RNEC - Resolución 2252 de 2009

AR > REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL RESOLUCIÓN o. DE 2009 2252 ( e 20 ABR. 2009 'N Por la cual se Adoptan las Tablas de Retención Documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL en uso de sus atribuciones Constitucionales y legales y en especial las conferidas en el numeral 1%. del artículo 26 del Decreto 2241 de 1986 y CONSIDERANDO: Que el artículo 2 de la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989 que creó el Archivo General de la Nación, preceptúa: “ Fijar Políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del Patrimonio Documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”. Que el Artículo 8 del Decreto 1777 de 1990, establece las funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y en su numeral A dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivistita a Nivel Nacional” y en su numeral C establece: “Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los Archivo, Administración y Gestión de Documentos, Descripción e Investigación, Consulta, Reprografía, Certificación, Transferencias, Retención, Selección y Conservación de Documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivistico a Nivel Nacional”. Que el artículo 24 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000, Ley General de Archivos, obliga a las Entidades del estado elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental.

Nacional”. Que el artículo 24 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000, Ley General de Archivos, obliga a las Entidades del estado elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental. Que el Artículo 19 del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos, ordena la creación del Comité de Archivo de la Entidad. Que el Artículo 25 Numeral 4 del Decreto 1010 del 6 de junio de 2000, establece entre otras funciones del Registrador Nacional:”Dirigir como autoridad de la organización electoral, las labores administrativas y técnicas de las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de acuerdo con la Constitución y la Ley”. e#-2252 20 ABR. 2009 Continuación de la Resolución No. = = = = del de abril de 2009 “Por la cual se Adoptan las Tablas de Retención Documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil” Página 2 Que la resolución 2454 del 12 de julio del 2001, conformó el Comité de Archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Que el Acuerdo 16 del 4 de febrero de 2000 del Archivo General de la Nación, aprobó las Tablas de retención Documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Que el Comité de Archivo de la entidad, mediante Acta No.002 del 17 de septiembre de 2003, aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil, las cuales fueron remitidas mediante oficio DA-GAC -385 del 23 de septiembre de 2003 al Archivo General de la Nación, Que la Secretaria General del Archivo General de la Nación, mediante comunicación 3734

Nacional del Estado Civil, las cuales fueron remitidas mediante oficio DA-GAC -385 del 23 de septiembre de 2003 al Archivo General de la Nación, Que la Secretaria General del Archivo General de la Nación, mediante comunicación 3734 del 2 de octubre de 2003, manifestó que es probable que surjan nuevos ajustes los cuales se deben dar a conocer al Comité de Archivo de la Entidad, sin que sea necesario informar acerca de esto al Archivo General de la Nación. Que la Entidad mediante Resolución No. 4833 del 27 de noviembre de 2003, adopto las Tablas de Retención Documental. Que el Decreto No.1599 de mayo 20 de 2005, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano. Que la Entidad mediante Resolución No.2758 de abril 21 de 2006, adoptó e implementó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2005. Que la Ley No.872 de 2003 y la Norma Técnica de Calidad NTCGP 10002004 establece el requisitos 4.2 para la Gestión Documental. Que se hace necesario actualizar las Tablas de Retención Documental de la Entidad, en consideración a la creación de nuevos grupos de trabajo, de conformidad con el artículo 4 del Decreto 1012 de 2000.

Que por lo expuesto RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar las siguientes sesenta y ocho (68) Tablas de Retención Documental para las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil. a -Pagina 3 b Ln FECHA ULTIMO E FECHA DE EMISION CAMBIO CODIGO REGISTRADURIA D - GAF - GD 001 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

a -Pagina 3 b Ln FECHA ULTIMO E FECHA DE EMISION CAMBIO CODIGO REGISTRADURIA D - GAF - GD 001 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

A DESPACHO DEL REGISTRADOR NACIONAL

Hoja_1_de 1 5 DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES " PROCEDIMIENTOS [Archivo del Archivo | | | ym|E

Gestión | Central. [0200-26 [CONSECUTIVO COMUNICACIONES OFICIALES TAÑO TAÑOS Y [ENIMINAR LINA VEZ CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN El ARCNIVO CENTRAL Comunicación [020032 [DISCURSOS REGISTRADOR NACIONAL SAÑOS | 25AÑOS | X TRANSFERIR AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. CUMPLIDO EL TERMINO DE [CONSERVACIÓN TOTAL DE 30 AÑOS [0200-40 INFORMES

