RNEC - Resolución 4000 de 2018

RAMITA ON PLECTOR

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

RESOLUCIÓN No4 () 0 0 DE 2 8 MAR. 2018 “Por la cual se actualiza la Política de Administración de Riesgos de la Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC” EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL, En uso de sus facultades legales, en especial de las conferidas por los Numerales 1,2 y 4 del artículo 25 del Decreto Ley 1010 del 2000, y CONSIDERANDO: Que la Constitución Política señala en su artículo 209, que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Que en virtud de los numerales 1, 2 y 4 del artículo 25 del Decreto Ley 1010 del 2000, corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil: “fijar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Registraduría Nacional, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal dentro de los límites establecidos por la Constitución y la ley” y, “dirigir como autoridad de la organización electoral las labores administrativas y técnicas de las diferentes dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de acuerdo con la Constitución y la ley”. Que la Resolución 8183 del 5 de diciembre de 2008 adoptó la Política de Administración de riesgos y la Guía de Administración del Riesgo de la Registraduría Nacional del Estado Civil-RNEC. Que el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 actualizó el Modelo Integrado de

riesgos y la Guía de Administración del Riesgo de la Registraduría Nacional del Estado Civil-RNEC. Que el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 actualizó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG-. Esta norma hace obligatorio para los organismos autónomos e independientes como la RNEC, el cumplimiento de la política de control interno, dentro de la cual se encuentra la gestión de los riesgos institucionales. Que mediante el artículo 73 de la Ley 1474 del 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, se dispuso que las entidades públicas deben establecer un mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad y las medidas concretas para mitigar esos riesgos. Que la Registraduría Nacional del Estado Civil decidió autónomamente implementar el Sistema de Gestión de Calidad con base en la Norma Técnica Colombiana NTC-1SO 9001:2015 y se comprometió en el cumplimiento de sus requisitos para el mejoramiento de la gestión institucional de atención a los colombianos, a las entidades públicas, a las empresas y a todos los interesados que reciben nuestro servicios y productos. En mérito de lo expuesto anteriormente, RESUELVE: Artículo 1%. Actualizar la Política de Administración de Riesgos de la Registraduría Nacional del Estado Civil — RNEC. La Registraduría Nacional del Estado Civil-RNEC,2018 " Continuación de la Resolución: “Por la cual se actualiza la Política de Administración de Riesgos de la Registraduría Nacional del Estado Civil — RNEC”. consciente de la existencia de situaciones de riesgo que pueden afectar el cumplimientó de

de Riesgos de la Registraduría Nacional del Estado Civil — RNEC”. consciente de la existencia de situaciones de riesgo que pueden afectar el cumplimientó de su quehacer institucional, se compromete a realizar una gestión de los riesgos de acuerdo con la metodología definida, priorizando aquellos que impiden el cumplimiento de su objeto, la misión y los objetivos estratégicos de la entidad por medio de las siguientes directrices de obligatorio cumplimiento:

1. La gestión del riesgo se integra a la gestión institucional de la RNEC.

2. La identificación, análisis, valoración y administración de los riesgos institucionales.

3. La definición e implementación de controles y acciones eficaces orientadas a asumir, reducir, evitar, compartir o transferir los riesgos identificados a nivel estratégico, por procesos y de corrupción, con el fin de asegurar el cumplimiento de sus objetivos.

4. La construcción de los mapas de riesgos de manera participativa, entre el nivel central y el desconcentrado y al interior de las dependencias responsables de los procesos.

5. El monitoreo y seguimiento a las acciones de mitigación definidas para los riesgos identificados.

6. La socialización, sensibilización y capacitación de los colaboradores de la RNEC, a través de la cultura del autocontrol orientada a la gestión del riesgo.

