RNEC -Circular 0211 de 2011

REGISTRADUR~A

NACIONAL DEL PSTADO CML

CIRCULAR No. 2 1 1

DRN - ~ogotá D. C, 28 DIC. 2011

PARA: Gerentes, Registradores Delegados, Directores, Jefes de Oficina

Registradores Distritales y Delegados Departamentales DE: Registrador Nacional Del estado Civil ASUNTO: Elaboración Anteproyecto de Presupuesto -Vigencia 2013 Con fundamento en el Decreto 11 1 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, en su articulo 47 establece: "Corresponde al Gobierno preparar anualmente el Proyecto de Presupuesto General de la Nación con base en los anteproyectos que le presenten los órganos que conforman este Presupuesto.. . " De acuerdo con lo anterior, se debe elaborar el anteproyecto de presupuesto de la Organización Electoral - Registraduria Nacional del Estado Civil vigencia 201 3, el cual debe contemplar en forma racional los recursos necesarios para atender las actividades propias de la misión institucional, tanto en el nivel central como desconcentrado. Para ello, la Oficina de Planeación elaboró el "instructivo para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto vigencia fiscal 2073': que contiene las instrucciones específicas que se deben tener en cuenta, para la programación de los recursos económicos de sus respectivas áreas, e igualmente la fecha de envío de la información. La información deberá ser remitida en medio fisico a la Oficina de Planeación y al correo electrónico mvdiaz@reciistraduria.qov.co, antes del 10 de febrero de 2012.

envío de la información. La información deberá ser remitida en medio fisico a la Oficina de Planeación y al correo electrónico mvdiaz@reciistraduria.qov.co, antes del 10 de febrero de 2012. Des~acho del reaistrador Nacional Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogo16 D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext. 1550 - 1552 - 1821

www.registraduria.gov.co-d h- -

211 REGISTRADUR~A

NACIONAL DEL ESTADO CML 28 DIC. 2011

Cualquier inquietud al respecto será atendida por la funcionaria Cristina Isabel Quintero Doria de la misma dependencia, al teléfono 2207693 y10 Ext. 1925. Cordialmente, /- Registrador Nacional del Estado Civil

Anexo: Instructivo y Formatos

Revisó: Doctora Martha Vianey Diaz MolinaJefe Oficina de Planeación

Elaboró: Cristina Quintero Des~acho del reaistrador Nacional

Av Calle 26 No 51-50 CAN Bogotá D C servicio 1 Te1 220 28 80 Ex1 1550 - 1552 - 1821 www registraduria gov coKEGISTRADUR~A

NACIONAL DEL ES'UUK) CML

INSTRUCTIVO

ELABORACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

VIGENCIA FISCAL 2013

Bogotá D.C., DICIEMBRE DE 2011'6101 le3s!4 e!3ua6!~ 0lsandnsaJd ap opaho~daluy la ua uo~~~ew~o~u! e( ap uo!3ep!losuo3

A s!s!leue ns elseq ' lel!Jls!a e!~npe~ls!6au A salejuaweuedaa sauo!3eBalaa 'le~lua:, laA!u lap seaJe se1 ap 'so!z~!~as A sauala ap uop!s!nbpy ap e!Jalew ua saleaJ sapep!sa3au ap epep!losuo:, uo!z~ew~oju! el sop!Nas A saua!q ap uo!qs!nbpe ap e!Jalew ua saleaJ sapep!saz~au ap uo!~~ew~oju! el ap o~p!6a~ la apsap apua~dwo=) ,o!3!~as uanq un ap uoi3elsa~d A sosa3o~d sol ap oluaiweuoi3unj opensape un JepuiJq owo3 !se 'Aal el A uoi3nli~suo3 el ~od sepeu6!se sauoi3un) se1 u03 eldwn:, pep!lua el anb e~ed 'soi~i~as A sauaia ap uoiz~!s!nbpe ap eiJalew ua soi~esa3au sos~nsa~ sol JenIeAa A ~epilosuo=) 'P~P!VJ~ el ap aued ~od oi3ihias uanq lap uo!3e)sa~d el e~ed so!Jesa3au sos~n3a~ sol eAn(3ui olsandnsa~d ap opaño~daluy la anb apuadap sopel!3!los solewJoj sol ua13uali6!p as A sapep!sa3au se1 uanleha as anb u03 pep!~!la[qo A pepiliqesuodsa~ el aa 'pep!lu3 el ap saueld sewap A

