RNEC - Circular 2010 0129

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CIRCULAR FECHA: Julio 28 de 2010

PARA: SECRETARIO GENERAL, SECRETARIO PRIVADO, REGISTRADORES

DELEGADOS, GERENTES, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA,

DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES DISTRITALES,

REGISTRADORES ESPECIALES, REGISTRADORES AUXILIARES,

REGISTRADORES MUNICIPALES, ASESOR ADMINISTRATIVO C.N.E.,

COORDINADORES, ALMACENISTAS DEPARTAMENTALES Y

FLINCIONARIOS.

ASUNTO: DIRECTRICES Y PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FlSlCO

ANUAL DE BIENES MUEBLES TANGIBLES E INTANGIBLES.

De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Publica, una de las actividades principales de orden administrativo que deben realizar las Entidades que conlleve a un cierre integral de la información contable, es la elaboración de los inventarios de bienes, para lo cual se hace necesario realizar periódicamente toma física de inventarios y conciliación de saldos con los registros contables. Por lo tanto, en cumplimiento de esta normatividad, se imparten instrucciones para realizar anualmente el levantamiento físico de bienes tangibles (muebles e inmuebies) e intangibles (sohare ...) con corte a 31 de diciembre de cada vigencia de los bienes de propiedad de la Registraduría Nacional de Estado Civil y del Fondo Rotatorio de la Registraduna, el cual será coordinado en el Nivel Central por la Dirección Administrativa y la Coordinación del Grupo de Almacén e lnventarios y en el nivel desconcentrado por los Delegados Departamentales en el ámbito de su circunscripción, de conformidad con el

siguiente procedimiento:

1. PREINVENTARIO: Esta actividad se debe realizar en el transcurso del periodo fiscal y debe ser reportada con corte a 30 de noviembre de cada vigencia, tiene como finalidad avanzar en el manejo del levantamiento físico que se debe presentar con corte a 31 de diciembre de cada año y consta de las siguientes etapas: 1.1 Levantamiento físico de bienes tangibles e intangibles: En las delegaciones, los delegados y sus almacenistas serán los responsables de mantener actualizada, consolidada e individualizada la información relacionada con los responsables, ubicación y detalles de todos y cada uno de los bienes que reposan en sus áreas de influencia (Registradunas especiales, auxiliares y REGISTRADUR~A lwcmlwLDeLE8MDOCML 1 2 9 municipales). El conteo fisico se registrará en los formatos Al, A 4, A 5 y en el libro Ecxel. 1.2 Cruce y verificación de información: La verificación física de los bienes se realiza con el fin de confrontar las existencias reales producto de levantamiento físico realizado en cada municipio y ' consolidado por Delegación Departamental; contra los saldos registrados en el aplicativo de lnventarios que suministrara el Grupo de Almacén e Inventarios.

2. REGISTRO DE NOVEDADES Una vez realizado el preinventario, se reportarán las novedades que se hayan causado en el mes de diciembre de cada vigencia.

3. ENVDEI OLA INFORMACIÓN DEL INVENTARIO ACTUALIZADO: Los fonnatos deberán ser remitidos en medio físico y magnético y al correo

inventario201O@registraduria.gov.co a la Coordinación de Almacén e lnventarios

totalmente depurados y certificados por los Delegados Departamentales, a más tardar el 10 de enero de cada vigencia. La presente circular, deroga la circular 062 del 16 de junio de 2008. Cordial saludo, EDGAR ZAPATA B A R ~ S Gerente Administrativo y Financiero y formatos.

REGIST&UIÚA

NACIONAL DEL ISDUY) CML

CRONOGRAMA ACTUALIZADO ANUAL DE INVENTARIOS. Julio 27 de 2010

No. DESCRlPClON ACTIVIDAD FECHA INICIO FECHA RESPONSABLE Actlvldad TERMlNAClON 1 PREINVENTARIO 17 agosto 2010 17 agosto 2010 Almacén Central Enviar Formatos Al, A4, AS y libro Excel (digitalización inventarios), en medio magnético, a Delegaciones Departamentales y Registradurla Distrital. 2 Prestar el apoyo requerido por los almacenistas y hacer 17 agosto 2010 30 noviembre 2010 Almacén Central seguimiento durante el desarrollo del levantamiento flsico den los bienes, mediante comunicación telefónica, por correo electrónico y si se considera necesario se realizaran visitas a las sedes. - 3 Con el formato Al (actualización de inventarias) efectuar 17 agosto 2010 30 noviembre 2010 Almacén Delegación el levantamiento individualizado (funcionario por funcionario), teniendo en cuenta la información registrada en cada columna. Se hace énfasis en el estado en que se encuentra el bien. - 4 Con el Formato A4 (baja bien devolutivo), relacionar los 17 agosto 2010 30 noviembre 2010 Almacén Delegación elementos determinados para dar de baja en las vigencias 2007,2008,2009 y 2010 .

