RNEC -Circular 0018 de 2009

REGISTRADURÍA

NACIONAL DEL ESTADO CIVII, CIRCULAR ~o.0 1 8

DRNFECHA: ~ogotá D. C., 1 7 FEB, 2009

PARA: Secretaria Privada, Secretario General, Registradores Delegados,

Gerentes, Jefes de Oficina, Delegados Departamentales y Registradores Distritales.

ASUNTO: Formulación del Plan de Acción 2009.

Con el fin de orientar a las diferentes areas en el proceso de estructuración del Plan de Acción para el Año 2009, la Oficina de Planeación elaboró el instructivo para la formulación y seguimiento al Plan de Acción 2009, herramienta que facilita la formulación de las actividades a realizar por cada proceso, para la presente vigencia. Con base en el instructivo, cada responsable de Macroproceso en coordinación con los responsables de Procesos deben identificar las actividades a ejecutar en el 2009, las cuales es necesario estén orientadas a cumplir los objetivos estratégicos establecidos en el Plan Estratégico 2008-201 1. Las aclaraciones sobre cualquier aspecto de esta circular, pueden consultarlas con la Oficina de Planeación, quien les prestará la asesoría y el apoyo necesario para la formulación del Plan de Acción y el registro de los informes de avance. Cordialmente, ~e~istrador Nacional Rei ~stadc/ciiil Anexos: Instructivo "formulación del plan de acción por Macroprocesos y Procesos 2009, en nueve folios. Anexos 1 : Red de Macroprocesos, en un folio. Anexo 2: Macroprocesos, Procesos y Objetivos Estratégicos de la R.N.E.C, en ocho folios Despacho del Registrador iuacional del Estado Civil

Anexos 1 : Red de Macroprocesos, en un folio. Anexo 2: Macroprocesos, Procesos y Objetivos Estratégicos de la R.N.E.C, en ocho folios Despacho del Registrador iuacional del Estado Civil Av. Calle 26 No. 51-50 Bogotá D.C. Tel. (1) 2226986 www.reLzisiraduria.Lzov.coREGISTRADUR~A

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

SECRETAR~A GENERAL

INSTRUCTIVO

FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN

POR MACROPROCESOS Y PROCESOS - 2009

BOGOTA DC. FEBRERO 2009.epua6!~ aluasa~d el e~ed Jez!leaJ e sapep!~!g3e se1 ap uope(nui~o~ el sal~eyy!3e~ e~ed elua!uieJJay eun ouio3 'o~!g3n~lsu! a~uasa~d la yoqela uo!3eaueld ap eu!3!40 e1 '600Z ouy la e~ed uo!33y ap ueld ns ap uo!3eu!u~a~ap A uo!3e~oqela el ua sosa~o~d A sosa~o~do~3e~ ap salqesuodsa~ sol e míode A Je$ua!Jo ap o$!sodo~d la u03 .SO~!~?J~JJS=J so~!garqo sol ellouesap [en3 la 'lenuv uo!wv ap uqd la sa anb

e~!~e~ado eJua!uieJJay eun ap 'uo!3naaB ns e~ed a~a!nba~ O~I!~~J~JJS=J ue(d (3 pep!gu=J e1 ap onu!~uo:, ojua!uie~obw le ~e~nApeo3 A sauop3e ap ollouesap lap sa~e~) t3 '~ezue3le apua~a~d anb sopejlnsaJ sol A so$!sodo~d sol aua!luo~ anb 'I!A!~ ope~s3 lap leuope~ e!~npe~~s!6atj el e~ed uo~sa6 ap elua!uieJJay eun sa ,,pep!guap! eJlsanu sa op!hias 13,, 110~-800~ 03!6age~~s=~ ueld 13l. OBJETIVOS DEL PLAN DE ACCIÓN L L

REGISTRADURIA

RACIONAL DEL ESTADO CIVIL OBJETIVO GENERAL Suministrar a los responsables de Macroprocesos y Procesos de la Registraduría hlacional del Estado Civil, una herramienta para la adecuada formulación, ejecución y seguimiento del Plan de Acción, que garantice una gestióri coherente con la ejecución del Plan Estratégico "El servicio es nuestra identidad".

INSTRUCTIVO

FORMULACI~N PLAN DE

ACCIÓN POR

MACROPROCESOS Y PROCESOS - 2009

OBJETIVOS ESPEC~FICOS

Código: 1-PDE-DM-003

Fecha: Versión: 1

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F-SG-OP-O1 1

1. Lograr a través de formatos la conceptualización y aplicación de la metodología para elaborar el Plan de Acción anual, estaridarizando su

Fecha: Versión: 1

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1. Lograr a través de formatos la conceptualización y aplicación de la metodología para elaborar el Plan de Acción anual, estaridarizando su presentación y posterior consolidación.

