RNEC - 20221229 - Circular Unica de Identificacion version 7

Bogotá D.C., 29 de diciembre de 2022

Para: DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES

DISTRITALES, ESPECIALES, MUNICIPALES, AUXILIARES,

NOTARIOS CON FUNCIÓN REGISTRAL, INSPECTORES y

CORREGIDORES CON FUNCION REGISTRAL, CONSULADOS y

SERVIDORES PÚBLICOS.

De: DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación.

DANIEL ENRIQUE PARADA GÓMEZ

Director Nacional de Identificación RODRIGO PÉREZ MONROY Director Nacional de Registro Civil Asunto: Modificación Circular Única de Registro Civil e Identificación – Versión 7 La Registraduría Nacional del Estado Civil expidió el 20 de octubre de 2021 la Circular Única de Registro Civil e Identificación en su Versión 6, documento que consolida las directrices necesarias para la planificación y desarrollo de las actividades diarias en temas de registro civil e identificación de todos los servidores públicos de la Entidad. Con fundamento en las facultades constitucionales y legales que le corresponden a la Registraduría Nacional del Estado Civil, en especial las previstas en el artículo 266 de la Constitución Política y los artículos 5º, 38, 39 y 40 del Decreto 1010 de 2000, y en virtud del carácter eminentemente modificable de la circular, que permite adaptarse a las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales o cambios en las políticas de la entidad, con el presente acto administrativo se modifica la Versión 6, en los puntos que se relacionan en la tabla que aparece a continuación:

REGISTRADURIA DELEGADA PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA IDENTIFICACIÓN

Av. Calle 26 No. 51-50 Piso 2 – Tel. (+571) 2202880 Ext.1200 – 1289 C.P. 111321 – Bogotá - www.registraduria.gov.co REGISTRO CIVIL NUMERAL TEMA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Se incluyó obligación de diligenciar el formato de

DECLARACIÓN DEL SOLICITANTE MAYOR DE

3.3.2. Inscripción extemporánea EDAD DE INSCRIPCIÓN DE REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO EXTEMPORÁNEA (RAFT51) y de duda razonable. Denunciante de la inscripción Se adiciona aclaración sobre quien debe ser 3.3.2.1. extemporánea declarante de un registro extemporáneo. Declaración de testigos como 3.3.2.2. documento antecedente para la Se dispuso validaciones de identidad en línea. inscripción extemporánea Declaración juramentada presentada Se incluyó validaciones biométricas en línea para 3.4.4. por testigos testigos, declarante e inscrito. Documento antecedente para la Se incluyó procedimiento de inscripción con 3.4.7. inscripción del nacimiento cuando el testigos, conforme a lo ordenado en la Sentencia Thecho haya ocurrido en el extranjero. 393/22. Esta versión de la circular se publicará en el Diario Oficial, la página web de la entidad y se difundirá a los Notarios con el apoyo de la Superintendencia de Notariado y Registro. Para el caso de los servidores públicos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, podrá ser consultada en la intranet y en la página de la

entidad y reemplaza la Versión 6 de la Circular Única del 20 de octubre de 2021. Cordialmente, DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

RODRIGO PÉREZ MONROY

Director Nacional de Registro Civil

DANIEL ENRIQUE PARADA GÓMEZ

Director Nacional de Identificación 2 CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación Bogotá D.C. 29 de diciembre de 2022 Versión 7 3

ALEXANDER VEGA ROCHA

Registrador Nacional del Estado Civil DIDIER ALBERTO CHILITO VELASCO Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

RODRIGO PÉREZ MONROY

Director Nacional de Registro Civil

DANIEL ENRIQUE PARADA GÓMEZ

Director Nacional de Identificación

MARÍA CRISTINA MANZANO NOGUERA

Asesora 4 CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN Objetivo En virtud de lo señalado por el artículo 266 de la Constitución Política, la Registraduría Nacional del Estado Civil ejerce dentro de sus funciones la dirección y organización del registro civil y la identificación de las personas; así mismo, el Decreto 1010 de 2000 en el artículo 5º establece como las funciones de la entidad “2. Adoptar las políticas del registro civil en Colombia y atender lo relacionado con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios del registro civil con miras a garantizar su óptimo funcionamiento; 20. Atender todo lo relativo al manejo de la información, las bases de datos, el Archivo Nacional de Identificación

