RNEC - Resolución 2197 de 2009

s REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL RESOLUCIÓNNo.2 19 7 DE 2009 16 ABR, 2009 “Por la cual se adopta la Política de Información y Comunicación Publica de la Registraduría Nacional del Estado Civil.” EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL En uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las que le confiere el Decreto 1010 de 2000, y CONSIDERANDO Que la Ley 87 de 1993, por medio de la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones, se determinó que la misma se aplicará a todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles, así como en la Organización Electoral. Que la Entidad mediante Resolución No 2758 del 21 de abril de 2006, decidió adoptar e implementar el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2005 Que el Modelo Estándar de Control Interno MECI, en el Subsistema de Control de la GestiónComponente Información, considera la Información como un conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquieren significado para los grupos de interés de la Entidad Pública a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la Entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Además, garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la Rendición de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información. Que el Modelo Estándar de Control Interno MECI, en el Subsistema de Control de la Gestión,

mismos. Además, garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la Rendición de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información. Que el Modelo Estándar de Control Interno MECI, en el Subsistema de Control de la Gestión, Componente Comunicación Publica, considera la Comunicación Pública como un conjunto de elementos de control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la Entidad Publica con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. Que se hace necesario adoptar las Políticas de Información y Comunicación Publica, para vincular a la Entidad con su entorno, facilitar la ejecución de sus operaciones internas y hacer posibles que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes.

RESUELVE: Artículo 1%. Adóptese la Política de Información de la Registraduria Nacional del Estado Civil, como

se enuncia a continuación: POLITICA DE INFORMACION La Registraduria Nacional del Estado Civil, en cumplimiento de sus funciones y competencias institucionales proporcionará información objetiva, relevante, verificable, pertinente y equitativa a los ciudadanos y grupos de interés internos y externos, facilitará la rendición de cuentas, propenderá por brindar las condiciones y herramientas necesarias para la toma de decisiones, la intercomunicación, integración y la unificación de criterios que se verá reflejado en el adecuado desempeño de los servidores de la entidad. Lineamientos para la Política de Información de la RNEC Mantener la información actualizada en relación a la de fuentes externas (La comunidad, los proveedores, contratistas, las entidades reguladoras, fuentes de financiación, entre otros aspectos16 ABR. 7007 |

Lineamientos para la Política de Información de la RNEC Mantener la información actualizada en relación a la de fuentes externas (La comunidad, los proveedores, contratistas, las entidades reguladoras, fuentes de financiación, entre otros aspectos16 ABR. 7007 |

RESOLUCIÓN NÚMERO 2 197 pE 2009 HOJA No 2

Continuación de la resolución “Por la cual se adopta la Política de Información y Comunicación Pública de la Registraduria Nacional del Estado Civil.” necesarios para el desarrollo de los procesos), con el fin de analizarla y utilizarla en beneficio de las actuaciones de la Entidad. e Se identificaran fuentes de Información que brinde confianza, contacto directo y que permita una interacción fluida y permanente. Siendo la normatividad un elemento fundamental en el cumplimiento de la Misión, las funciones y los objetivos estratégicos, se efectuará y mantendrá el registro permanente de la misma. Generar y registrar la información interna en forma oportuna y confiable que soporte los procesos, la toma de decisiones y la rendición de cuentas. Garantizar el cumplimiento de obligaciones de información. e A través de los procedimientos establecidos y haciendo uso de las herramientas tecnológicas dispuestas, recepcionar, atender y administrar de manera oportuna y eficiente las comunicaciones oficiales externas, denuncias, peticiones, quejas y reclamos presentadas de manera verbal, escrita o a través de la página web de los ciudadanos o grupos de interés. Los servidores públicos de la RNEC que tengan a su cargo el manejo y control de información, serán responsables de su confidencialidad y reserva, siendo necesaria la autorización del Registrador Nacional para su divulgación. s Propender por mantener sistemas de información que permita, soportar la gestión de las

serán responsables de su confidencialidad y reserva, siendo necesaria la autorización del Registrador Nacional para su divulgación. s Propender por mantener sistemas de información que permita, soportar la gestión de las operaciones de la entidad, con mayores niveles de oportunidad, eficiencia y eficacia. Actualizar permanentemente el sistema de contratación tanto en el portal único como en la página web, lo cual además de servir de instrumento de consulta para la ciudadanía, es el mecanismo esencial para garantizar la publicidad de la gestión contractual de la RNEC. Fijar directrices para el acceso, uso, almacenamiento y salvaguarda de los recursos de tecnología informática. Definir el Plan Estratégico de Tecnología de información que hará parte del Plan Estratégico de la RNEC. Cumplir con la normatividad vigente en materia de Archivos y Gestión Documental. Niveles de Responsabilidad El nivel Directivo de la entidad es responsable por la generación y administración de la información, en procura del logro de los objetivos institucionales. Los Servidores de la RNEC, son responsables de la producción, captura, uso y socialización de la información, a los diferentes grupos de interés. Artículo 2%. Adóptese la Política de Comunicación Publica de la Registraduria Nacional del Estado Civil, como se enuncia a continuación: POLÍTICA COMUNICACIÓN PÚBLICA La Política de Comunicación Pública de la Registraduria Nacional del Estado Civil está orientada a garantizar que la información sea clara, completa, veraz, asertiva, imparcial, transparente y oportuna sobre los asuntos misionales de interés público, basada en el principio de publicidad de la función administrativa, que está al servicio de los intereses generales, de tal forma que los clientes internos y

sobre los asuntos misionales de interés público, basada en el principio de publicidad de la función administrativa, que está al servicio de los intereses generales, de tal forma que los clientes internos y externos puedan tomar decisiones acertadas en aras del fortalecimiento de la democracia y las instituciones políticas del Estado Colombiano.16 ABR. 2009