2. Contribuir al fortalecimiento de la planeacióri institucional, con el propósito de suministrar los elementos necesarios para su consolidación.

3. Definir metas alcanzables y medibles, priorizándolas segun la disponibilidad de recursos y la definición de iridicadores para su seguimiento y autoevaluación.

En la elaboración de Plan de Acción se debe tener en cuenta los siguientes principios: Coordinación: En la elabor de macroprocesos y de proc Planeación, deben definir y responsabilidad compartida con otros Av. Calle 26 No 51-50 CAN BogotContinuidad: El Plan de Acción Anual, debe garantizar el desarrollo de los prograinas, proyectos y metas con los cuales se pretenden alcanzar los objetivos del Plan Estratégico. I REGISTRADUR~A NACIONAL DEL ESTADO CNIL Eficiencia: El Plan de Acción Anual, debe permitir el cumplimiento de los actividades relacionadas con los objetivos Institucionales.

Coherencia: Las actividades programadas en el Plan de Acción Anual, deben guardar coherencia con los objetivos del Plan Estratégico 2008-201 1 "El servicio

es Nuestra Identidad".

INSTRUCTIVO

FORMIJLACI~N PLAN DE

ACCIÓN POR

MACROPROCESOS Y PROCESOS - 2009

Planificación: El Plan de Acción, debe permitir la concordancia entre el presupuesto de la Entidad y el Plan Estratégico 2008-201 1.

Código: 1-PDE-DM-003

MACROPROCESOS Y PROCESOS - 2009

Planificación: El Plan de Acción, debe permitir la concordancia entre el presupuesto de la Entidad y el Plan Estratégico 2008-201 1.

Código: 1-PDE-DM-003

Fecha: Versión: 1

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III. NIVELES DE RESPONSABILIDAD La formulación y ejecución del PLAN DE ACCIÓN corresponde a los responsables de Macroprocesos y Procesos.

Los responsables de Macroprocesos y Procesos deberán hacer participes y concertar cori los Delegados Departamentales y Registradores Distritales, las actividades que deban desarrollar en cada uno de los Procesos en el nivel desconcentrado, toda vez que estas actividades harán parte del cumplimiento del proceso. Adicionalmente los responsables de Macroprocesos en coordinacióri con los responsables de Procesos, implementarán los mecanismos que permitan recopilar la información de las Delegaciones, no obstante la Oficina de Planeación sugiere que de ser necesario la utilización de formatos sistematizados se informe, para que la Gerencia de Informática los desarrolle en el aplicativo SIGES, como una herramienta para estandarizar la información y llevar un control mas adecuado de la misma. Lo anterior, teniendo en cuenta que lnstitucional, conformado por los diez desconcentrado es ejecutor de activi Av Calle 26 No. 51-50 CAN BogotLos responsables de Macroprocesos y Procesos, deberán tener control y seguimiento permanente sobre las actividades programadas en el Plan de Acción. 1 k REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CWIL La Oficina de Planeación es responsable de efectuar el seguimiento trimestral al

seguimiento permanente sobre las actividades programadas en el Plan de Acción. 1 k REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CWIL La Oficina de Planeación es responsable de efectuar el seguimiento trimestral al cumplimiento de las actividades y metas establecidas en el Plari de Acción lnstitucional por MACROPROCESO, Así mismo, a los indicadores de gestión por proceso. Las actividades que se ejecuten en cumplimiento del Plan de Acción, deben tener los respectivos soportes, los cuales es necesario que el responsable de ejecutar las actividades las conserve.

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FORMULACI~N PLAN DE

ACCIÓN POR

MACROPROCESOS Y PROCESOS - 2009

IV. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

Codigo~ I-PDE-DM-003

Fecha: Versión. 1

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Para garantizar la adecuada y efectiva formulación del Plan de Acción por MACROPROCESOS, se debe ingresar la iriforrnación en el formato (F-PDEDM-017), el cual se encuentra en el aplicativo "Sistema de Información de Gestión" - SIGES, y cuyos campos se definen a continuación: Av, Calle 26 No. 51-50 CAN Bogotá Teléfono: 220 28 80 Ext uria.gov.co1. Macroproceso: Escriba el nombre del Macroproceso. Este nombre necesariamente debe corresponder a uno de los relacionados en la Red de Macroprocesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. (Ver anexo 1: Red de Macroprocesos).

REGISTRADUR~A

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

2. Proceso: Seleccione el nornbre del proceso, éste debe pertenecer al

Macroprocesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. (Ver anexo 1: Red de Macroprocesos).

REGISTRADUR~A

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

2. Proceso: Seleccione el nornbre del proceso, éste debe pertenecer al macroproceso bajo su responsabilidad. (Ver anexo 2: Listado de

I\/lacroprocesos, Procesos y Objetivos Estratégicos).

