RNEC - Circular 15 de 2017

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REGISTRADURIA

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL CIRCULAR DRN-M 0 15

PARA: Secretaría General, Registradores Delegados, Gerentes,

Directores, Jefes de Oficina, Registradores Distritales, Delegados Departamentales, Registradores Especiales, Municipales, Coordinadores de Grupo y servidores públicos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. DE: Registrador Nacional del Estado Civil ASUNTO: Directrices para el registro, radicación, tratamiento, atención, administración, control, seguimiento y reporte de las Pgrsdc's recibidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, en el nivel central y desconcentrado.

FECHA: (03 FEB. 2017

Con el objeto de garantizar por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC el derecho fundamental de los colombianos a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución contemplado en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, dar cumplimiento a la normatividad vigente y al principal objetivo estratégico de la RNEC 2015-2019 relacionado con mejorar el índice de trasparencia, confiabilidad y alta calidad en la prestación efectiva del servicio y en la entrega de los productos a todos los colombianos y a todas las empresas públicas y privadas que así lo requieran dentro y fuera del territorio nacional, se les informa las siguientes directrices en materia de registro, radicación, tratamiento, atención, administración, control, seguimiento y reporte de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Consultas - Pgrsdc's, las cuales deben ser observadas y atendidas en los siguientes términos:

1Las Pgrsdc's que se reciban en la RNEC en el nivel central y en el nivel desconcentrado, se radicarán, gestionarán, resolverán y administrarán en concordancia y en los términos dispuestos en la Ley 1755 de 2015, el Decreto 1166 de 2016, la Resolución 12011 de 2015 “por la cual se Despacho del Registrador Nacional Av. Calle 26 # 51-50 CAN — Teléfono: (571) 2200839 - Código postal 111321 - Bogotá-Colombia www.registraduria.gov.co TT i i -.... awit isi’ AE OE i a A “Colombia es democracia, Registraduria su garantia” nay 015

REGISTRADURÍA 03 FEB. 2017

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL establecen los lineamientos para el trámite de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Consultas de la Registraduría Nacional del Estado Civil”, la Resolución 801 de 2017 “Por la cual se regula la presentación, radicación, constancia y tratamiento de las peticiones que pueden ser presentadas verbalmente a la Registraduría Nacional del Estado Civil por los canales de atención presencial y telefónico” y los procedimientos de Atención y Servicio a los Colombianos a través de Diferentes Canales y Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias Denuncias y Consultas — Pqrsdc’s de la RNEC. 2Responsables de las Pgrsdc's. Los Registradores Delegados, Gerentes, Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo en el Nivel Central y los Registradores Distritales y Delegados Departamentales en el Nivel

Desconcentrado, son los responsables de garantizar que el registro, radicación, tratamiento, atención y administración de las Pqrsdc's que se reciban en sus oficinas se realicen conforme a la normatividad y procedimientos vigentes, y de efectuar el control, seguimiento y reporte de las mismas al Grupo de Peticiones, Quejas y Reclamos de la Oficina de Planeación de la RNEC. 3Registro de la Pgrsdc's. El registro y radicación de todas las Pgrsdc's escritas o verbales que reciba la RNEC por cualquiera de sus canales de atención! será efectuado en el Sistema de Información de Correspondencia — SIC en el Nivel Central, en la Registraduría Distrital y en las Delegaciones Departamentales que cuenten con dicho sistema. Por su parte, las delegaciones departamentales que aún no cuentan con el Sistema de Información de Correspondencia — SIC deberán efectuar el registro de la recepción y tramite dado a las Pgrsdc's en la planilla o formato de registro y control de Pgrsde's que sea suministrado por el Grupo de Peticiones, Quejas y Reclamos de la Oficina de Planeación de la RNEC. 4Informes. Los Registradores Distritales y los Delegados Departamentales, deben enviar, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes, al buzón de correo electrónico del Grupo de Peticiones, Quejas y Reclamos de la Oficina de Planeación Pgrsdf sedecentralQregistraduria.gov.co, con copia a eriverat Oregistraduria.gov.co y cmoralesp@registraduria.gov.co, el informe 1 Canales de atención: físicocorrespondencia escrita, virtual - formulario web de atención al