RESOLUCIONNUMER# 2197 DE 2009 HOJA No 3

Continuación de la resolución “Por la cual se adopta la Política de Información y Comunicación Pública de la Registraduria Nacional del Estado Civil.” Lineamientos de la Política de Comunicación Pública La comunicación en la Registraduría Nacional del Estado Civil es un eje estratégico que garantiza que tanto los clientes internos como externos de la entidad, cuenten con información completa, veraz y oportuna sobre asuntos misionales de interés público. La comunicación organizacional estará orientada a la construcción de sentido de pertenencia, visión compartida y al establecimiento de relaciones de diálogo y colaboración entre directivos y servidores, con el fin de posibilitar una sana interacción y comunicación efectiva. Siendo la información un bien colectivo indispensable para el conocimiento de la Gestión y de los Resultados obtenidos, se fomentará su producción y circulación fluida a los clientes y grupos de interés, mediante la adecuada implementación de medios de comunicación que permita una adecuada divulgación de la información. La comunicación con la ciudadanía se hará en el marco del entendimiento de la administración pública, como un servicio hacia la ciudadanía y en el ejercicio de los principios de publicidad y transparencia que deben tener los actos de los servidores públicos. La interacción informativa de la Registraduría Nacional del Estado Civil con los organismos de

pública, como un servicio hacia la ciudadanía y en el ejercicio de los principios de publicidad y transparencia que deben tener los actos de los servidores públicos. La interacción informativa de la Registraduría Nacional del Estado Civil con los organismos de control (Congreso de la República, Concejo, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República y veedurías ciudadanas, entre otros) estará enmarcada por el respeto y el principio de la separación e independencia de las ramas del poder público, mediante la comunicación veraz, oportuna y suficiente de los resultados de los procesos, a través de los canales oficialmente establecidos. La comunicación con los contratistas y proveedores estará enmarcada por la aplicación de los principios de igualdad, imparcialidad y transparencia. Estrategias Identificar voceros autorizados para hablar a nombre de la entidad. Identificar qué información de la que se produce o genera en las distintas áreas de la entidad es de interés público y por lo tanto merece ser divulgada, entendiendo que aunque la Registraduria es una entidad pública, maneja información reservada que no debe difundirse y así mismo genera información que si bien no es reservada, tampoco es de interés público. Contar con medios de comunicación internos y contacto permanente con medios de comunicación masivos, que sirvan como canales idóneos para el flujo de la información. Propender por el fortalecimiento continuo de la imagen institucional de la Entidad, a través del trabajo en equipo y de manera articulada en todo el territorio nacional. Propender por mantener relaciones fluidas y amables con los medios masivos de comunicación. Niveles De Responsabilidad El Registrador Nacional del Estado Civil, adopta la Política de Comunicación Pública y expide los actos administrativos necesarios para la implementación y mantenimiento de la política.

Propender por mantener relaciones fluidas y amables con los medios masivos de comunicación. Niveles De Responsabilidad El Registrador Nacional del Estado Civil, adopta la Política de Comunicación Pública y expide los actos administrativos necesarios para la implementación y mantenimiento de la política. La Oficina de Comunicaciones y Prensa, diseña las estrategias necesarias para la divulgación masiva de información pública a los clientes internos y externos de la entidad, crea los medios de comunicación necesarios para la divulgación masiva de información, canaliza la información que envíe la Registraduría Nacional del Estado Civil a los medios masivos de comunicación (prensa, radio, televisión e Internet). Los Servidores de la Registraduría Nacional del Estado Civil, suministran a la Oficina de Comunicaciones y Prensa la información necesaria para elaborar los mensajes informativosRESOLUCIÓN NÚMERS 2197 DE 2009 HOJA No 4 Continuación de la resolución “Por la cual se adopta la Política de Información y Comunicación Pública de la Registraduria Nacional del Estado Civil.” dirigidos a públicos internos y externos e informar oportunamente sobre cualquier requerimiento de información por parte de medios de comunicación, para darle el adecuado manejo a través de los voceros autorizados. La Oficina de Planeación consolida el Informe Ejecutivo de Gestión Institucional, orientado a la rendición de cuentas sobre la gestión a la ciudadanía. Este informe es un insumo fundamental para el Proceso de Comunicación Pública. La Secretaría General, desarrolla los programas necesarios para garantizar la adecuada atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Este proceso es fundamental para garantizar una buena imagen institucional. La Oficina de Control Interno, efectúa el seguimiento al cumplimiento de las acciones necesarias para el mejoramiento continuo y las actividades planteadas.

de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Este proceso es fundamental para garantizar una buena imagen institucional. La Oficina de Control Interno, efectúa el seguimiento al cumplimiento de las acciones necesarias para el mejoramiento continuo y las actividades planteadas. Artículo 3%. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Dada en Bogotá D.C. a los 16 ABR. 2009 El

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

CARLOS ARJEL SÁNCHEZ TO es

Registrador Nacional del Estado Civil % CARLOS fantsto MARGO ASSIS Secretario General orós -—7

DM/JOAO