RNEC - 20211021 - Circular Unica de Identificacion version 6

Bogotá D.C., 20 de octubre de 2021

Para: DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES

DISTRITALES, ESPECIALES, MUNICIPALES, AUXILIARES,

NOTARIOS CON FUNCIÓN REGISTRAL, INSPECTORES y

CORREGIDORES CON FUNCION REGISTRAL, CONSULADOS y

SERVIDORES PÚBLICOS.

De: MARCELO MEJÍA GIRALDO Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación.

DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO

Director Nacional de Identificación RODRIGO PÉREZ MONROY Director Nacional de Registro Civil Asunto: Modificación Circular Única de Registro Civil e Identificación – Versión 6 La Registraduría Nacional del Estado Civil expidió el 15 de mayo de 2020 la Circular Única de Registro Civil e Identificación en su Versión 5, documento que consolida las directrices necesarias para la planificación y desarrollo de las actividades diarias en temas de registro civil e identificación de todos los servidores públicos de la Entidad. Con fundamento en las facultades constitucionales y legales que le corresponden a la Registraduría Nacional del Estado Civil, en especial las previstas en el artículo 266 de la Constitución Política y los artículos 5º, 38, 39 y 40 del Decreto 1010 de 2000, y en virtud del carácter eminentemente modificable de la circular, que permite adaptarse a las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales o cambios en las políticas de la entidad, con el presente acto administrativo se modifica la Versión 5, en los puntos que se relacionan en la tabla que aparece a continuación:

REGISTRADURIA DELEGADA PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA IDENTIFICACIÓN

Av. Calle 26 No. 51-50 Piso 2 – Tel. (+571) 2202880 Ext.1200 – 1289 C.P. 111321 – Bogotá - www.registraduria.gov.co REGISTRO CIVIL NUMERAL TEMA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Se incluyó el contenido que debe expresar toda 1.3. Contenido de la Inscripción. inscripción. Se incluyó formatos de nacido vivo de acuerdo con la circular oo1 de 2020 de la Comisión 3.4.1. Certificado de nacido vivo. Intersectorial de Gestión de las Estadísticas Vitales. Se adaptó de acuerdo con la directriz del Acceso de consulta al Sistema Memorando 356 del 25 de septiembre de 2020 Único de Registro de Afiliados – 3.4.1.4. del Director Nacional de Registro Civil donde se RUAF del Ministerio de Salud y encuentra el procedimiento para la solicitud del Protección Social. usuario de consulta a RUAF ND. Se modifica la directriz sobre la forma en que se consigna el nombre y apellido del inscrito, cuando 3.4.2. Documentos auténticos. el documento antecedente es la cédula de ciudadanía. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento 3.4.5. personas pertenecientes a Se adiciona contenido. comunidades y/o pueblos indígenas Formatos expedidos por parteras 3.4.6. Se incluyó formato y pareros autorizados Documento antecedente para la Se incluyó norma sobre la cual se fundamenta la inscripción del nacimiento 3.4.7. directriz. cuando el hecho haya ocurrido

Se corrigió vigencia de la Ley 92 de 1938 en el extranjero. Inscripción de hijos nacidos Se eliminó la palabra declarada, la Ley no exige durante el matrimonio o la unión este requisito. 3.5.1. marital de hecho. Se modifica orden de los Se modifica orden de los apellidos, de acuerdo apellidos con lo establecido por la Ley 2129 de 2021 Inscripción de hijo extramatrimonial reconocido o Se modifica orden de los apellidos, de acuerdo 3.5.2.1. con paternidad judicialmente con lo establecido por la Ley 2129 de 2021 declarada. Procedimiento para la inscripción 3.9.1. de hijos de parejas del mismo Se eliminó la palabra declarada. sexo. Se incluye numeral de acuerdo con la orden Reconocimiento de hijo emitida por la Corte Constitucional en Sentencia 3.9.3. extramatrimonial de parejas del T-105 de 2020 a la RNEC. mismo sexo Se incluye orden de los apellidos, de acuerdo con lo establecido por la Ley 2129 de 2021 2 Se incorporan documentos soporte para Procedimiento para la Inscripción acreditar domicilio al momento del de hijo de padres extranjeros, nacimiento del hijo que se pretende registrar, 3.11.1. cuando alguno de ellos en cumplimiento a lo ordenado por la Corte demuestre domicilio al momento Constitucional en la sentencia T-079 de 2021. del nacimiento Deber de denunciar el 4.2. Se incluyó contenido matrimonio. Se incluyen formatos de defunción de acuerdo 5.4.1. Certificado de defunción. con la circular oo1 de la Comisión Intersectorial