Parágrafo 1: Son riesgos institucionales de la RNEC los riesgos estratégicos, los riesgos por procesos y los riesgos de corrupción y, para cada uno de ellos, se elaborará el correspondiente mapa de riesgo. Parágrafo 2: La RNEC podrá identificar los riesgos respectivos en los demás sistemas de gestión cuando se requiera, en los casos que decida adoptarlos. Artículo 2°. Niveles de Autoridad y de Responsabilidad.

Parágrafo 2: La RNEC podrá identificar los riesgos respectivos en los demás sistemas de gestión cuando se requiera, en los casos que decida adoptarlos. Artículo 2°. Niveles de Autoridad y de Responsabilidad. e Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Revisa la política de administración del riesgo. Determina su alcance y los cambios para su adecuación. Monitorea la eficacia de la gestión del riesgo y de los controles, aprueba los mapas de riesgos y somete a aprobación del Registrador Nacional del Estado Civil la Política de Administración del Riesgos. e Secretario General, Jefes de Oficinas, Registradores Delegados, Gerentes y Directores. Son los responsables de macroprocesos y procesos, participan en la identificación, consolidación, priorización y tratamiento de los riesgos. Así como, en el seguimiento, monitoreo y control de los mismos. Registradores Distritales, Delegados Departamentales y Registradores Especiales. Participan en la identificación, consolidación, priorización y tratamiento de los riesgos. Así como, en el seguimiento, monitoreo y control de los mismos. Oficina de Planeación. Define y orienta la metodología para la identificación, análisis y valoración del riesgo, acompaña y asesora a los responsables de procesos en la identificación, valoración y consolidación de los mapas de riesgos. Consolida y actualiza los mapas de riesgos.m cd: A la Resolución: “Por la cual se actualiza la Política de Administración de Riesgos de la Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC”. e Oficina de Control Interno. Monitorea y revisa la adecuada gestión y tratamiento de riesgos, la eficacia de los controles y las acciones para la mitigación de los mismos y

de Riesgos de la Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC”. e Oficina de Control Interno. Monitorea y revisa la adecuada gestión y tratamiento de riesgos, la eficacia de los controles y las acciones para la mitigación de los mismos y asesora de manera permanente en el tema con carácter preventivo. Parágrafo. Para la identificación, análisis, valoración y control de los riesgos, el equipo de trabajo debe integrar a los servidores públicos directamente responsables en la toma de decisiones y de la operación de los procesos. En el nivel desconcentrado, además de los anteriores funcionarios, el equipo de trabajo debe incluir los servidores que participan en la gestión de Registro Civil e Identificación, Electoral, Control Disciplinario, Control Interno, PQRSDCs y Planeación. Artículo 3%. Metodología para la Administración del Riesgo. Los lineamientos generales para la identificación, análisis, valoración, administración, control y monitoreo de los riesgos institucionales, serán definidos por el procedimiento de riesgos de la RNEC y la Guía de Administración de Riesgos definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), y la aplicación de los lineamientos que para el efecto expida la Secretaría de Transparencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en materia de riesgos de corrupción. Artículo 4%. Difusión y Comunicación. La Oficina de Planeación, Oficina de Comunicaciones, Registradores Distritales, Delegados Departamentales, Registradores Especiales y responsables de macroprocesos y procesos, se encargarán de efectuar la socialización y difusión de la Política y los mapas de riesgos en todos los niveles de empleos, los supernumerarios y los contratistas.

Especiales y responsables de macroprocesos y procesos, se encargarán de efectuar la socialización y difusión de la Política y los mapas de riesgos en todos los niveles de empleos, los supernumerarios y los contratistas. Artículo 5%. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, especialmente la Resolución 8183 del 5 de diciembre de 2008. Dada en Bogotá, D.C.,alos 2 8 MAR. 2018

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

JUAN CARLOS GALINDO-VAGHA

Redistrador Naciongl del Estado Pivil

Proyectó: Cástulo Morales Payares—Jefe de la Oficina de Planeación.

Aura María Muñoz Solis, Jose Luciano Torres Cabrera, Felipe Orlando Contreras Cortés Profesionales Oficina de Planeación.