RNEC -Circular 0039 de 2009

REGISTRADURÍA

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

CIRCULAR No0 3

Para: Secretario General, Secretaria Privada, Registradores Delegados,

Gerentes, Directores, Jefes de Oficina, Fondo Social de Vivienda, Delegados Departamentales, Registradores Distritales, Especiales, Municipales, Auxiliares y Funcionarios.

Asunto: Metodología de Autoevaluación de la Gestión y del Control en la RNEC.

Fecha: Bogotá, 16 de Abril de 2009

Respetados Doctores. Con fundamento en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, en su componente de AUTOEVALUACI~N, me permito dar a conocer a los servidores de la Registraduria Nacional del Estado Civil, la metodología que permite medir la efectividad del Control Interno y los resultados de la Gestión en tiempo real, con el fin de evaluar la capacidad para cumplir con los objetivos previstos y tomar las medidas preventivas y/o correctivas necesarias al cumplimiento de las metas y resultados de la entidad. La Auto evaluación del Control y de la Gestión, se realizará semestralmente y requiere de la papicipación de los servidores públicos de todos los niveles de la entidad. Los responsables de Macroproceso, Procesos, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, tienen la responsabilidad de aplicar la metodología y promover la adecuada participación de los demás servidores públicos, que tienen la re rmación veraz y oportuna durante el proc resultados y proponer accio Producto de la Autoevaluació metodología y tiempos estable respectivo seguimiento.

Av Calle 26 No 51-50 CAREGISTRADUR~A

NACIONAI. DEI. FATADO CIVII.

resultados y proponer accio Producto de la Autoevaluació metodología y tiempos estable respectivo seguimiento.

Av Calle 26 No 51-50 CAREGISTRADUR~A

NACIONAI. DEI. FATADO CIVII.

Es importante tener en cuenta, la responsabilidad que se tiene en la realización y presentación del Informe de Autoevaluación, para no incurrir en faltas disciplinarias que se puedan generar del incumplimiento a esta circular. Atentamente, ~e~istrádor ~aciónal del ~styo Civil

Anexos: Metodología de Autoevaluación.

Estructura Informe. Formato Autoevaluación del Control

A. Formato de Autoevaluación a la Gestión

{KMJefe Of. Planeación Av Calle 26 No. 51-50 CAN TE1 2202880 Extensiones 1556-1552 www.registraduria.gov.coAUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN (Anexo 2)

Código: F-PDE-DM-019

Fecha: Versión: O Pág 1 de 1

I 1CARGO RESPONSABLE DEL MACROPROCESO (NIVEL CENTRAL); DELEGADO DEPARTAMENTALYIO REGISTRADOR DISTRITAL

ELABORO:

CARGO:

APROBO:

CARGOREGISTRADUR~

NACIONAL DEL ESIXDO CML

METODOLOGIA DE AUTO EVALUACIÓN

DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN

Bogotá D.C. Marzo de 2009.1. INTRODUCCION '-E REGISTRADUR~ NACIONAL DEL ESTADO ClVlL Comprende las acciones coordinadas que los responsables de procesos y servidores públicos realizan para medir en primera instancia la efectividad del

'-E REGISTRADUR~ NACIONAL DEL ESTADO ClVlL Comprende las acciones coordinadas que los responsables de procesos y servidores públicos realizan para medir en primera instancia la efectividad del Control Interno, y en segundo lugar, los resultados de la Gestión en tiempo real de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el fin de evaluar la capacidad para cumplir con los objetivos previstos, y tornar las medidas preventivas y10 correctivas que sean necesarias para el mejoramiento continuo de los procesos, cumplimiento de las metas y resultados de la entidad. Se constituye eri un elemento que hace parte del Subsistema de Control de Evaluación, mediante el cual la Registraduria Nacional del Estado Civil evalúa y monitorea en forma integral, la existencia y efectividad de los controles y el desempeño organizacional frente al cumplimiento de sus objetivos.

METODOLOGIA DE

AUTOEVALUACI~N

DEL CONTROL Y A LA

GESTIÓN

2. OBJETIVO

Código: MED-PDE-DM o01

Fecha: Versión: 1

Página 2de 13 Dar a conocer a los servidores de la Registraduria Nacional del Estado Civil, un modelo metodológico como mecanismo de verificación y control de los procesos, evaluación al grado de cumplimiento de los indicadores determinados en los procesos, el logro de los resultados de cada proceso y el buen desempeño de los servidores que llevan a cabo la ejecución de las operaciones. Los responsables de los Macroprocesos, Procesos y todos los servidores de la Registraduría Nacional del Estado Civil, cuenten con una metodología estandarizada que perrnita medir la efectividad del Control Interno y los resultados de la Gestión en tiempo real.

