RNEC - Resolución 2801 de 2011

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REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL RESOLUCION No. DE 2011 ( #.2801 ) 11 ABR, 2011 “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión — SIG — de la Registraduría Nacional del Estado Civil y Fondos adscritos, se crean los roles y definen las responsabilidades en la administración, manejo y evaluación del sistema”. EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL En uso de sus facultades constitucionales y en desarrollo de la ley 87 de 2003 y en especial las conferidas en el decreto 1010 de 2000, y CONSIDERANDO: Que la Ley 87 de 1993, establece las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, y en el artículo 6° prevé: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente". Que la Ley 489 de 1998, en los Capítulos IV y VI dictó normas sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno. Que el Decreto Nacional No. 3622 de octubre 10 de 2005, adopta las políticas de Desarrollo Administrativo y reglamenta lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo. Que la Ley 872 de diciembre 30 de 2003, crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en su artículo 3°, establece que dicho sistema es complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Que el Decreto Nacional N 4110 de 2004, adopta la Norma Técnica de Calidad en la

complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Que el Decreto Nacional N 4110 de 2004, adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y la Resolución No. 1891 del 7 de mayo de 2007, adopta el Sistema de Gestión de Calidad en la Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC. Que el Decreto Nacional 1599 de 2005, adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, determinando las generalidades y estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y los agentes obligados conforme al artículo 5” de la Ley 87 de 1993; determina en el artículo 2% que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad. Que la Registraduría Nacional del Estado Civil, mediante la Resolución No. 2758 del 21 de abril del 2006, adopta el Modelo Estándar de Control Interno — MECI. Que el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno mediante Circular No. 3 del 27 de septiembre de 2005, impartió lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad, similitud y correspondencia entre el Sistema de Gestión de Calidad y el#.2801 11 ABR, 201 Modelo Estándar de Control Interno, fundamentándose en ello para indicar que el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad y que se

Modelo Estándar de Control Interno, fundamentándose en ello para indicar que el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad y que se puede homologar el equipo de trabajo institucional conformado por el representante de la alta dirección y el equipo técnico que apoyará la implementación en los dos Sistemas. Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, conceptúa en la cartilla No. 13 sobre la importancia del Modelo Estándar de Control interno - MECI en el Estado Colombiano y en su capitulo 1V, literal 4.4 Auditoría Interna, párrafos 4 y 5 menciona los roles y responsabilidades de efectuar auditorias al MECI y Sistema de Gestión de Calidad — SGC. Que los Decretos Nacionales Nos. 1826 de 1994 y 2145 de 1999 establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Que el Decreto 1295 del 22 de Junio de 1994, determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales. Que “El Sistema General de Riesgos Profesionales es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que pueden ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan”. Establecido en este decreto forma parte del Sistema de Seguridad Social Integral, establecido por la ley 100 de 1993. Que “Las disposiciones vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo, con las modificaciones previstas en este decreto, hacen parte integrante del sistema general de riesgos profesionales.”

Que “Las disposiciones vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo, con las modificaciones previstas en este decreto, hacen parte integrante del sistema general de riesgos profesionales.” Que la Resolución No 5335 del 22 de diciembre de 2003, conforma y reglamenta el Comité de Gestión Ambiental de la Registraduria Nacional del Estado Civil y Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil, la Resolución No. 4796 del 21 de julio del 2009, adopta la política ambiental de la Registraduría Nacional del Estado Civil “ y la Resolución No. 5513 de 2008, la cual modifica el artículo 1 de la Resolución No. 0224 del 22 de enero de 2007 y el artículo 4 de la Resolución No 5335 del 22 de diciembre de 2003. Que es responsabilidad de la Oficina de Planeación como representante de la alta dirección, administrar el sistema y propender por la mejora continua del sistema integrado de gestión — SIG. Que en mérito de lo anterior, RESUELVE Articulo Primero: Establecer en la Registraduria Nacional del Estado Civil, el Sistema Integrado de Gestión.- Entendido éste, como el conjunto de sistemas de gestión articulados y que comprende: Sistema de Gestión de Calidad SGC, basado en la NTC GP1000-2009, Modelo Estándar de Control Interno - MECI, Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional, los cuales permitirán a la Entidad, el logro de los objetivos institucionales y el mejoramiento continuo de sus procesos, en pro de la calidad de los servicios que presta.