3. Peso del proceso: Establezca el peso del proceso que considere debe tener en términos de porcentaje, teniendo en cuenta las actividades que este va a desarrollar.

INSTRUCTIVO

FORMULACIÓN PLAN DE

ACCION POR

MACROPROCESOS Y PROCESOS - 2009

La sumatoria de todos los pesos de

Código: 1-PDE-DM-003

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Av. Calle No. 51 uestra identidad'INSTRUCTIVO Código: 1-PDE-DM-003 ! snmnni ii arihu mi AN DE Fecha: I rud Versión: 1 Pagina 7 de 9

4. Objetivo Estratégico: Contiene los objetivos estratégicos que se relacionan con el Macroproceso. (Ver anexo 2: Listado de Macroprocesos, Procesos y

Objetivos Estratégicos).

5. Actividad: Describa cada una de las actividades que hacen parte del proceso. Las actividades deben ir numeradas secuencialmente y redactarse con un verbo en infinitivo (ar, er, ir).

6. Metas Trimestrales: Resultado o producto que se pretende alcanzar en cada urio de los trimestres.

Para cada uno de los trimestres (Enero-Marzo), (Abril-Junio), (Juliocon un verbo en infinitivo (ar, er, ir).

6. Metas Trimestrales: Resultado o producto que se pretende alcanzar en cada urio de los trimestres.

Para cada uno de los trimestres (Enero-Marzo), (Abril-Junio), (JulioSeptiembre), (Octubre-Diciembre), escriba el resultado que espera alcanzar en el trimestre, respecto a la meta anual programada para la vigencia.

7. Meta Anual: Corresponde a la sumatoria de las metas programadas en cada uno de los trimestres.

8. Recursos: Describa los recursos que se requieren para el desarrollo de cada una de las Actividades programadas. Estos pueden ser: Humanos: Con cuantos funcionarios desarrollarán la actividad. Técnicos: Equipos requeridos. Tecnológicos: Programas de software y hardware. Financieros: Disponibilidad presupuestal, recursos económicos de cada actividad.

9. Funcionarios Responsables: Escriba el cargo del servidor público que tiene la responsabilidad de ejecutar las actividades del proceso.

V. FECHA DE ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN La formulación del Plan de Acción por ingresar al aplicativo SlGES

Av. Calle 26 No. 51-50 CAN BogVI. INFORME DE AVANCE DEL PLAN DE ACCIÓN.

11 REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CNIL Para el informe de avance del Plan de Acción, se debe ingresar la información correspondiente a la ejecución de las metas establecidas para cada actividad del trimestre. En el siguiente formato debe registrar únicamente la columna de ejecutado en el trimestre y el campo de observaciones:

M/ICROPROCESO:

PROCESO

PESOOEL PROCESO

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FORMULACI~N PLAN DE

ACCIÓN POR

MACROPROCESOS Y

ejecutado en el trimestre y el campo de observaciones:

M/ICROPROCESO:

PROCESO

PESOOEL PROCESO

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FORMULACI~N PLAN DE

ACCIÓN POR

MACROPROCESOS Y PROCESOS - 2009

1. Columna de ejecutado: Escriba el grado de avance de la actividad programada en el trimestre.

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2. Observaciones: Escriba los comentarios ylo aclaraciones que considere en relación con las actividades desarrolladas.

Los demás datos referenciados en las columnas automáticamerite el Aplicativo SIGES.

Av. Calle 26 No. 51-50 CAN BVII. FECHAS DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

% REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Ejecucióri primer trimestre (Enero-Marzo): Del 6 al 14 de abril de 2009. Ejecución segundo trimestre (Abril-Junio): Del 6 al 10 de julio de 2009. Ejecución tercer trimestre (Julio-Septiembre): Dei 5 al 9 de octubre de 2009. Ejecución del tercer trimestre (Octubre - Diciembre): Del 4 al 8 de enero de 2010

INSTRUCTIVO

FORMULACI~N PLAN DE

ACCIÓN POR

MACROPROCESOS Y PROCESOS - 2009

Buscando desarrollar un sistema de indicadores para el análisis de la gestión, que sea pertinente y el cual genere y consolide la cultura de la medición y el autocontrol en la Entidad, se establecieron los iridicadores por procesos, los

Buscando desarrollar un sistema de indicadores para el análisis de la gestión, que sea pertinente y el cual genere y consolide la cultura de la medición y el autocontrol en la Entidad, se establecieron los iridicadores por procesos, los cuales fueron validados por los responsables de Procesos.

