RNEC -Circular 0129 de 2010

CIRCULAR 1 2 9

FECHA: Julio 28 de 2010

PARA: SECRETARIO GENERAL, SECRETARIO PRIVADO, REGISTRADORES

DELEGADOS, GERENTES, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA,

DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES DISTRITALES,

REGISTRADORES ESPECIALES, REGISTRADORES AUXILIARES,

REGISTRADORES MUNICIPALES, ASESOR ADMINISTRATIVO C.N.E.,

COORDINADORES, ALMACENISTAS DEPARTAMENTALES Y

FLINCIONARIOS.

ASUNTO: DIRECTRICES Y PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FlSlCO

ANUAL DE BIENES MUEBLES TANGIBLES E INTANGIBLES.

De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Publica, una de las actividades principales de orden administrativo que deben realizar las Entidades que conlleve a un cierre integral de la información contable, es la elaboración de los inventarios de bienes, para lo cual se hace necesario realizar periódicamente toma física de inventarios y conciliación de saldos con los registros contables. Por lo tanto, en cumplimiento de esta normatividad, se imparten instrucciones para realizar anualmente el levantamiento físico de bienes tangibles (muebles e inmuebies) e intangibles (sohare ...) con corte a 31 de diciembre de cada vigencia de los bienes de propiedad de la Registraduría Nacional de Estado Civil y del Fondo Rotatorio de la Registraduna, el cual será coordinado en el Nivel Central por la Dirección Administrativa y la Coordinación del Grupo de Almacén e lnventarios y en el nivel desconcentrado por los Delegados Departamentales en el ámbito de su circunscripción, de conformidad con el siguiente procedimiento:

1. PREINVENTARIO: Esta actividad se debe realizar en el transcurso del periodo

Delegados Departamentales en el ámbito de su circunscripción, de conformidad con el siguiente procedimiento:

1. PREINVENTARIO: Esta actividad se debe realizar en el transcurso del periodo fiscal y debe ser reportada con corte a 30 de noviembre de cada vigencia, tiene como finalidad avanzar en el manejo del levantamiento físico que se debe presentar con corte a 31 de diciembre de cada año y consta de las siguientes etapas: 1.1 Levantamiento físico de bienes tangibles e intangibles: En las delegaciones, los delegados y sus almacenistas serán los responsables de mantener actualizada, consolidada e individualizada la información relacionada con los responsables, ubicación y detalles de todos y cada uno de los bienes que reposan en sus áreas de influencia (Registradunas especiales, auxiliares yREGISTRADUR~A lwcmlwLDeLE8MDOCML 129 municipales). El conteo fisico se registrará en los formatos Al, A 4, A 5 y en el libro Ecxel. 1.2 Cruce y verificación de información: La verificación física de los bienes se realiza con el fin de confrontar las existencias reales producto de levantamiento físico realizado en cada municipio y consolidado por Delegación Departamental; contra los saldos registrados en ' el aplicativo de lnventarios que suministrara el Grupo de Almacén e Inventarios.

2. REGISTRO DE NOVEDADES Una vez realizado el preinventario, se reportarán las novedades que se hayan causado en el mes de diciembre de cada vigencia.

3. ENVIO DE LA INFORMACIÓN DEL INVENTARIO ACTUALIZADO: Los fonnatos deberán ser remitidos en medio físico y magnético y al correo

inventario201O@registraduria.gov.co a la Coordinación de Almacén e lnventarios

3. ENVIO DE LA INFORMACIÓN DEL INVENTARIO ACTUALIZADO: Los fonnatos deberán ser remitidos en medio físico y magnético y al correo

inventario201O@registraduria.gov.co a la Coordinación de Almacén e lnventarios totalmente depurados y certificados por los Delegados Departamentales, a más tardar el 10 de enero de cada vigencia. La presente circular, deroga la circular 062 del 16 de junio de 2008. Cordial saludo, EDGAR ZAPATA BAR~S Gerente Administrativo y Financiero y formatos.REGIST&UIÚA