4. CONCEPTOS

Registraduría Nacional del Estado Civil, cuenten con una metodología estandarizada que perrnita medir la efectividad del Control Interno y los resultados de la Gestión en tiempo real.

4. CONCEPTOS 4.1 Evaluación: Conjunto de elerneritos de control que al actuar en forrna coordinada en la entidad publica, permite a cada área de la organización medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo, tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.La autoevalución evalúa los controles y monitorea las operaciones de la entidad a través de la rnedicióri de los resultados generados por los procesos, evaluando su diseño y operación en un periodo determinado, por medio de la medición y el análisis de los indicadores, cuyo propósito es tomar las decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño.

Lb REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL 4.2 Autoevaluación del Control: Debe evaluar la existencia de cada uno de los elementos de Control Interno, así como su efectividad en los procesos, áreas responsables y a nivel corporativo de la entidad pública. Toma como base los parámetros de evaluación incluidos en la definición de cada uno de los Elementos del Sistema de Control Interno, así como la existencia de controles iriforrriales que se dan en forma espontánea en la ejecución de las operaciones. 4.3 Autoevaluación de la Gestión: Permite el monitoreo de los factores críticos de éxito de los procesos, al detectar desviaciones que se encuentren por fuera de su rango de tolerancia, permitiendo establecer las medidas correctivas que

4.3 Autoevaluación de la Gestión: Permite el monitoreo de los factores críticos de éxito de los procesos, al detectar desviaciones que se encuentren por fuera de su rango de tolerancia, permitiendo establecer las medidas correctivas que garanticen la continuidad de la operación y la satisfacción de los objetivos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Utiliza como insumo los lndicadores a fin de construir un conjunto arrnónico de guías y parámetros de evaluación de la gestión.

METODOLOGIA DE

AUTOEVALUACI~N

DEL CONTROL Y A LA

GESTIÓN

5. OBJETIVOS DE LA AUTOEVALUACIÓN

Código: MED-PDE-DM

00 I

Fecha: Versión: 1

Página 3de 13 Evaluar la efectividad del Control Interno en cada uno de los procesos y dependencias responsables al interior de la entidad. Verificar los resultados de los procesos tomando como base el análisis de los indicadores correspondientes. Defiriir las acciones requeridas para el mejoramiento a la eficiencia y efectividad de los procesos y sus resultados.

6. PRINCIPIOS DE LA AUTOEVALUACIÓN Para que el proceso de Autoevaluación del Control y a la Gestión sea fructífero y sus resultados sean útiles para la entidad y en la toma de decisiones futuras, es necesario que los participantes compartan los siguientes principios: 6.1. Principio de Responsabilidad: La Autoevaluación permite a todos los servidores públicos y deperidencias de la entidad, hacerse cargo de aquelloselementos que no presentan un adecuado funcionamiento, en procura del logro de los propósitos institucionales y de establecer las acciones correctivas correspondientes, definiendo acciones de mejora que encaucen a la entidad hacia el cumplimiento de sus fines. bd

los propósitos institucionales y de establecer las acciones correctivas correspondientes, definiendo acciones de mejora que encaucen a la entidad hacia el cumplimiento de sus fines. bd REGISTRADUR~A NACIONAL DEL ESTADO CNlL 6.2. Principio de Imparcialidad: La metodología utilizada para evaluar los controles internos, se funda en la participación activa de los servidores públicos, propiciando la objetividad al desarrollo de su función y análisis de resultados, toda vez que se requiere actuar con actitud, para evaluar la gestión y los resultados logrados por la entidad. 6.3 Principio de Celeridad: Promueve la oportunidad de la evaluación para garantizar la pertinencia de las medidas correctivas.

METODOLOGIA DE

AUTOEVALUACI~N

DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN 6.4 Principio de Eficiencia y Eficacia: Detecta las fallas y corrige las desviaciones para alcanzar los objetivos con efectividad.