as A sapep!sa3au se1 uanleha as anb u03 pep!~!la[qo A pepiliqesuodsa~ el aa 'pep!lu3 el ap saueld sewap A leuo!3nl!lsu! 03!6?le~ls3 ueld lap uo!3ez!(euo!3e~ado el e~ed sot~esasau sol A lel!-ils!a eynpe~ls!6a~ A sauo!3e6alag 'le~~ua=) laA!N lap se!3uapuadap se1 ap olua!weuo!3unj IewJou lap solua!w!~anba~ sol e asJel!w!l aqap aJ)s!u!wns as anb uo!z~ew~oju! el ,~el.ioda~ e uo!3eu~o4ul el ap uo133alo3a~ ap so$ewJoj sol ap olua!we!3ua6!l!p opa~~o3 la e~ed se3!6olopolaw sauo!3e3!pu! se1 aua!luo3 lens la 'o~ipnJlsu1 alsa opeJoqela eq uopeaueld ap eu!3!j0 e1 'Jo!Ja)ue 01 ua aseq u03 ope~lua3uo3saa 0~03 (e~lua3 IaAiN la ua olue) 'leuoi3n)!lsui uoisiliy el ap seido~d sauo!3e6ilqo se1 u03 aluaweiJopejsi)es

~apuodsa~ e~ed 'olsandnsa~d ap opaAo~da)uy la JeJoqela aqap 'sale6al sewjou se1 u03 op~an3e ap 'I!AI~ opelsa lap leuo!3e~ e!JnpeJ)s!6au - le~opal3 uoi3eziue6~0 el i Si. OCOZ-~1% :o!que3 ou!lln ewaj 8 ap z eu!Eed 0102-LO-9z : u?!s!ua ap ewaj ECOZ lV3SIj V13N391A i POO-3d-3ad-I :06!p?3

10 :UO!SJ~A

"km

VIX~~LSID~l

INSTRUCTIVO

ELABORACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

VIGENCIA FISCAL 2013

Metodología La consolidación de las necesidades reales en materia de Adquisición de Bienes y/ Servicios, para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto vigencia 2013, esta dividida en dos (2) etapas, las cuales son descritas a continuación:

1. Primera Etapa: lnstrucciones para el diligenciamiento de los formatos.

2. Segunda Etapa: Entrega de información a la Oficina de Planeación l. lnstrucciones para el diligenciamiento de los formatos. 1.1 Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital: deberán diligenciar los siguientes formatos, donde se incluye y registra las necesidades de las

Registradurías de su circunscripción:

• -- ' Formatos: Delegaciones Departamentales y Regishaduria Olstrltal - - --- Compra de Equipoc - -- -- -- - - F-PDE-PE-012

Registradurías de su circunscripción:

• -- ' Formatos: Delegaciones Departamentales y Regishaduria Olstrltal - - --- Compra de Equipoc - -- -- -- - - F-PDE-PE-012

F-PDE-PE-012 - Compra de Equipos: En este formato se incluye la adquisición de bienes duraderos (equipos de comunicación, equipos de sistemas, equipos de oficina, muebles y enseres), que deben inventariarse por ser de carácter devolutivo y no están destinados a la producción de otros bienes o servicios, diferentes a la misión de la entidad. Materiales y Suministros Servicios Públicos Mantenimiento, Reparación de Bienes y Equipos Impresos y Publicaciones Este formato cuenta con 6 columnas, de las cuales cada una de las Delegaciones Departamentales y la Registraduria Distrital, solamente diligenciarán la casilla "cantidad", colocando el total que necesitan, de los artículos citados en la columna "descripción".

