispuesta la acumulación por la dependencia competente, las actuaciones continuaran tramitándose conjuntamente y se decidirán en la misma actuación. ARTICULO DECIMO. Funcionario incompetente. Si el funcionario a quien se dirige la petición, o ante quien se cumple el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa, no es el competente, deberá informarlo en el acto al interesado, si actúa verbalmente; o dentro del termino de diez (10) días a partir de la recepción si obró por escrito; en este ultimo caso el funcionario a quien se hizo la petición deberá enviar el escrito, dentro del mismo termino, al competente y los términos establecidos para decidir se ampliaran en diez (10) días. ARTICULO DECIMO PRIMERO. De las pruebas. En el curso del trámite administrativo se podrán pedir y decretar pruebas y allegar informaciones. Dichas pruebas e informaciones podrán decretarse de oficio o a petición del interesado, sin formalidades ni término especial. ARTICULO DECIMO SEGUNDO. De la citación de terceros. Cuando de la misma petición o de los registros que se lleven en la Organización Electoral — Registraduría Nacional del Estado Civil, resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en la decisión, se les citara para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos. La1131 15 ABR, 2003 Continuación de la resolución No. de 2.003, por la cual se reglamenta el tramite de los derechos de petición. Página No. 6 citación se hará por correo, si no hay otro medio eficaz, dándole a conocer el nombre del peticionario y el objeto de la petición.

tramite de los derechos de petición. Página No. 6 citación se hará por correo, si no hay otro medio eficaz, dándole a conocer el nombre del peticionario y el objeto de la petición. Si la citación no fuere posible o resultare demasiado costosa o demorada, o si se trata de terceros indeterminados, se hará una publicación del texto o extracto de la petición en un periódico de amplia circulación nacional o local, según sea el caso.

Parágrafo: El valor de las citaciones y publicaciones deberá ser cubierto por el peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden de realizarlas. Si no lo hiciere, se entenderá que desiste de la petición.

ARTICULO DECIMO TERCERO. Del pago de las fotocopias. La expedición de copias dará lugar al pago previo de las mismas; para tal efecto se indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, el valor por cada fotocopia es el que se encuentre vigente de acuerdo a la Resolución de Tarifas del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y deberá ser cancelado en la Tesorería del Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si en el término de dos (2) meses no se ha hecho efectivo el pago, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. Una vez presentado el recibo de cancelación de las fotocopias, la entidad tendrá cinco (5) días hábiles para expedirlas. ARTICULO DECIMO CUARTO. De la información de carácter reservado. La Organización Electoral —Registraduría Nacional del Estado Civil, sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos, mediante acto debidamente motivado, cuando éstos tengan

La Organización Electoral —Registraduría Nacional del Estado Civil, sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos, mediante acto debidamente motivado, cuando éstos tengan carácter reservado conforme a la Constitución y la Ley. Para resolver sobre tales peticiones, la dependencia contará con un termino de diez (10) días hábiles. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el documento deberá ser entregado dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes. PARAGRAFO PRIMERO. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones, no obstante, deberán asegurar la reserva de dicho documento. Tampoco lo será para la persona sobre la cual versen dichos documentos, en cuyo evento deberá acreditar dicha calidad y podrán obtener copias y certificaciones sobre los mismos, que se entregarán en un plazo no mayor de tres (3) días. PARAGRAFO SEGUNDO. La reserva legal sobre cualquier documento cesara a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento adquiere el carácter de histórico y podrá ser consultado por1131 15 ABR. 2003 Continuación de la resolución No. de 2.003, por la cual se reglamenta el tramite de los derechos de petición. Página No. 7 cualquier ciudadano y la autoridad que lo posea adquiere la obligación de expedir a quien lo demande, copias o fotocopias del mismo. ARTICULO DECIMO QUINTO. En el caso previsto en el artículo anterior, y

Página No. 7 cualquier ciudadano y la autoridad que lo posea adquiere la obligación de expedir a quien lo demande, copias o fotocopias del mismo. ARTICULO DECIMO QUINTO. En el caso previsto en el artículo anterior, y atendiendo a lo dispuesto en el articulo 21 de la Ley 57 de 1985, si la persona interesada insistiere en su solicitud, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentran los documentos, decidir en única instancia sí se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente. Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal para que este decida, dentro de los términos de Ley. ARTICULO DECIMO SEXTO. De la información personal. De conformidad con lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de la Organización Electoral — Registraduría Nacional del Estado Civil o de entidades públicas y privadas. PARAGRAFO. Las peticiones de que trata el presente artículo podrán presentarse directamente o por medio de apoderado debidamente constituido y acreditado ARTICULO DECIMO SEPTIMO. De los funcionarios encargados de autorizar la consulta de documentos y expedición de copias o fotocopias. El Registrador Nacional, El Secretario General, los Registradores Delegados, los Gerentes y los Jefes de Oficina, serán los funcionarios facultados para autorizar o negar la consulta de documentos y la expedición de copias, de acuerdo a su competencia, en el caso que

Registradores Delegados, los Gerentes y los Jefes de Oficina, serán los funcionarios facultados para autorizar o negar la consulta de documentos y la expedición de copias, de acuerdo a su competencia, en el caso que estas reposen en su despacho. ARTICULO DECIMO OCTAVO. Del trámite y plazo para atender consultas. El trámite para formular consultas ante la Organización Electoral — Registraduría Nacional del Estado Civil, será el mismo señalado en el articulo sexto de este acto administrativo. ARTICULO DECIMO NOVENO. Alcance de la respuesta. Las consultas serán resueltas mediante conceptos, los cuales no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución para el particular, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, conforme al articulo 25 del Código Contencioso Administrativo. ARTICULO VIGESIMO. De los recursos. Conforme al artículo 23 del Código Contencioso Administrativo, contra los actos administrativos que resuelven las peticiones, excepto aquellas de interés general, proceden losa 1131 Continuación de la resolución No. de 2.003, por la cual se reglamenta el tramite de los derechos de petición. Página No. 8 recursos de reposición, apelación y queja, en los términos contemplados en el Código Contencioso Administrativo. ARTICULO VIGESIMO PRIMERO. Peticiones a cargo de las Delegaciones Departamentales, Registraduría Distrital, Registradurías Especiales y Municipales. Las Delegaciones Departamentales, Registraduría Distrital, Registradurías Especiales y Municipales, tramitarán y resolverán las peticiones que sean de su competencia conforme a lo previsto en la presente resolución. ARTICULO VIGESIMO SEGUNDO. Campo de aplicación. El presente

Registraduría Distrital, Registradurías Especiales y Municipales, tramitarán y resolverán las peticiones que sean de su competencia conforme a lo previsto en la presente resolución. ARTICULO VIGESIMO SEGUNDO. Campo de aplicación. El presente reglamento es aplicable para los casos no cobijados por procedimientos especiales. Los aspectos no contemplados, se regirán por las disposiciones generales consignadas en el Código Contencioso Administrativo. ARTICULO VIGESIMO TERCERO. Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones que regulan el derecho de petición será objeto de las sanciones previstas en el Código Contencioso Administrativo, Código Unico Disciplinario y las demás normas que así lo consagren. ARTICULO VIGESIMO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha su publicación y deroga la Resolución 06456 del 18 de diciembre de 1997 y demás actos internos que le sean contrarios

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá, D.C.,alos 15 ABR, 2003 Registradora Naci Civil

MIGUEL ARTURO LINEÑO DE CAMBIL

Secretario Zeneral