Código: MED-PDE-DM

00 I

Fecha: Versión: 1

Página Estos principios se fundamentan en la Autorregulación, lo que permite definir y norrnalizar los criterios de análisis, medición, periodicidad y favorece la Autogestión, toda vez que el análisis a los indicadores de cada proceso y cada servidor que participa en ellos, puede establecer las deficiencias, lo cual permite tomar conciencia de los cambios requeridos y emprenderlos con el fin de mejorar la calidad del sistema.

7. NIVELES DE RESPONSABII-IDAD La Autoevaluación del Control y a la Gestión, requiere de la participación de los servidores públicos de todos los niveles de la entidad. Los responsables de

Macroproceso, Procesos, Delegados Departameritales y Registradores Distritales,

La Autoevaluación del Control y a la Gestión, requiere de la participación de los servidores públicos de todos los niveles de la entidad. Los responsables de Macroproceso, Procesos, Delegados Departameritales y Registradores Distritales, tienen la responsabilidad de aplicar la metodología y promover la adecuada participación de los demás servidores públicos, que tienen la responsabilidad de suministrar la información veraz y oportuna durante el proceso de Autoevaluación, así como de analizar los resultados y proponer acciones que permitan el mejoramiento de los procesos.METODOLOGIA DE

AUTOEVALUACI~N

DEL CONTROL Y A LA

GESTIÓN

Código: MED-PDE-DM

001

Fecha: Versióri: 1

Página 5de 13 La Oficina de Planeación diseñó y elaboró un formato denominado Autoevaluación del Control F-PDE-DM-020 (anexo l), el cual contiene una serie de afirmaciones por cada Componente del Modelo Estándar de Control Interno, que serán calificadas de acuerdo a la siguiente escala de valoración:

O. No Aplica

1. No se Cumple

2. Se Cumple Insatisfactoriamente

3. Se Cumple Aceptablemente

4. Se Cumple en Alto Grado

5. Se Cumple Plenamente NOTA: En el Nivel Central los responsables de Macroprocesos eri coordinacióri con los responsables de procesos, aplican selectivamente el formato mínimo al 70% de los servidores que pertenecen a cada macroproceso y en el Nivel Desconcentrado los Delegados Departamentales y Registradores Distritales aplicaran el formato mínimo al 70% de los servidores, que hacen parte de la Delegación incluyendo los registradores municipales, especiales, auxiliares y demás servidores.

Desconcentrado los Delegados Departamentales y Registradores Distritales aplicaran el formato mínimo al 70% de los servidores, que hacen parte de la Delegación incluyendo los registradores municipales, especiales, auxiliares y demás servidores. Procedimiento para la tabulación de la información e interpretación de resultados Una vez se haya aplicado el formato correspondiente, se deben tabular las respuestas con el fin de organizar, analizar y consolidar los resultados respectivos. ' USAID DEL PUEBLO DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, PROGRAMA DE EFICIENCIA Y RENDICI~N DE CUENTAS COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Manual de Irnplementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:200,. marzo de 2006, 61 P.Tabulación: U REGISTRADUR~ NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Para efectos de la tabulación, a cada respuesta de la escala de valoración, se le asignó un valor como se aprecia en la siguiente tabla:

METODOLOGIA DE

AUTOEVALUACI~N

DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN Tomando como referente lo anterior, es necesario adelantar las siguientes acciones:

Código: MED-PDE-DM

00 I

Fecha: Versión: 1

Página 6 de 13 O 1 2 3 4 5

1. Defina para cada afirmación, la frecuencia o número de veces que una respuesta obtuvo cada uno de los valores establecidos en la tabla anterior.

No aplica No se cumple Se cumple Insatisfactoriamente Se cumple aceptablemente Se cumple en alto grado Se cumple plenamente

respuesta obtuvo cada uno de los valores establecidos en la tabla anterior. No aplica No se cumple Se cumple Insatisfactoriamente Se cumple aceptablemente Se cumple en alto grado Se cumple plenamente Ejemplo: En un formato aplicado a 20 personas, la afirmación número 1 tuvo las siguientes frecuencias: Es decir, para la afirmación No. 1 ninguna persona marco el valor O que corresponde a "No aplica" del formato, para la rnisma afirmación 3 personas marcaron el valor 1 "No se cumple, 4 personas marcaron el valor 2 "Se cumple Insatisfactoriamente", 6 personas marcaron el valor 3 "Se cumple aceptablemente" 3 personas marcaron el valor 4 "Se cumple en alto grado" y 4 personas marcaron el valor 5 "Se cumple plenamente" NOTA: En caso que una afirmación se haya dejado de responder, se debe asumir el valor O.

