RNEC - Resolución 7629 de 2012

Te O REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL RESOLUCION nd 762 9 DE 2012 18 SET. 2012

Por la cual se modifica la Resolución No. 7584 del 24 de noviembre de 2008 que “adopta el procedimiento para formular Políticas y Directrices en la Registraduría Nacional del Estado Civil" y se vinculan los fondos adscritos a la Registraduría Nacional del Estado Civil EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL En ejercicio de sus facultades Constitucionales y Legales, en especial las conferidas por el artículo 266 de la Constitución Política de Colombia, modificado por el artículo 15 del acto legislativo No. 01 de 2003, el artículo 26 del Decreto 2241 de 1986, el artículo 15 y 25 del Decreto 1010 de 2000, ley 96 de 1995 y CONSIDERANDO Que la Ley 87 de 1993, establece las normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones, determinó que la misma se aplicará a todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles, así como en la organización electoral. Que el Decreto 1599 de 2005, adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, en su articulo 1% “Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5 de la Ley 87 de 1993”. Que el articulo 25, numeral 1 del Decreto 1010 de 2000, establece que le corresponde al

Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5 de la Ley 87 de 1993”. Que el articulo 25, numeral 1 del Decreto 1010 de 2000, establece que le corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil, fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la organización y vigilancia electoral, la identificación de las personas y el registro civil y de las demás funciones asignadas a la Registraduría Nacional del Estado Civil de conformidad con la Constitución y la ley. Que enel TITULO III, artículos 52 y 53 del Decreto 1010 de 2000, se definen como Fondos adscritos a la Registraduría Nacional del Estado Civil el Fondo Rotatorio y Fondo Social de Vivienda. Que en merito de lo expuesto, se evidencia la necesidad de adicionar y reglamentar la formulación de políticas Estratégicas, Operativas y de Evaluación para la Registraduría Nacional del Estado Civil e incluir los Fondos Adscritos, en cumplimiento a la Misión y los Objetivos de la Entidad.

RESUELVE Artículo Primero: Modificar el procedimiento para formular Políticas y Directrices en la

Registraduría Nacional del Estado Civil y en los Fondos Adscritos. Y -e... . REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL E 7629 18 SET, 2012 Artículo Segundo: Objetivo Estandarizar y unificar los criterios para formular políticas en la Registraduria Nacional del Estado Civil —- RNEC y los Fondos Adscritos, toda vez que son líneas maestras o criterios de decisión que guían el actuar de todos los funcionarios de la Entidad. Así mismo, apoyan a la organización en diversos aspectos, ya sea desarrollando esquemas generales o directrices

decisión que guían el actuar de todos los funcionarios de la Entidad. Así mismo, apoyan a la organización en diversos aspectos, ya sea desarrollando esquemas generales o directrices que le permitan a todos los niveles orientar sus esfuerzos en busca del logro de objetivos, estructurando de manera general los lineamientos de mayor impacto para la Entidad.

Artículo Tercero: Definición de Política Es una directriz u orientación acerca de cómo debe relacionarse la Entidad en un campo específico de su gestión, para el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto, de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prácticas y sus propósitos.

Las políticas se crean para que la entidad defina el marco de actuación que orientara la actividad pública, en un campo específico de su gestión, con el objeto de cumplir los fines misionales.

Artículo Cuarto: Clases de Políticas Políticas Estratégicas: Establecen los objetivos generales que la Entidad pretende obtener y señala las estrategias globales a través de las cuales debe orientarse su implementación. Políticas Operativas: Establecen las guías de acción para la implementación de las estrategias de la entidad, es decir que estas políticas son el despliegue de las políticas estratégicas. Definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de los objetivos, funciones, planes, programas, proyectos y políticas de administración del riesgo, previamente definidos por la Entidad. e Políticas de Evaluación: El propósito de esta política es asegurar que la Entidad, disponga oportunamente de información estratégica y objetiva a través de la auto evaluación a la gestión y al control, la administración y manejo de los riesgos y producto

e Políticas de Evaluación: El propósito de esta política es asegurar que la Entidad, disponga oportunamente de información estratégica y objetiva a través de la auto evaluación a la gestión y al control, la administración y manejo de los riesgos y producto de la evaluación independiente, con el fin de formular una política adecuada.