Artículo Segundo: Objetivo del Sistema Integrado de Gestión.- Direccionar, articular y

institucionales y el mejoramiento continuo de sus procesos, en pro de la calidad de los servicios que presta.

Artículo Segundo: Objetivo del Sistema Integrado de Gestión.- Direccionar, articular y fortalecer la gestión, a través de los requisitos de la norma del Sistema de Gestión de Calidad, la operatividad de los elementos del Sistema Control Interno, las políticas y planificación de la Gestión Ambiental y la adecuada planificación, responsabilidades, procedimientos y recursos para desarrollar, revisar y mantener la política de prevención de riesgos laborales de la Entidad.1 2804 14 488. 201

Artículo Tercero: Principios.- Son principios del Sistema Integrado de Gestión, los principios propios de cada uno de los sistemas que lo integran, en especial el enfoque al cliente, la participación activa de los servidores públicos, el enfoque basado en procesos, el trabajo en equipo, la transparencia, el autocontrol, la autogestión y la autorregulación.

Artículo Cuarto: Políticas del Sistema Integrado de Gestión.- Son políticas del Sistema Integrado de Gestión, las consagradas en la Norma Técnica de Calidad GP 10002009, el Modelo Estándar de Control Interno, el Sistema de Gestión Ambiental y del Sistema de

Seguridad y Salud Ocupacional.

Artículo Quinto: Representante de la Alta Dirección.- El Jefe de la Oficina de Planeación actuará en representación de la Alta Dirección, como responsable de implementar, administrar y mantener el Sistema Integrado de Gestión, y debe cumplir con los siguientes

roles y responsabilidades:

1. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proceso de diseño, desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión, atendiendo las normas aplicables a cada sistema que lo integra.

roles y responsabilidades:

1. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proceso de diseño, desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión, atendiendo las normas aplicables a cada sistema que lo integra.

2. Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno, para su aprobación, propuestas de diseño, desarrollo, implementación, desempeño y las necesidades de mejora del Sistema Integrado de Gestión.

3. Dirigir y coordinar las actividades que deba desarrollar el Equipo Operativo del Sistema

Integrado de Gestión.

4. Realizar seguimiento y control a cada uno de los sistemas que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión, para que se cumplan con los requisitos normativos establecidos para cada uno de ellos.

5. Programar jornadas de sensibilización y de capacitación sobre el Sistema Integrado de Gestión a los funcionarios de la Entidad, con el fin de concientizar y exponer la importancia del sistema, en el desarrollo y cumplimiento de las funciones en pro del mejoramiento continuo de los procesos y la calidad en los bienes y servicios que se prestan.

6. Presentar informes a la Alta Dirección sobre el desarrollo y resultados del Sistema

Integrado de Gestión.

Artículo Sexto: Responsabilidades.- e La administración, seguimiento y control del Sistema Integrado de Gestión.

Será responsabilidad de la Oficina de Planeación, realizar la administración y efectuar el seguimiento y control del Sistema Integrado de Gestión, mediante las herramientas que implemente. La Mejora Continua del Sistema Integrado de Gestión, Estará a cargo de: - El Comité de Coordinación de Control Interno de la RNEC, a través de la fijación y seguimiento de las políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, mejoramiento y

La Mejora Continua del Sistema Integrado de Gestión, Estará a cargo de: - El Comité de Coordinación de Control Interno de la RNEC, a través de la fijación y seguimiento de las políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. Así mismo, aprobar la programación anual de las auditorías de Gestión, MECI e incluyendo las auditorías de Calidad, presentadas por la Oficina de Control Interno, previa concertación con el representante de la alta dirección. - La Gerencia del Talento Humano, en la revisión, análisis y propuestas de mejora que implemente, al Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional.#.2801 11 ABR, 201 - El Comité de Gestión Ambiental, en la fijación y seguimiento de las políticas que implemente y la planificación de la gestión ambiental. - Los responsables de Macroprocesos y Procesos, a través de la revisión, análisis a la gestión de los procesos, presentando propuestas de mejora. - La Oficina de Control Interno, producto de las auditorias de seguimiento y de evaluación que realice, emitirá las recomendaciones a que haya lugar a los responsables de los procesos, para que se tomen las acciones preventivas y/o correctivas, que conileve a la mejora continua de los procesos. e La Evaluación al Sistema Integrado de Gestión: Estará a cargo de: - La Oficina de Planeación, como representante de la alta dirección, quien concertará con la Oficina de Control Interno la programación de las auditorías al Sistema de Gestión de Calidad - SGC y al Modelo Estándar de Control Interno - MECI. - La Oficina de Planeación, como representante de la alta dirección y los auditores de calidad capacitados, realizará las auditorias al Sistema de Gestión de Calidad - SGC y