y los documentos necesarios para el proceso técnico de la identificación de los ciudadanos, así como informar y expedir las certificaciones de los trámites a los que hubiere lugar. Con la expedición de la Circular Única se integró y organizó en un solo documento las instrucciones vigentes en materia de registro civil e identificación, para lo cual se recopilaron, revisaron, analizaron y actualizaron 142 circulares expedidas por la Entidad sobre la materia desde al año 2000 hasta agosto 2018, fecha en que se publicó la primera versión de este documento. Para algunos temas puntuales se estudiaron circulares expedidas con anterioridad a esta fecha, como las relacionadas con el certificado de nacido vivo y de defunción. La Circular Única exige la revisión permanente de los formatos a utilizar en los diferentes procesos y procedimientos de Registro Civil e Identificación, los cuales se encuentran codificados e ingresados en la intranet de la Entidad, de tal forma que todos los funcionarios tienen acceso a la última versión de cada uno de ellos. Importa aclarar que los manuales vigentes RAMN01 Manual de reseña, RAMN0 Manual de Directrices Centro de Acopio, RAMN04 Manual de Funcionamiento Estación Integrada de Servicios EIS y RAMN05 Manual Técnico de Validación e Individualización, por su carácter netamente técnico no se encuentran incluidos en esta circular. Por ello, es necesario recomendar que se debe estar en constante consulta y verificación de dichos manuales, con el fin de dar cumplimiento a las directrices establecidas en su última versión. Estructura La Circular Única está organizada temáticamente; una primera parte con las instrucciones de registro civil, la segunda parte con los temas relacionados con identificación y al final asuntos comunes que impactan ambas áreas. Contiene las

5 reglas vigentes en materia de registro civil e identificación, de tal forma que lo que no se encuentre incluido se entiende derogado. La tabla de contenido está compuesta por títulos y subtítulos, desde donde se puede desplazar al tema que se requiere consultar, lo que permite que sea de fácil revisión. Consulta La Circular Única esta publicada tanto en la intranet como en la página de la entidad, con el fin de que pueda ser consultada por funcionarios, notarios con función registral y personas Externas a la Entidad. Modificaciones La Circular es un documento que puede variar dependiendo de las necesidades que surjan por reformas legislativas, órdenes judiciales, nuevos actos administrativos internos, cambios tecnológicos o en las políticas de la entidad. De tal forma que, cuando sea necesario, se expedirá una siguiente versión, comunicándose oportunamente a sus destinatarios. 6

TABLA DE CONTENIDO

CIRCULAR ÚNICA DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN 5

Objetivo 5 Estructura 5 Consulta 6 Modificaciones 6

REGISTRO CIVIL 16

1. Aspectos generales del registro civil 16 1.1. Eventos que se inscriben. 16 1.2. Lugar de inscripción. 16 1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 16 1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. 17 1.3. Contenido de la Inscripción 17 1.5. Inexistencia del registro civil. 18 1.5.1. Procedimiento para la autorización de suscripción de un registro civil. 19

1.6. Anotaciones en el registro civil. 19 1.7. Correcciones del registro civil. 20 1.7.1. Solicitud escrita presentada ante el funcionario registral por el inscrito o su representante. 20 1.7.2. Escritura pública. 21 1.7.3. Sentencia judicial ejecutoriada. 21 1.7.4. Corrección del componente sexo mediante escritura pública. 21 1.7.5. Corrección del componente sexo en niños, niñas y adolescentes. 22 1.8. Anulaciones 24 1.9. Cancelaciones 24

2. Número Único de Identificación Personal – NUIP 25 2.1. Asignación del NUIP 25 2.2. Tipos de números de identificación 27 2.2.1. NIP: Número de Identificación Personal 27 2.2.2. NUIP: Número Único de Identificación Personal - Etapa Inicial: NUIP

Alfanumérico 28 7 2.2.3. NUIP: Número Único de Identificación Personal. - Etapa Actual: NUIP Numérico 28 2.3. Corrección de errores en cuanto a los números de identificación en el registro civil de nacimiento. 29 2.3.1. Corrección de NIP 29 2.3.2. Corrección de NUIP alfanumérico 29 2.3.3. Corrección de NUIP numérico 30