de Gestión de las Estadísticas Vitales. Pérdida del certificado de Procedimiento en caso de pérdida del certificado 5.4.1.1. Defunción. de defunción. Verificación del origen de una 7.4. Apostilla en línea Se añadió contenido IDENTIFICACIÓN La estructura de los numerales de identificación a partir del numeral 13 hasta el numeral 28, se reorganizaron por temáticas, por lo cual se debe revisar la totalidad del contenido. A continuación, se incluyen los cambios de fondo, teniendo en cuenta la nueva numeración. NUMERAL TEMA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Se incluye fundamento legal de la tarjeta de 13.1. Tarjeta de identidad identidad Características de la tarjeta de 131.2. Se ajustan literales b y g identidad Vencimiento de la tarjeta de 13.1.3. Se incluye fundamento legal identidad Colombianos por nacimiento. Se complementa instrucción de grabación de RCN 13.2.1.1 de tramites en consulados. Características de la Cédula de 13.2.2 Ciudadanía Se ajusta literal h Características de la Cédula de 13.2.3 Se ajustan literales b y g. Ciudadanía Renovación de la tarjeta de Se especifica que la renovación aplica por una 14.4.1. identidad única vez Se complementa indicando las herramientas para Solicitud de trámite de tarjeta de 15. la atención, presencial o en línea; se elimina identidad y cédula de ciudadanía indicación respecto de trámites en booking Procedimiento para la 15.1 preparación de la tarjeta de Se actualiza numeral completo identidad o cédula de ciudadanía.

3 15.1.1 Aspectos importantes Se incorpora Consideraciones que deben ser Literal a, se agrega operador de pago 4-72 y se 15.2.1.1. informadas al colombiano ajusta literal d, e Duplicado Web asistido desde Se agrega en forma de pago, operador 4-72, se 15.2.2. registradurías aclara atención presencial para esta opción. Requisitos para prestar el servicio 15.2.2.2 Se ajusta requisito de verificación de titularidad duplicado Web asistido Se establece este medio de preparación de 15.2.3. Duplicado por actualización duplicados como excepcional a realizar en EIS o en DCU. Clases de comprobante de Se ajusta indicación de comprobante de 15.4 documento en trámite. documento en trámite Comprobante de documento en Se ajusta contenido característica y se modifica 15.4.2 trámite – Contraseña EIS. imagen Comprobante de documento en Se ajusta contenido característica del reverso del 15.4.3 trámite – verde sin código de comprobante y su uso parcial verificación QR Vencimiento o pérdida de la 15.6 contraseña o comprobante de Se ajusta directriz documento en trámite Se incluye indicaciones de la matriz RAFT43 y Procedimiento en caso de seguimiento de rechazos 16. rechazo del documento de Se elimina guía RAGU 02 por obsolescencia. identificación Se aclaran indicaciones para documentos de consulados. El contenido de este numeral incluye todos los Custodia y Entrega de 17. criterios para entrega de documentos y se ajustan documentos de identidad los requisitos. 17.1. Entrega de la tarjeta de identidad Se actualiza contenido

Se actualiza contenido. Se especifica que Entrega de la cédula de 17.2. instrucción es para entrega de cédulas amarillas ciudadanía con hologramas Se establece contenido y se amplía la autorización Procedimiento de entrega 17.3. de entrega con poder notariado con reglamentario autenticación biométrica obligatoria. Procedimiento de entrega de 17.4. documentos solicitados a través Se establece contenido del aplicativo web. Procedimiento de entrega 17.5. Se establece contenido excepcional Conservación de soportes de 17.6 solicitudes de entrega Se establece contenido excepcional

18. Cédula de ciudadanía Digital Se establece contenido Trámite de cédula de ciudadanía 18.1. Se establece contenido digital