ciudadano, correo electrónico, redes sociales (Chat, Facebook y Twitter), telefónico y presencial. Despacho del Registrador Nacional Av. Calle 26 # 51-50 CAN — Teléfono: (571) 2200839 - Código postal 111321 - Bogotá-Colombia registr: V. a: A... A oe as E OOOO “Colombia es democracia, Registraduria su garantia” 015 03 FEB. 2017 NACIONAL DEL ESTADO CIVIL mensual de Pgrsdc's del mes inmediatamente anterior junto con la planilla o formato de registro y control de Pgrsde's, en el instrumento que se indicado por el Grupo de Peticiones, Quejas y Reclamos de la Oficina de Planeación de la RNEC.2 El Grupo de Peticiones, Quejas y Reclamos de la Oficina de Planeación de la RNEC efectuará seguimiento al trámite y atención de las Pqrsdc’s y consolidara el informe de Pgrsdc's con la informacion que sea reportada por el nivel central y desconcentrado. El Grupo de Peticiones, Quejas y Reclamos de la Oficina de Planeación de la RNEC, dará por no recibidos los informes mensuales de Pqrsdc’s y las planillas o formatos de registro y control de Pgrsdc's que se envíen por fuera de los términos establecidos, contengan información inconsistente o no veraz, y/o no cumplan con los requisitos, lineamientos e indicaciones establecidos para su presentación. Los Registradores Distritales y los Delegados Departamentales deberán certificar la información relativa al número de Pgrsdc's recibidas, tramitadas, el tratamiento efectuado y los tiempos promedio de respuesta contentivos en el

informe mensual, bajo el formato que para tal fin defina el Grupo de Peticiones, Quejas y Reclamos de la Oficina de Planeación de la RNEC. La no presentación o presentación no conforme de los informes mensuales de Pqrsdc’s, dará lugar a traslado disciplinario por parte de la Oficina de Planeación. 5Actualización y publicación del tratamiento dado a las Pgrsdc's en un espacio de la página web. La planilla o formato de registro y control de Pgrsdc’s debe estar actualizada permanentemente y podrá ser requerida en cualquier momento por las Oficinas de Control Interno y el Grupo de Peticiones, Quejas y Reclamos de la Oficina de Planeación de la RNEC. Adicionalmente, deberá ser publicada los 5 primeros días hábiles de cada mes en un espacio de la página web de la RNEC que se destinará para tal fin. 2 A partir de la fecha, la Registraduría Distrital y las Delegaciones Departamentales no deberán enviar el informe consolidado trimestral de gestión de las Pgrsdc's de que trata la actividad 5 del procedimiento de “Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Consultas — Pgrsdc’s, Código SCPD01, Versión 3. Despacho del Registrador Nacional Av. Calle 26 # 51-50 CAN — Teléfono: (571) 2200839 - Código postal 111321 - Bogotá-Colombia Wwww.regi ria.gov. mmm A AT E E Pm P—Ñw_ eme. Ta e TT TP PPP EE “Colombia es democracia, Registraduría su garantía” 015 03 FEB. 2017

REGISTRADURIA

NACIONAL DEL ESTADO CIVIL Los Registradores Distritales y Delegados Departamentales, serán responsables de la publicación del formato de registro y control de Pqrsde's, el cual deberá contener el total de Pgrsde's recibidas y tramitadas en el mes inmediatamente anterior, el tramite efectuado, el estado de las mismas y los tiempos promedio de respuesta. La Oficina de Planeación y el Grupo de Pqrsdc’s de la RNEC deberán gestionar y enviar en el mes de febrero las instrucciones, metodologías y formatos tendientes a dar cumplimiento a las directrices contenidas en la presente Circular. De antemano les agradezco su colaboración y compromiso para su implementación, aplicación y difusión. rdialmente,

1 JUAN CARLOS GALINDO VÁEHA

AR gistrador Naciohal del Estado Civil ReVó: Orlando Beltrán Calnacho V/ Proyectó: Cástulo Morales Payares/ Jefe Oficina de Planeación / Elizabeth Rivera Trujillo/ Coordinadora del Grupo de “<> Peticiones, Quejas y Reclamos. h Despacho del Registrador Nacional Av. Calle 26 # 51-50 CAN — Teléfono: (571) 2200839 - Código postal 111321 - Bogotá-Colombia www.registraduria.gov.co ETT US TND E O IE E iS; “Colombia es democracia, Registraduría su garantía”