[ozon-a [DE GESTIÓN SAÑOS | 25 AÑOS | X

Convenciones: Firma

responsable: CT = Conservación Total E = Eliminación M < Microfilmación Fecha: 20 ABR. 2009 S = Selección - “Eeordinador Grupo de Archivo y CorrespondenciaMa

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Pagina 4

FECHA DE EMISION | FECHA ULTIMO CAMBIO CODIGO D - GAF - GD 001

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

[DESPACHO DEL REGISTRADOR NACIONAL - SECRETARIA PRIVADA

Hoja_1_de 1_ 5 DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES - PROCEDIMIENTOS Archivo del Archivo | o | | ¢

[DESPACHO DEL REGISTRADOR NACIONAL - SECRETARIA PRIVADA

Hoja_1_de 1_ 5 DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES - PROCEDIMIENTOS Archivo del Archivo | o | | ¢ Gestión | Centrat 0210-26 [CONSECUTIVO COMUNICACIONES OFICIALES 1 ANO 4 ANOS X JELIMINAR UNA VEZ CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL "Comunicaciones

Convenciones: <

E = Eliminación M

• Selección

I = Conservación Total Microfilmacion Firma responsable: Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia Fecha:#-2152 agro

FECHA ULTIMO _—— FECHA DE EMISION CAMBIO CODIGO

REGISTRADURIA DGAF - GD 001 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL ENTIDAD AUN ERA 5 REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL RESDEIO HON EUINE DESPACHO DEL REGISTRADOR NACIONAL - OFICINA DE COMUNICACIONES Y PRENSA Hoja 1_de 1 DISPOSICIÓN ) RETENCION FINAL CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES archivo del Archivo | or] PROCEDIMIENTOS Gestión | - Central 0220-69 [REVISTA NUESTRA HUELLA er X |SE CONSERVA TOTALMENTE UN EJEMPLAR OE CADA EDICIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTION

Convenciones: Firma responsable: cr = Conservación Total Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia E = Eliminación

M = Microtilmación Fecha: 2 D ABR. 2009 S = SelecciónPagina 6

: FECHA ULTINO mu FECHA DE EMISION CAMBIO CODIGO

responsable: cr = Conservación Total Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia E = Eliminación M = Microtilmación Fecha: 2 D ABR. 2009

S = SelecciónPagina 6 : FECHA ULTINO mu FECHA DE EMISION CAMBIO CODIGO REGISTRADURIA D - GAF - GD 001 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

[REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL | DESPACHO DEL REGISTRADOR NACIONAL - OFICINA DE CONTROL INTERNO Hoja _1_ de _ DISPOSICIÓN Al ETENCION pr CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES [~ no lors lule PROCEDIMIENTOS Gestión Central J0z30-1z [ACTAS [0990-12-19 [COMITE DE CONTROL INTERNO 5 ANOS 25 ANOS X TRANSFERIR AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, CUMPLIDO EL TERMINO DE [CONSERVACIÓN TOTAL 0E 30 AÑOS. (073070 [INFORMES 0730-40-03 JAUDITORIAS 5 ANOS 2 AÑOS » | X JELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL [Antocodontos Hoja de trabajo "Soportes [Evaluación Recomendaciones [A CONTRALORÍA AÑOS | 5 AÑOS El [SELECCIONAR LOS INFORMES QUE TENGAN RELEVANCIA. PAÑA LA REGISTRADURIA [0230-40-05 JOE EVALUACIÓN AL SISTEMA CONTROL INTERNO 5 ANOS 5 AÑOS X | x [PARA ESTA SERIE DOCUMENTAL DE CONFORMIDAD CON EL ARTICULO 14 DE LA LEY 87/93 "

Hoja de trabajo LOS INFORMES DE LOS FUNCIONARIOS DE CONTROL INTERNO TENDRÁN VALOR b ul [PROBATORIO EN LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS, ADMINISTRATIVOS. JUDICIALES Y Fotocopias pruebas — Hntorme Evaluación al sistema de control intento (007 DE GESTIÓN AÑOS | 5 AÑOS > [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ANCTIVO CENTRAL. DEBIDO A QUE - Evaluación al Sistema de Control. Interno. [SE ENCUENTRA CONSOLIDADO EN EL DESPACHO OEL REGISTRADOR - Evaluación Planes de Mejoramiento. 023070 [INSTRUMENTOS 33070 01 — [DE CONTROL X [SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS QUE TENGAN RELEVANCIA PARA LA REGISTRADURÍA. “Registro de Resoluciones "Comunicaciones Oficiales s 5 Inventario Transferencias Primarias 00051 PLAN 0230-51-05 [DE MEJORAMIENTO institucional A 10 ELIMINAR UNA VEZ MICROFILMADO Y CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCION EN EL ARCHIVO Pomo CENTRAL .