4 Preparación de trámite de cédula 18.2. Se establece contenido de ciudadanía digital 18.2.1 Aspectos Importantes Se establece contenido Entrega de la cédula de 18.3. Se establece contenido ciudadanía digital Activación de la cédula de 18.4. Se establece contenido ciudadanía digital Vigencia de la cédula de 18.5. Se establece contenido ciudadanía digital Se actualiza todo el contenido: se establece contenido con ajuste de tiempos y procedimiento Corrección de errores en previo de verificación del error, así como la 19. documentos indicación de envió de los documentos con error (Cédulas y tarjetas de identidad) únicamente al grupo de validación, entre otros Procedimiento en caso de pérdida o hurto de documento 19.1. para corrección, en custodia de la Se establece el contenido Registraduría, Consulado o

empresa transportadora Procedimiento y requisitos para la atención correcciones por Se establece contenido y se especifica directriz 20.2.1 Menoría de edad, donde se para las oficinas que cuenta con EIS. cuenta con la Estación Integrada de Servicios –EIS Procedimiento y requisitos para la atención correcciones por Se indica que el procedimiento es para las oficinas 20.2.2 Menoría de edad, donde NO se donde no se cuenta con EIS cuenta con Estación Integrada de Servicios -EIS Depuración de inventario de El contenido de este numeral incluye todos los 21. documentos de identidad en criterios para la depuración de documentos en custodia custodia. Procedimiento para la devolución Se incorpora lo relacionado con el control de 21.1. de tarjetas de identidad vencidas documentos cancelados por diferentes motivos. u otros motivos Cancelación Procedimiento para la devolución 21.2.1. de cédulas de ciudadanía no Se agrega el numeral 20.2.1.6. reclamadas Devolución de cédulas de Se incorpora lo relacionado con la devolución de 21.2.2. ciudadanía canceladas por cédulas canceladas por diferentes motivos. muerte y otros conceptos Control de inventario de 21.3. documentos previo a eventos Se incorpora directriz y procedimiento. electorales Realización del inventario de 21.3.1. Se incorpora documentos en custodia 5 Devolución de documentos 21.3.2. Se incorpora físicos con novedades 21.4. Destrucción de documentos Se incorpora Se modifica estableciendo la generalidad de dar aplicación a los lineamientos que determine la Gerencia Administrativa y Financiera. Se

Traslado de documentos en el 22.1. especifica que el traslado de documentos aplica territorio nacional para cedula amarilla con hologramas y tarjetas de identidad; así mismo que el traslado no aplica para trámites de cédula digital. Se especifica que el traslado de documentos hacia Traslado de documento desde o 22.2 el exterior no aplica para trámites de cédula hacia el exterior. digital Procedimiento cuando se extravían documentos enviados a Se actualiza el procedimiento completo y sus 23. Registraduría del Estado Civil y a numerales internos. las oficinas consulares Procedimiento en caso de siniestro, de pérdida o hurto del 23.1. documento en custodia de la Se incorpora Registraduría, Consulado o empresa transportadora Procedimiento en caso de 23.2. Se incorpora deterioro o daño Procedimiento para tramitar la 23.3. reimpresión del documento Se incorpora extraviado o dañado. Protección y conservación de Se incorpora circular de fecha 5 de marzo de 25. tarjetas decadactilares y 2021 de referencia a directrices de la GAF alfabéticas Cancelación de los documentos

26. Se actualiza de identidad Causales de cancelación de Se incorpora contenido de acuerdo con

26.1. Tarjetas de Identidad fundamento legal Cancelación de cédula por 26.2.2. Se ajusta por fundamento legal múltiple cedulación Cancelación por corrección de Se modifica concepto de cupo numérico por 26.2.3. componente sexo número de cédula Cédulas de ciudadanía expedidas Se modifica concepto de cupo numérico por

26.2.3.1. con anterioridad a la nueva de número de cédula y se unifica los literales b y c, diez dígitos (1.000.000.000) por tanto se reducen los literales hasta el e. Cédulas de ciudadanía de diez 26.2.3.2. Se actualiza literal b y la nota. dígitos (1.000.000.000) Cancelación de cédula de 26.2.5. Se actualiza los literales a, b y c. ciudadanía por suplantación Inconsistencia técnica en la Se modifica concepto de cupo numérico por 26.2.6. expedición del documento número de cédula 6 Cancelación de cédula de 26.2.7. ciudadanía por renuncia de la se actualiza el contenido nacionalidad 26.2.10. Revocatorias de cancelaciones Se actualiza todo el contenido Alta de cédula de ciudadanía por 26.3. Se actualiza procedimiento extinción de la pena impuesta Expedición de los certificados Se complementan Indicaciones para solicitudes 27.2 excepcionales de información en consulados ciudadanacompetencia. Aspectos generales para tener en cuenta sobre la expedición de 27.4 Se ajustan los literales k y l certificaciones excepcionales y de nacionalidad. Esta versión de la circular se publicará en el Diario Oficial, la página web de la entidad y se difundirá a los Notarios con el apoyo de la Superintendencia de Notariado y Registro. Para el caso de los servidores públicos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, podrá ser consultada en la intranet y en la página de la entidad y reemplaza la Versión 5 de la Circular Única del 15 de mayo de 2020.