F-PDE-PE-013

F-PDE-PE-014

F-PDE-PE-015

F-PDE-PE-O16

En el caso, que el formato no enuncie alguna de las necesidades de la circunscripción, pueden incluirla, en la parte final del formato, especificándolo en la columna "descripción" en la categoría (equipos de oficina, muebles y enceres, equipos de sistemas) que corresponda, una vez, registrada la columna "descripción" proceda a registrar la unidad de medida, la cantidad y las observaciones a que haya lugar.

Elaboró: Oficina de Planeación.lenue A lensuaw

equipos de sistemas) que corresponda, una vez, registrada la columna "descripción" proceda a registrar la unidad de medida, la cantidad y las observaciones a que haya lugar.

Elaboró: Oficina de Planeación.lenue A lensuaw olso:, ns 'sos!~e ap o6ed A sauo!:,d!~:,sns 'so~q!~ 'se)s!AaJ 'sauo!:,e:,!lqnd se1 e~ed solse6 sol uaAnl:,u! as oleuiJo4 alsa u3 :sauo!:,e:,!lqnd A SosaJUuil - 910-3d-3ad-j .o!Jolelot] opuoj A e!JnpeJ)s!6at] el ap olsandnsa~d uo:, sop!~!nbpe saua!q sol ~!nl:,u! uaqap as pnue A lensuaw olso:, la 'oA!pa~~o:, A o~!lua~a~d olua!ui!ualuew e~ed sop!puale Jas uaqap anb sod!nba sol uau!wJalap 'ose:, alsa eJed 'ue~a!nba~ as anb sol san da^ sol opuaAnl:,u! 'salqanui saua!q ap ~0!3eJedaJ A uo!:,e~asuo:, el e salua!pual solse6 sol uaAnl:,u! as olewJo4 alsa u3 :soa!ntq A sauaig ap uo!:,e~eda~ 'olua!ui!ualuew - SCO-3d-3ad-j .Jo!Jalue aluawele!pawu! oue lap uo!:,n:,a!a el A so!:,!Nas sol uelsa~d anb sesa~duia saluaJagp se1 uo:,

.Jo!Jalue aluawele!pawu! oue lap uo!:,n:,a!a el A so!:,!Nas sol uelsa~d anb sesa~duia saluaJagp se1 uo:, uo!:,eu!p~oo:, ua sopepaho~d Jas uaqap solse6 sols3 'sel!~:,sun:,~!:, seynpe~ls!6at] se1 ap eun epe:, ap A uo!:,e6alaa el ap so:,!(qnd so!:,!~as sol ~e:,!g!luen:, uaqap as 'leluawepedaa laA!u v .ose:, la eJan4 !S uo!:,elelsu! ap solso:, A ouojalal 'se6 'e!6~aua 'oase 'opell!Jelue:,le 'ol:,npan:,e ap olda:,uo:, ~od so:,!lqnd so!:,!NaS sol e ~~UO~S~JJO:, anb 01 a/(nl:,u! as olewJo4 alsa u3 :so:,!lq?d so!:,!~as - PLO-3d-3ad-j .e!JnpaaAoJd ap 6u!a~noqno lap ounsuoa ap saua!q ap o6olele3 la uoa opJan3e ap opez!lenlae anj e!3ua6!~ ejsa e~ed 'ojeu~oj ajsa anb Jeuo!auau alueyodui! s3 :V~ON .~e6nl eAeq anb e sauo!:,eNasqo se1 A pep!lue:, el 'ep!paw ap pep!un