Convenciones: Firma responsable: CT - Conservación Total E = Eliminación M = Micy rofilmación elección

Fecha: Cobrdinador Grupo de Archivo y Correspondencia

ABR. 2009 28REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL FECHA DE EMISION | FECHA ULTIMO CAMBIO CODIGO D - GAF - GD 001

EGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

ESPACHO DEL REGISTRADOR NACIONAL - OFICINA CONTROL DISCIPLINARIO

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES

0240-36 EXPEDIENTES

RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL Gestión archivo del Archivo Central |ST]S |M[E

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES

0240-36 EXPEDIENTES

RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL Gestión archivo del Archivo Central |ST]S |M[E Hoja 1 de 1. PROCEDIMIENTOS 0240361 DISCIPLINARIO “Que Documentos de preevaluación Inmibitorio suvustigación pretimina Investigación definitiva Auto de archivo Apertura investigación disciplinaria : Auto formulación de caraos Descargos "Pruebas Evaluación Fallos Sancionatorio o absolutono Informes a talento humano ¡Avisos de Ley (Procwradur

[20-10 INFORMES investigado) TAÑO 5 AÑOS [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL.

[210-101 DE GESTIÓN 5 AÑOS Convenciones: 5 AÑOS [ELIMINAR CUMPLIDO EL Tm [SE ENCUENTRA CONSOLIDADO EN EL DESPAGHO DEL REGISTRADOR DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL. DEBIDO A QUE CT = Conservación Tota! E = Eliminación M = Microfiimacion S = Selección

Firma responsable: Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia Fecha: 20 ABR, 2009Pagna y

ABLA DE RETENCION DOCUMERAL No 8 R e L FECHA ULTIMO N . | FECHA NE EMISION Pl _coniso o REGISTRADURIA DGAF - GD 001 NACIONAL DES. ESTADO CIVIL REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 4 Ur LE — — Y DESPACHO DEL REGISTRADOR NACIONAL - SECRETARIA GENERAL Hoja 1 de 1_

DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL.

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 4 Ur LE — — Y DESPACHO DEL REGISTRADOR NACIONAL - SECRETARIA GENERAL Hoja 1 de 1_

DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL.

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS vo del Archivo | cr] e

Gestión | Central

[CIRCULARES 1 ANO 10 ANOS x [ESTA SERIE SE PUBLICA EN INTRANET

[INFORMES

[0300-10-10 [A CONTRALOMIA SAÑOS | 15 NOS X [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL (1700-30-06 (AL CONGRESO 5 ANOS 15 ANOS Xx [ELIMINAH CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL joo RESOLUCIONES ZONA [DEL NIVEL CENTRAL 1AÑO 80 AÑOS x X [ESTA SERIE DOCUMENTAL SE PUBLICA POR SELECCIÓN POR SU CONSTANTE CONSULTA Y [PARA PRESERVAR EN BUEN ESTADO EL ORIGINAL SE [ACTAS 0200-12-01 [COMITE DE CONCILIACION 5 ANO 25 ANOS X JELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL

Convenciones Firma responsable: -

Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia Aimmnación 1 -~ Microtilmación Fecha: 20 ABR Pnng SeleccionDE RETENCION DOCUMENTAL R - A MO - me FECHA DE EMISION | FECHA ULT! CODIGO

REGISTRADURÍA DGAF - GD 001 — NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL L _ MAN SECRETARIA GENERAL - OFICINA DE PLANEACIÓN Hoja 1 de 2

RETENCIÓN

REGISTRADURÍA DGAF - GD 001 — NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL L _ MAN SECRETARIA GENERAL - OFICINA DE PLANEACIÓN Hoja 1 de 2

RETENCIÓN

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUNENTALES PROCEDIMIENTOS archivo de E