3. Inscripción del nacimiento en el registro civil 31 3.1. Deber de denunciar del nacimiento 31 3.2. Lugar de inscripción del nacimiento. 31 3.3. Plazo para la inscripción del nacimiento. 32 3.3.1. Inscripción oportuna. 32

3.3.2. Inscripción extemporánea. 32 3.4. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento 36 3.4.1. Certificado de nacido vivo. 36 3.4.2. Documentos auténticos. 42 3.4.3. Copia de las actas de las partidas parroquiales o de las anotaciones de origen religioso correspondientes a personas de otros credos. 43 3.4.4. Declaración juramentada presentada por testigos. 43 3.4.5. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento personas pertenecientes a comunidades y/o pueblos indígenas. 44 3.4.6. Formatos expedidos por parteras y parteros autorizados 47 3.4.7. Documento antecedente para la inscripción del nacimiento cuando el hecho haya ocurrido en el extranjero. 47 3.5. Procedimiento a seguir para la inscripción del nacimiento en el registro civil. 50 3.5.1. Inscripción de hijos nacidos durante el matrimonio o la unión marital de hecho. 51 3.5.2. Inscripción de hijos extramatrimoniales. 51 3.6. Duda razonable 53 3.7. Deber de denuncia. 53 3.8. Inscripción en el registro civil de menores intersexuales 53 3.8.1. Procedimiento para la Inscripción de menor intersexual 53 3.8.2. Reemplazo de la inscripción inicial de menor intersexual. 54 3.8.3. Absoluta reserva. 55 3.8.4. Anulación de la inscripción reemplazada. 55 8 3.9. Inscripción en el registro civil de nacimiento de hijos de parejas del mismo

sexo. 55 3.9.1. Inscripción de hijos de parejas del mismo sexo nacidos durante el matrimonio o la unión marital de hecho 55 3.9.2. Procedimiento para la inscripción de hijos nacidos durante el matrimonio o la unión marital de hecho de parejas del mismo sexo. 56 3.9.3. Reconocimiento de hijo extramatrimonial de parejas del mismo sexo 57 3.10. Inscripciones en el registro civil relacionadas con los procesos de adopción. 58 3.10.1. Procedimiento para la inscripción de la declaración de adoptabilidad 58 3.10.2. Procedimiento para la inscripción en virtud del proceso de la adopción 59 3.10.3. Reserva y expedición de copias de registro civil relacionados con el proceso de adopción 60 3.11. Inscripción en el registro civil de nacimiento de hijos de padres extranjeros en el territorio nacional 62 3.11.1. Procedimiento para la Inscripción de hijo de padres extranjeros, cuando alguno de ellos demuestre domicilio en Colombia al momento del nacimiento 63 3.11.2. Hijos de extranjeros nacidos en el territorio colombiano a los cuales ningún Estado les reconozca la nacionalidad –Apátrida. 65 3.12. Inscripción de hijos de colombianos nacidos en el exterior. 67 3.12.1. Procedimiento en caso de que el padre o la madre colombiano se encuentre vivo. 67 3.12.2. Procedimiento en caso de que el padre o madre colombiano haya fallecido. 68 3.13. Inscripción en el registro civil de nacimiento de la unión marital de hecho –

heterosexual y homosexual 70

4. Registro civil de matrimonio 71 4.1. Inscripción de matrimonio 71 4.2. Deber de denunciar el matrimonio. 72 4.3. Documento antecedente para la inscripción en el registro de matrimonio. 72 4.2.1. Matrimonio católico. 72 4.2.2. Matrimonio celebrado por otros credos diferentes al católico. 72 4.2.3. Matrimonio civil celebrado ante Notario. 72 4.2.4. Matrimonio civil celebrado ante Juez. 72 9 4.3. Registro de matrimonio celebrado en el extranjero. 72 4.4. Inscripción de matrimonios entre parejas del mismo sexo. 73 4.5. Inscripción de matrimonio católico y civil celebrado entre los mismos contrayentes 73