Cordialmente, MARCELO MEJÍA GIRALDO Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

RODRIGO PÉREZ MONROY

Director Nacional de Registro Civil

DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO

Director Nacional de Identificación 7 CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación Bogotá D.C. 20 de octubre de 2021 Versión 6 8

ALEXANDER VEGA ROCHA

Registrador Nacional del Estado Civil MARCELO MEJÍA GIRALDO Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

RODRIGO PÉREZ MONROY

Director Nacional de Registro Civil

DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO

Director Nacional de Identificación

MARÍA CRISTINA MANZANO NOGUERA

Asesora 9 CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Objetivo En virtud de lo señalado por el artículo 266 de la Constitución Política, la Registraduría Nacional del Estado Civil ejerce dentro de sus funciones la dirección y organización del registro civil y la identificación de las personas; así mismo, el Decreto 1010 de 2000 en el artículo 5º establece como las funciones de la entidad “2. Adoptar las políticas del registro civil en Colombia y atender lo relacionado con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios del registro civil con miras a garantizar su óptimo funcionamiento; 20. Atender todo lo relativo al manejo de la información, las bases de datos, el Archivo Nacional de Identificación y los documentos necesarios para el proceso técnico de la identificación de los

ciudadanos, así como informar y expedir las certificaciones de los trámites a los que hubiere lugar. Con la expedición de la Circular Única se integró y organizó en un solo documento las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación, para lo cual se recopilaron, revisaron, analizaron y actualizaron 142 circulares expedidas por la Entidad sobre la materia desde al año 2000 hasta agosto 2018, fecha en que se publicó la primera versión de este documento. Para algunos temas puntuales se estudiaron circulares expedidas con anterioridad a esta fecha, como las relacionadas con el certificado de nacido vivo y de defunción. La Circular Única exige la revisión permanente de los formatos a utilizar en los diferentes procesos y procedimientos de Registro Civil e Identificación, los cuales se encuentran codificados e ingresados en la intranet de la Entidad, de tal forma que todos los funcionarios tienen acceso a la última versión de cada uno de ellos. Importa aclarar que los manuales vigentes RAMN01 Manual de reseña, RAMN0 Manual de Directrices Centro de Acopio, RAMN04 Manual de Funcionamiento Estación Integrada de Servicios EIS y RAMN05 Manual Técnico de Validación e Individualización, por su carácter netamente técnico no se encuentran incluidos en esta circular. Por ello, es necesario recomendar que se debe estar en constante consulta y verificación de dichos manuales, con el fin de dar cumplimiento a las directrices establecidas en su última versión. Estructura La Circular Única está organizada temáticamente; una primera parte con las instrucciones de registro civil, la segunda parte con los temas relacionados con identificación y al final asuntos comunes que impactan ambas áreas. Contiene las

10 reglas vigentes en materia de registro civil e identificación, de tal forma que lo que no se encuentre incluido se entiende derogado. La tabla de contenido está compuesta por títulos y subtítulos, desde donde se puede desplazar al tema que se requiere consultar, lo que permite que sea de fácil revisión. Consulta La Circular Única esta publicada tanto en la intranet como en la página de la entidad, con el fin de que pueda ser consultada por funcionarios, notarios con función registral y personas Externas a la Entidad. Modificaciones La Circular es un documento que puede variar dependiendo de las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales, nuevos actos administrativos internos, cambios tecnológicos o en las políticas de la entidad. De tal forma que, cuando sea necesario, se expedirá una siguiente versión, comunicándose oportunamente a sus destinatarios. 11