Gestión ED [ANTEPROYECTOS ere DE PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO TAÑO X [ESTE DOCUMENTO SE TRAMITA CADA AÑO Y SE ARCHIVA UN EJEMPLAR EN LA OFICINA JREGISTRADURIA-FONDO ROTARIO PRODUCTORA HASTA CONCLUIDO EL PROYECTO ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL joto [DE FRESUPUESTO DE INVERSIÓN REGISTRADURIA1 ANO X [ESTE DOCUMENTO SE TRAMITA CADA AÑO Y SE ARCHIVA UN EJEMPLAR EN LA OFICINA FONDO ROTARIO PRODUCTORA HASTA CONCLUIDO El. PROYECTO ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL Ea [BANCO DE PROYECTOS TACO TIECISTRADURIA-FONDO HOTATORIO TO AÑOS [Comunicaciones 8173 TRANSFERIR AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, CUMPLIDO EL TERMINO DE Fichas EDI [CONSERVACIÓN TOTAL -Perth de proyectos Segumvento a Proyectos de Inversión 0 w08 |RTENCION AL CIDADANO

IS ESTUDIOS [0310-12 ACTAS TR [COMITE DE CONTROL INTERNO 5 AÑOS [TRANSFERIR AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, CUMPLIDO EL TERMINO DE [CONSERVACIÓN TOTAL DE 30 AÑOS 03101214 [COMITÉ DE SANEAMIENTO CONTABLE 5 AÑOS X JELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCION EN EL ARCHIVO CENTRAL Jo310-1-16 COMITE DIRECTIVO 5 ANOS X JELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL DES [COMITE SEGUIMIENTO LIQUIDACIÓN CONTRATOS AÑOS ¥ [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL [e [COMITE DE TARIFAS 5 AÑOS > JECIMINAR CUMPLIDO Ey TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL Convenciones: ervación Total minación M = Microlimación & = Selección responsable: Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia 70 ADR Fecha: 2 & ABR, 7609”Pagina 10

E v FECHA ULTIMO o DI Ti ., CAMBIO cobieo REGISTRADURIA D - GAF - GD 001 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

eE: Ha REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL SECRETARIA GENERAL - OFICINA DE PLANEACION Hoja 2 de 2. 5 DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL cóDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES archivo def arerwvo [ o < [l e PROCEDIMIENTOS Gestión | _ Central

SECRETARIA GENERAL - OFICINA DE PLANEACION Hoja 2 de 2. 5 DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL cóDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES archivo def arerwvo [ o < [l e PROCEDIMIENTOS Gestión | _ Central 0370-40 INFORMES o0 40 07 [DE GESTIÓN SAÑOS | 5 AÑOS X [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN ÉL ARCHIVO CENTRAL, DEBIDO A QUE |SE ENCUENTRA CONSOLIDADO EN EL DESPACHO DEL REGISTRADOR

[0310-45 MANUALES

[0310-45-07 [DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 4 ANOS 26 ANOS X ELIMINAR UNA VEZ CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL 0310-51 [PLAN 0507 [DE ACCION ANUAL TAÑOS | 7 ÑOS [CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN ENVIAR A LA [BIBLIOTECA DE LA REGISTRADURIA, PARA QUE SEA SOPORTE DE CONSULTA 0310-51-03 INDICATIVO DE GESTIÓN 3 AÑOS [CUMPLIDO EL TEFMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN ENVIAR A LA [BIBLIOTECA DE LA REGISTRADURÍA, PARA QUE SEA SOPORTE DE CONSULTA ET SECTORIAL TANGS | 5 AÑOS [CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN ENVIAR A LA [BIBLIOTECA DE LA REGISTRADURIA, PARA QUE SEA SOPORTE DE CONSULTA

JU316-51-05 [MEJORAMIENTO 5 10 [ELIMINAR UNA VEZ MICROFILMADO Y CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCION EN EL ARCHIVO CENTRAL. 0310-51-06 [ESTRATEGICO INSTITUCIONAL 3 AÑOS 5 AÑOS X_|ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL 031067 [ADMINISTRACIÓN MECI -NTCGP 1000 -2004 osea ISDASISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 5 To X [ELIMINAR UNA VEZ MICROFILMADO Y CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO (CENTRAL. joa1c-67-00 [SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 5 10 X [ELIMINAR UNA VEZ MICROFILMADO Y CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCION EN EL ARCHIVO CENTRAL. 0310-57-05 [SUBSISTEMA DE CONTROL EVALUACION 5 10 X [ELIMINAR UNA VEZ MICROFILMADO Y CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCION EN EL ARCHIVO |CENTRAL. 0310-67-04 REQUISITOS DEL SISTEMA DE CALIDAD 5 10 X [ELIMINAR UNA VEZ MICROFILMADO Y CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCION EN EL ARCHIVO CENTRAL. 1091075 [GRUPO INTERNO ANTITAAMITE Y ATENCION EFECTIVA 5 10 X [ELIMINAR UNA VEZ MICROFILMADO Y CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCION EN EL ARCHIVO [AL CIUDADANO - GIAR [CENTRAL 031074 IMPLEMENTACIÓN DEL GOBIERNO EN LINEA 5 10 X [ELIMINAR UNA VEZ MICROFILMADO Y CUMPLIDO El TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO [CENTRAL