5. Registro civil de defunción. 74 5.1. Defunciones que deben registrarse. 74 5.2. Deber de denunciar la defunción. 74 5.3. Plazo para la inscripción de la defunción. 75 5.3.1. Inscripción oportuna. 75 5.3.2. Inscripción extemporánea. 75 5.4. Documento antecedente para la inscripción de la defunción. 75 5.4.1. Certificado de defunción. 75 5.4.2. Declaración juramentada de testigos. 79 5.4.3. Autorización judicial en caso de muerte violenta. 80 5.4.4. Sentencia judicial. 80 5.4.5. Documento apostillado o legalizado cuando el hecho ocurrió el extranjero. 80

6. Actualización de firmas de los registradores. 80

6.1. Registro de firma. 80 6.2. Procedimiento de certificación de firmas 81

7. Utilización del sistema de firma digital en la certificación de firmas para llevar la función registral con fines de apostilla. 81 7.1. Definición de Apostilla, Legalización, Firma Manuscrita, Digital y Mecánica 81 7.2. Procedimiento de certificación de firmas de los registradores del estado civil en las copias del original de registro civil. 83 7.3. Aspectos a tener en cuenta. 83 7.4. Verificación del origen de una Apostilla en línea 84

8. Remisión de copias de registro civil. 85

9. Reporte mensual de estadísticas de producción de registros civiles. 86

10. Prohibición del manejo de usuarios genéricos para la realización de trámites en el sistema de información de registro civil. 86

11. Instrucciones sobre la organización de las series documentales de seriales de registro civil y antecedentes de registro civil. 87

12. Servicios que deben ser prestados en las registradurías auxiliares, especiales y municipales de las diferentes circunscripciones. 88

IDENTIFICACIÓN 89

10

13. Tipos de documentos de identificación. 89 13.1. Tarjeta de identidad. 89 13.1.1. Documento base. 89 13.1.2. Características de la tarjeta de identidad. 90 13.1.3. Vencimiento de la tarjeta de identidad 91 13.2. Cédula de ciudadanía. 91 13.2.1. Documento base. 92 13.2.2. Características de la Cédula de Ciudadanía 93

14. Tipos de trámite para tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 95

14.1. Primera vez 95 14.2. Duplicado 95 14.3. Rectificación 96 14.4. Renovación 96 14.4.1. Renovación de la tarjeta de identidad 96

15. Solicitud de trámite de tarjeta de identidad y cédula de ciudadanía 96 15.1. Procedimiento para la preparación de la tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. 99 15.2. Trámite de duplicado de cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad 102 15.2.1. Duplicado solicitado por internet a través del portal institucional 103 15.2.2. Duplicado Web asistido desde registradurías 105 15.2.3. Duplicado por actualización 108 15.3. Rectificación de los documentos de identificación por corrección de componente de sexo 109 15.4. Clases de comprobante de documento en trámite. 109 15.4.1. Contraseña. (Formato pre impreso en blanco) 110 15.4.2. Comprobante de documento en trámite – Contraseña EIS. (Formato de Estación Integrada de Servicios – EIS Digital o Impreso con código QR) 110 15.4.3. Comprobante de documento en trámite – verde sin código de verificación QR 111 15.4.4. Comprobante de documento en trámite – verde con código de verificación QR 112 15.5. Vigencia de contraseña y comprobantes de documento en trámite 113 15.6. Vencimiento o pérdida de la contraseña o comprobante de documento en trámite 113 15.7. Tarifa del servicio de solicitud de duplicado y rectificación de tarjeta de identidad y de la cédula de ciudadanía. 114

16. Procedimiento en caso de rechazo del documento de identificación. 114

11

17. Custodia y entrega de documentos de identidad 116 17.1. Entrega de la tarjeta de identidad 117 17.2. Entrega de la cédula de ciudadanía 117 17.3. Procedimiento de entrega obligatorio 118 17.4. Procedimiento de entrega excepcional de documentos solicitados a través del aplicativo web 119 17.5. Procedimiento de entrega excepcional 120 17.6. Conservación de soportes de solicitudes de entrega excepcional 121

18. Cédula de Ciudadanía Digital 121 18.1. Trámite de cédula de ciudadanía digital 122 18.2. Preparación de trámite de cédula de ciudadanía digital 123 18.2.1 Aspectos Importantes 125 18.3. Entrega de la cédula de ciudadanía digital 126 18.4. Activación de la cédula de ciudadanía digital 126 18.5. Vigencia de la cédula de ciudadanía digital 127