el J~JJS!~~J e epa3o~d ',,aluaw~o!~a)ue sopeuo!:,elaJ uelsa ou anb soJls!u!wns A sale!Jalew,, ,,uo!:,d!~:,sap,, euuinlo:, el epe~ls!6a~ 'zar, eun ',,uo!:,d!~:,sap,, euwnlo:, el ua olopue:,!g!:,adsa olewJo4 lap leuy aued el ua 'J!nl:,u! uapand as 'uo!~~!J~su~:,J!:, el ap sapep!sa:,au se1 ap eun6le epeuo!:,elaJ a~luan:,ua as ou olewJo4 la ua !S 'SOWS!W so1 ap leuo!:,e~ osn un uo:, 'uo!~~!J~su~:,J!:, epe:, ua salq!uods!p sod!nba sol e /( uo!:,:,npo~d el e 'so!~euo!:,un4 ap oJawnu le '~apuale e uo!:,elqod el e apJo:,e Jelsa aqap soluauiala solsa ap pep!)ue:, el ,so:,!Jl:,?la /( alueJnelsaJ /( e!~ala~e:, ap sopnpo~d 'eza!dw!l A oase ap sopnpo~d 'so~sanda~ 'eu!:,!yo A oyol!~:,sa ap sa(!)n 'e!~aladed '(alle/\ A epleJes!H 'Japuelues 'o:,!luellv 'e!nbo!luv ap sauo!:,e6alap se1 e~ed) saJeln:,!qaA sol san da^

'salq!lsnqwo3 A sal!a:,e :ua ope:,!~!sel:, 'ownsuo:, ap saua!q ap uo!:,!s!nbpe el ~!npu! uaqap olewJo4 alsa u3 :soJls!u!wns A sale!JaleA - €10-3d-3ad-jINSTRUCTIVO 1 1 ELABOWCI~~N ANTEPROYECTO DE PREsuPuEsTo 1 1.2 Dependencias del Nivel Central: Las dependencias del nivel central, deberán diligenciar los formatos que se relacionan en el siguiente cuadro, los cuales serán solicitados por la Oficina de planeación, una vez emitida la Circular de elaboración y presentación del Anteproyecto de Presupuesto - vigencia 2013, por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en el mes de febrero de 2012. ,, .,

REGISTRADUR~A

Versión: O1 1

Código: I-PDE-PE-004

VIGENCIA FISCAL 2013 . . necesidades requeridas para elecciones ati~icas vigencia Fecha de emisión : 26-01-2010

Fecha ultimo cambio: 21-12-2010

Responsable 1 fnfomacm a reportar por Las del Nivel Central Compra de Equipos Mantenimiento Reparación de Bienes / equipos Cuantificación de las el cálculo de las necesidades Página 5 de 8 electorales (las consultas de los partidos y movimientos ~oliticos - elecciones atipicas) ... No.

F-PDE-PE-012

F-PDE-PE-015

Of~cinas Centrales Delegaciones Dep. 1 Gerencia de informática 1

los partidos y movimientos ~oliticos - elecciones atipicas) ... No.

F-PDE-PE-012

F-PDE-PE-015

Of~cinas Centrales Delegaciones Dep. 1 Gerencia de informática 1 - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ares a repottar Oficinas Centrales Gerencia de Informática Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Oficinas Centrales Gerencia de Informática Gerencia de Informática vigencia 2012. Compra de Equipos Materiales y suministros Mantenimiento de BieneslEquipos Apropiación Presupuesta1 de la vigencia 2012 Impresos y Publicaciones Arrendamientos Seguros Comunicaciones y transporte Cálculo de ingresos corrientes por producto vigencia 201 1

F-PDE-PE-012

F-PDE-PEd13

F-pDE-pE-015 Registraduria Nacional del Estado Civil Fondo Social de Vivienda Consejo Nacional Electoral

F-PDE-PE-O16

F-PDE-PE-017

F-PDE-PE-018

F-PDE-PE-019

Oficinas Centrales Delegaciones Departamentales Valores Unitarios de cada articulo del formato Valores Unitarios de cada artículo del formato Oficinas Centrales Dirección Financiera Dirección Administrativa Dirección Administrativa Dirección Administrativa Oficinas Centrales Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Dele aciones De , Fondo Rotatorio de la Registraduria Nacional del Estado Civil