Convenciones: Firma responsable:

031074 IMPLEMENTACIÓN DEL GOBIERNO EN LINEA 5 10 X [ELIMINAR UNA VEZ MICROFILMADO Y CUMPLIDO El TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO [CENTRAL

Convenciones: Firma responsable: T - Conservación Total 0 y Correspondencia

I~ Elimmación 28 M = Microfilmacion Fecha: “> = Selecciónxv

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Pagina 11

FECHA DE EMISION FECHA ULTIMO _— CAMBIO CODIGO D - GAF - GD 001

3 Selección

ICINA JURIDICA 1

Hoja 1 de 6 5 “DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS Archivo del Archivo |] o |yl Gestión | - Central

0320-10 [ACCIONES

[0320-10-01 [DE CUMPLIMIENTO 5 AÑOS 5 AÑOS X [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL oticitud "Comunicaciones internas Respuesta 0320-10-62 ¡DE TUTELA 1ANO 5 ANOS X [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL “Solicitud Comunicaciones intemas Respuesta 0320-24 [CONCEPTOS JURIDICOS 5 AÑOS TAÑO X [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL [Solicitud "Concepto

¡0320-28 [CONTRATOS

Respuesta 0320-24 [CONCEPTOS JURIDICOS 5 AÑOS TAÑO X [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL

[Solicitud "Concepto ¡0320-28 [CONTRATOS 320251 [ARRENDAMIENTO REGISTRADURIA -FONDO ROTATORIO | T AÑO 79 AÑOS Eq X [EL ARCHIVO DE GESTION TENDRÁ ESTA SERIE DOCUMENTAL UN (1) AÑO DESPUES DE Acquerimiento del registrador municpal ylo delegación [FINALIZADA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO ESTA SERIE TIENE NUMERACIÓN PROPIA Y “Cotización de alracimientos [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL Escritura publica |-Avaluo catastral o comercial |'Folio matricula nmobilaria. 1 [Si es persona jurídica, además

Convenciones: Firma

responsable: CT = Conservación Total Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia E = Eliminación > A M = Microfilmación reenn:__ 2 ABR. 7009OFICINA

PRODUÉTORA

|| REGISTRADURIA

NACIONAL

DEL

ESTADO

CIVIL.

SECRETARA

GENERAL

• OFICINA JURIDICA do de inscripción en la cámara de comercio” o de la Alcaldía

[3.Acta posesión del representante tega! [4 Poder de representación Si es interadministrativo, además: LActa posesión alcaldía 2 Carta inscripción en catastro

3. Acueducto municipal

[4 Poder de representación Si es interadministrativo, además: LActa posesión alcaldía 2 Carta inscripción en catastro

3. Acueducto municipal del canon de arrendamiento

0320282 — [OBRA

REGISTRADURIA

-FONDO

ROTATORIO.

Requerimiento del registrador municipal y/o uelegacion Cotización de ofrecimientos Escritura pública "Avalúo catastral o comercial Folio matricula inmobil > CT = Conservación Total E = - (lwl— recha:_— 2 0 ABR,Pagina 13 g FECHA ULTIMO Cea a . FECHA DE EMISION CAMBIO CODIGO REGISTRADURIA D - GAF - GD 001 E NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Hoja 3 de 6 5 DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL - P " Archivo del Archivo |l o |y | g 'ROCEDIMIENTOS

Gestión Central

cóDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES

[8 Pliego de condiciones [a Términos de referencia 10.Acta y cierre 11.Propuestas originales +2 Estudios técnicos, juridicos y económicos 13.Resolución adjudicación 14 Acta de liquidación 15.Acta junta de licitación y adquisicion