19. Corrección de errores en documentos 127 19.1. Procedimiento en caso de pérdida o hurto de documento para corrección, en custodia de la Registraduría, Consulado o empresa transportadora. 133

20. Correcciones especiales en bases de datos 133 20.1. Correcciones póstumas 133 20.1.1. Procedimiento y requisitos para la atención correcciones póstumas 134 20.2. Correcciones por Menoría de edad 135 20.2.1. Procedimiento y requisitos para la atención correcciones por Menoría de edad, donde se cuenta con la Estación Integrada de Servicios – EIS. 135 20.2.2. Procedimiento y requisitos para la atención correcciones por

Menoría de edad, donde NO se cuenta con Estación Integrada de ServiciosEIS 136

21. Depuración de inventarios de documentos de identificación en custodia 137 21.1. Procedimiento para la devolución de tarjetas de identidad vencidas u otros motivos Cancelación 137 21.2. Devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas, cuya fecha de producción sea superior a un (1) año y por su cancelaciónotros motivos. 138 21.2.1. Procedimiento para la devolución de cédulas de ciudadanía no reclamadas. 139 12 21.2.2. Devolución de cédulas de ciudadanía canceladas por muerte y otros conceptos 140 21.3. Control de inventario de documentos previo a eventos electorales. 141 21.3.1. Realización del inventario de documentos en custodia 141 21.3.2. Devolución de documentos físicos con novedad 142 21.4. Destrucción de documentos. 143

22. Procedimiento para atender las solitudes de Traslado de documentos de identidad 144 22.1. Traslado de documento en el territorio nacional 144 22.2. Traslado de documento desde o hacia el exterior 144

23. Procedimiento cuando se extravían documentos enviados a las Registraduría y a las oficinas consulares. 145 23.1. Procedimiento en caso de siniestro pérdida o hurto del documento en custodia de la Registraduría, Consulado o empresa transportadora 145 23.2. Procedimiento en caso de deterioro o daño 146 23.3. Procedimiento para tramitar la reimpresión del documento extraviado o dañado. 146

24. Procedimiento para determinar la plena identidad 146

24.1. Procedimiento para determinar la plena identidad del imputado 148 24.1.1. Procedimiento por parte de los enlaces judiciales 148 24.1.2. Procedimiento por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil 150

25. Protección y conservación de tarjetas decadactilares y alfabéticas. 151

26. Cancelación de los documentos de identidad 152 26.1. Causales de cancelación de Tarjetas de Identidad 152 26.2. Causales de cancelación de cédula de ciudadanía 153 26.2.1. Cancelación de cédula por muerte del titular. 153 26.2.2. Cancelación de cédula por múltiple cedulación. 153 26.2.3. Cancelación por corrección de componente sexo. 154 26.2.4. Falsa Identidad 155 26.2.5. Cancelación de cédula de ciudadanía por suplantación 155 26.2.6. Inconsistencia técnica en la expedición del documento. 156 26.2.7. Cancelación de cédula de ciudadanía por renuncia de la nacionalidad 156 26.2.8. Cancelación de cédula de ciudadanía por pérdida de la nacionalidad

156 13 26.2.9. Restablecimiento de la vigencia por recuperación de la nacionalidad. 156 26.2.10. Revocatorias de cancelaciones 157 26.3. Alta de cédula de ciudadanía por extinción de la pena impuesta 158 26.4. Procedimiento para la atención de las novedades en el estado de la cédula 158 26.5. Novedades de la cédula que se afectan el estado de vigencia sin que

medie acto administrativo. 159

27. Expedición de certificaciones ciudadanas y de nacionalidad. 159 27.1. Certificaciones excepcionales de información ciudadana. 159 27.1.1. Certificado de estado de cédula. 159 27.1.2. Certificado Colombiano de Oro 160 27.1.3. Certificado de documento base. 160 27.1.4. Certificado de cédula electoral (Antigua). 160 27.1.5. Certificado de cambio de datos biográficos. 160 27.1.6. Certificado de señales particulares. 160 27.1.7. Certificado de no cedulado (NO ANI). 161 27.2. Expedición de los certificados excepcionales de información ciudadanacompetencia. 161 27.2.1. Excepciones y restricciones en la expedición de certificaciones excepcionales 162 27.2.2. Solicitud de certificados excepcionales de información ciudadana por parte de las entidades del Estado. 162 27.3. Expedición del certificado de nacionalidad. 162 27.4. Aspectos generales a tener en cuenta sobre la expedición de certificaciones excepcionales y de nacionalidad. 163 27.5. Remisión de la información que soporte el pago 165 27.6. Responsabilidad en la actualización del ANI 165