2. Divida cada frecuencia por el número total de formatos aplicados. Este resultado se debe dar en térrninos porcentuales.

En el caso del ejemplo, estos porcentajes quedarán así:3. Multiplique cada valor por el porcentaje deterrninado en el paso ariterior, con el fin de hallar un valor parcial de cada uno. En el ejemplo la situación sería:

REGISTRADURÍA

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

4. Sume los valores parciales para obtener el puntaje de la afirmación.

En el ejemplo, la sumatoria da como resultado: 0+0,15+0,4+0,9+0,6+1 =3,05

METODOLOGIA DE Código: MED-PDE-DM

5. Repita este mismo procedimiento para todas las afirmaciones que integran el formato por cada uno de los componentes (se recomienda trabajar las

METODOLOGIA DE Código: MED-PDE-DM

5. Repita este mismo procedimiento para todas las afirmaciones que integran el formato por cada uno de los componentes (se recomienda trabajar las afirmaciones en el misrrio orden en que se aplicaron).

AUTOEVALUACI~N

DEL CONTROL Y A LA

GESTIÓN

6. Determine el Puntaje Total, de cada componente, sumando los puntajes obtenidos para cada afirmación y dividiéndolos por el número total de afirmaciones realizadas. o01

Fecha: Versión: 1

Página 7 de 13 Para adelantar los pasos 1 a 6 se sugiere utilizar un formato como el siguiente:---- I Tab~lacion Formato 1 <f h,

REGISTRADUR~A

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL En donde: F Frecuencia, número de veces que una respuesta obtuvo el mismo valor. YO Porcentaje, número de respuestas obtenidas por cada valor sobre el total de respuestas. P Valor parcial que se obtiene de multiplicar el valor (0,1,2,3,4 ó 5) por el porcentaje. PP Puntaje por afirmacióri, corresponde a la suma de los valores parciales. TOTAL Número de formatos aplicados, que en todo caso, deberá corresponder a la sumatoria de todas las frecuencias. PT Puntaje Total corresponde a la suina de todos los puntajes por afirmación.

METODOLOGIA DE Código: MED-PDE-DM '

AUTOEVALUACI~N I o01

Interpretación de resultados: DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN Ubique el Puntaje Total PT, por cada cornponente, (definido en el paso 6) dentro del rango que le corresponde de acuerdo con la siguiente tabla:

Fecha: Versión: 1

Interpretación de resultados: DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN Ubique el Puntaje Total PT, por cada cornponente, (definido en el paso 6) dentro del rango que le corresponde de acuerdo con la siguiente tabla:

Fecha: Versión: 1

Página 8 de 13Para cada uno de los rangos se encuentra definido un criterio, que representa una valoracióri cualitativa del Puntaje Total de cada Componente del MECI. Con base en esta valoración se interpretarán los resultados obtenidos en cada uno de los formatos y se definirán las acciones que han de emprenderse. REGISTRADUR~ NACIONAL DEL ESIADO CML El análisis de resultados producto de la Autoevaluación del Control, permite determinar la efectividad del diseño y operación de los elementos que hacen parte de cada Componente y tomar las acciones relacionadas con la corrección o el mejoramiento de los mismos.

Ejemplo: como resultado de tabular un formato de un Componente del MECI de tres afirmaciones, se obtuvieron los siguientes datos: METODOLOGIA DE Código: MED-PDE-DM En el ejemplo la surnatoria da como resultado: 3,05+2,45+3,15 = 8.65, este valor dividido en 3 afirmaciones da como resultado: 2,88.

AUTOEVALUACI~N

DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN Se observa que el Puntaje Total se ubica en el rango deficiente, por lo tanto, se deberán proponer acciones que permitan superar ese estado deficiente, procurarido trabajar con mayor esfuerzo en los aspectos indagados, a través de las afirmaciones que obtuvieron un menor puntaje parcial. o01