Gestión de Calidad - SGC y al Modelo Estándar de Control Interno - MECI. - La Oficina de Planeación, como representante de la alta dirección y los auditores de calidad capacitados, realizará las auditorias al Sistema de Gestión de Calidad - SGC y al Modelo Estándar de Control Interno - MECI y presentará los informes a la oficina de control interno, para que ésta elabore el informe final para ser presentado a la Alta Dirección de la Entidad. - La Oficina de Control Interno, deberá efectuar a través de las auditorias de seguimiento y las auditorias internas, la evaluación al Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta incluir dentro del informe, el resultado de las auditorias de calidad realizadas por el representante de la alta dirección.

Artículo Séptimo: Operatividad del Sistema Integrado de GestiónEl sistema funcionara a través de la herramienta informática que la RNEC implemente, la cual permitirá apropiar, estandarizar, articular y controlar la información y la gestión documental de los sistemas que lo integran.

Artículo Octavo: Equipo Operativo.- El Equipo Operativo estará conformado por los

servidores públicos de carrera y/o provisionales que designen los responsables de los procesos, para atender lo referente a los sistemas que integran el Sistema Integrado de Gestión - SIG. El Equipo cumplirá los siguientes roles y responsabilidades:

1. Participar activamente en el proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión, bajo las orientaciones del Jefe de la Oficina de Planeación, quien actúa en representación de la alta dirección y en coordinación con los servidores de la Óficina de Planeación.

2. Brindar el soporte necesario al proceso que pertenezcan, en relación a las actividades y

Jefe de la Oficina de Planeación, quien actúa en representación de la alta dirección y en coordinación con los servidores de la Óficina de Planeación.

2. Brindar el soporte necesario al proceso que pertenezcan, en relación a las actividades y compromisos que se deban cumplir e informar al Jefe inmediato sobre los compromisos adquiridos y su participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión.

3. Divulgar y socializar a los servidores de su proceso sobre los aspectos que sean inherentes al Sistema Integrado de Gestión, bajo las directrices del Jefe de la Oficina de

Planeación.

4. Revisar, analizar y coordinar la consolidación de la información que le sea requerida por el Jefe de la Oficina de Planeación, durante el desarrollo, implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.#.28014

Promover la estandarización y el mejoramiento continúo de los procesos de la entidad, a través de la elaboración, documentación, implementación, y aplicación de los componentes de los sistemas y para que se presenten propuestas de mejora producto de las autoevaluaciones a la gestión y al control. Prevenir la improvisación y las interpretaciones diversas en la ejecución de los procesos y procedimientos de la Entidad y asegurar que los mismos se pongan en práctica, bajo el nuevo enfoque de la NTCGP 1000:2009 y el MECI 1000:2005. Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que se programen en relación con el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión. Artículo Noveno.- Obligatoriedad.- Es de carácter obligatorio por parte de los servidores de la Entidad, dar cumplimiento a lo estipulado en esta Resolución, so pena de incurrir en

Gestión. Artículo Noveno.- Obligatoriedad.- Es de carácter obligatorio por parte de los servidores de la Entidad, dar cumplimiento a lo estipulado en esta Resolución, so pena de incurrir en faltas disciplinarias como lo determina el código único disciplinario Artículo Decimo: Vigencia.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. )

COMUNIQUESE Y CUMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., 11 ABR, 2011

Aur le yCARLO: IEL CHEZ T ES

Registrador Nacidhal del Estado Civil

A Canero CAMARGO ASSIS

Secretario General

MVDMIJLT