Artículo Quinto: Características de las Políticas e Estar basadas en un análisis de las condiciones reales de la Entidad. e Deben dar prioridad a la calidad del producto o servicio y estar dirigida a la mejora de la estructura y cultura global de la Entidad. e Presentarse en un lenguaje claro y simple. e Especificar objetivos concretos y definir claramente las metas esperadas. Debe especificar las prioridades y problemas. Definir la metodología a emplear. e Tener claramente definidos límites en el tiempo, objetivos y campos de aplicación. Y UREGISTRADURÍA 18 SET. 2012 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL E 7629 Obedecen a un plan, programa, proceso o proyecto; luego no pueden ser documentos independientes a la gestión. Las políticas son compromisos y como tal deben ser cumplidos y medidos. e Las políticas definen el perfil del servicio que se va a suministrar, las condiciones esperadas por la ciudadanía, los demás clientes y/o las partes interesadas. Las políticas permiten participación del Talento Humano para la consecución de los objetivos.

Artículo Sexto: Estructura de la Política El enunciado de la Política expresa el Objetivo (Qué) y la Estrategia (Cómo) que orienta el actuar y el desarrollo de los diferentes procesos de la Entidad.

El contenido de la Política se encuentra orientado por las leyes y la normatividad vigente, que

El enunciado de la Política expresa el Objetivo (Qué) y la Estrategia (Cómo) que orienta el actuar y el desarrollo de los diferentes procesos de la Entidad. El contenido de la Política se encuentra orientado por las leyes y la normatividad vigente, que incide de forma directa o indirecta en la gestión de la Entidad. La estructura de las políticas en general, se debe constituir teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Parámetros Objetivo de la Estrategia de la Enunciado de de Ley Política Política la Política Qué busca? Cómo? Leyes y | Maneras de actuar | Acciones genéricas | Texto articulado Normatividad | que establece la | para lograr los | de la Política Política cambios deseados Qué busca y el cómo?

Articulo Séptimo: Documentación la Política Las Políticas y/o Directrices se deben documentar mediante acto administrativo en una Resolución y/o Circular, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No.4897 del 28 de julio de 2006, la cual adopta el Manual de Imagen Corporativa.

Resolución: Acto administrativo, orden o decisión de autoridad gubernativa expedida por el funcionario competente.

Las resoluciones son expedidas por el Registrador Nacional del Estado Civil o por los funcionarios que tengan facultades para tal efecto de acuerdo con la normatividad establecida.

Circular: Comunicación Interna o externa de carácter general o normativo, con el mismo texto o contenido dirigido a varios destinatarios.

Las Circulares externas sólo podrán ser firmadas por el Registrador Nacional del Estado Civil. SyREGISTRADURIA 18 SET. 2012 TC Articulo Octavo: Pasos para la formulación de Políticas.

1. Identificar la clase de Política y/o Directriz a formular.

Civil. SyREGISTRADURIA 18 SET. 2012 TC Articulo Octavo: Pasos para la formulación de Políticas.

1. Identificar la clase de Política y/o Directriz a formular.

2. Determinar el documento en el cual se va a registrar la Política y/o Directriz.

3. Establecer los mandatos constitucionales, legales y misionales, en los cuales se deben direccionar los temas de acuerdo al entorno.

4. Identificar los criterios de base (necesidades y/o vacíos existentes) para el ajuste o formulación de la(s) Política(s) y / o Directrices.

5. Formular los objetivos de la Política (El Qué), para el cumplimiento de los fines de la función administrativa, que inciden en la gestión de los respectivos procesos de la entidad.

6. Formular las estrategias (Cómo) que se requieren para lograr el objetivo propuesto en la Política de la Entidad.

7. Estructurar el cuerpo de la Política para aprobación y firma del responsable.

8. El responsable de formular la política y/o directriz firma o envía para la aprobación y firma del funcionario competente, y posterior numeración de acuerdo al procedimiento establecido para el registro y control.