Fecha: Versión: 1

Página 9de 13 En el Nivel Central cada responsable de Macroproceso en coordinación con los

las afirmaciones que obtuvieron un menor puntaje parcial. o01

Fecha: Versión: 1

Página 9de 13 En el Nivel Central cada responsable de Macroproceso en coordinación con los responsables de Procesos y Servidores, procederán a aplicar la metodología y del resultado de las observaciones y10 no conformidades detectadas, deberán implementar las acciones a que haya lugar, para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de sus procesos.En el Nivel Desconcentrado los Delegados Departamentales y Registradores Distritales incluyendo los Registradores Municipales, Especiales, Auxiliares y demás Servidores, del resultado de las observaciones y10 no conformidades detectadas, deberán implementar las acciones a que haya lugar, para coadyuvar al fortalecimiento del Sisterna de Control Interno de cada uno de los procesos, en los cuales desarrollan actividades. oxc~?ll<CiOh tiirro~~ Lb REGISTRADUR~A NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Las acciones a implementarse, tendrán que ser registradas eri el Plan de Mejoramiento por Procesos. La metodología a seguir para cada uno de los productos a ser evaluados será la siguiente:

METODOLOGIA DE Código: MED-PDE-DM AUTOEVALUACI~N o01

8.2.1 Autoevaluación Plan de Acción: DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN Los responsables de Macroproceso en coordinación con los responsables de Procesos y Servidores, evaluarán el grado de cumplimiento de las actividades programadas y metas propuestas en el Plan de Acción, de acuerdo a los indicadores de cada proceso. Sí el grado de cumplimiento de los indicadores no es satisfactorio, se deben emprender acciones que permitan eliminar las causas de las deficiencias encontradas.

Fecha:

programadas y metas propuestas en el Plan de Acción, de acuerdo a los indicadores de cada proceso. Sí el grado de cumplimiento de los indicadores no es satisfactorio, se deben emprender acciones que permitan eliminar las causas de las deficiencias encontradas.

Fecha: Versión: 1

Página 10 de 13 A partir del resultado obtenido de los indicadores del Plan de Acción por cada proceso del rnacroproceso analizado, se debe efectuar el respectivo análisis y registrarlo en el formato del Anexo 2. Las observaciones y10 no conformidades detectadas y registradas en el ariexo 2 deben ser registradas en el Plan de Mejoramiento por Procesos y determinar las acciones pertinentes. Así mismo, los Delegados Departamentales y Registradores Distritales y demás servidores deben realizar la Autoevaluación a las actividades que ejecutan y que hacen parte de los procesos de la entidad, para determinar el grado de cumplimiento y verificar que los indicadores se están cumpliendo. Sí el grado de cumplimiento de los indicadores no es satisfactorio y se considera que el cumplimiento de las actividades esta incidiendo en estos, es necesarioemprender acciones que permita eliminar las causas de las deficiencias encontradas. El producto del análisis debe registrarse en el formato del Anexo 2. oxm UUO" [LI 0f.U JLb REGISTRADUR~A NACIONAL DEL ESTADO CML Las observaciones y10 no conformidades detectadas y registradas en el anexo 2 se registran en el Plan de Mejoramiento por Procesos y se establecen las actividades a realizar durante el periodo. 8.2.3 Autoevaluación Plan de Mejoramiento por Procesos:

METODOLOGIA DE ~ Código: MED-PDE-DM 1

AUTOEVALUACI~N 00 I

actividades a realizar durante el periodo. 8.2.3 Autoevaluación Plan de Mejoramiento por Procesos:

METODOLOGIA DE ~ Código: MED-PDE-DM 1

AUTOEVALUACI~N 00 I Se constituye en los planes administrativos que contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los procesos de la organización, que han de adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en procura de los objetivos institucionales (Consultar la Circular No. 065 de junio 20 de 2008). DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN Los responsables de Macroproceso, Proceso y servidores, así como los Delegados Departamentales, Registradores Distritales y demás servidores, deben efectuar el análisis y seguimiento al grado de cumplimiento de las actividades que se establecieron en el Plan de Mejoramiento por Procesos, de acuerdo al porcentaje de avance alcanzado dentro de las fechas establecidas y verificar su efectividad. Sí el resultado del análisis no es satisfactorio, es necesario que se tomen acciones oportunas que permita corregir las desviaciones identificadas y conlleve a la mejora de los procesos afectados.