[a Términos de referencia 10.Acta y cierre 11.Propuestas originales +2 Estudios técnicos, juridicos y económicos 13.Resolución adjudicación 14 Acta de liquidación 15.Acta junta de licitación y adquisicion 0320283 |COVPRA-VENTA REGISTRADURIA-FONDO ROTATORIO TANO 19 AÑOS X [EL ARCHIVO DE GESTIÓN TENDRA ESTA SERE DOCUMENTAL UN (1) AÑO DESPUES DE [FINALIZADA LA EJECUCION DEL CONTRATO, ESTA SERIE TIENE NUMERACIÓN PROPIA. SELECCIONAR UN 5% Y ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO Disponibilidad presupuestal [CENTRAL "Propuestas originales Requerimentos. "Estudios técnicos, jurídicos y económicos Acta de tiquidación "Concepto jurídico Concepto económico “Orden de pago / | Convenciones: lu

Firma responsable: CT = Conservación Total E = Eliminación Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia M = Microfilmación De Fecha: puPagina 14

FECHA ULTIMO . FECHA DE EMISION CAMBIO. CODIGO REGISTRADURIA D - GAF - GD 001 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL o . : NSECNETARA GENERAL - OFICINA JURIDICA Hoja 4de 6 DISPOSICIÓN ) RETENCION FINAL CODIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES archivo del Archivo erlslule PROCEDIMIENTOS Gestión | Gentral Comunicación Conacimaras | Certicado de cumplimento [ Resolución apertuia Avisos en periódicos e alla circulación - Pliego de condiciones | Términos de referencia

Gestión | Gentral Comunicación Conacimaras | Certicado de cumplimento [ Resolución apertuia Avisos en periódicos e alla circulación - Pliego de condiciones | Términos de referencia Acta inicio Resolución adudicación - Aca de liquidación Acta junta de citación y adquisicion EEE [SERVICIOS PROFESIONALES REGISTRADURIAFONDO | —T AÑO” | 19 AÑOS Es X [EL ARCrIVO UE GESTION TENDAA ESTA SERIE DOCUMENTAL UN (1) ANO DESPUES DE ROTATORIO [FINALIZADA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. ESTA SERIE TIENE NUMERACIÓN PROPIA. Hoja de vida SELECCIONAR UN 5% Y ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO 1.Póliza seguro de cumplimiento [CENTRAL [2 Recibo de pago en el diario oficiat 3 Certficado disponibilidad presupuestal 4 Certificado de senvcios 5 Orden de pago contratos mensuales Actas de teinacióntquidación dl contrato ! B Convenciones: Firma resvonsable: CT = Conservación Total X Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia Fecha: 20 ABE 23Pagina 15 @y s FECHA ULTIMO Lo. FECHA DE EMISION CAMBIO CODIGO B REGISTRADURIA D - GAF - GD 001 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL _ — SECRETANA GENERAL - OFICINA JURIDICA Hoja 5 de 6

SPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL, ÓDIGI DOC ENT) CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES [ario del arcnivo Toy] s | y] e PROCEDIMIENTOS Gestión | - Central

Hoja 5 de 6 SPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL, ÓDIGI DOC ENT) CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES [ario del arcnivo Toy] s | y] e PROCEDIMIENTOS Gestión | - Central 0320-30 (DERECHOS DE PETICIÓN TANO 5 AÑOS 7 JELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL lit omuncacones inter [Respuesta 032055 PROCESOS ET [JURISDICCIÓN COACTIVA TAÑO | GANGS [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL [Acto administrativo sancionatonio Constancia ejecutona [Mula a ado de votación FMula a funcionanos por condusctas disciplinarias y olros [conceptos [Multa votación Ley 130 IComncaciones [O 50 [CONTENCIOSOS ADMINISTRATIVOS 1 ANO 1 AÑO Xx JLUEGO DE EJECUTORIADA LA SENTENCIA DEFINITIVA DURA UN (1) AÑO EN EL ARCHIVO DE Demanda [GESTIÓN, ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL "Contestación . [Atmgaros Conclusión [Fattos o sentencias [ Convenciones: f Firma responsable: CT = Conservación Total Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia E = Elimnación uz M = Microfilmación Fecha: 1 AUN S - Selección& de Pagina 16 2 T compas FECHA DE EMISION E DO CODIGO REGISTRADURÍA 1 D - GAF - GD 001 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL.

[SECRETARA GENERAL - OFICINA JURIDICA Hoja_6 de 6

A DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL.