TABLA DE CONTENIDO

CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN 10

Objetivo 10 Estructura 10 Consulta 11 Modificaciones 11

REGISTRO CIVIL 21

1. Aspectos generales del registro civil 21 1.1. Eventos que se inscriben. 21 1.2. Lugar de inscripción. 21 1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 21 1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 22 1.3. Contenido de la Inscripción 22 1.5. Inexistencia del registro civil. 23 1.5.1. Procedimiento para la autorización de suscripción de un registro civil. 24

1.6. Anotaciones en el registro civil. 24 1.7. Correcciones del registro civil. 25 1.7.1. Solicitud escrita presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su representante. 25 1.7.2. Escritura pública. 26 1.7.3. Sentencia judicial ejecutoriada. 26 1.7.4. Corrección del componente sexo mediante escritura pública. 26 1.7.5. Corrección del componente sexo en niños, niñas y adolescentes. 27 1.8. Anulaciones 29 1.9. Cancelaciones 29

2. Número Único de Identificación Personal – NUIP 30 2.1. Asignación del NUIP 30 2.2. Tipos de números de identificación 32 2.2.1. NIP: Número de Identificación Personal 32 2.2.2. NUIP: Número Único de Identificación Personal - Etapa Inicial: NUIP

Alfanumérico 33 12 2.2.3. NUIP: Número Único de Identificación Personal. - Etapa Actual: NUIP Numérico 33 2.3. Corrección de errores en cuanto a los números de identificación en el registro civil de nacimiento. 34 2.3.1. Corrección de NIP 34 2.3.2. Corrección de NUIP alfanumérico 34 2.3.3. Corrección de NUIP numérico 35

3. Inscripción del nacimiento en el registro civil 36 3.1. Deber de denunciar del nacimiento 36 3.2. Lugar de inscripción del nacimiento. 36 3.3. Plazo para la inscripción del nacimiento. 37 3.3.1. Inscripción oportuna. 37

3.3.2. Inscripción extemporánea. 37 3.4. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento 41 3.4.1. Certificado de nacido vivo. 41 3.4.2. Documentos auténticos. 47 3.4.3. Copia de las actas de las partidas parroquiales o de las anotaciones de origen religioso correspondientes a personas de otros credos. 48 3.4.4. Declaración juramentada presentada por testigos. 48 3.4.5. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento personas pertenecientes a comunidades y/o pueblos indígenas. 49 3.4.6. Formatos expedidos por parteras y parteros autorizados 51 3.4.7. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento cuando el hecho haya ocurrido en el extranjero. 52 3.5. Procedimiento a seguir para la inscripción del nacimiento en el registro civil. 54 3.5.1. Inscripción de hijos nacidos durante el matrimonio o la unión marital de hecho. 55 3.5.2. Inscripción de hijos extramatrimoniales. 55 3.6. Duda razonable 57 3.7. Deber de denuncia. 57 3.8. Inscripción en el registro civil de menores intersexuales 57 3.8.1. Procedimiento para la Inscripción de menor intersexual 58 3.8.2. Reemplazo de la inscripción inicial de menor intersexual. 58 3.8.3. Absoluta reserva. 59 3.8.4. Anulación de la inscripción reemplazada. 59 13 3.9. Inscripción en el registro civil de nacimiento de hijos de parejas del mismo

sexo. 59 3.9.1. Inscripción de hijos de parejas del mismo sexo nacidos durante el matrimonio o la unión marital de hecho 59 3.9.2. Procedimiento para la inscripción de hijos nacidos durante el matrimonio o la unión marital de hecho de parejas del mismo sexo. 60 3.9.3. Reconocimiento de hijo extramatrimonial de parejas del mismo sexo 61 3.10. Inscripciones en el registro civil relacionadas con los procesos de adopción. 62 3.10.1. Procedimiento para la inscripción de la declaración de adoptabilidad 62 3.10.2. Procedimiento para la inscripción en virtud del proceso de la adopción 63 3.10.3. Reserva y expedición de copias de registro civil relacionados con el proceso de adopción 64 3.11. Inscripción en el registro civil de nacimiento de hijos de padres extranjeros en el territorio nacional 66 3.11.1. Procedimiento para la Inscripción de hijo de padres extranjeros, cuando alguno de ellos demuestre domicilio en Colombia al momento del nacimiento 67 3.11.2. Hijos de extranjeros nacidos en el territorio colombiano a los cuales ningún Estado les reconozca la nacionalidad –Apátrida. 69 3.12. Inscripción de hijos de colombianos nacidos en el exterior. 71 3.12.1. Procedimiento en caso de que el padre o la madre colombiano se encuentre vivo. 72 3.12.2. Procedimiento en caso de que el padre o madre colombiano haya fallecido. 72 3.13. Inscripción en el registro civil de nacimiento de la unión marital de hecho –