Fecha: Versión: 1

Página 11 de 13 Producto de la Autoevaluación, los responsables de Macroprocesos y Procesos, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, podrán depurar el Plan de Mejoramiento por Procesos en relación a las acciones que hayan implementado, producto de las observaciones y10 no conformidades detectadas por ellos mismos en las autoevaluaciones y que estas hayan sido efectivas. Es decir, procederán a retirarlas del plan, siempre y cuando hayan eliminado las causas que dieron origen a las observaciones. La Oficina de Control Interno realiza el respectivo seguimierito y verificación del

en las autoevaluaciones y que estas hayan sido efectivas. Es decir, procederán a retirarlas del plan, siempre y cuando hayan eliminado las causas que dieron origen a las observaciones. La Oficina de Control Interno realiza el respectivo seguimierito y verificación del cumplimiento de las acciones registradas en el Plan de Mejoramiento por Procesos, producto de las Autoevaluaciones y las que se generan de la Auditoria Interna Integral que realiza la OCI. 8.2.4 Autoevaluación Plan de Mejoramiento Institucional: La dinámica organizacional, debe permitir generar un clima institucional orientado al mejoramiento de la gestión y los resultados; al garantizar el seguimientocontinuo de los acuerdos y compromisos de los diferentes responsables de su ejecución, dentro de un término prudencial para medir su aplicación. El Plan de Mejoramiento lnstitucional consolida las acciories de mejoramiento tendientes a subsanar o corregir hallazgos que han sido identificados por el órgano de Coritrol Fiscal.

Código: MED-PDE-DM o01

Fecha: Versión: 1

Página 12 de 13 METODOLOGIA DE A partir de las acciones preventivas y10 correctivas, propuestas por los responsables de Macroproceso y Procesos, Delegados Departamentales y Registradores Distritales, se debe realizar el análisis al grado de avance y cumplimiento de las actividades programadas en el plan en mención, así mismo la Oficina de Control Interno, realiza el respectivo seguimiento y verificación del cumplimiento de las mismas.

REGISTRADURÍA

NACIOPIAL DEL ESTADO CIVIL

8.2.5 Autoevaluación Planes, Programas y Proyectos:

AUTOEVALUACI~N

DEL CONTROL Y A LA

GESTIÓN

cumplimiento de las mismas.

REGISTRADURÍA

NACIOPIAL DEL ESTADO CIVIL

8.2.5 Autoevaluación Planes, Programas y Proyectos:

AUTOEVALUACI~N

DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN En relación a los Planes, Programas y Proyectos de la entidad, de los cuales hagan parte los responsables de Macroprocesos, Procesos, Delegados Departamentales, Registradores Distritales y demás servidores, deberán efectuar el análisis y seguimiento al cumplimiento de los Objetivos propuestos, grado de cumplimiento y avance de las actividades, metas y fechas establecidas, con el propósito de tomar acciones oportunas, que permita corregir las desviaciones que se detecten y con lleve al desarrollo y culminación exitosa de los mismos. 8.2.6 Autoevaluación Mapa de Riesgos Institucional: Los responsables de Macroproceso en coordinación con los responsables de Procesos, Delegados Departamentales, Registradores Distritales y servidores deben efectuar seguimiento y verificar el grado de cumplimiento y efectividad de las acciones de control y controles existentes identificados para cada riesgo en el Mapa de Riesgos del Macroproceso. Así mismo establecer sí se ha materializado algún riesgo, determinando la(s) causa(s) y el efecto o impacto que género sobre el cumplimiento del objetivo del macroproceso y proceder a replantear las acciones de control y fortalecer los controles existentes, con el firi de evitar que reaparezca y mitigar el impacto del mismo. De igual rnanera, evaluar el resultado de los indicadores y el cumplimiento del cronograma establecido en el Mapa de Riesgos del Macroproceso y efectuar los ajustes que consideren necesarios y pertinentes.9. ESTRUCTIJRA DEL INFORME: Ver Anexo 3

De igual rnanera, evaluar el resultado de los indicadores y el cumplimiento del cronograma establecido en el Mapa de Riesgos del Macroproceso y efectuar los ajustes que consideren necesarios y pertinentes.9. ESTRUCTIJRA DEL INFORME: Ver Anexo 3 c A

REGISTRADUR~

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

10. FECHAS PROGRAMAS DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL La Autoevaluación del Control y a la Gestión, se realizará sernestralmente, es decir finalizado cada semestre comprendido entre Enero - Junio, se desarrollará los cinco (5) primeros días del mes de Julio y para el periodo de Julio - Diciembre, del 1 al 15 de Enero de la siguiente vigencia.