Oficinas Centrales Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Dele aciones De , Fondo Rotatorio de la Registraduria Nacional del Estado Civil Dirección Financiera Dirección Administrativa Dirección Administrativa Dirección Administrativa Dirección Administrativa

Elaboró: Oficina de PlaneaciónINSTRUCTIVO ELABORACIÓNANTEPROYECTODEPRESUPUESTO Rendimientos Financieros de las inversiones en titulos TES,

REGISTRAI>UIÚA

Versión: O1

Código: I-PDE-PE-004 relacionando los valores nominales, la vigencia, los intereses que se generen en cada uno de los arios de madurez del titulo y la fecha de redención.

El reporte de ejecución mensual de presupuesto de ingresos con saldos acumulados a diciembre 201 1 (otros valores FRR)

VIGENCIA FISCAL 2013

Oficinas Centrales Delegaciones Departamentales Fecha de emisión : 26-01-2010

Fecha ultimo cambio: 21-12-2010

Oficinas Centrales Delegaciones Departamentales Pagina 6 de 8 Dirección Financiera Reporte del valor estimado de las cesantias parciales y definitivas correspondientes a Servicios Públicos Capacitación Bienestar Social y Estimulos la vigencia 201 3. Cuantificación de las necesidades requeridas para las consultas de los partidos y movimientos politicoselecciones atipicas de la vigencia 201 3 Soportes base utilizados para el calculo de las necesidades

Cuantificación de las necesidades requeridas para las consultas de los partidos y movimientos politicoselecciones atipicas de la vigencia 201 3 Soportes base utilizados para el calculo de las necesidades en materia de consultas de los partidos y movimientos politicos -elecciones atipicas de la vigencia 201 3 Reportar los gastos de ~ersonal Dara la viaencia 2013

F-PDE-PE-014

F-PDE-PE-020

F-PDE-PE-021

Oficinas Centrales Gerencia del Talento Delegaciones Dep. Humano Oficinas Centrales Delegaciones Dep Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Dele aciones De , Gerencia del Talento Humano Dirección Financiera Gerencia del Talento Humano Gerencia del Talento Humano Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Gerencia del Talento Humano Formato 4: Planta Oficinas Centrales Gerencia del Talento de personal Delegaciones Dep. Humano Ministerio de ~acienda y Crédito Público Reportar los gastos de ~ersonal (costo nómina) Dara ¡a vigencia 2013. De acuerdo con las directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público Formato 4 A: Costo Nómina de personal Elaboro Oficina de Planeación Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Gerencia del Talento HumanoINSTRUCTIVO 1 m --?"Y ELABORACI~N ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ~

personal Elaboro Oficina de Planeación Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Gerencia del Talento HumanoINSTRUCTIVO 1 m --?"Y ELABORACI~N ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ~ Cuantificación de las necesidades requeridas para los comicios electorales (consultas de los partidos y movimientos politicoselecciones atípicas de la vigencia 201 3)

REGIST~~IUR~

Versión: O1

Código: I-PDE-PE-004

VIGENCIA FISCAL 2013

Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Recursos estimados para el pago de sentencias, conciliaciones y Gastos Judiciales Fecha de emisión : 26-01-2010

Fecha ultimo cambio: 21-12-2010

Registraduria Delegada en lo Electoral Página 7 de 8 Registraduria Delegada en lo Electoral Registraduria Delegada para el Registro Civil y la identificación Soportes base utilizados para el cálculo de las necesidades Oficinas Centrales electorales. para la vigencia Estudios para determinar el estimado de los ingresos del Fondo Rotatorio para la vigencia 2013 Registraduria Nacional del Estado Civil Vigencia 201 3 Personal Supernumerario y Remuneración servicios técnicos como apoyo para el normal funcionamiento del CNE.

Solicitud de Gastos Generales: Adquisición de Bienes y Servicios como apoyo para el normal funcionamiento del

Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Oficina Jurídica Recursos estimados para el pago de sentencias.