heterosexual y homosexual 75

4. Registro civil de matrimonio 75 4.1. Inscripción de matrimonio 75 4.2. Deber de denunciar el matrimonio. 76 4.3. Documento antecedente para la inscripción en el registro de matrimonio. 76 4.2.1. Matrimonio católico. 76 4.2.2. Matrimonio celebrado por otros credos diferentes al católico. 76 4.2.3. Matrimonio civil celebrado ante Notario. 76 4.2.4. Matrimonio civil celebrado ante Juez. 76 14 4.3. Registro de matrimonio celebrado en el extranjero. 77 4.4. Inscripción de matrimonios entre parejas del mismo sexo. 77 4.5. Inscripción de matrimonio católico y civil celebrado entre los mismos contrayentes 77

5. Registro civil de defunción. 78 5.1. Defunciones que deben registrarse. 78 5.2. Deber de denunciar la defunción. 78 5.3. Plazo para la inscripción de la defunción. 79 5.3.1. Inscripción oportuna. 79 5.3.2. Inscripción extemporánea. 79 5.4. Documento antecedente para la inscripción de la defunción. 79 5.4.1. Certificado de defunción. 79 5.4.2. Declaración juramentada de testigos. 83 5.4.3. Autorización judicial en caso de muerte violenta. 84 5.4.4. Sentencia judicial. 84 5.4.5. Documento apostillado o legalizado cuando el hecho ocurrió el extranjero. 84

6. Actualización de firmas de los registradores. 84

6.1. Registro de firma. 84 6.2. Procedimiento de certificación de firmas 85

7. Utilización del sistema de firma digital en la certificación de firmas para llevar la función registral con fines de apostilla. 85 7.1. Definición de Apostilla, Legalización, Firma Manuscrita, Digital y Mecánica 85 7.2. Procedimiento de certificación de firmas de los registradores del estado civil en las copias del original de registro civil. 87 7.3. Aspectos a tener en cuenta. 87 7.4. Verificación del origen de una Apostilla en línea 88

8. Remisión de copias de registro civil. 89

9. Reporte mensual de estadísticas de producción de registros civiles. 90

10. Prohibición del manejo de usuarios genéricos para la realización de trámites en el sistema de información de registro civil. 90

11. Instrucciones sobre la organización de las series documentales de seriales de registro civil y antecedentes de registro civil. 91

12. Servicios que deben ser prestados en las registradurías auxiliares, especiales y municipales de las diferentes circunscripciones. 92

IDENTIFICACIÓN 93

15

13. Tipos de documentos de identificación. 93 13.1. Tarjeta de identidad. 93 13.1.1. Documento base. 93 13.1.2. Características de la tarjeta de identidad. 94 13.1.3. Vencimiento de la tarjeta de identidad 95 13.2. Cédula de ciudadanía. 95 13.2.1. Documento base. 96 13.2.2. Características de la Cédula de Ciudadanía 97

14. Tipos de trámite para tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 99

14.1. Primera vez 99 14.2. Duplicado 99 14.3. Rectificación 100 14.4. Renovación 100 14.4.1. Renovación de la tarjeta de identidad 100

15. Solicitud de trámite de tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 100 15.1. Procedimiento para la preparación de la tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. 103 15.2. Trámite de duplicado de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad 106 15.2.1. Duplicado solicitado por internet a través del portal institucional 107 15.2.2. Duplicado Web asistido desde registradurías 109 15.2.3. Duplicado por actualización 112 15.3. Rectificación de los documentos de identificación por corrección de componente de sexo 113 15.4. Clases de comprobante de documento en trámite. 113 15.4.1. Contraseña. (Formato pre impreso en blanco) 114 15.4.2. Comprobante de documento en trámite – Contraseña EIS. (Formato de Estación Integrada de Servicios – EIS Digital o Impreso con código QR) 114 15.4.3. Comprobante de documento en trámite – verde sin código de verificación QR 115 15.4.4. Comprobante de documento en trámite – verde con código de verificación QR 116 15.5. Vigencia de contraseña y comprobantes de documento en trámite 117 15.6. Vencimiento o pérdida de la contraseña o comprobante de documento en trámite 117 15.7. Tarifa del servicio de solicitud de duplicado y rectificación de tarjeta de identidad y de la cédula de ciudadanía. 118