METODOLOGIA DE Código: MED-PDE-DM AUTOEVALUACI~N o01

11. PRESENTACI~N INFORME

DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN El informe debe contener el resultado de la Autoevaluación del Control y de la Gestión conforme a la metodología establecida y remitirse a la Oficina de Planeación, vía correo electrónico y en copia dura, para el respectivo seguimiento debidamente firmado por cada responsable de Macroproceso del hlivel Central y por el Delegado Departamental y Registrador Distrital para el Nivel Desconcentrado.

Fecha: Versión: 1

Página 13 de 13 El lnforrne de la Autoevaluación del primer semestre debe ser entregado a la Oficina de Planeación el día (6) hábil del mes de julio y para el segundo semestre el día (1 6) hábil del mes de Enero de la siguiente vigencia. La Oficina de Planeación elabora y presenta el informe consolidado de la Auto evaluación del Control y de la Gestión de la entidad, al Comité de Coordinación de

el día (1 6) hábil del mes de Enero de la siguiente vigencia. La Oficina de Planeación elabora y presenta el informe consolidado de la Auto evaluación del Control y de la Gestión de la entidad, al Comité de Coordinación de Control Interno para que se adopten las acciones correspondientes para asegurar el funcionamiento del Sistema de Control Interno.

MARTHA VIANEY DlAZ M

Jefe Oficina de PlaneaciónREGISTKADUR~

NACIONAL DEL ES'IRDO CIVIL

ANEXO 3

INFORME AUTOEVALUACI~N DEL CONTROL Y A LA GESTIÓN

(ARIAL 14)

NOMBRE DEL MACROPROCESO, DELEGACION

DEPARTAMENTAL Y10 REGISTRADURIA DlSTRlTAL

PERIODO CORRESPONDIENTE

(ARIAL CURSIVA 14)

CIUDAD Y FECHAINFORME AUTOEVALUACIÓN DEL

CONTROL Y A LAGESTIÓN

(Anexo 3) Pagina 1.

L VERSIÓN: 1.0

ASPECTOS GENERALES Página 2 de 7

Objetivo del informe de autoevaluación Alcarice de la Autoevaluación Resultados por Componentes del Modelo Estándar de Control Interno MECl Interpretación de los resultados Subsistema de Control Estratégico Componente Ambiente de Control Componente Direccionamiento Estratégico Componente Administración del Riesgo Subsistema Control de Gestión Componente Actividades de Control Componente Información Componente de Comunicación

INFORME AUTOEVALUACIÓN A LA GESTIÓN

Autoevaluación Plan de Acción Autoevaluación Plan de Mejoramiento por procesos Autoevaluación Plan de Mejoramiento lnstitucional Autoevaluación Planes, Programas y Proyectos Autoevaluación Mapa de Riesgos lnstitucional

Autoevaluación Plan de Acción Autoevaluación Plan de Mejoramiento por procesos Autoevaluación Plan de Mejoramiento lnstitucional Autoevaluación Planes, Programas y Proyectos Autoevaluación Mapa de Riesgos lnstitucional

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones RecomendacionesINFORME AUTOEVALUACIÓN DEL

CONTROL Y A LAGESTIÓN

(Anexo 3) Página 3 de 7

1. ASPECTOS GENERALES 1 .l Objetivo del Informe de Autoevaluación Se describe cual es el objetivo del informe de la Autoevali_iación: Evaluar la efectividad del Sistema de Control lnterno en cada uno de los Macroprocesos y Procesos de la entidad.

Verificar los resul.tados de los procesos toma.ndo como base el análisis de los indicadores correspondientes. Definir las acciones preventivas y10 correctivas que permitan fortalecer el Sistema de Control Iriterno y el Nlejoramierito Contii-iuo de los procesos y sus resultados. 1.2 Alcance de la Autoevaluación Se indica el periodo objeto del informe de Autoevaluación del Control y a la Gestión. (Ejemplo: Este informe de autoevaluación corresponde al periodo comprendido entre el XX de XX y el XX de XX del año XXXX, donde se realizó la autoevaluación al Control teniendo en cuenta los elementos de control que hacen parte del NlECl y a la Gestión en relación a Plan de Acción, Planes de Mejoramiento, Mapa de Riesgos Institucional, Planes, Programas y Proyectos. Para la Autoevaluación del Control, una vez aplicada la metodología de Autoevaluación se procede a tabular la información, con el fin de realizar el análisis y la consolidación de los resultados respectivos.

Riesgos Institucional, Planes, Programas y Proyectos. Para la Autoeva