28. Trámites de documentos de identificación oficina de agilizaciones 165

29. Preparación de material de cedulación para colombianos desvinculados y/o reincorporados del conflicto armado. 166

TEMAS GENERALES DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN. 168

30. Tratamiento de datos personales por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil relativos al registro civil. 168

30.1. Copias y certificados de registro civil. 168 30.1.1. Naturaleza Pública de los datos relativos al estado civil de las personas. 168 14 30.1.2. El consentimiento del titular en el tratamiento de los datos relativos al estado civil de las personas. 169 30.1.3. Expedición de copias y certificados de registro civil 170

31. Exoneración del cobro en la expedición de rectificaciones y duplicados de documentos de identificación y la expedición de copias y certificación de registro civil. 171 31.1. Procedimiento para llevar a cabo la exoneración: 172

32. Vigencia 174

FORMATOS Y GUÍAS 175

Formato reseña para establecer plena identidad 175 Formato solicitud inscripción extemporánea de registro civil de nacimiento 175 Formato declaración de testigo en inscripción de registro civil de nacimiento 175 Formato solicitud exoneración de pago de documentos de identificación y registro civil de ciudadanos colombianos residentes en Colombia o en el exterior 175 Formato control envío de primeras copias de registro civil 175 Formato reporte mensual de producción 175 Formato Versión de los hechos 175 Formato Producto y/o Salida no conforme 175 Código RAFT 36 175 Formato para Reporte de inscripciones en el Registro Civil de Nacimiento de mayores de siete (7) años de edad nacidos en Venezuela hijos de padres colombianos 175 Consolidación estadística de atención 175 Formato Solicitud de Corrección Póstuma de Datos 175 Formato Reseña de plena identidad - Estación Integrada de Servicios - EIS 176 Formato único de solicitudes de copias o certificados de registro civil 176 Guía para la actualización o modificación en el Archivo Nacional de

Identificación ANI 176 15

REGISTRO CIVIL

1. Aspectos generales del registro civil 1.1. Eventos que se inscriben.

De acuerdo con lo señalado en los artículos 5 y 6 del Decreto 1260 de 1970, todos los hechos, actos y decisiones, tanto judiciales como administrativas, que afecten el estado civil de las personas deberán ser inscritos en el registro civil; tales como: nacimientos, reconocimientos de hijos extramatrimoniales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, matrimonio, capitulaciones matrimoniales, uniones maritales de hecho declaradas, asignaciones de apoyos, nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, corrección de componente sexo, defunciones, declaraciones de presunción de muerte, entre otras. 1.2. Lugar de inscripción. De conformidad con los dispuesto en artículos 118 de la Ley 1395 de 2010 y 31 del Decreto Ley 019 de 2012, todos los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales se podrán inscribir en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función de registro civil del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior, independientemente del lugar en que ocurrió el hecho. 1.2.1. Reemplazos cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. Cuando se requiera reemplazar una inscripción que se encuentre en lugar diferente al de la solicitud e implique la apertura de un nuevo serial de conformidad con lo dispuesto en los artículos 91 y siguientes del Decreto Ley