16. Procedimiento en caso de rechazo del documento de identificación. 118

16

17. Custodia y entrega de documentos de identidad 120 17.1. Entrega de la tarjeta de identidad 121 17.2. Entrega de la cédula de ciudadanía 121 17.3. Procedimiento de entrega obligatorio 122 17.4. Procedimiento de entrega excepcional de documentos solicitados a través del aplicativo web 123 17.5. Procedimiento de entrega excepcional 124 17.6. Conservación de soportes de solicitudes de entrega excepcional 125

18. Cédula de Ciudadanía Digital 125 18.1. Trámite de cédula de ciudadanía digital 126 18.2. Preparación de trámite de cédula de ciudadanía digital 127 18.2.1 Aspectos Importantes 129 18.3. Entrega de la cédula de ciudadanía digital 130 18.4. Activación de la cédula de ciudadanía digital 130 18.5. Vigencia de la cédula de ciudadanía digital 131

19. Corrección de errores en documentos 131 19.1. Procedimiento en caso de pérdida o hurto de documento para corrección, en custodia de la Registraduría, Consulado o empresa transportadora. 137

20. Correcciones especiales en bases de datos 137 20.1. Correcciones póstumas 137 20.1.1. Procedimiento y requisitos para la atención correcciones póstumas 138 20.2. Correcciones por Menoría de edad 139 20.2.1. Procedimiento y requisitos para la atención correcciones por Menoría de edad, donde se cuenta con la Estación Integrada de Servicios – EIS. 139 20.2.2. Procedimiento y requisitos para la atención correcciones por

Menoría de edad, donde NO se cuenta con Estación Integrada de ServiciosEIS 140

21. Depuración de inventarios de documentos de identificación en custodia 141 21.1. Procedimiento para la devolución de tarjetas de identidad vencidas u otros motivos Cancelación 141 21.2. Devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas, cuya fecha de producción sea superior a un (1) año y por su cancelaciónotros motivos. 142 21.2.1. Procedimiento para la devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas. 143 17 21.2.2. Devolución de cédulas de ciudadanía canceladas por muerte y otros conceptos 144 21.3. Control de inventario de documentos previo a eventos electorales. 145 21.3.1. Realización del inventario de documentos en custodia 145 21.3.2. Devolución de documentos físicos con novedad 146 21.4. Destrucción de documentos. 147

22. Procedimiento para atender las solitudes de Traslado de documentos de identidad 148 22.1. Traslado de documento en el territorio nacional 148 22.2. Traslado de documento desde o hacia el exterior 148

23. Procedimiento cuando se extravían documentos enviados a las Registraduría y a las oficinas consulares. 149 23.1. Procedimiento en caso de siniestro pérdida o hurto del documento en custodia de la Registraduría, Consulado o empresa transportadora 149 23.2. Procedimiento en caso de deterioro o daño 150 23.3. Procedimiento para tramitar la reimpresión del documento extraviado o dañado. 150

24. Procedimiento para determinar la plena identidad 150

24.1. Procedimiento para determinar la plena identidad del imputado 152 24.1.1. Procedimiento por parte de los enlaces judiciales 152 24.1.2. Procedimiento por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil 154

25. Protección y conservación de tarjetas decadactilares y alfabéticas. 155

26. Cancelación de los documentos de identidad 156 26.1. Causales de cancelación de Tarjetas de Identidad 156 26.2. Causales de cancelación de cédula de ciudadanía 157 26.2.1. Cancelación de cédula por muerte del titular. 157 26.2.2. Cancelación de cédula por múltiple cedulación. 157 26.2.3. Cancelación por corrección de componente sexo. 158 26.2.4. Falsa Identidad 159 26.2.5. Cancelación de cédula de ciudadanía por suplantación 159 26.2.6. Inconsistencia técnica en la expedición del documento. 160 26.2.7. Cancelación de cédula de ciudadaní