[SECRETARA GENERAL - OFICINA JURIDICA Hoja_6 de 6

A DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL

CODIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES Archivo Archivo crlslmle PROCEDIMIENTOS Gestión | Central EAT PENALES TANG TAÑO X |UNA VEZ QUEDE EJECUTORIADA LA SENTENCIA DEFINITIVA, DURA UN (1) AÑO EN EL ARCHIVO) Demanda DE GESTIÓN, ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL |'Comestación Fallos o sentencias Convenciones: Firma responsable: CT = Conservación Total Covrdinador Grupo de Archivo y Correspondencia F = Eliminación e ARA na crotilmación Fecha: € ABR. 2000 elecciónpeón

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

FECHA DE EMISION CAMBIO

FECHA ULTIMO CODIGO DGAF - GD 001

EEE e | REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 7 a y LE EV NETO DESPACHO DEL REGISTRADOR NACIONAL - EGISTRADURIA DELEGADA EN LO ELECTOTRAL Hoja 1_de 1

DISPOSICION ) RETENCION FINAL.

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES Archivo ad archivo | ol oyl e PROCEDIMIENTOS Gestión | Central 0400-26 [CONSECUTIVO COMUNICACIONES OFICIALES 1ANO 4 AÑOS: X [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCION EN EL ARCHIVO CENTRAL "Comunicaciones

[0100-40 INFORMES

Gestión | Central 0400-26 [CONSECUTIVO COMUNICACIONES OFICIALES 1ANO 4 AÑOS: X [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCION EN EL ARCHIVO CENTRAL "Comunicaciones

[0100-40 INFORMES ¡0400-40-02 |DE GESTIÓN 5 AÑOS 5 AÑOS X [ELIMINAR CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL, DEBIDO A QUE

¡SE ENCUENTRA CONSOLIDADO EN EL DESPACHO DEL REGISTRADOR

Convenciones: CT = Conservación Total £ = Eliminación M = Microliimacion 5 = Selección - responsable: —Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia Fecha: 20 ABR. 7009Pagina 18

FECHA ULTIMO | FECHA DE EMISION CAMBIO CODIGO REGISTRADURIA D-GAF6D 001 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL : HANRRODN 3 EL AEGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL T § a | Eo ABROD ORA EM A, REGISTRADURIA DELEGADA EN LO ELECTOTRAL - IRECCION DE CENSO ELECTORAL Je e aires ene: E i : Hoja _1_de 1 5 DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL cóDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS Archivo del Archivo |cr| o | | & Gestión | Central 0410-16 AUTORIZACION DE VOTO 4 AÑOS 4 ANOS X [ESTE DOCUMENTO SE ELIMINA POR DESTRUCCIÓN , MEDIANTE ACTA SUSCRITA Y

ATENDIENDO EL ARTICULO 209 DEL CÓDIGO ELECTORAL

CLA BACKUPS

0410-16 AUTORIZACION DE VOTO 4 AÑOS 4 ANOS X [ESTE DOCUMENTO SE ELIMINA POR DESTRUCCIÓN , MEDIANTE ACTA SUSCRITA Y

ATENDIENDO EL ARTICULO 209 DEL CÓDIGO ELECTORAL CLA BACKUPS 0410171 REGISTRO BASE DE DATOS CENSO ELECTORAL 30 ANOS [ESTA BASE DE DATOS SE ENCUENTRA ALMACENADA EN DISCOS COMPACTOS Y SE “Inscriptos en el exterior CONSERVAN EN EMPRESAS DE CUSTODIA Y SEGURIDAD Inscriptos a nivel nacional 0110-17. [CENSO |x [ESTA BASE DE DATOS SE ENCUENTRA ALMACENADA EN DISCOS COMPACTOS 41026 X loaro.a7 [FORMULARIO REGISTRO DE INSCRIPCIÓN EN EL 1ANO 3 AÑOS x| x [ELIMINAR UNA VEZ MICROFILMADO Y CUMPLIDO EL TERMINO DE RETENCION EN EL ARCHIVO - ¡EXTERIOR [CENTRAL 0410-59 REPORTES OMITIDOS 2 ANOS 2 AÑOS X JESTE DOCUMENTO SE ELIMINA POR DESTRUCCIÓN , MEDIANTE ACTA SUSCRITA Y

[ATENDIENDO EL ARTICULO 209 DEL CÓDIGO ELECTORAL i /

Convenciones: Firma CT = Conservación Total Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia E = Eliminación N

)0 ntiimación Fecha: 2008KEG]STkADURiA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

FECHA DE EMISION FECHA ULTIMO

CAMBIO CODIGO D - GAF - GD 001 = E IREGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL TOR CINAERE Du v if REGISTRADURIA DELEGADA EN LO ELECTOTRAL - DIRECCION DE GESTION ELECTORAL Hoja _1_ de _