1260 de 1970, se podrá efectuar en cualquier oficina registral. La oficina ante la cual se hace la solicitud debe enviar a la oficina en donde se encuentra la inscripción inicial, copia del registro y de los documentos antecedentes que sirvieron de base para la inscripción a fin de realizar el trámite pertinente. Se abrirá un nuevo serial, cuyo documento antecedente será "solicitud escrita", "escritura pública" u "orden judicial" según corresponda, anotando los motivos de la corrección en el espacio de notas o en el libro de varios respectivamente. Se deberá enviar copia tanto del nuevo registro civil como de los documentos antecedentes a la oficina de origen del registro en donde se realizará la respectiva nota de reciproca referencia y se devolverá a la oficina que realizó el 16 reemplazo, copia del registro civil con la citada nota para que obre en el protocolo. El original de la nueva inscripción válida reposará en el despacho en que se realizó la modificación o reemplazo, por lo que para emitir copia del nuevo registro estará facultada únicamente la oficina donde se realizó el reemplazo. También se debe remitir copia de la nueva inscripción a la Dirección Nacional de Registro Civil, Servicio Nacional de Inscripción — SNI, para realizar la corrección en la base de datos del Sistema de Información de Registro Civil (SIRC), de conformidad con lo dispuesto en los artículos 91 del Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el art. 6 del Decreto 999 de 1988, el artículo 11 del Decreto 1379 de 1972 y el artículo 1 del Decreto 1555 de 1989.

1.2.2. Anotaciones cuando la inscripción se encuentre en un lugar diferente al de la solicitud. Para aquellas actuaciones que deriven en una anotación en el folio del registro civil, cuando la inscripción de encuentre en lugar diferente al de la solicitud, la oficina registral ante la cual se realiza la solicitud, validará la documentación aportada por el interesado y dará traslado de la misma a la oficina en cuyo protocolo se encuentre el registro civil en el que deba realizarse la nota respectiva. 1.3. Contenido de la Inscripción De conformidad con lo establecido por el artículo 21 del Decreto ley 1260 de 1970, toda inscripción deberá expresar:

1. La naturaleza del hecho, acto o decisión judicial o administrativa que se registra.

2. El lugar y la fecha en que se hace la inscripción.

3. El nombre completo de los comparecientes, su identidad y el documento antecedente con que ella se estableció.

4. La firma de los comparecientes y la del funcionario registral. 1.4. Procedimiento general para la inscripción en el registro civil.

Para la diligencia de inscripción de un hecho, acto o providencia, se deben agotar las etapas consagradas en los artículos 28 y subsiguientes del Decreto Ley 1260 de 1970: La recepción consiste en que el servidor encargado de la función de registro recibe la declaración de los interesados (declarantes y/o testigos) y los 17 documentos soporte para la inscripción, conforme a los requisitos exigidos en la presente circular, dependiendo del acto, hecho o providencia a inscribir. Durante la recepción se hace la extensión, que es la transcripción de la declaración al formato de registro civil.

Surtida la extensión, se realiza el otorgamiento, el cual es la aceptación expresa del declarante y/o testigos sobre la transcripción de lo recibido. Una vez realizado el otorgamiento, se procede a la autorización (art. 39), la cual nace mediante la suscripción con la firma del funcionario encargado de llevar el registro, que da fe sobre el cumplimiento de los requisitos legales (art. 21) y la veracidad de la declaración recibida (art. 32). Finalmente, cuando se entrega la segunda copia de la inscripción a los interesados, se cumple con la constancia (art. 43). 1.5. Inexistencia del registro civil. Cuando se surten las etapas citadas en el numeral anterior y un registro civil carece de la firma del funcionario competente, este es inexistente y como consecuencia nunca nace a la vida jurídica y no genera efectos jurídicos. Sobre el particular el Decreto Ley 1260 de 1970 dispone: “Artículo 42. Inexistencia del registro. La inscripción que no haya sido autorizada por el funcionario no adquiere la calidad de registro y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del funcionario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifiquen la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, previa comprobación sumaria de los hechos, disponer que la inscripción sea suscrita por quien se halle ejerciendo el cargo. Si la firma faltare en el ejemplar que se conserva en el Servicio Nacional de Inscripción, éste podrá ser suscrito por el jefe de dicha dependencia, previa autorización de la Superintendencia de Notariado y Registro”.

Sin embargo, si en dicha inscripción solo faltare la firma del funcionario encargado del registro del estado civil (no se encontrare inmerso en ninguna causal de nulidad de las establecidas en el artículo 104 del Decreto 1260 de 1970) y además, que la causa de tal falta sea diferente a aquellas que justifican la negativa de la autorización, se dará aplicación a lo establecido en el artículo 42 del Decreto Ley 1260 de 1970 y se podrá solicitar a la Dirección Nacional de Registro Civil que autori