NACIONAL DEL ISDUY) CML

CRONOGRAMA ACTUALIZADO ANUAL DE INVENTARIOS. Julio 27 de 2010

Dirección AdministrativaGtupo Almacén e lnventarios Av. Celle 26 No. 5160 CAN BogotB D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext. 1016 - 11040 Fax: 220 76 59

www.renistraduria.nov.co No. Actlvldad 1 2 3 4 S 6 7 8

DESCRlPClON ACTIVIDAD

PREINVENTARIO Enviar Formatos Al, A4, AS y libro Excel (digitalización inventarios), en medio magnético, a Delegaciones Departamentales y Registradurla Distrital. Prestar el apoyo requerido por los almacenistas y hacer seguimiento durante el desarrollo del levantamiento flsico den los bienes, mediante comunicación telefónica, por correo electrónico y si se considera necesario se realizaran visitas a las sedes. Con el formato Al (actualización de inventarias) efectuar el levantamiento individualizado (funcionario por funcionario), teniendo en cuenta la información registrada en cada

electrónico y si se considera necesario se realizaran visitas a las sedes. Con el formato Al (actualización de inventarias) efectuar el levantamiento individualizado (funcionario por funcionario), teniendo en cuenta la información registrada en cada columna. Se hace énfasis en el estado en que se encuentra el bien. Con el Formato A4 (baja bien devolutivo), relacionar los elementos determinados para dar de baja en las vigencias 2007,2008,2009 y 201 0. Con el Formato AS (baja bien devolutivo periodos anteriores), relacionar los elementos que se han dado de baja y han sido vendidos, donados o destruidos en los periodos fiscales 2006, 2007, 2008 y 2009, adjuntando los respectivos soportes. Asl mismo relacionar elementos que permanecen en bodega por este concepto. Enviar información ingresada en el libro Excel y en los formatos, al correo electrónico de la Coordinación de Almacén e Inventarios. Cruzar información con el sistema de inventarios LEADER a nivel nacional. Enviar información cruzada con los siguientes parámeiros: FECHA INICIO 17 agosto 2010 17 agosto 2010 17 agosto 2010 17 agosto 2010 17 agosto 2010 17 agosto 2010 30noviembre 2010 15 diciembre 2010 FECHA TERMlNAClON 17 agosto 2010 30 noviembre 2010 30 noviembre 2010 30 noviembre 2010 30 noviembre 2010 30 noviembre 2010 15 diciembre 2010 15 diciembre 2010

RESPONSABLE

Almacén Central Almacén Central Almacén - Delegación Almacén - Delegación Almacén - Delegación

30 noviembre 2010 15 diciembre 2010 15 diciembre 2010

RESPONSABLE

Almacén Central Almacén Central Almacén - Delegación Almacén - Delegación Almacén - Delegación Almacén - Delegación Almacén Central Almacén CentralREGISTRADUR~A

WIONAL OCL CML

No. Actlvldad DESCRlPClON ACTIVIDAD Hoja 1. Bienes cruzados sin novedad Hoja 2. Bienes en la delegación según base de datos y no encontrados en el levantamiento flsico (faltante). - Si apareciesen faltantes justificados, y su origen puede ser posibles errores u omisiones en la base de datos, se procederá a hacer los ajustes del caso, con los debidos soportes, dejando expreso el error u omisión. - Si se presentasen faltantes No justificados, y teniendo en cuenta el informe final del inventario, se dejara constancia del hecho, con el fin de tomar las acciones pertinentes para el traslado a las respectivas investigaciones, de acuerdo con los procedimientos de responsabilidades desarrollados. - Se tendr4n en cuenta las compensaciones de faltantes con sobrantes que se representen simultáneamente, cumpliendo con los parámetros establecidos para tal fin. Hoja 3. Bienes reportados en el levantamiento flsico que no se encuentran en la base de datos (sobrantes). - Si apareciesen elementos sobrantes justHicados originados por errores u omisiones en la base de datos, se deben incorporar en forma inmediata, con la elaboración de los documentos soportes. - Si apareciesen elementos sobrantes No justificados, es decir no se puede determinar su

originados por errores u omisiones en la base de datos, se deben incorporar en forma inmediata, con la elaboración de los documentos soportes. - Si apareciesen elementos sobrantes No justificados, es decir no se puede determinar su origen, se proceder4 a su valoración y correspondiente ingreso, asignación de placas y registro en el sistema, con sus respectivos soportes.