Artículo Noveno: Responsables de formular y aprobar Políticas Los responsables de formular y aprobar las políticas y/o directrices en la Registraduría Nacional del Estado Civil y sus Fondos adscritos, son quienes se relacionan a continuación:

Registraduría Nacional R T Responsable de Clase de Política Ambito de Responsable de Formulación Documento Aprobación y Aplicación Firma Registrador Nacional del Estado Civil Registrador Estratégicas Nacional Secretario General Resolución Nacional del Responsable de Circular Estado Civil Macroproceso ( Registrador Secretario General Delegado, Gerentes,

Aplicación Firma Registrador Nacional del Estado Civil Registrador Estratégicas Nacional Secretario General Resolución Nacional del Responsable de Circular Estado Civil Macroproceso ( Registrador Secretario General Delegado, Gerentes, Directores y Jefes de Oficina ) Registrador Nacional del Responsable de Resolución Estado Civil Operativas Macroproceso Circular Secretario General Responsable de Responsable de Nacional Macroproceso Macroproceso Responsable de procesos ( Circular Responsable de Gerentes, Directores, Jefes de proceso Oficina) Registrador Resolución Nacional del Responsable del Estado Civil Evaluación Nacional Macroproceso de Evaluación y Secretario General Control Responsable del Circular Macroproceso de Evaluación y | Control. YFondo Rotatorio de la Registraduría Nacional — FRR MOS. DEL ESTADO CIVIL 18 SET, 2012 [ T T T— Responsable de | Clase de Política Ámbito de Responsable de Formulación Documento Aprobación y | Aplicación Firma Registrador Nacional del Registrador Estratégicas Nacional Estado Civil Resolución Nacional del Responsable de Circular Estado Civil Macroproceso Registrador Responsable de Resolución Nacional del Macroproceso Circular Estado Civil . N Responsable de Responsable de Operativas Nacional Macroproceso Macroproceso Responsable de procesos Circular Responsable de ( Gerentes, Directores y Jefes procesos de Oficina) Registrador Resolución Nacional del Estado Civil Responsable del Evaluación Nacional Macroproceso de Evaluación y Control Responsable del Circular Macroproceso de Evaluación y Control. | al | | Fondo Social de Vivienda de la Registraduria Nacional - FSV T T Responsable de |

Estado Civil Responsable del Evaluación Nacional Macroproceso de Evaluación y Control Responsable del Circular Macroproceso de Evaluación y Control. | al | | Fondo Social de Vivienda de la Registraduria Nacional - FSV T T Responsable de | Clase de Política Ámbito de Responsable de Formulación Documento Aprobación y Aplicación Firma | Registrador Registrador Estratégicas Nacional Nacional del Resolución Nacional del Estado Civil Circular Estado Civil r Jefe Oficina de FSV Junta Directiva FSV Resolución Registrador Circular Nacional del Estado Civil Operativas Nacional [ Jefe Oficina de FSV Circular Jefe Oficina del FSV Registrador Resolución Nacional del Estado Civil Responsable del | Macroproceso de Evaluacion y Responsable del Evaluación Nacional Control Circular Macroproceso de Evaluación y Control. 1

Artículo Decimo: Control y seguimiento La Secretaría General de la Registraduría Nacional del Estado Civil y los responsables de los Fondos Adscritos, tienen la responsabilidad de llevar el registro y control de las Políticas emitidas.

El seguimiento al cumplimiento de las políticas formuladas, estará bajo la responsabilidad del Comité de Coordinación de Control Interno, los responsables de los Macroprocesos y Procesos, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, quienes velaran por el estricto cumplimiento y aplicación de las Políticas.REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO €IVIL B 7629 La Oficina de Control Interno, efectuará seguimiento al cumplimiento de lo establecido en la presente Resolución.

Artículo Décimo primero: La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación y modifica la Resolución No. 7584 del 24 de noviembre de 2008.

presente Resolución.

Artículo Décimo primero: La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación y modifica la Resolución No. 7584 del 24 de noviembre de 2008.

PUBLIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C, a los 18 SET. 2012 Registradór Nacional del Estado Ci y AT 7 CARLOSA e — ivj 4 ente ZA Assls — Secretario General

Proyectó: Martha Vianey Díaz “_