D - GAF - GD 001 = E IREGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL TOR CINAERE Du v if REGISTRADURIA DELEGADA EN LO ELECTOTRAL - DIRECCION DE GESTION ELECTORAL Hoja _1_ de _ DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES . PROCEDIMIENTOS Archivo del Archivo | cr] o | y) E Gestión | - Central 0420-11 [ACEPTACION DE CANDIDATURAS 4 ANOS JESTE DOCUMENTO SE MICROFILMA Y LUEGO SE ELIMINA POR DESTRUCCIÓN , MEDIANTE X | x [ACTA SUSCRITA Y ATENDIENDO EL ARTICULO 209 DEL CÓDIGO ELECTORAL 0420-12 [ACTAS 0420-12-02 JDE INSCRIPCION 4 ANOS [ESTE DOCUMENTO SE MICHOFILMA Y LUEGO SE ELIMINA POR DESTRUCCIÓN . MEDIANTE X | X [ACTA SUSCRITA Y ATENDIENDO EL ARTICULO 209 DEL CÓDIGO ELECTORAL 0420-41 INSTRUCTIVOS ELECTORALES 4 AÑOS X JESTE DOCUMENTO SE ELIMINA POR DESTRUCCIÓN , MEDIANTE ACTA SUSCRITA Y Cartillas jurados [ATENDIENDO EL ARTÍCULO 209 DEL CÓDIGO ELECTORAL, DESPUES OE EFECTUAR UN Cartas testigos MUESTREO PARA LA BIBLIOTECA Cartillas claveros Cartillas escruladores Cartillas rectamaciones Cartillas inscripción códulas Cartillas inscripción de candidatos

0420-33 LIBROS

(ETE ESTADÍSTICAS ELECTORALES 30 AÑOS X THANSFERIA AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. CUMPLIDO EL TERMINO DE [CONSERVACIÓN TOTAL DE 30 AÑOS

Cartillas inscripción de candidatos

0420-33 LIBROS

(ETE ESTADÍSTICAS ELECTORALES 30 AÑOS X THANSFERIA AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. CUMPLIDO EL TERMINO DE [CONSERVACIÓN TOTAL DE 30 AÑOS

[0420-43-27 DIVISIÓN POLITICO-ADMINISTRATIVO DE COLOMBIA 30 ANOS X [TRANSFERIR AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, CUMPLIDO EL TERMINO DE |CONSERVACIÓN TOTAL DE 30 AÑOS r

Convenciones: Uy Firma responsable: CT = Conservación Total “Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia E — Eliminación an " 20 AD M = Microlilmación Fecha: 20 ABR, S = SelecciónPagina 20

— FECHA DE EMISIÓN | EA O CODIGO

REGISTRADURIA DGAF - GD 001 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

y REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL REGISTRADURIA DELEGADA EN LO ELECTOTRAL - DIRECCION DE GESTION ELECTORAL Hoja 2 de 2

DISPOSICIÓN RETENCIÓN FINAL, CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCOCUMENTALES archivo del “arcno | or] < ua | e PROCEDIMIENTOS Gestión | Central T304 [MODIFICACIONES INSCRIPCIÓN £7 ANOS XT [ESTE DOCUMENTO SE MICROFILMA Y LUEGO SE ELIMINA POR DESTRUCCION . MEDIANTE, [ACTA SUSCRITA Y ATENDIENDO EL ARTICULO 209 DEL CÓDIGO ELECTORAL 0420-42 RESULTADOS DEFINITIVOS EL ECCIONES 4 AÑOS X | [ESTE DOCUMENTO SE MICROFILMA Y LUEGO SE ELIMINA POR DESTRUECIÓN , MEDIANTE:

JACTA SUSCRITA Y ATENDIENDO EL ARTICULO 209 DEL CÓDIGO ELECTORAL

Convenciones: Firma

responsable: CT = Conservación Total Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia E = Eliminación 20 Ang on M = Microlilmación Fecha: EU AUR, 206

S = SelecciónREGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL a -~ % 7 5 2 Pagina 21

FECHA ULTIMO CAMBIO CODIGO DGAF - GD 001

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL.

DESPACHO DEL REGISTRADOR NACIONAL - REGISTRADURIA DELEGADA PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA | IDENTIFICACION Hoja 1_de 1.

DISPOSICIÓN RETENCIÓN 1 FINAL. 6 CEDIMIENTOS cóDIGO SERIES Y TIPOS D