RESPONSABLE

Dirección AdministrativaOnipo Almacdn e lnventarios Av. Calle 26 No. 5130 CAN Bogotd D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext. 1016 - 11040 Fax: 220 76 59

www.reaistraduria.nov.co 10 Tomar la información reportada por Almacen e Inventanos y ejecutar las siguientes tareas: a) De la Hoja 2 (Bienes en la delegación segDn base 15 diciembre 2010 30 diciembre 2010 Almacdn - DelegaciónREGISTRADUR~A

MClOPUL DEL m CML

Dirección AdministrativaO rupo Almacdn e Inventarios Av, Celle 26 No. 51-50 CAN Bogot.4 D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext. 1016 - 11040 Fex: 220 76 59

www.reaistraduria.aov.co No. Actlv ldad 10 11 12 13 14 16 DESCRlPClON ACTIVIDAD de datos y no encontrados en el levantamiento flsico), tomar placa a placa y verificar lo siguiente: - La correcta digitación de la placa - La correcta trascripción de los datos del Formato Al (actualización Inventarios) - La inclusión del bien en el levantamiento flsico, si por error no lo registraron en el formato de levantamiento

• La correcta digitación de la placa - La correcta trascripción de los datos del Formato Al

(actualización Inventarios) - La inclusión del bien en el levantamiento flsico, si por error no lo registraron en el formato de levantamiento - Si el bien fue dado de baja o reintegrado al Almacén o Gerencia de Informtitica, transferido a otra dependencia o delegación, tomar la información reportada por Almacén y ejecutar las siguientes tareas: b) De la Hoja 3 (bienes reportados en el levantamiento de inventarios y no en la base de datos del sistema de almacen central), tomar placa a placa y verificar lo siguiente: - La correcta digitalización de la placa - La correcta trascripción de los datos del Formato Al Enviar al almacén central las correcciones u observaciones de las novedades enviadas en el procedimiento. Almacén Central nuevamente importa información al sistema y si es el caso, ejecuta procedimiento S Cruza toda la información en un 100%. Se envía en medio magnético a todas las delegaciones. INVENTARIO ANUAL Teniendo en cuenta la información actualizada, enviada por la Coordinación de Almacén e Inventarios, proceden al levantamiento del inventario físico anual, (novedades) de conformidad con los procedimientos establecidos en este anexo Ademas de enviar la información por medio magnético, FECHA INICIO 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 FECHA TERMlNAClON 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 10 enero 2011 10 enero 2011

RESPONSABLE

Almacdn - Delegación

30 diciembre 2010 FECHA TERMlNAClON 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 10 enero 2011 10 enero 2011

RESPONSABLE

Almacdn - Delegación Almacdn - Delegación Almacdn - DelegaciónK~FGISTRADUR~A

WCIOPUL DEL esDuw> UVlL RESPONSABLE l

No. Actividad 15 - DESCRlPClON ACTIVIDAD también es requisito indispensable enviarla en medio flsico debidamente organizada y foliada de la siguiente manera: - AZ con los inventarios verificados por cada delegación en orden alfabético y cada localización dividida con separata. - Por cada municipio deben enviar los formatos Al (actualización de inventarios) A4 (baja bien devolutivo) y A5 (baja bien devolutivo periodos anteriores), los cuales deben ir firmados por los responsables con datos completos. Igualmente enviar todos los soportes que se consideren necesarios para los ajustes y respectivos registros. - Oficio de envlo donde se especifique la relación de inventarios por registradurla y la totalidad de folios por cada A-2, con la información procesada en medio magnético.

NOTA: En toda la información (formatos y hojas Excel), se deben registrar las finas de cada uno de los res ponsabks.

Qel servicio m r nuestr ldentidhd 16 Dirección AdministrativaGrupo Almacén e lnventarios Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogote D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext 1016 - 11040 Fax: 220 76 59

www.renistradur¡a.nov.co

Grupo Almacén e lnventarios Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogote D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext 1016 - 11040 Fax: 220 76 59

www.renistradur¡a.nov.co Con la información recibida por las delegaciones, proceder a realizar los ajustes pertjnentes, con el fin de obtener y mantener una base de datos contable y administrativa veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la Registradurla Nacional del Estado Civil. 10 enero 2011 15 de febrero 201 1 Almacén Central