Adquisición de Bienes y Servicios como apoyo para el normal funcionamiento del Delegaciones Dep. Oficinas Centrales Delegaciones Dep. Oficina Jurídica Recursos estimados para el pago de sentencias. conciliaciones y Gastos Judiciales Rubro de financiación de Partidos y Campañas Electorales Rubro de financiación de Partidos y Campañas Electorales Solicitud de Gastos de Consejo Nacional Electoral Consejo Nacional Electoral Fondo Rotatorio de la Registraduria Nacional del Estado Civil Vigencia 201 3 Articulo 12 Ley 130 de 1994 Articulo 13 Ley 10 de 1994 (años anteriores) I

Elaboro: Oficina de Planeación

Oficina Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas ElectoralesINSTRUCTIVO l ELABORACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 1.3 Diligenciamiento de los Formatos: Para el diligenciamiento de los formatos mencionados anteriormente, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: ,, .,

REGISTRADUR~A VIGENCIA FISCAL 2013

Los formatos anexos a este instructivo, no podrán ser modificados.

Versión: O1

Codigo: 1-PDE-PE-004

La información que se suministre sobre los recursos para la Adquisición de Bienes y Servicios, debe limitarse a los requerimientos para el normal funcionamiento del nivel central y desconcentrado.

Fecha de ernisibn : 26-01-2010 Página 8 de 8

Fecha ultimo cambio: 21-12-2010

y Servicios, debe limitarse a los requerimientos para el normal funcionamiento del nivel central y desconcentrado.

Fecha de ernisibn : 26-01-2010 Página 8 de 8

Fecha ultimo cambio: 21-12-2010

Suministrar la información solicitada en cada formato sin omitir datos Presentar clara y ordenadamente las cifras para facilitar su interpretación. Enviar los formatos diligenciados dentro del plazo establecido. Relacionar por escrito los formatos que se envían.

2. Entrega de Información a la Oficina de Planeación Una vez diligenciados los cinco formatos requeridos para las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, éstos deben ser enviados a la Oficina de Planeación en medio físico con oficio remisorio, y en magnético al correo electrónico

mvdiaz@reaistraduria.~ov.co, para que en coordinación con la Gerencia Administrativa y Financiera - Dirección Financiera se analice y consolide la información en el Anteproyecto de Presupuesto vigencia fiscal 201 3. El responsable de la información, en el oficio remisorio debe dar el nombre del funcionario que asigna como enlace, para que suministre las respuestas a cualquier inquietud que pueda surgir en el momento de consolidar la información.

MARTHA VIANEY D~AZ MOLINA

Jefe Oficina de Planeación PmyecMCristina Quintero Dona Elaboró: Oficina de PlaneaciónD I 1 VLP .n I .S iz r I>BP 1 U. U -0) PO sor,, ievpr n2 o:. ...... C" Ti.,= a, ......,,.....,,..o ~"70- - L sP L6Vd (I :up!ua~

60CZR0190 :'41eJ

ZL0.3d-3od-d :ODIPV3

...... C" Ti.,= a, ......,,.....,,..o ~"70- - L sP L6Vd (I :up!ua~

60CZR0190 :'41eJ

ZL0.3d-3od-d :ODIPV3 SOdlfl03 3a WdW03 S0131AY35 A S3N318 3a NO131SlflO~V 2102 ONV 01S3fldflS3Yd 0133AOYd31NV ,u----" r!snonirsiosaFIRMA RESPONSABLES: DELEGACION DEPARTAMENTAL ANTEPROYECTOPRESUPUE~TOAÑD~~I~

ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS sERvlclos PUBLlCOS Cbdllo. FPDE-PEdll mIn.: 0610U2000

Venlbn: O Plg I de l.r.Id

O WEYA

TD.YIOI90 "4-4

L.W3+30+1 'm SOYlSINIYIflSAS37WIY31VYI

SD13lAM3S A S3N310 30 NQ131SlnD0V ZL0ZONV01S3~d~S3Yd0133AO~d3111V

.,."O.!,.,O~"