• S Con el Formato AS (baja bien devolutivo periodos 17 agosto 2010 30 noviembre 2010 Almacén Delegación anteriores), relacionar los elementos que se han dado de baja y han sido vendidos, donados o destruidos en los periodos fiscales 2006, 2007, 2008 y 2009, adjuntando los respectivos soportes. Asl mismo relacionar elementos que permanecen en bodega por este concepto. - 6 Enviar información ingresada en el libro Excel y en los 17 agosto 2010 30 noviembre 2010 Almacén Delegación formatos, al correo electrónico de la Coordinación de Almacén e Inventarios. 7 Cruzar información con el sistema de inventarios LEADER a 30noviembre 2010 15 diciembre 2010 Almacén Central nivel nacional. 8 Enviar información cruzada con los siguientes parámeiros: 15 diciembre 2010 15 diciembre 2010 Almacén Central

Dirección AdministrativaGtupo Almacén e lnventarios Av. Celle 26 No. 5160 CAN BogotB D.C. -

Tel.: 2 20 28 80 Ext. 1016 11040 Fax: 220 76 59

www.renistraduria.nov.co

REGISTRADUR~A

WIONAL OCL CML

No. DESCRlPClON ACTIVIDAD RESPONSABLE Actlvldad Hoja 1. Bienes cruzados sin novedad Hoja 2. Bienes en la delegación según base de datos y no encontrados en el levantamiento flsico (faltante). - Si apareciesen faltantes justificados, y su origen puede ser posibles errores u omisiones en la base de datos, se procederá a hacer los ajustes del caso,

con los debidos soportes, dejando expreso el error u omisión. - Si se presentasen faltantes No justificados, y teniendo en cuenta el informe final del inventario, se dejara constancia del hecho, con el fin de tomar las acciones pertinentes para el traslado a las respectivas investigaciones, de acuerdo con los procedimientos de responsabilidades desarrollados. - Se tendr4n en cuenta las compensaciones de faltantes con sobrantes que se representen simultáneamente, cumpliendo con los parámetros establecidos para tal fin. Hoja 3. Bienes reportados en el levantamiento flsico que no se encuentran en la base de datos (sobrantes). - Si apareciesen elementos sobrantes justHicados originados por errores u omisiones en la base de datos, se deben incorporar en forma inmediata, con la elaboración de los documentos soportes. - Si apareciesen elementos sobrantes No justificados, es decir no se puede determinar su origen, se proceder4 a su valoración y correspondiente ingreso, asignación de placas y registro en el sistema, con sus respectivos soportes. - Tomar la información reportada por Almacen e Inventanos y 15 diciembre 2010 30 diciembre 2010 Almacdn Delegación 10 ejecutar las siguientes tareas: a) De la Hoja 2 (Bienes en la delegación segDn base Dirección AdministrativaOnipo Almacdn e lnventarios Av. Calle 26 No. 5130 CAN Bogotd D.C. -

Tel.: 220 28 80 Ext. 1016 11040 Fax: 220 76 59

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REGISTRADUR~A

MClOPUL DEL mC ML

No. DESCRlPClON ACTIVIDAD FECHA INICIO FECHA RESPONSABLE Actlv ldad TERMlNAClON de datos y no encontrados en el levantamiento flsico), tomar placa a placa y verificar lo siguiente: - La correcta digitación de la placaLa correcta trascripción de los datos del Formato Al (actualización Inventarios) - La inclusión del bien en el levantamiento flsico, si por error no lo registraron en el formato de levantamiento10 Si el bien fue dado de baja o reintegrado al Almacén o Gerencia de Informtitica, transferido a otra dependencia o delegación, tomar la información reportada por Almacén y ejecutar las siguientes tareas: b) De la Hoja 3 (bienes reportados en el levantamiento de inventarios y no en la base de datos del sistema de almacen central), tomar placa a placa y verificar lo siguiente: - La correcta digitalización de la placaLa correcta trascripción de los datos del Formato Al11 Enviar al almacén central las correcciones u observaciones 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 Almacdn Delegación de las novedades enviadas en el procedimiento. 12 Almacén Central nuevamente importa información al sistema 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 y si es el caso, ejecuta procedimiento S 13 Cruza toda la información en un 100%. Se envía en medio 30 diciembre 2010 30 diciembre 2010 magnético a todas las delegaciones. - 14 INVENTARIO ANUAL 30 diciembre 2010 10 enero 2011 Almacdn Delegación Teniendo en cuenta la información actualizada, enviada por

la Coordinación de Almacén e Inventarios, proceden al levantamiento del inventario físico anual, (novedades) de conformidad con los procedimientos establecidos en este anexo16 Ademas de enviar la información por medio magnético, 30 diciembre 2010 10 enero 2011 Almacdn Delegación Dirección AdministrativaO rupo Almacdn e Inventarios Av, Celle 26 No. 5-1 -50 CAN Bogot.4 D.C.

Tel.: 220 28 80 Ext. 1016 11040 Fex: 220 76 59

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K~FGISTRADUR~A WCIOPUL DEL esDuw> UVlL l

No. - DESCRlPClON ACTIVIDAD RESPONSABLE Actividad también es requisito indispensable enviarla en medio flsico debidamente organizada y foliada de la siguiente manera: - AZ con los inventarios verificados por cada delegación en -o rden alfabético y cada localización dividida con separata. 15 Por cada municipio deben enviar los formatos Al (actualización de inventarios) A4 (baja bien devolutivo) y A5 (baja bien devolutivo periodos anteriores), los cuales deben ir firmados por los responsables con datos completos. Igualmente enviar todos los soportes que se consideren -n ecesarios para los ajustes y respectivos registros. Oficio de envlo donde se especifique la relación de inventarios por registradurla y la totalidad de folios por cada A-2, con la información procesada en medio magnético.

NOTA: En toda la información (formatos y hojas Excel), se deben registrar las finas de cada uno de los res ponsabks. 16 Con la información recibida por las delegaciones, proceder a 10 enero 2011 15 de febrero 2011 Almacén Central

realizar los ajustes pertjnentes, con el fin de obtener y mantener una base de datos contable y administrativa veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la Registradurla Nacional del Estado Civil. Qel servicio Dirección Administrativamr Grupo Almacén e lnventarios n u e s t r Av. Calle 26 No. 51-50 CAN Bogote D.C. l d e n t i d h d Tel.: 220 28 80 Ext 1016 - 11040 Fax: 220 76 59 www.renistradur¡a.nov.co