Código: I-PDE-DM-003

Fecha: Versión 1

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Teniendo en cuenta lo anterior, el aplicativo SIGES, generará reportes de los indicadores por Procesos. Lo anterior perrnite a los Responsables de Macroprocesos y Procesos realizar autoevaluación a su gestión con base en los indicadores y resultados logrados. Av. Calle 26 No. 51-50 CAN BogotElectorales y Mecanismos de Participación.(DDE) Información Electoral (IE) Verificación y validación de Apoyos.(V V A) Oficina de PlaneaciónOficina de Planeación

ANEXO 2

MACROPROCESOS, PROCESOS Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

REGISTRADUR~A NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Registro Y Actualización del Sistema (RAS)

1. Depurar el Archivo Nacional de Identificación y

Registro de Votantes.

2. Consolidar el desarrollo del PMT 2 en la producción de Cédulas de Ciudadanía.

3. Garantizar que toda la población ciudadana cuente o disponga de la Cédulas de Ciudadanía de última generación en el año 2009.

4. Institucionalizar la Cultura de Servicio al Cliente.

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema Integrado de

Gestión. Identificación . Consolidar el desarrollo del PMT 2 en la producción e Cédulas de Ciudadanía.

4. Institucionalizar la Cultura de Servicio al Cliente.

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema Integrado de

Gestión. Identificación . Consolidar el desarrollo del PMT 2 en la producción e Cédulas de Ciudadanía. Servicios(CDS)Oficina de Planeación

DE APOYO

2. Consolidar el desarrollo del PMT 2 en la producción de Cédulas de Ciudadanía. disponga de la Cédulas de Ciudadanía de última generación en el año 2009.

1. Gestión de Talento Humano

Permanencia del Talento Humano (PTH) Retiro del Talento Humano (RTH)

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema lntegrado de

Gestión.

1. Depurar el Archivo Nacional de Identificación y

Registro de Votantes.

2. Consolidar el desarrollo del PMT 2 en la producción de Cédulas de Ciudadanía.

3. Garantizar que toda la población ciudadana cuente o disponga de la Cédulas de Ciudadanía de última generación en el año 2009. 4. lnstitucionalizar la Cultura de Servicio al Cliente.

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema lntegrado de

Gestión.

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema lntegrado de

Gestión.Oficina de Planeación

ANEXO 2

MACROPROCESOS, PROCESOS Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS

REG~STRADUR~A NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

2. Consolidar el desarrollo del PMT 2 en la producción de Cédulas de Ciudadanía

3. Garantizar que toda la población ciudadana cuente o disponga de la Cédulas de Ciudadanía de última generación en el año 2009.

2. Consolidar el desarrollo del PMT 2 en la producción de Cédulas de Ciudadanía

3. Garantizar que toda la población ciudadana cuente o disponga de la Cédulas de Ciudadanía de última generación en el año 2009. 4. lnstitucionalizar la Cultura de Servicio al Cliente.

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema lntegrado de

Gestión.

1. Depurar el Archivo Nacional de Identificación y

Registro de Votantes.

2. Consolidar el desarrollo del PMT 2 en la producción de Cédulas de Ciudadania.

3. Garantizar que toda la población ciudadana cuente o disponga de la Cédulas de Ciudadania de última generación en el año 2009.

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema lntegrado de

Gestión. Desarrollo de tecnologías informáticas y de comunicación (DT) Administración de las informáticas (AT)

2. Gestión tecnológica de la informaciónAsesoría Jurídica(AJ) 5. Adoptar y poner en marcha un Sistema Integrado de

Gestión Jurídica Representación Jurídica(RJ) Administración de los Recursos Registraduría Nacional. (ARFF) Administración de Recursos Físicos Control de Recaudoc (CR) Oficina de PlaneaciónOficina de Planeación

ANEXO 2

MACROPROCESOS, PROCESOS Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS

REG~STRADUR~A NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

4 Gestión Contable Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil (GCF) Gestión Contable Registraduria Nacional del Estado Civil.(GCR) Gestión Documental (GD) Inversión de los Recursos del Fondo Gestión administrativa y

Registraduría Nacional del Estado Civil (GCF) Gestión Contable Registraduria Nacional del Estado Civil.(GCR) Gestión Documental (GD) Inversión de los Recursos del Fondo Gestión administrativa y financiera

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema lntegrado de

Gestión

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema lntegrado de Gestión 4. lnstitucionalizar la Cultura de Servicio al Cliente.

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema lntegrado de

Gestión

5. Adoptar y poner en marcha un Sistema integrado de Asesoría y Control de la Actividad Disciplinaria (ACD) 5. Adoptar y poner en marcha un Sistema lntegrado de Gestión y control Función Disciplinaria (FD) 5. Adoptar y poner en marcha un Sistema lntegrado de

Gestión.REGISTRADUR~A NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Evaluaciones Integrales(E1) Relación con entes externos (REE)

3. Garantizar que toda la población ciudadana cuente o disponga de la Cédulas de Ciudadanía de última

Oficina de Planeación